Quá trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại công ty được thực hiện với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong được nhập vào phần mềm kế toán. Riêng đối với các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng; các nghiệp vụ xuất, nhập kho thì kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất v.v.. để nhập trực tiếp vào phần mềm, không thông qua chứng từ ghi sổ.
Các số liệu kế toán sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được ghi vào sổ Cái các tài khoản liên quan. Sổ Cái tại công ty được thiết kế vừa theo dõi đối tượng theo thời gian phát sinh vừa theo dõi theo từng đối tượng chi tiết. Cuối kì, chương trình
Kế toán trưởng Phó phòng Kế toán vật tư Kế toán công nợ Kế toán tiền mặt Kế toán ngân hàng Thủ quỹ Kế toán SX khác Kế toán XDCB Kế toán TSCĐ
khóa sổ các tài khoản trên Sổ Cái để lập Bảng cân đối tài khoản và các Báo cáo tài chính.
1.6 Sơ đồ: Hình thức ghi sổ kế toán trên máy
Chú thích:
Nhập số liệu hằng ngày In các báo cáo cuối kỳ Kiểm tra đối chiếu
2.2.3. Chế độ kế toán vận dụng
Công ty vận dụng chế độ kế toán theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC, được áp dụng cho DNNN, Công ty TNHH Nhà nước một thành viên, công ty cổ phần niêm yết trên thị trường chứng khoán…
Hệ thống chứng từ kế toán: hệ thống chứng từ áp dụng cho các DNNN, công ty TNHH Nhà nước một thành viên hoàn toàn giống như hệ thống chứng từ áp dụng cho các doanh nghiệp nói chung.
2.3.Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng.
2.3.1 Hình thức trả lương áp dụng tại Công ty
• Hình thức trả lương
Hàng tháng lương được thanh toán thành 2 đợt : vào ngày 15 và 30 hàng tháng. Chứng từ kế toán SỔ KẾ TOÁN PHẦN MỀM KẾ TOÁN Máy vi tính BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Lương đợt 1 thanh toán vào ngày 15 : được tính theo hệ số lương cơ bản nhân với lương tối thiểu chung
Hình thức trả lương theo thời gian( lương đợt 1) =
22 ngày
Trong đó :
MLCB: là mức lương cơ bản của người lao động, công ty đang áp dụng mức lương cơ bản là 1.210.000đ
HSLCB: là hệ số lương cơ bản theo cấp bậc của từng người
NCTT: là ngày công thực tế mà nhân viên đó làm được trong tháng
Ví dụ minh họa:
1/ Tiền lương tháng 1/2017 của nhân viên Hồ Quốc Phương được tính như sau:
Tháng 1/2017 nhân viên này làm việc 22 ngày công, hệ số lương cơ bản 3,920
Lương đợt 1 là (1210000x 22 x 3,920): 22 =4.743.200đ
Lương đợt 2 thanh toán vào ngày 30 : được tính theo hệ số thi đua hàng tháng ( xét thêm hệ số trách nhiệm và hệ số thưởng)
Hệ số thưởng được tính theo trách nhiệm hoàn thành công việc của mỗi cá nhân Mức độ hoàn thành Hệ số thưởng Xuất sắc 1,6 Tốt 1,4 Khá 1,2 Trung bình 1,0 Chức danh Hệ số trách nhiệm Phó giám đốc 1,0 Trưởng phòng 0,5 Phó phòng, Tổ trưởng SX 0,4 Lương đợt 1 MLCB x HSLCB x NCTT
