Sơ đồ 2.1 Mô hình bộ máy quản lý – công ty CP SQ Việt Nam
TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÒNG KẾ HOẠCH HÀNH CHÍNH PHÒNG VẬT TƯ PHÒNG KỸ THUẬT PHÒNG DỰ ÁN PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN CHUYÊN VIÊN KẾ TOÁN KỸ SƯ DỰ ÁN CHUYÊN VIÊN KỸ THUẬT CHUYÊN VIÊN KHO HÀNG & GIAO NHẬN CHUYÊN VIÊN TỔNG HỢP CÁC ĐỘI THI CÔNG – NHÀ THẦU THI CÔNG
Tổng Giám đốc: Là người quyết định cao nhất công ty.Chịu trách nhiệm trước
pháp luật về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.Đề ra phương hướng sản xuất, xây dựng bộ máy tổ chức, đào tạo cán bộ và tuyển dụng lao động.Chỉ đạo điều hành trực tiếp về: Tổ chức nhân sự, kế toán thống kê tài chính,dự án đầu tư, kinh doanh, ký kết các hợp đồng kinh tế, các văn bản pháp lý.Đưa ra chính sách chất lượng sản phẩm của công ty
Phó Tổng giám đốc : Là người tham mưu cho Tổng Giám đốc xây dựng các kế
hoạch sản xuất kinh doanh ngắng hạn / dài hạn , là người chỉ đạo các công tác tạo nguồn mua sắm các vật tư thiết bị , điều độ sản xuất và dự trữ sản phẩm cũng như đảm bảo vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh . Đồng thời ,Phó giám đốc cũng là người chịu trách nhiệm về công tác kỹ thuật của Công ty trong việc kiểm tra và chỉ đạo công tác đánh giá nguyên vật liệu đầu vào,chất lượng sản xuất đầu ra , công bố định mức kinh tế kỹ thuật.
Phòng tài chính kế toán : Quyền hành cao nhất là kế toán trưởng, chịu trách
nhiệm về việc thu chi quản lý vốn, tài sản, tham mưu cho ban giám đốc về hoạt động tài chính, chịu trách nhiệm trách nhiệm hạch toán trong quá trình sản xuất kinh doanh, lập kế hoạch và báo cáo tài chính theo định kỳ. Các kế toán viên trong bộ máy kế toán giúp kế toán trưởng quản lý sổ sách, hạch toán các phần hành, cập nhật các số liệu phát sinh hằng ngày.
Phòng dự án : Tiếp nhận thông tin,theo dõi dự án.Khảo sát,tư vấn,thiết kế dự
án.Chào giá đấu thầu,ký kết hợp đồng.Thi công,hoàn công,nghiệm thu và cuối cùng là thanh lý hợp đồng,quyết toán dự án.
Phòng kế hoạch hành chính : tham mưu cho giám đốc các vấn đề liên quan đến
người lao động như: tuyển dụng lao động,đào tạo khen thưởng kỹ luật công nhân viên và giải quyết các vấn đề về tiền lương trong toàn công ty .
Phòng kỷ thuật : Có nhiệm vụ thiết kế, thi công các bản vẽ kỹ thuật, bảo trì công
trình lắp đặt.Nghiên cứu, ứng dụng kỹ thuật, khoa học và công nghệ môi trường.Trực tiếp quản lý về chất lượng sản phẩm, quyết định các biện pháp kỹ thuật phục vụ sản xuất.
quản vật tư, thiết bị, hàng hoá, cấp phát vật tư, thiết bị máy móc cho sản xuất theo quy định.
2.1.4 Tổ chức công tác kế toán tại công ty Cổ phần SQ Việt Nam
2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán
*Sơ đồ:
Sơ đồ 2.2 Mô hình bộ máy kế toán – công ty CP SQ Việt Nam
*Chức năng, nhiệm vụ của các phần hành
Kế toán trưởng:
- Là người giữ vị trí quan trọng nhất, chịu trách nhiệm cao nhất về các số liệu kế toán được phát hành trong nội bộ và bên ngoài
- Tham mưu giúp đỡ Giám đốc về vấn đề tài chính, xây dựng các phương án xây đắp nguồn vốn cho hoạt động kinh doanh, đánh giá kết quả sản xuất kinh doanh và hoạch định chiến lược phát triển tài chính của công ty.
