Ghi chú:
: Quan hệ trực tuyến : Quan hệ đối chiếu
Sơ đồ 2.1. Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty 2.1.3.2. Chức năng, nhiêm vụ của từng bộ phận
Giám đốc:
Giám đốc là người tổ chức quá trình hoạt động của công ty, đưa ra các mục tiêu chung cho công ty; ban hành các quy chế; nội quy của công ty. Người giám đốc còn có vai trò cực kỳ quan trọng trong công việc tuyển dụng lao động, nhân viên có trình độ tay nghề; bổ nhiệm các chức danh; hình thành các mối quan hệ cả trong và ngoài công ty. Đặc biệt, ký kết các hợp đồng kinh tế giữa các bên với công ty.
Phó giám đốc:
Phó giám đốc là người do giám đốc bổ nhiệm, giúp cho giám đốc quản lý, điều hành công việc trong công ty. Thực hiện nhiêm vụ tham mưu cho giám đốc các vấn đề của công ty, thị trường, tuyển dụng lao động….có thể ký hợp đồng theo sự ủy nhiệm của giám đốc. Là người trực tiếp giám sát, điều hành giải quyết các công việc hàng ngày của công ty.
Phòng kế toán:
Phòng kế toán là nơi giữ vai trò rất quan trọng trong việc phản ánh, giám sát mọi hoạt động của công ty, tham mưu cho giám đốc về moi lĩnh vực liên quan đến hoạt động tài chính và chịu trách nhiệm về các hoạt động quản lý kinh tế tài chính của công ty. Cùng với các phòng ban trong công ty giải quyết các chế độ chính sách
Giám đốc Bộ phận hành chính Phó giám đốc Bộ phận kinh doanh Bộ phận kế toán Kho hàng
cho nhân viên, quản lý toàn bộ hàng hóa vật tư, tình hình tài chính của công ty thông qua sổ sách chứng từ. Thực hiện đầy đủ các chế độ báo các thống kê, quyết toán đúng kỳ hạn hằng tháng, hằng quý, hằng năm. Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán theo quy định của Nhà nước.
Bộ phận kho và vận chuyển:
Bộ phận kho: Kho hàng là nơi lưu trữ bảo quản hàng hóa. Bộ phận khi có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra số lượng cũng như chất lượng hàng hóa tổng kho đảm bảo cho quá trình bán hàng được dễ dàng hơn. Bộ phận còn chịu trách nhiệm giám sát và thực hiện quá trình bốc dỡ hàng hóa khi nhập hay xuất hàng.
Bộ phận vận chuyển:
Bộ phận vận chuyển: Có trách nhiệm vận chuyển hàng hóa đến các khách hàng của công ty một cách đầy đủ, đảm bảo được số lượng chất lượng hàng hóa trong quá trình lưu thông.
2.1.4. Tổ chức công tác kế toán tại công ty2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty a. Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty
Kế toán trưởng Kế toán hàng hóa và chi phí Kế toán tổng hợp và doanh thu Thủ quỹ
Ghi chú:
: Quan hệ trực tuyến :Quan hệ chức năng
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
b. Chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành kế toán tại công ty
Kế toán trưởng:
Là người được bổ nhiệm đứng đầu của bộ phậ kế toán nói chung của một công ty. Kế toán trưởng có chức năng tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán sao cho phù hợp với tổ chức kinh doanh của công ty. Chịu trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc công ty về các công việc.
Kế toán trưởng có nhiệm vụ thực hiện tốt các quy định của pháp luật về kế toán , tài chính trong đơn vị kế toán. Tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của luật kế toán , phù hợp với hoạt động của công ty và lập báo cáo tài chính.
Kế toán hàng hóa và chi phí
Là bộ phận không thể thiếu trong công ty. Bộ phận này có chức năng kiểm tra , kiểm soát tình hình xuất nhập tồn hàng hóa , cập nhật các hóa đơn bán hàng, theo dõi chi tiết tổng hợp , tính thuế GTGT của lượng hàng bán ra , theo dõi tình trạng công nợ của khách hàng để có thể lên bao cáo chuyển số liệu sang bộ phận kế toán tổng hợp . Đồng thời kế toáng bộ phận này còn theo dõi chi phí mua hàng và các chi phí phát sinh khác liên quân đến công ty phát sinh tròng kỹ kinh doanh.
Kế toán tổng hợp và doanh thu
Là người có sự hiểu biết bao quát toàn bộ quá trình kế toán của đơn vị , có khả năng phân phối số liệu của các bộ phận để lập ra báo cáo tài chính cũng như khả năng phối hợp công việc các nhân viên bộ phận kế toán . Chức năng chính của
bộ phận này là kiểm tra toàn bộ các định khoản của các nghiệp vụ phát sinh , đối chiếu giữa số liệu chi tiết và số liệu tổng hợp, kiểm tra sự cân bằng của các số dư . Kết chuyển doanh thu , lập các báo cáo tài chính , thuế ,...