Ví dụ minh họa STT HỌ VÀ TÊN HS LƯƠN G TỔNG NGÀY CÔNG HS TRÁCH NHIỆM HS THƯỞ NG TỔNG HỆ SỐ THỰC LÌNH 1 Nguyễn Văn A a1 b1 c1 d1 a1 x b1 x c1 x d1 2 Nguyễn Văn B a2 b2 c2 d2 a2 x b2 x c2 x d2 ….. …. …. …. …. …. ….. N Trần Thị C an bn cn dn an x bn x cn x dn Gọi : a là hệ số lương b là tổng ngày công c là hệ số trách nhiệm d là hệ số thưởng X là tổng quỹ lương đợt 2 M là tổng hệ số Ta có : Tổng hệ số : M = a1 x b1 x c1 x d1 + a2 x b2 x c2 x d2 +…..+ an x bn x cn x dn Hằng số Z = X / M
Lương thực lĩnh của từng nhân viên = Z x ai x bi x ci x di ( i : 1 n)
o Ví dụ minh họa:
Nhân viên Lê Ánh Nguyệt thuộc bộ phận văn phòng trong tháng 12 làm được 22 ngày công; hệ số trách nhiệm là 0,5 và hệ số lương là 3,02. Tháng 12, nhân viên này hoàn thành tốt nhiệm vụ nên hệ số thưởng là 1,2. Vâỵ lương đợt 2/12 của nhân viên Ánh Nguyệt được tính như sau:
Ta có Tổng quỹ lương = 642.369.262
Tổng quỹ lương đợt 2 = Tổng quỹ lương – tổng quỹ lương đợt 1 X = 642.369.262 – 380.833.263 = 261.535.999 Tổng hệ số M = 8.354,768
Hằng số Z = 261.535.999 / 8.354,768 = 31.303,80149 Lương thực lĩnh của nhân viên Lê Ánh Nguyệt
2.3.3.Các khoản trích theo lương được công ty áp dụng theo qui định nhà nước
Dựa vào tỷ lệ các khoản trích do nhà nước quy định.
Tỷ lệ các khoản trích theo lương
Nguồn hình thành
Các loại quỹ Người sử
dụng LĐ
Người lao
động Tổng số
Bảo hiểm xã hội 18% 8% 26%
Bảo hiểm y tế 3% 1.5% 4.5%
Bảo hiểm TN 1% 1% 2%
Kinh phí công đoàn 2% 0 2%
Tổng số 24% 10.5% 34.5%
Do tình hình lao động của Công ty và tình hình quản lý chung ở Công ty có rất nhiều điểm khác biệt. Mặc dù số lao động làm việc trong Công ty đều ở độ tuổi lao động và theo đúng quy định phải tham gia đầy đủ chính sách BHXH, BHYT của chính phủ và bộ tài chính. Nhưng do lao động phần lớn là lao động phổ thông ký kết hợp đồng chủ yếu trong một thời gian, khối lượng công việc chủ yếu chưa ổn định và lâu dài. Do vậy chỉ có một bộ phận công nhân viên tham gia đóng BHXH, BHYT quy định để được hưởng những chính sách trợ cấp khi ốm đau, thai sản, hưu trí và tử tuất. Căn cứ vào tình hình thực tế đó, hàng tháng kế toán tiến hành trích khoản
Với kinh phí công đoàn, trích 2% trên tổng quỹ lương với tất cả công nhân viên trong Công ty. Trong đó nộp cho cấp trên là 0,8% để lại doanh nghiệp hoạt động là 1,2% hàng tháng công đoàn Công ty tiến hành thu đoàn phí trên 1% lương cơ bản trong đó nộp cho cấp trên là 0,3% để lại doanh nghiệp hoạt động là 0,7%. Tính tiền lương cơ bản (lương cấp bậc) của CBCNV tham gia BHXH, BHYT trong Công ty.
Cuối tháng căn cứ mức cần thiết phải nộp, kế toán tiền lương và BHXH tiến hành thủ tục đem nộp cho BHXH của cấp quản lý bằng tiền mặt hoặc uỷ nhiệm chi
Ví dụ cụ thể: Nhân viên Hồ Quốc Phương - Lương đợt 1 : 4.743.200
o Tiền phụ cấp = 730.000
Tổng lương = 4.743.200 + 730.000= 5.473.200 - BHXH = 5.473.200* 8% = 437.856
- Thu các khoản BHYT, BHTN: - BHYT = 5.473.200* 1.5% = 82.098 - BHTN 5.473.200* 1% = 54.732
Lương thực nhận = 5.473.300– (437.856+82.098 +54.732) = 4.898.514
Hạch toán tiền lương tại Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng
- Chứng từ sử dụng
o Bảng chấm công: Hàng ngày được quản lý Công ty theo dõi chấm vào bảng chấm công cuối ngày chuyển về cho phòng kế toán.
