2.1.1. Sơ lược về công ty, quá trình hình thành và phát triển
2.1.1.1. Sơ lược về công ty
Địa chỉ: 122, đường 2/9, Phường Bình Thuận, Quận Hải Châu, Đà Nẵng Mã số thuế: 0400101683 (15/07/2010)
Người ĐDPL: Dương Thái Sơn Ngày hoạt động: 18/05/1993
Giấy phép kinh doanh: 0400101683
Lĩnh vực: Bán buôn nhiên liệu rắn, lỏng, khí và các sản phẩm liên quan
2.1.1.2. Quá trình hình thành và phát triển
Công ty xăng dầu khu vực V - TNHH Một Thành Viên, tên giao dịch quốc tế Petrolimex DaNang, được thành lập quyết định số 807/VT-QĐ ngày10/11/1975, là đơn vị thành viên trực thuộc Tập đoàn xăng dầu ViệtNam - Bộ Công Thương.
Trụ sở Công ty: 122 Đường 2 Tháng 9– Quận Hải Châu – thành phố Đà Nẵng.
Chặng đường hơn 35 năm xây dựng và phát triển của Công ty luôn gắn liền với các sự kiện lịch sử trong công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước với sự lớn mạnh không ngừng về kinh tế, bền vững về an ninh chính trị của các tỉnh, thành thuộc khu vực miền Trung và Tây Nguyên; góp phần vào sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa và đổi mới đất nước vì mục tiêu "Dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh".
Công ty xăng dầu khu vực V là đầu mối duy nhất có hệ thống phân phối kinh doanh xăng dầu và các sản phẩm hóa dầu trên tất cả các kênh từ bánbuôn (Tổng đại lý, Đại lý, hộ công nghiệp), bán tái xuất, bán lẻ đến tận tayngười tiêu dùng, ... Mạng lưới phân phối của Công ty bao phủ rộng khắp thịtrường khu vực.
Công ty xăng dầu khu vực V là công ty tiên phong đa dạng hóa và luôn nâng cao chất lượng sản phẩm xăng dầu cung ứng ra thị trường.
Công ty xăng dầu khu vực V tự hào là thành viên của Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam, luônbám sát nhiệm vụ chính trị để phục vụ đắc lực cho sự nghiệp Xây dựng – Phát triển - Đổi mới và hội nhập kinh tế thế giới của các tỉnh thành Miền Trung và Tây Nguyên.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
2.1.2.1. Hình thức tô chức bộ máy quản lý
Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng.
(Nguồn: Công ty xăng dầu khu vực V - TNHH MTV)
Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy của Công ty xăng dầu khu vực V - TNHH MTV Ghi chú : Quan hệ trực tuyến
Quan hệ tham mưu Quan hệ phối hợp
Giám đốc
PGĐ kinh doanh PGĐ nội chính PGĐ kỹ thuật
Phòng kế toán tài chính Phòng kinh doanh Phòng tổ chức Phòng Quản lý kỹ thuật Tổng kho xăng dầu Đà Nẵng Các cửa hàng xăng dầu Đà Nẵng Chi nhánh xăng dầu Quảng Nam
Công ty xăng dầu khu vực V là một doanh nghiệp vừa, khách hàng ổn định chuyên môn hoá cao. Do đó, cơ cấu tổ chức theo chức năng có thể đem lại hiệu năng và tiết kiệm chi phí cho công ty bởi nó tập trung quyền lực và quyền ra quyết định vào các nhà quản trị cấp cao.
2.1.2.2. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận
* Ban giám đốc :
_ Giám đốc : là người đứng đầu công ty, đại diện pháp nhân của công ty do cấp trên bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm. Giám đốc chịu trách nhiệm chính về hoạt động kinh doanh của công ty và toàn quyền quyết định trong phạm vi công ty.
_ Phó giám đốc : là người giúp việc cho giám đốc, do giám đốc bổ nhiệm. Phó giám đốc là người thay mặt cho giám đốc khi giám đốc đi vắng và chịu trách nhiệm trước pháp luật và giám đốc về các công tác được giao.
Trong đó có :
+ Phó giám đốc kinh doanh: là quản lý các hoạt động kinh doanh, tiêu thụ, tài chính xuất nhập khẩu, điều động thông qua phòng kinh doanh, phòng kế toán tài chính và mạng lưới cửa hàng, chi nhánh và tổng kho.
+ Phó giám đốc nội chính : là quản lý về lao động tiền lương, lập các chính sách, kiểm tra, an toàn thông qua phòng tổ chức.
+ Phó giám đốc kỹ thuật : là quản lý về hệ thống kho, kỹ thuật trong công ty thông qua phòng kỹ thuật.