- Cùng kế toán tổng hợp hướng dẫn các kế toán viên khi gặp khó khăn trong việc giải quyết nghiệp vụ kế toán.
Kế toán tổng hợp:
- Giữ vai trò quan trọng chỉ sau Kế toán trưởng, là cầu nối trung gian kết nối số liệu giữa các kế toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng trình tự của hệ thống kế
KẾ TOÁN TRƯỞNG
KẾ TOÁN NỘI BỘ KẾ TOÁN THUẾ
Kế toán nội bộ:
- Kiểm tra tính hợp lệ và hợp pháp của các chứng từ kế toán nội bộ và thực hiện việc luân chuyển các giấy tờ theo đúng trình tự
- Hạch toán các hóa đơn, chứng từ kế toán nội bộ
- Lưu giữ các chứng từ nội bộ một cách có khoa học và an toàn
- Kiểm soát và phối hợp thực hiện những công việc chuyên môn với các kế toán nội bộ khác
- Lập báo cáo hàng tuần, hàng tháng, hàng quý hoặc báo cáo đột xuất theo yêu cầu của các nhà quản trị doanh nghiệp.
- Ngoài ra kế toán nội bộ còn đảm nhận các nhiệm vụ khác như thống kê, phân tích các số liệu về tình hình kinh doanh thực tế,…
Kế toán thuế:
- Xác định cơ sở tính thuế và kết hợp với kế toán tổng hợp để lập các báo cáo - Thực hiện các nghĩa vụ liên quan đến thuế của doanh nghiệp đối với nhà nước
2.1.4.2 Hình thức sổ kế toán tại công ty
Trình tự ghi sổ kế toán ở đơn vị thực hiện vào phần mềm kế toán máy được thiết kế theo hình thức Nhật ký chung với phần mềm FAST, để đảm bảo tuân thủ theo quy định của chế độ kế toán cũng như phù hợp với đặc thù của hoạt động kinh doanh.
Sơ đồ 2.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày Ghi cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra số liệu
Giao diện làm việc trên phần mềm FAST của công ty:
CÁC THAO TÁC ĐƯỢC MÁY VI TÍNH XỬ LÝ
NHẬT KÝ CHUNG
SỔ CÁI CÁC TÀI KHOẢN
BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH
SỔ CHI TIẾT
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT
* Trình tự ghi sổ:
- Hàng ngày: kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ
kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ và ghi Có, để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các phần hành được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán FAST. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán Tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
- Định kỳ (hoặc bất kỳ thời điểm cần thiết nào): kế toán thực hiện các thao tác
khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo tính chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định.
2.1.4.3 Các chính sách kế toán tại công ty
Chuẩn mực và chế độ kế toán áp dụng: Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BCTC ngày 22 tháng 12 năm 2014, các chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ Tài chính ban hành và các văn bản sửa đổi, bổ sung, hướng dẫn thực hiện kèm theo.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên - Phương pháp tính giá hàng tồn kho: phương pháp giá bình quân
- Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ: nguyên tắc giá gốc
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: phương pháp khấu hao theo đường thẳng
2.2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SQVIỆT NAM VIỆT NAM
2.2.1 Đặc điểm hoạt động tiêu thụ tại công ty CP SQ Việt Nam
2.2.1.1 Các phương thức tiêu thụ tại công ty
Tại công ty việc bán hàng và cung cấp dịch vụ chủ yếu áp dụng phương thức tiêu thụ trực tiếp. Doanh nghiệp xuất kho các sản phẩm trực tiếp giao cho bên mua. Đối với các dịch vụ (thiết kế, lắp đặt, bảo trì sửa chữa hệ thống…) thì doanh nghiệp sẽ trực tiếp đến các bên có nhu cầu để cung cấp dịch vụ.