o Phiếu chi lương
o Phiếu kế toán
o Bảng thanh toán lương
Hạch toán các khoản trích theo lương(BHXH, BHYT, KPCĐ và BHTN)
- Chứng từ, sổ sách sử dụng
o Bảng thanh toán BHXH
o Danh sách người lao động nộp BHXH
o Sổ TK 338
o Chứng từ ghi sổ Trình tự hạch toán
Để thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương cho người lao động, hàng tháng kế toán tiền lương căn cứ vào kết quả tính lương cho từng nhân viên, lập bảng thanh toán tiền lương cho từng phòng ban trong công ty.
Bảng thanh toán tiền lương được lập hàng tháng tương ứng với bảng chấm công. Căn cứ vào các chứng từ bộ phận kế toán lập bảng thanh toán lương, chuyển cho kế toán trưởng duyệt để làm căn cứ lập phiếu chi và phát lương.
2.4.Kế toán tiền lương tại công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng
2017
Đơn vi:Công ty TNHH MTV Điện lực ĐN Bộ phận:……….
Mẫu số: 09 - TT
BẢNG KÊ CHI TIỀN
Ngày .15..tháng .01..năm 2017....
Họ và tên người chi: Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng Bộ phận (hoặc địa chỉ):
Chi cho công việc: Thanh toán tiền luơng kỳ 1 tháng 01/ 2017
STT CHỨNG TỪ ĐƠN VỊ SLLĐ SỐ TIỀN Số hiệu Ngày , tháng
1 02DA 15-Thg1 Viên chức Quản lý điều hành 6 32,692,566
2 02DA 15-Thg1 Văn phòng 12 43,076,000
3 02DA 15-Thg1 Phòng kế hoạch & vật tư 41 147,030,000 4 02DA 15-Thg1 Phòng tổ chức& nhân sự 7 24,835,000
5 02DA 15-Thg1 Phòng kỹ thuật 9 38,075,000
6 02DA 15-Thg1 Phòng tài chính kế toán 10 32,499,000 7 02DA 15-Thg1 Phòng quản lý đấu thầu 9 39,570,000
8 02DA 15-Thg1 Phòng kinh doanh 12 45,230,543
9 02DA 15-Thg1 Phòng điều độ 14 59,267,711
10 02DA 15-Thg1 Phòng công nghệ thông tê 10 34,745,000
11 02DA 15-Thg1 Phòng an toàn 6 28,642,000
12 02DA 15-Thg1 Phòng thanh trả bảo vệ Pchế 53 210,120,112 13 02DA 15-Thg1 Phòng quản lý đầu tư 6 26,195,000 14 02DA 15-Thg1 Điện lực Hải châu 122 449,171,226 15 02DA 15-Thg1 Điện lực Liên chiểu 118 402,444,183 16 02DA 15-Thg1 Điện lực Sơn Trà 120 418,267,401
17 02DA 15-Thg1 Điện lực Cẩm Lệ 131 458,891,734
18 02DA 15-Thg1 Phòng kiểm tra giám sát MBĐ 10 44,979,203
22 02DA 15-Thg1 Điện lực Thanh Khê 96 345,161,401 23 02DA 15-Thg1 Xí nghiệp Điện – Cơ 32 121,987,000
24 02DA 15-Thg1 Ban quản lý dự án 13 54,970,000
25 02DA 15-Thg1 Tổ tư vấn thiết kê 6 22,460,000
26 02DA 15-Thg1 Đội sửa chữa nóng lưới điện 14 52,358,000
TỔNG 945 3,495,146,206
Số tiền băng chữ: Ba tỷ bốn trăm chín mươi lăm triệu một trăm bốn mươi
sáu nghìn hai trăm lẻ sáu đồng chẵn
(Kèm theo .... chứng từ gốc). Ngày 15 tháng 01 năm 2017 Người lập bảng kê (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Nguyễn Bá Hoàng Trung Nguyễn Thành Sơn
Sau khi đã định khoản xong, kế toán sẽ tiến hành thanh toán khoản 334-Phải trả người lao động theo các hình thức 111 hoặc 112 tùy vào hình thức áp dụng công ty.