* Phòng tổ chức: chức năng tham mưu giúp giám đốc công ty quản lý chỉ
đạo điều hành các công tác tổ chức tuyển chọn, phân công lao động, đánh giá cán bộ, xây dựng lựa chọn hình thức tiền lương phù hợp với điều kiện và đặc điểm của từng đơn vị, giao kế hoạch tiền lương hàng năm cho các đơn vị, thực hiện chính sách đối với người lao động, theo dõi, thi đua khen thưởng và các nhiệm vụ thuộc hành chính văn phòng.
* Phòng kinh doanh: Tham mưu giúp giám đốc công ty quản lý, chỉ đạo và
điều hành các hoạt động kinh doanh xăng dầu, dầu mỡ nhờn, gas và các dịch vụ khác trong toàn công ty.
* Phòng kế toán - tài chính : Có chức năng tham mưu giúp giám đốc công
và tài sản của công ty đạt hiệu quả và đúng pháp luật. Đồng thời, chỉ đạo công tác kế toán thống kê trong toàn công ty theo pháp lệnh kế toán thống kê của nhà nước.
* Phòng quản lý kỹ thuật : Có chức năng tham mưu giúp giám đốc công ty
quản lý, chỉ đạo, điều hành công tác đầu tư phát triển công nghệ, trang thiết bị, kỹ thuật hoá, xây dựng cơ bản, ứng dụng tin học vào hoạt động sản xuất kinh doanh toàn công ty.
* Chi nhánh xăng dầu Quảng Nam : là đơn vị trực thuộc công ty, thực hiện
chức năng tiếp nhận hàng hoá từ công ty nhằm cung ứng xăng dầu phục vụ nhu cầu của tỉnh Quảng Nam. Chi nhánh được quyền phân công nhiệm vụ, đề xuất tăng lương, khen thưởng, kỷ luật cho từng bộ phận, đơn vị, công nhân viên của chi nhánh.
* Tổng kho xăng dầu Đà Nẵng: có nhiệm vụ tiếp nhận, cất giữ, bảo quản,
dự trữ, xuất dùng xăng dầu cho khu vực miền Trung.
* Các cửa hàng xăng dầu thành phố Đà Nẵng : có nhiệm vụ phân phối
cung cấp xăng dầu đến tận tay người tiêu dùng.
2.1.3. Tổ chức bộ máy kế toán và hình thức kế toán tại công ty
2.1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Do tình hình thực tế và yêu cầu báo cáo tài chính của các cơ quan hữu quan mà công ty có tổ chức bộ máy kế toán - tài chính như sau:
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Ghi chú: Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng Kế Toán Trưởng kiêm Kế Tổng Hợp Kế toán thanh toán, công nợ, vật tư
Kế toán lương – bảo
hiểm Kế toán thuế, tiền gửi ngân hàng
Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận
- Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán thống kê điều hành bộ máy về công tác báo cáo kế toán tài chính. Tổ chức và kiểm tra chế độ ghi chép ban đầu của việc thu chi tài chính, việc chấp hành chế độ tài chính, chế độ báo cáo theo quy định của chế độ quy định, tổ chức lưu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hoạt động quản lý tài chính của Công ty, lập kế hoạch thu chi tài chính tháng, quý, năm của Công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi nghiệp vụ của phòng Kế toán.
- Kế toán Tiền lương và BHXH: Chịu trách nhiệm thanh quyết toán tiền lương, bảo hiểm xã hội, y tế, lên tổng hợp và báo cáo quyết toán phần hành của mình cuối tháng, quý, năm giao chứng từ và báo cáo của phần hành mình lên kế toán tổng hợp để làm quyết toán chung cho toàn công ty và chịu trách nhiệm của mình trước kế toán tổng hợp và kế toán trưởng.
- Kế toán thanh toán, công nợ, vật tư : Nhập xuất vật tư tài sản của hoạt động sản xuất kinh doanh, chịu trách nhiệm thanh toán, xử lý các nghiệp vụ kế toán phát sinh hàng ngày, cuối tháng lập bảng kê, kiểm tra chứng từ chuyển kế toán tổng hợp. Theo dõi công nợ của khách hàng, công nhân ...và chịu trách nhiệm số liệu báo cáo của bản thân mình kế toán tổng hợp và kế toán trưởng.
- Thủ quỹ: Hàng ngày thu, chi các khoản theo các chứng từ thu, cho hợp lệ đã được nhập bởi kế toán viên. Tùy theo các nguồn thu, chi cần thiết theo thời gian nhất định mang tiền các loại đi nộp ngân hàng hoặc nhận từ ngân hàng về đáp ứng yêu cầu kinh doanh của đơn vị. Định kỳ, hoặc đột xuất tham gia kiểm kê quỷ tiền mặt. Cuối quỹ lập báo cáo tồn quỷ tiền mặt.