Thủ quỹ
Là một bộ phận trong bộ phận kế toán , là người có vài trò trong việc quản lý quỹ tiền mặt , thủ quỹ phải cập nhật đầy đủ chính xác , kịp thời thu, chi , tồn quỹ tiền mặt vào sổ quỹ ; đồng thời mở sổ theo dõi các chứng từ thu, chi phát sinh hằng ngày .Báo cáo cho ban giám đốc , kế toán trưởng về tình hình quỹ tiền mặt của công ty hằng tháng , hằng quys , thực hiện đúng quy định , trách nhiệm quản lý tiền mặt.
c. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty
Hiện tại, công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính . Và để phù hợp với yêu cầu quản lý và phù hợp với mô hình kinh doanh . Công ty đã và đang áp dụng hình thức “ Nhật ký chung”.
Công ty đang sử dụng hình thức kế toán trên máy bằng phần mềm kế toán MISA SME 2012
Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung trên phần mềm kế toán MISA SME 2012 CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG SỔ KẾ TOÁN - SỔ CHI TIẾT - SỔ TỔNG HỢP
Ghi chú:
: Nhập số liệu hằng ngày : Quan hệ đối chiếu kiểm tra
Trình tự ghi sổ
Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bẳng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy định của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái…) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng( hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao thác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
2.2. Thực trạng về kế toán các khoản phải thu khách hàng - Phải trả người bán2.2.1. Kế toán các khoản phải thu khách hàng tại doanh nghiệp 2.2.1. Kế toán các khoản phải thu khách hàng tại doanh nghiệp
2.2.1.1. Nội dung
Để hạch toán đúng các khoản phải thu khách hàng, công ty sử dụng tài khoản 131
Tổ chức chứng từ phải thu khách hàng có nhiều loại chứng từ với từng loại chứng từ cụ thể, chi tiết. Khi bán hàng phải căn cứ vào hóa đơn bán hàng hay phiếu xuất kho do ban xuất hóa đơn bán hàng hay do ban nhập hàng chuyển đến, kế toán
tiến hành kiểm tra và ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh( phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, hợp đồng mua bán,…) trong thời gian phát sinh
Thị trường tiêu thụ hàng hóa của công ty chủ yếu diễn ra trong nước, khách hàng của công ty là các đại lý bán sỉ và lẻ, các nhà hàng và mạng lưới siêu thị trên tành phố Đà Nẵng và các vùng lần cận…
2.2.1.2. Kế toán các khoản phải thu khách hàng
a) Một số chứng từ ban đầu mà công ty sử dụng - Hóa đơn GTGT
- Phiếu thu - Phiếu xuất kho
b) Sổ kế toán sử dụng - Sổ cái TK 131
- Nhật ký chung TK 131
- Bảng tổng hợp chi tiết các khoản thanh toán với người mua - Sổ chi tiết bán hàng
Nghiệp vụ 1: Ngày 07/07/2015 công ty bán cho Công ty TNHH Phương Ngân 60 chai
men Vodka 29,5% - 500ml với giá bán 44.320 đ/chai và 20 chai men Vodka 29,5% - 300ml với giá bán 27.045 đ/chai, thuế GTGT 10%, theo hóa đơn số 0001316. Khách hàng chưa thanh toán
Căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán tiến hành lập phiếu thu:
Nghiệp vụ 2: Ngày 08/07/2015 công ty bán cho Võ Văn Nê 120 chai men Vodka 29,5% - 500ml với giá bán 44.320 đ/chai và 300 chai men Vodka 29,5% - 300ml với giá bán 27.045 đ/chai, thuế GTGT 10%, theo hóa đơn số 0001322. Khách hàng chưa thanh toán
Căn cứ vào hóa đơn GTGT và các chứng từ liên quan, kế toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ chi tiết Tài khoản 331
Song song với việc phản ánh vào sổ chi tiết tài khoản, kế toán cũng phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ nhật ký chung
Từ sổ nhật ký chung, kế toán lên sổ cái Tài khoản 131 để đối chiếu với bảng tổng hợp khoản phải thu Tài khoản 131
2.2.2. Kế toán các khoản phải trả người bán tại doanh nghiệp2.2.2.1. Nội dung 2.2.2.1. Nội dung
Để hạch toán đúng các khoản phải trả người bán, công ty sử dụng tài khoản 331 Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính phụ.
