- Tại công ty xây dựng Phúc Khang, nguyên vật liệu được mua từ nhiều nguồn khác nhau, do đó giá thu mua cũng khác nhau, chi phí thu mua từng loại vật liệu cũng khác nhau và đa số đều do mua ngoài và hạch toán theo giá thực tế. - Với số lượng lớn, giá trị cao nên việc thu mua nguyên vật liệu phải theo hợp đồng dưới sự kiểm tra, tra, theo dõi, giám sát trực tiếp giữa nhà cung cấp và thủ kho, giá nguyên vật liệu nhập kho được tính theo giá trên hợp đồng hoặc giá ghi trên hóa đơn. Ngoài ra còn có chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ.
- Ở công ty tùy vào chi phí thu mua mà giá thực tế nguyên vật liệu sẽ có sự khác nhau
* TH1: Nếu người bán đảm nhận khâu vận chuyển đến công trình thì giá thực tế nguyên vật liệu thu mua là giá vật liệu và tiền vận chuyển được ghi rõ trên hóa đơn hoặc bên bán tính luôn một lần vào giá trị ghi trên hóa đơn.
* TH2: Nếu công ty tự đảm nhận khâu vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ số vật liệu mua thì giá thực tế mua vào bao gồm giá mua trên hóa đơn. Chi phí thu mua được hạch toán vào chi phí sản xuất chung của doanh nghiệp.
Ví dụ thực tế về tình hình nhập kho tại công ty:
Ngày 13/4/2019 Công ty nhập 300 lít dầu do bao gồm các chứng từ sau: Ngày 13/4 đại diện công trình gửi giấy đề nghị cấp vật tư lên phòng kế toán
Biểu 2.1: Giấy đề nghị cấp vật tư
Sau khi nhận được giấy yêu cầu cấp vật tư, Kế toán sẽ tiến hành gọi điện cho các nhà cung cấp cung cấp các nguyên vật liệu trong danh sách nhà cung cấp đã kí hợp đồng với công ty tham khảo giá. Sau khi nhận được giấy báo giá kế toán mang sang phòng Giám đốc để được kí duyệt.
Sau khi được Giám đốc kí duyệt kế toán sẽ đặt mua hàng. Nhà cung cấp tiến hành giao hàng, thủ kho cùng với bộ phận giám sát công trình tiến hành kiểm tra quy cách, số lượng nguyên vật liệu nhà cung cấp giao đến và kí xác nhận. Sau đó, nhà cung cấp sẽ cấp hóa đơn GTGT đến phòng kế toán.
Biểu 2.2: Hóa đơn giá trị gia tăng
Tiếp đó, kế toán căn cứ và hóa đơn và biên bản nhận hàng, tiến hành đối chiếu, kí xác thực và lập chứng từ nhập kho. Phiếu nhập kho được kí duyệt bởi các bộ phận liên quan.
Biểu 2.3: Phiếu chi
Căn cứ vào chứng từ đã có kế toán tiến hành ghi sổ