P
Sơ đồ 2.4 Quy trình tác nghiệp khách hàng
KHÁCH HÀNG Lựa chọn SP/DV thỏa thuận Ký hợp đồng Đơn hàng Tạm ứng Thực hiện ĐH/HĐ Thanh lý ĐH/HĐ Quyết toán Bảo hành bảo trì chăm sóc KH P. Vật tư P. Vật tư/QLDA P. TC - KT P. Quản lý DA P. Quản lý DA P. TC - KT P. Quản lý DA
2.2.1.2 Các phương thức thanh toán tại công ty
Sau khi khách hàng nhận được hàng hoặc đã được cung cấp dịch vụ và chấp nhận thanh toán ngay hoặc chấp nhận thanh toán thì sản phẩm, dịch vụ đó được xác định là tiêu thụ. Khách hàng có thể thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt hoặc qua chuyển khoản. Doanh nghiệp chủ yếu bán hàng và cung cấp dịch vụ cho khách hàng nội địa, không xuất khẩu ra nước ngoài.
2.2.2 Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả hoạt động kinh doanh tài công ty CPSQ Việt Nam SQ Việt Nam
2.2.2.1 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Nguyên tắc ghi nhận doanh thu
- Tại công ty doanh thu bán hàng được ghi nhận tại thời điểm giao dịch bán hàng
phát sinh, khi chắc chắn thu được lợi ích kinh tế, được xác định theo giá trị hợp lý của các khoản đã thu được tiền hoặc sẽ thu được tiền.
- Tại công ty doanh thu cung cấp dịch vụ được ghi nhận khi kết quả của giao dịch đó được xác định một cách đáng tin cậy và chính xác nhất. Trường hợp việc cung cấp dịch vụ liên quan đến nhiều kỳ thì doanh thu được ghi nhận trong năm theo kết quả phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập Bảng cân đối kế toán của kỳ đó.
a) Tài khoản sử dụng
Tài khoán 511 – “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”
Tài khoản 511 bao gồm các tài khoản chi tiết:
TK 5111 – Doanh thu bán hàng hóa
TK 51111 – Doanh thu bán hàng hóa : bên ngoài TK 51112 – Doanh thu bán hàng hóa : nội bộ
TK 5112 – Doanh thu bán các thành phẩm
TK 51121 - Doanh thu bán các thành phẩm : bên ngoài TK 51122 - Doanh thu bán các thành phẩm : nội bộ
TK 5118 – Doanh thu khác
TK 51181- Doanh thu khác : bên ngoài TK 51182 - Doanh thu khác: nội bộ
b) Chứng từ và sổ sách sử dụng
- Phiếu xuất kho - Hóa đơn bán hàng
- Hợp đồng kinh tế và Đơn đặt hàng (Phụ lục 1 và Phụ lục 2) - Chứng từ ghi sổ
- Phiếu thu
- Sổ nhật ký chung, sổ cái TK 511, sổ chi tiết TK 511 và các sổ có liên quan khác
c)Phương pháp hạch toán
Doanh thu của công ty CP SQ Việt Nam chủ yếu từ việc bán thiết bị và cung cấp các dịch vụ PCCC (sửa chữa, bảo trì, lắp đặt,…)
Doanh thu được ghi nhận khi sản phẩm và dịch vụ được bàn giao và khách hàng chấp nhận thanh toán, được ghi nhận theo đúng chuẩn mực kế toán.
Hóa đơn Bán hàng
Ngày 10/12/2020 xuất bán 2 bộ Board nguồn tủ trung tâm báo cháy Hochiki cho công ty TNHH Nhà máy Bia Heineken Việt Nam – Đà Nẵng với đơn giá là 9.9000.000/bộ. Thuế GTGT 10%.
Ngày 30/11/2020 tiến hành bảo trì hệ thống PCCC và hệ thống chữa cháy tự động (đợt 1) tại công ty TNHH Mặt trời Sông Hàn(NOVOTEL). Với thuế suất GTGT LÀ 10%. Kế toán đã lập hóa đơn như sau:
nhập đầy đủ thông tin cần thiết và nhấn Lưu thì số liệu sẽ tự cập nhật lên sổ chi tiết, nhật ký bán hàng, nhật ký chung,sổ cái của TK 511
Sổ chi tiết TK 511 (Hóa đơn 0000129)
Sổ Nhật ký chung (Hóa đơn 0000129)
(Nguồn số liệu: phòng kế toán Công ty Cổ Phần SQ Việt Nam)
Sổ chi tiết TK 511 (Hóa đơn 0000115)
(Nguồn số liệu: phòng kế toán Công ty Cổ Phần SQ Việt Nam)
Sổ Nhật ký chung (Hóa đơn 0000115)
(Nguồn số liệu: phòng kế toán Công ty Cổ Phần SQ Việt Nam
2.2.2.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Công ty không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu.