Đơn vị : Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng Mẫu số 02-TT
Đ/ chỉ : 35 Phan Đình Phùng – Q.Hải Châu
PHIẾU CHI NGÂN HÀNG Số: 02DA/01
Họ và tên người nhận tiền: Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng Địa chỉ : 35 Phan Đình Phùng – Q.Hải Châu
Lý do chi : T/toán lương kỳ 1 tháng 01/2017 theo bảng kê chi lương ngày 15/01/2017
Số tiền : 3,495,146,206
Viết chữ : Ba tỷ bốn trăm chín mươi lăm triệu một trăm bốn mươi sáu nghìn hai trăm lẻ
sáu đồng chẵn
Ngày 15 tháng 01 năm 2017
Giám đốc công ty Kế toán trưởng Người lập phiếu
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đơn vị:Công ty TNHH MTV Điện lực ĐN
Địa chỉ: 35 Phan Đình Phùng - ĐN
Mẫu số: S02a – DNN
(Ban hành theo QĐ số: 200/2014/TT- BTC
Ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số: 01
1 15-Thg1 Tính tiền lương kỳ 1 cho CNV 642 334 4,217,158,624 TỔNG 4,217,158,624 Ngày 15 tháng 01 năm 2017
Người lập thẻ Kế toán trưởng
(Đã ký) (Đã ký)
Nguyễn Bá Hoàng Trung Nguyễn Thành Sơn
Đơn vị:Công ty TNHH MTV Điện lực ĐN
Địa chỉ: 35 Phan Đình Phùng - ĐN
Mẫu số: S02a – DNN
(Ban hành theo QĐ số: 200/2014/TT- BTC
Ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số: 02
Ngày 15 tháng 01 năm 2017
1 15-Thg1
1 cho CNV 334 112 3,495,146,206
TỔNG 3,495,146,206
Ngày 15 tháng 01 năm 2017
Người lập thẻ Kế toán trưởng
(Đã ký) (Đã ký)
Nguyễn Bá Hoàng Trung Nguyễn Thành Sơn
- Căn cứ vào chứng từ ghi sổ số 02 , ta tiến hành lên Sổ cái tài khoản 334- Phải trả người lao động (Phụ lục 02)
Bảng 1.3 : Bảng kê chi tiền cho CNV kỳ 2 / 2017
Đơn vi:Công ty TNHH MTV Điện lực ĐN Bộ phận:……….
Mẫu số: 09 - TT
BẢNG KÊ CHI TIỀN
Ngày .30.tháng .01..năm 2017....
Họ và tên người chi: Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng Bộ phận (hoặc địa chỉ):
1 02DA 30-Thg1 Viên chức Quản lý điều hành 5 56,223,100 2 02DA 30-Thg1 Văn phòng 12 47,339,010 3 02DA 30-Thg1 Phòng kế hoạch & vật tư 41
140,247,304 4 02DA 30-Thg1 Phòng tổ chức& nhân sự 7 24,879,654
5 02DA 30-Thg1 Phòng kỹ thuật 9
36,276,926 6 02DA 30-Thg1 Phòng tài chính kế toán 10 30,885,595 7 02DA 30-Thg1 Phòng quản lý đấu thầu 9 40,941,548
8 02DA 30-Thg1 Phòng kinh doanh 12
58,008,531 9 02DA 30-Thg1 Phòng điều độ 14 37,038,791 10 02DA 30-Thg1 Phòng công nghệ thông tê 10
26,123,399 11 02DA 30-Thg1 Phòng an toàn 6 164,544,498 12 02DA 30-Thg1 Phòng thanh trả bảo vệ Pchế 53 25,063,646 13 02DA 30-Thg1 Phòng quản lý đầu tư 6
405,740,808 14 02DA 30-Thg1 Điện lực Hải châu 122 451,780,762 15 02DA 30-Thg1 Điện lực Liên chiểu 118
338,959,530 16 02DA 30-Thg1 Điện lực Sơn Trà 120 318,578,080 17 02DA 30-Thg1 Điện lực Cẩm Lệ 131 41,898,944 18 02DA 30-Thg1