Kế toán trưởng thực hiện kế toán các nghiệp vụ kinh tế liên quan toàn doanh nghiệp đồng thời thực hiện tổng hợp các tài liệu kế toán từ các bộ phận khác gửi đến, lập báo cáo chung toàn đơn vị, hướng dẫn kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, kiểm tra kế toán toàn đơn vị. Các bộ phận kế toán ở các bộ phận khác thực hiện công tác kế toán tương đối hoàn chỉnh các nghiệp vụ kế toán phát sinh ở bộ phận đó theo sự phân công của phòng kế toán trung tâm. Các nhân viên kế toán ở các bộ
phận có nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và có thể xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ gửi chứng từ kế toán cho kế toán tổng hợp.
2.1.3.2. Hình thức kế toán
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ theo hình thức “ Chứng từ ghi sổ”
Ghi chú Hàng ngày hoặc định kỳ Cuối tháng
Đối chiếu
Quy trình luân chuyển chứng từ
- Hằng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc các Bảng tổng hợp chứng từ
cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán vào chứng từ ghi Chứng từ gốc ban đầu
Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiết
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối phát sinh
Báo cáo kế toán
Bảng tổng hợp chi tiết
sổ.Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi sổ cái, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. - Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Có và số dư các TK trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập Bảng cân đối số phát sinh.
- Lập báo cáo quyết toán tài chính quý, năm theo quy định trình Công ty phê duyệt
2.2. Thực trạng công tác tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
2.2.1. Chế độ trích lương và sử dụng các khoản trích theo lương tại công ty
- Hình thức trả lương tại công ty: Hiện nay, công ty đang áp dụng những hình thức trả lương sau: Lương khoán, lương thời gian.
+) Trả lương theo hình thức lương khoán được áp dụng cho tất cả công nhân trực tiếp trong công ty với mức lương khoán là 3.640.000 đồng/người/tháng.
- Lương ngày công = 3.640.000/ tổng ngày công trong tháng
- Lương thực tế của công nhân = Lương ngày công x số ngày công thực tế +) Trả lương theo thời gian được áp dụng những người làm công tác quản lý, văn phòng. Hình thức tính lương này phụ thuộc vào hệ số lương
- Do công ty tính lương thời gian theo ngày công nên dựa vào bảng chấm công kế toán tiền lương quy đổi công ra tiền lương theo tháng cho nhân viên như sau:
Tiền lương tháng = Mức lương tối thiểu x Hệ số lương x ngày công 26 ngày
Trong đó: Hệ số lương = hệ số lương cơ bản + hệ số phụ cấp (nếu có)
Nếu trong trường hợp làm tăng ca thì lương làm thêm giờ được tính là 150%, lương ngày chủ nhật được tính 200%.
2.2.2. Kế toán tiền lương tại Công ty Xăng dầu khu vực V - TNHH MTV
Chứng từ sử dụng: - Bảng chấm công:
Đơn vị: Công ty Xăng dầu khu vực V - TNHH MTV BẢNG CHẤM CÔNG Địa chỉ: 122 Đường 2 Tháng 9– Quận Hải Châu – Đà Nẵng. Tháng 11/2016
Bộ phận: Nhân viên bán hàng
Ngày 30 Tháng 11 năm 2016 Giám đốc Kế toán trưởng Người lập
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
ST T Họ và tên Chứ c vụ 1 2 3 4 5 6 7 …… 25 26 27 28 29 30 Số công T3 T4 T5 T6 T7 … T4 T6 T7 CN T2 T3 T4 1 Nguyễn Văn Vĩnh NV + + + + + + + ……. + + + + + 26 2 Trương Văn Vĩnh NV + + + + + + + ……. + + + - + 26 3 Trần Quốc Việt NV + + + + + + + ……. + + + + + 25 4 Hoàng Thế Nam NV + + + + + + + ……. + + + - + 26
5 Trương Văn Nam NV + + + + + + + ……. + + + + + 24
6 Hoàng Thị Huệ NV + + + + + + + ……. + + + + + 23
7 Nguyễn Tiến Minh NV + + + + + + + ……. + + + + 23
8 Nguyễn Văn Đàn NV + + + + + + + ……. + + + + 25 9 Hoàng Thế Hưng NV + + + + + + + + + + + + 26 10 Nguyễn Văn Nhựt NV + + + + + + + + + + - + 26 11 Đoàn Thị Hương NV + + + + + + + + + + + + 25 12 Hoàng Thị Hương Lan NV + + + + + + + + + + - + 26 13 Nguyễn Thị Ngọc NV + + + + + + + + + + + + 24 14 Nguyễn Thị Thúy NV + + + + + + + + + + + + 23 … …. … … … …
Đơn vị: Công ty Xăng dầu khu vực V - TNHH MTV BẢNG CHẤM CÔNG Địa chỉ: 122 Đường 2 Tháng 9– Quận Hải Châu – Đà Nẵng. Tháng 09/2016
Bộ phận quản lý TT Họ tên Chức vụ 1 2 3 4 5 6 7 …… 25 26 27 28 29 30 Số công T3 T4 T5 T6 T7 CN T2 T6 T7 CN T2 T3 T4 1 Trần Bình Thương GĐ + + + + + + …… + + + + + 26 2 Nguyễn Văn Thế PGĐ + + + + + + …… + + + + + 26 3 Hoàng Thị Sâm TPTCHC + + + + + + …… + + + + + 26
4 Trương Văn Thúy + + + + + + + + + + + 24
5 Hoàng Thị Hương + + + + + + + + + + + 26
6 Nguyễn Văn Hậu + + + + + + + + + + + 26
7 Trần Văn Nghĩa NV + + + + + + …… + + + + + 26
8 Nguyễn Văn Nhân KTT + + + + + + …… + + + + + 25
11 Trần Thị Tuyết + + + + + + + + + + + 26
12 Nguyễn Thế Hiền + + + + + + + + + + + 26
13 Hoàng Văn Tuấn + + + + + + + + + + + 26
14 Nguyễn Thanh Phương TPKD + + + + + + …… + + + + + 26
15 Hồ Thị Ngọc Bê NV + + + + + + …… + + + + + 26
... ...
Ngày 30 Tháng 11 năm 2016 Giám đốc Kế toán trưởng Người lập
Bảng thanh toán lương bộ phận bán hàng
Đơn vị: Công ty Xăng dầu khu vực V - TNHH MTV BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG BỘ PHẬN: NHÂN VIÊN BÁN HÀNG
Địa chỉ: 122 Đường 2 Tháng 9– Quận Hải Châu – Đà Nẵng. Tháng 11/2016
STT Họ tên Chức vụ Lương Khoán Lương ngày công Số ngày công Thành tiền Thu Bảo hiểm 10,5% Thực nhận Ký nhận 1 Nguyễn Văn Vĩnh NV 3.825.000 147.115 26 3.825.000 401.625 3.423.375 2 Trương Văn Vĩnh NV 3.825.000 147.115 26 3.825.000 401.625 3.423.375 3 Trần Quốc Việt NV 3.825.000 147.115 25 3.677.885 386.178 3.291.707 4 Hoàng Thế Nam NV 3.825.000 147.115 26 3.825.000 401.625 3.423.375
5 Trương Văn Nam NV 3.825.000 147.115 24 3.530.769 370.731 3.160.038
6 Hoàng Thị Huệ NV 3.825.000 147.115 23 3.383.654 355.284 3.028.370
7 Nguyễn Tiến Minh NV 3.825.000 147.115 23 3.383.654 355.284 3.028.370
8 Nguyễn Văn Đàn NV 3.825.000 147.115 25 3.677.885 386.178 3.291.707
9 Hoàng Thế Hưng NV 3.825.000 147.115 26 3.825.000 401.625 3.423.375
10 Nguyễn Văn Nhựt NV 3.825.000 147.115 26 3.825.000 401.625 3.423.375
11 Đoàn Thị Hương NV 3.825.000 147.115 25 3.677.885 386.178 3.291.707
12 Hoàng Thị Hương Lan NV 3.825.000 147.115 26 3.825.000 401.625 3.423.375
13 Nguyễn Thị Ngọc NV 3.825.000 147.115 24 3.530.769 370.731 3.160.038
14 Nguyễn Thị Thúy NV 3.825.000 147.115 23 3.383.654 355.284 3.028.370
3950 581.105.769 61.016.106 520.089.663
Ngày 30 Tháng 11 năm 2016 Giám đốc Kế toán trưởng Người lập
Đơn vị: Công ty Xăng dầu khu vực V - TNHH MTV BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG BỘ PHẬN QUẢN LÝ Địa chỉ: 122 Đường 2 Tháng 9– Quận Hải Châu – Đà Nẵng. Tháng 11/2016
S T T Họ tên Chức vụ Số ngày công
Lương cơ bản Lương phụ cấp Lương ngày công Tổng lương Thu bảo hiểm 10,5% Thực nhận nhậnKý Hệ số Thành tiền Hệ số Thành tiền 1 Trần Bình Thương GĐ 26 5,7 6.897.000 1,5 1.815.000 335.077 8.712.000 914.760 7.797.240 2 Nguyễn Văn Thế PGĐ 26 5,36 6.485.600 1,35 1.633.500 312.273 8.119.100 852.506 7.266.595