2.2.2.3 Kế toán giá vốn hàng bán:
Công ty tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Kế toán thực hiện công đoạn tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, khi có nghiệp vụ bán hàng và cung cấp dịch vụ, phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật giá vốn từ giá thành sản phẩm đã tính theo phương pháp tính giá hàng xuất kho là phương pháp bình quân gia quyền.(bình quân cả kỳ dự trữ).
a) Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”
Tài khoản 632 bao gồm các tài khoản chi tiết:
TK 6321 – Giá vốn hàng bán: hàng hóa, thành phẩm; dịch vụ
TK 63211 – Giá vốn hàng bán: hàng hóa TK 63212 - Giá vốn hàng bán: thành phẩm TK 63213 - Giá vốn hàng bán: dịch vụ
TK 6322 – Giá vốn và chi phí liên quan đến bất động sản
TK 6323 – Giá trị còn lại, chi phí nhượng bán, thanh lý của BĐS đầu tư TK 6324 – Giá trị hàng tồn kho mất mát trong kỳ
TK 6325 – Các khoản chi phí vượt mức bình thường khác được tính trực tiếp TK 6326 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
b) Chứng từ và sổ sách sử dụng:
- Chứng từ: Phiếu xuất kho Hóa đơn bán hàng Chứng từ ghi sổ - Sổ sách kế toán:
Sổ chi tiết tài khoản 632 Sổ nhật ký chung
Ngày 10/12/2020 xuất bán 2 bộ Board nguồn tủ trung tâm báo cháy Hochiki cho công ty TNHH Nhà máy Bia Heineken Việt Nam – Đà Nẵng với đơn giá là 9.9000.000/bộ. Thuế GTGT 10%. (Hóa đơn 0000129)
Phiếu xuất kho
Cuối kỳ kế toán vào phân hệ Tồn kho / Tính giá tồn kho để tính giá hàng xuất kho. Giá gốc của hàng hóa mua vào được ghi nhận trên hóa đơn. Công ty áp dụng phương
Khi xuất bán hàng, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho và hóa đơn bán GTGT số 0129 để cập nhật dữ liệu vào phần mềm FAST, sau đó phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật lên sổ chi tiết, sổ nhật ký bán hàng, sổ nhật ký chung và sổ cái của TK 632.
Hóa đơn 0129
(Nguồn số liệu: phòng kế toán Công ty Cổ Phần SQ Việt Nam)
Sổ Nhật ký bán hàng
(Nguồn số liệu: phòng kế toán Công ty Cổ Phần SQ Việt Nam)
(Nguồn số liệu: phòng kế toán Công ty Cổ Phần SQ Việt Nam)
2.2.2.4 Kế toán chi phí bán hàng
Doanh nghiệp không phát sinh chi phí bán hàng.
2.2.2.5 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp:
Chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh tại công ty, bao gồm:
- Chi phí đồ dùng văn phòng: mực máy in, mua điện thoại hotline, giấy A4,… - Thuế, phí, lệ phí : phí chuyển tiền, phí hỗ trợ xăng xe, phí tiếp khách, phí điện thoại, phí cước internet,…
- Ngoài ra còn có các chi phí bằng tiền khác
a) Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp”
Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm: -TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý -TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý -TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng -TK 6425: Thuế, phí và lệ phí
-TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài -TK 6428: Chi phí bằng tiền khác
Ngoài ra, trong chi phí quản lý doanh nghiệp công ty còn sử dụng các tài khoản sau: - Tài khoản 133 – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ
- Tài khoản 331 – Phải trả người bán - Tài khoản 334 – Phải trả người lao động - Tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác
b) Chứng từ và sổ sách sử dụng:
- Chứng từ: Phiếu chi Hóa đơn
Bảng phân bổ lương
Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ - Sổ sách:
Nhận được hóa đơn GTGT về các nghiệp vụ phát sinh (đối với các chi phí đã phát sinh nhưng chưa thanh toán cho nhà cung cấp),kế toán lập phiếu chi, ủy nhiệm chi (nếu thanh toán ngay cho nhà cung cấp), đối với lương và các khoản trích theo