Phòng kiểm tra giám sát
MBĐ 10
21,406,316 19 02DA 30-Thg1 Văn phòng công đoàn 3 82,860,511 20 02DA 30-Thg1 Đội thí nghiệm đo lường 22
238,710,395
23 02DA 30-Thg1 Xí nghiệp Điện - Cơ 32 50,613,330
24 02DA 30-Thg1 Ban quản lý dự án 13
53,787,655 25 02DA 30-Thg1 Tổ tư vấn thiết kê 6 21,247,018 26 02DA 30-Thg1 Đội sửa chữa nóng lưới điện 14
38,729,140
TỔNG 944 3,211,161,902
Số tiền băng chữ: Ba tỷ hai trăm hai mốt triệu một trăm sáu mưới mốt nghìn
chín trăm lẻ hai đồng chẳn (Kèm theo .... chứng từ gốc). Ngày 30 tháng 01 năm 2017 Người lập bảng kê (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Nguyễn Bá Hoàng Trung Nguyễn Thành Sơn
Đơn vị : Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng Mẫu số 02-TT
Đ/ chỉ : 35 Phan Đình Phùng – Q.Hải Châu
PHIẾU CHI NGÂN HÀNG Số: 02DA/01
Ngày: 30/1/2017
TK nợ :334 TK có : 1121 Số tiền :3.211.161.902
Họ và tên người nhận tiền: Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng Địa chỉ : 35 Phan Đình Phùng – Q.Hải Châu
Lý do chi : T/toán lương kỳ 2 tháng 01/2017 theo bảng kê chi lương ngày 30/01/2017 Số tiền : 3.211.161.902
Ngày 30 tháng 01 năm 2017
Giám đốc công ty Kế toán trưởng Người lập phiếu
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đơn vị:Công ty TNHH MTV Điện lực ĐN
Địa chỉ: 35 Phan Đình Phùng – Đà Nẵng
Mẫu số: S02a – DNN
(Ban hành theo QĐ số: 200/2014/QĐ- BTC
Ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số: 03
Ngày 30 tháng 01 năm 2017
Chứng từ
Diễn giải Số hiệu TK Số tiền
Số Ngày, tháng Nợ Có
1 30-Thg1 Tính tiền lương kỳ 2 cho CNV
TỔNG 3,211,161,902
Ngày 30 tháng 01 năm 2017
Người lập thẻ Kế toán trưởng
(Đã ký) (Đã ký)
Nguyễn Bá Hoàng Trung Nguyễn Thành Sơn
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số: 04
Ngày 30 tháng 01 năm 2017
Chứng từ
Diễn giải Số hiệu TK Số tiền
Số Ngày, tháng Nợ Có
1 30-Thg1 Tính tiền lương kỳ 2 cho CNV
334 112 3,211,161,902
Đơn vị:Công ty TNHH MTV Điện lực ĐN
Địa chỉ: 35 Phan Đình Phùng – Đà Nẵng
Mẫu số: S02a – DNN
(Ban hành theo QĐ số: 200/2014/QĐ- BTC
TỔNG 3,211,161,902
Ngày 30 tháng 01 năm 2017
Người lập thẻ Kế toán trưởng
(Đã ký) (Đã ký)
Nguyễn Bá Hoàng Trung Nguyễn Thành Sơn
- Căn cứ vào chứng từ ghi sổ số 04 , ta tiến hành lên Sổ cái tài khoản 334 (Phụ lục 02)
2.5 Kế toán các khoản trích theo lương tại công ty
Để hạch toán các khoản trích theo lương, kế toán sử dụng tài khoản 338 “ Phải trả, phải nộp khác”: Dùng để phản ánh các khoản phải trả và phải nộp cho cơ quan pháp luật , cho các tổ chức, đoàn thể xã hội về KPCĐ, BHXH, BHYT, BHTN.