2.2.2.2. Kế toán phải trả người bán
a) Một số chứng từ ban đầu mà công ty sử dụng - Hóa đơn GTGT
- Phiếu chi - Ủy nhiệm chi - Phiếu nhập kho c) Sổ kế toán sử dụng
- Sổ kế toán chi tiết thanh toán người bán ( mở riêng cho từng đối tượng)
- Sổ cái TK 331
- Nhật ký chung TK 331
Nghiệp vụ 1: Ngày 21/07/2015, công ty mua của công ty Cổ phần Hương Vang 12.000 chai men Vodka 29,5% 500ml với giá mua chưa thuế là 41.000 đ/chai, thuế GTGT 10%; 8.000 chai men Vodka 29,5% 300ml với giá mua chưa thuế là 25.182 đ/chai, thuế GTGT 10%. Chưa thanh toán cho người bán
Căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán lập phiếu nhập kho, phiếu này được lập thành 3 liên. Liên 1 lưu, liên 2 dùng làm căn cứ cho thủ kho kiểm tra số lượng thực nhập, liên 3 giao cho người mua hàng
Nghiệp vụ 2: Ngày 08/08/2015, công ty mua của chi nhánh công ty TNHH MTV thương mại HABECO tại Quảng Bình 200 két bia chai 330ml với giá chưa thuế là 163.630 đ/chai, thuế GTGT 10%. Chưa thanh toán cho người bán
Mẫu hóa đơn GTGT đối với chi nhánh công ty TNHH MTV Thương mại HABECO
Căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán lập phiếu nhập kho, phiếu này được lập thành 3 liên. Liên 1 lưu, liên 2 dùng làm căn cứ cho thủ kho kiểm tra số lượng thực nhập, liên 3 giao cho người mua hàng
Hằng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc và hóa đơn GTGT kế toán phản ánh nghiệp vụ kế toán phát sinh vào sổ chi tiết Tài khoản 331
Song song với việc phản ánh vào sổ chi tiết tài khoản , kế toán cũng phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ nhật ký chung
Từ sổ nhật ký chung kế toán lên sổ tài khoản 331 để đối chiếu với bảng tổng hợp khoản phải trả TK 331
PHẦN III
MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN PHẢI THU KHÁCH HÀNG VÀ PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH
& ĐTPT HOÀNG MẠNH NAM
3.1. Nhận xét:3.1.1. Ưu điểm 3.1.1. Ưu điểm
Qua thời gian thực tập tại công ty em thấy kế toán tất cả các nghiệp vụ và nghiệp vụ thanh toán nói riêng tại công ty được thực hiện đúng theo chế độ kế toán hiện hành. Trong thời gian ngắn thực tập em chỉ có thể đưa ra một số những ưu điểm sau:
Công ty đã tổ chức bộ máy theo kiểu tập trung đảm bảo cho quá trình quản lý và chỉ đạo nhanh chóng, chính xác, kịp thời chỉ thị của cấp trên. Với sự phân công công việc một cách khoa học, rõ ràng giữa các thành viên trong bộ máy kế toán đảm bảo cho sự kiểm tra chính xác về số liệu cũng như ngăn chặn được những sai sót có thể xảy ra trong quá trình hoạt động
Nhìn chung, chứng từ kế toán đảm bảo theo quy định của nhà nước. Chứng từ được xếp theo thứ tự nội dung và theo từng tháng, từng quỳ đảm bảo phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong các khoản phải thanh toán rất thuận lợi cho quá trình kiểm tra đối chiếu
Các sổ sách dùng theo mẫu của nhà nước được ghi chép rõ ràng cụ thể. Ngoài ra, còn được sự quản lý chặt chẽ của kế toán trưởng. Vì vậy, có thể được phát hiện sai sót một cách kịp thời từ đó có biện pháp xử lý cụ thể.
Kế toán kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các tài khoản các sổ kế toán có liên quan giữa sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp. công tác lập báo cáo vào cuối quý, năm được kế toán tiến hành đầy đủ và nộp cho các cơ quan tài chính theo quy định.
Hệ thống tài khoản sử dụng trong kế toán phải trả người bán và phải thu khách hang tương đối đầy đủ, hợp lý và phản ánh kịp thời, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Ngoài ra, còn phù hợp với chế độ quy định của bộ tài chính.
Doanh nghiệp sử dụng phần mềm MISA theo hình thức nhật ký chung là phù hợp với tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Đồng thời, kết hợp với ghi chép bằng tay những vấn đề cần thiết đã đảm bảo được việc lưu trữ và phòng ngừa khi có sự cố xảy ra.
Nhìn chung, trong công tác kế toán phải thu khách hàng và phải trả người bán là tương đối hoàn chỉnh, đảm bảo được tính đúng đắn , đầy đủ và kịp thời.
3.1.2. Hạn chế
Ngoài những ưu điểm trên thì công ty vẫn còn tồn tại những hạn chế cần được khắc phục
- Công việc hạch toán các nghiệp vụ tương đối nhiều, không tập trung nên đôi khi số liệu báo cáo về doanh nghiệp có thể chậm và không kịp thời
- Bộ máy kế toán mang tính tập trung và tổ chức sổ sách theo NKC nên công việc lập và luân chuyển chứng từ phải tiến hành vào cuối quý nên không tránh khỏi những sai sót trong quá trình ghi chép, phản ánh, tổng hợp và báo cáo. Do đó hiệu quả của công tác kế toán bị hạn chế chưa phát huy hết được năng lực