Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động kinh doanh, quản lý hành chính và quản lý điều hành chung của toàn doanh nghiệp. Bao gồm: chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp, chi phí vật liệu đồ dùng văn phòng, chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ chung cho toàn doanh nghiệp và một số chi phí khác.
1.2.5.1 Chứng từ sử dụng
Các chứng từ kế toán được sử dụng khi hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp tùy thuộc vào nội dung từng khoản mục chi phí phát sinh, gồm:
- Bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán BHXH, bảng phân bổ tiền lương, BHXH : Để phản ánh chi phí về nhân viên quản lý.
- Bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ, phiếu xuất kho…: Để phản ánh chi phí về vật liệu, công cụ xuất dùng cho quản lý.
- Bảng tính trích khấu hao TSCĐ : Để phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý.
- Thông báo thuế, bảng kê nộp thuế, biên lai thu thuế…: Để phản ánh các khoản thuế, phí và lệ phí phải nộp.
- Các hóa đơn dịch vụ, phiếu chi, giấy báo Nợ…: Để phản ánh các khoản chi phí về dịch vụ mua ngoài hay cácchi phí bằng tiền khác.
1.2.5.2 Tài khoản sử dụng
Tài khoản 642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp”
Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp gồm các chi phí về lương nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp (tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp,..); BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN của nhân viên quản lý doanh nghiệp; chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động, khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp; tiền thuê đất, thuế môn bài,khoản lập dự phòng phải thu khó đòi, dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản, cháy nổ,…); chi phí bằng tiền khác (tiếp khách, hội nghị khách hàng…).
Kết cấu tài khoản:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Có
- Các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ
- Số dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả
- Các khoản được ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp
- Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả
- Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh
TK 642 không có số dư cuối kỳ
Chi phí quản lý doanh nghiệp có 8 tài khoản cấp 2: -TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý
-TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý -TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng -TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ -TK 6425: Thuế, phí và lệ phí -TK 6426: Chi phí dự phòng
-TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài -TK 6428: Chi phí bằng tiền khác
1.2.5.3 Phương pháp hạch toán
Nguyên tắc hạch toán
- Trong quá trình hạch toán cần theo dõi chi tiết theo các yếu tố chi phí khác nhau
để phục vụ cho việc quản lý, lập báo cáo chi phí sản xuất theo yếu tố và xác định đúng đắn kết quả sản xuất kinh doanh trong từng kỳ.
- Tùy theo yêu cầu quản lý của từng ngành, từng doanh nghiệp, tài khoản 642 có thể được mở thêm một số tài khoản cấp 2 để phản ánh một số nội dung chi phí thuộc chi phí quản lý ở doanh nghiệp. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào bên Nợ tài khoản 911 “ Xác định kết quả kinh doanh”.
Phương pháp hạch toán TK 642 TK 111, 112, 152, 153, 242, 331 Chi phí vật liệu, CCDC TK 133 TK 334, 338
Chi phí tiền lương, tiền công, phụ cấp, BH và các khoản trích theo lương
TK 214
Chi phí khấu hao TSCĐ
Chi phí phân bổ dần, chi phí trích trước
TK 242, 335
TK 352
Dự phòng phải trả về tái cơ cấu DN, HĐ có rủi ro lớn, dự phòng phải trả khác
TK 2293
Dự phòng phải thu khó đòi
TK 111, 112, 153, 141, 331, 335
Chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác
TK 133 Thuế GTGT
(nếu có)
VAT đầu vào không được khấu trừ TK 333
Thuế môn bài, tiền thuê đất phải nộp NSNN
TK 155, 156
Tiêu dùng nội bộ cho mục đích QLDN
TK 111, 112 Các khoản thu giảm chi
TK 911 Kết chuyển chi phí QLDN
TK 2293 Hoàn nhập số chênh lệch giữa số
DPPTKĐ đã trích lập năm trước lớn hơn số phải trích lập năm nay
TK 352 Hoàn nhập dự phòng phải trả về
chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa