2.1.4.1. Sơ đồ tổ chức phịng kế tốn
Kế tốn trưởng
2.1.4.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
Lập kế hoạch tài chính đồng thời thống nhất với kế hoạch sản xuất kinh doanh ở Điện lực Quảng Nam
Huy động nguồn vốn thích hợp, sử dụng vốn hợp lí và tiết kiệm đảm bảo cho sản xuất kinh doanh có hiệu quả cao.
Tổ chức hạch toán kịp thời đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh từ khâu đầu tư vốn đến khâu cuối.
2.1.4.3. Hình thức kế tốn áp dụng tại cơng ty
Hình thức kế tốn DN đang sử dụng là hình thức Nhật kí chung trên phần mềm kế tốn FMIS.
Hình thức kế tốn trên máy vi tính
- Phương pháp hạch tốn hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên - Phương pháp khấu hao TSCĐ: phương pháp khấu hao theo đường thằng.
- Đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam (ký hiệu quốc gia là “đ”, ký hiệu quốc tế là”VND”). Trong trường hợp nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh là ngoại tệ, phải ghi theo nguyên tệ và đồng Việt Nam theo tỉ giá hối đoái thực tế hoặc quy đổi theo tỉ giá hối đối do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam cơng bố tại thời điểm phát sinh, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đối với ngoại tệ khơng có tỉ giá hối đối với đồng Việt Nam thì phải quy đổi thơng qua một loại ngoại tệ có tỉ giá hối đối với đồng Việt Nam.
Giới thiệu sơ lược về phần mềm kế tốn FMIS:
Hệ quản trị tài chính do EVNIT phát triển là một hệ thống ngoài việc đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý chi tiết về kế tốn, tài sản, vật tư cịn có khả năng cho phép tổng hợp dữ liệu, hợp nhất báo cáo theo nhiều cấp và đã được trải nghiệm trong quá trình triển khai thực tế tại Tập đồn Điện lực Việt Nam – một trong những Tập đoàn lớn nhấtViệtNam.
Hệ phần mềm đáp ứng được các yêu cầu đặc thù: đa loại hình (sản xuất, xây dựng, sự nghiệp), đa lĩnh vực (SX điện, viễn thơng, dịch vụ tư vấn, SX khác), đa loại nhóm đơn vị (khơi ban quản lý, khối nhà máy, công ty truyền tải, công ty phân phối, công ty tư vấn, công ty cổ phần, khối trường học, Tổng công ty hoặc cơng ty có đơn vị cấp dưới…)
Để phục vụ cơng tác tài chính thống nhật tồn Tổng cơng ty Điện lực ( này là Tập Đoàn Điện lực Việt Nam – EVN), EVNICT đã thực hiện kết hợp với các cán bộ nghiệp vụ, kỹ thuật trong toàn ngành thực hiện xây dựng và phát triển hệ thống FMIS.
Bắt đầu thực hiện xây dựng từ năm 2000 – 2002
Thực hiện kiểm thử, hiểu chỉnh tại dữ liệu thực tế của các doanh nghiệp trong EVN từ 2002- 2004
Triển khai diện rộng cho toàn bộ đơn vị trong ngành từ 2004 cho đến này
Chương trình đã được hiệu chỉnh 4 lần lớn để đảm bảo đáp ứng được các yêu cầu quản lý cũng như sự thay đổi chế độ tài chính kế tốn của nhà nước.
Từ 2004 đến ngay chương trình đã liên tục và theo chiến lược bổ xung liên tục các tiện ích, các trí thức nghiệp vụ trong chương trình nhằm đáp ứng tốt hơn, rộng hơn các nghiệp vụ
Định hướng phát triển
Xây dựng hệ thống quản lý chạy trên nhiều nền database và hệ điều hành khác nhau
Phát triển hệ thống mở để tích hợp với các hệ thống quản lý khác ( Nhân sự, lương,..) đáp ứng thành một hệ thống toàn diện cung cấp cho người dùng một cơng cụ quản lý tổng thể tồn doanh nghiệp
Lợi ích:
Hỗ trợ lãnh đạo doanh nghiệp cập nhật thơng tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp nhanh chóng kịp thời.
Là cơng cụ hiệu quả hỗ trợ lãnh đạo doanh nghiệp trong việc ra quyết định.
Hỗ trợ người dùng nhập liệu, tra cứu mạnh mẽ, dễ dung, tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất cho cơng tác kế tốn.
Hệ phần mềm có khả năng tuỳ biến theo nhiều mơ hình hoạt động của doanh nghiệp.
An tồn và bảo mật thơng tin.
Tính năng
SVTH: Phan Thị Thảo Ly Trang 22
Tổng hợp và hợp nhất báo cáo TSCD Tổng hợp kế toán SXKD Vật tư SXKD Tổng hợp kế tốn XDCB Vật tư XDCB
Mơ tả chung về hệ thống:
Phân hệ Tổng hợp kế tốn
• Hỗ trợ nhiều mơ hình phân cấp: Đơn vị cấp dưới hạch tốn độc lập, phụ thuộc, báo sổ…
• Tự động lập các chứng từ kết chuyển, khử trùng vãng lai giữa đơn vị cấp trên và cấp dưới linh hoạt theo yêu cầu của nghiệp vụ.
• Giải pháp truyền dữ liệu tự động, linh hoạt. - Phân hệ Tài chính kế tốn
• Tự động hố tối đa các nghiệp vụ. • Hệ thống báo cáo đa dạng.
• Cơng cụ kiểm sốt và đối chiếu dữ liệu, báo cáo chặt chẽ. - Phân hệ Quản lý vật tư
• Quản lý được vật tư xuất, nhập, tồn theo: Kho, cơng trình, hợp đồng, nhà cung cấp…
• Theo dõi được chất lượng của vật tư, thiết bị
• Hỗ trợ phân bổ các loại phụ phí khi nhập vật tư: Phụ phí về cùng, phụ phí về sau…
• Hỗ trợ quyết tốn vật tư cơng trình. - Phân hệ Quản lý tài sản cố định
• Quản lý được từng tài sản chi tiết, vị trí, nơi sử dụng, các thiết bị phụ tùng kèm theo,…; theo dõi được lịch sử của tài sản từ khi hình thành.
• Theo dõi nguyên giá, khấu hao, khấu hao luỹ kế và giá trị còn lại của tài sản theo từng tài sản, từng nguồn hình thành tài sản.
Tổng hợp và
• Đa dạng trong cách thức phân bổ khấu hao. - Phân hệ Web thơng tin tài chính
• Hệ thống web phân tích tài chính được xây dựng nhằm cung cấp nhanh cho những nhà quản trị một cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của doanh nghiệp.
• Cung cấp tức thời thơng tin về tình tài chính của doanh nghiệp.
• Cung cấp các Báo cáo theo yêu cầu của doanh nghiệp, phục vụ công tác ra quyết định của lãnh đạo doanh nghiệp.
Thông tin kỹ thuật
- Công cụ phát triển: Visual Basic 6.0, Java - Môi trường chạy: Mạng LAN/WAN - Hệ quản trị CSDL: SQL Server 2000
Kinh nghiệm triển khai
Triển khai trong quy mô của EVN: Hệ thống đã được ứng dụng tại các đơn vị
trong EVN (80 đơn vị triển khai với hơn 3.000 điểm): Khối nhà máy điện
• Khối truyền tải điện. • Khối kinh doanh điện.
• Khối Ban QLDA thuộc EVN.
• Các đơn vị hành chính sự nghiệp trực thuộc EVN (Viện nghiên cứu, Trường học). • Các đơn vị khối sản xuất khác thuộc EVN: Công Ty Viễn Thông Điện Lực, Công Ty Cơ điện Thủ Đức, Công Ty CP Chế tạo Thiết bị điện Đông Anh, các công ty Tư vấn điện…
• Các cơng ty cổ phần EVN là cổ đơng chi phối hoặc góp vốn liên kết.
Một số khách hàng tiêu biểu ngồi EVN:
• Tổng Cơng ty Điện lực dầu khí, • Cơng ty CP may Thăng Long, • LICOGI 12,
• Cơng ty Cổ phần Điện đạm Cà Mau ...
Sơ đồ hình thức kế tốn Nhật kí chung: Sơ đồ 2.3. Hình thức kế tốn Nhật kí chung Chứng từ lao động và chứng từ tính lương Sổ chi tiết TK334, TK338
TK3383, TK3384 Phân hệ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương chứng từ ghi Sổ đăng ký sổ Chứng từ
Ghi chú: : Nhập số liệu hàng ngày
: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm : Đối chiếu kiểm tra
Sơ đồ 2.4 : Quy trình ghi sổ tiền lương và các khoản trích theo lương
2.1.4.4. Chế độ kế tốn áp dụng tại cơng ty
- Điện lực Thăng Bình áp dụng chế độ kế tốn theo thơng tư 200/2014/TT- BTC do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành vào ngày 22/12/2014 thay thế cho Quyết định 15/2006/QĐ-BTC, Thông tư 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
- Cơng văn số 9818/BTC-CĐKT ngày 27/07/2010 của Bộ tài chính
- Quy định chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng trong Điện lực Thăng Bình nói riêng và Tập đồn Điện lực Việt Nam nói chung ban hành kèm theo văn bản số 3102/EVN-TCKT ngày 28/07/2010 về việc hướng dẫn thực hiện chế độ kế toán doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung năm 2010.
Kỳ kế toán gồm kỳ kế toán năm, kỳ kế toán quý, kỳ kế toán tháng và được quy định như sau:
Kỳ kế tốn năm là 12 tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm dương lịch.
Kỳ kế tốn q là ba tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng đầu quý đến hết ngày cuối cùng của tháng cuối quý.
Kỳ kế tốn tháng là một tháng, tính từ ngày 01 đến hết ngày cuối cùng của tháng.
2.2. Thực trạng cơng tác kế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương tại Điện lực Thăng Bình- Cơng ty Điện lực Quảng Nam
2.2.1. Các hình thức tính lương tại cơng ty
Điện lực Thăng Bình trả lương cho lao động theo hai hình thức:
Trả lương cho lao động chính thức là lương theo thời gian.
Trả lương cho lao động hợp đồng mùa vụ (dưới 3 tháng) là theo chế độ trả lương khoán.
2.2.2. Kế toán tiền lương tại Điện lực Thăng Bình- Cơng ty Điện lực Quảng NamChứng từ và sổ sách kế toán Chứng từ và sổ sách kế toán
- Bảng chấm công: Được lập riêng cho từng bộ phận, tổ, đội lao động sản xuất trong đó ghi rõ ngày làm việc của mỗi người lao động. Bảng chấm cơng do tổ trưởng hoặc trưởng các phịng ban trực tiếp ghi. Cuối tháng, bảng chấm công được dùng để tổng hợp thời gian lao động, tính lương cho từng bộ phận, tổ đội sản xuất khi các bộ phận đó hưởng lương theo thời gian.
- Bảng thanh toán tiền lương: Để thanh tốn tiền lương, tiền cơng và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động, hàng tháng kế toán doanh nghiệp phải lập “Bảng thanh toán tiền lương” cho từng tổ đội, phân xưởng sản xuất và các phòng ban căn cứ vào kết quả tính lương cho từng người. Trong bảng thanh toán tiền lương được ghi rõ từng khoản tiền lương. Lương sản phẩm, lương thời gian, các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản khấu trừ và số tiền lao động được lĩnh. Các khoản thanh toán về trợ cấp bảo hiểm xã hội còng được lập tương tự. Sau khi kế tốn trưởng kiểm tra xác nhân kí, giám đốc kí duyệt. “Bảng thanh tốn lương và bảo hiểm xã hội” sẽ được cung cấp để thanh toán lương và BHXH cho người lao động.
Để thuận lợi cho việc minh họa, em xin trích số liệu từ phịng kinh doanh của Điện lực Thăng Bình để mơ tả:
SVTH: Phan Thị Thảo Ly Trang 30
Căn cứ vào Bảng thanh toán tiền lương tại phịng kinh doanh của Cơng ty trong tháng 12 năm 2015 như sau:
Cụ thể, trong tháng 12 năm 2015, ơng Phan Đức Kim có: Hệ số lương: 3,01
Ngày cơng thực tế: 23
Lương cơ bản quy định: 1.150.000
Vậy tại tháng 12 năm 2015 lương của ông Kim là:
Lương thời gian = x 23 = 4.830.000 (đ)
Tổng lương = Lương thời gian + Phụ cấp = 4.830.000 + 115.000 = 4.945.000(đ) * Kế toán định khoản như sau:
Số tiền tạm tính ơng Kim nhận được là: Nợ TK 627: 4.945.000
Có TK 334: 4.945.000
2.2.3. Kế tốn các khoản trích theo lương
Chứng từ và sổ sách kế toán:
4,2 x 1.150.000 23
SVTH: Phan Thị Thảo Ly Trang 32
Các khoản khấu trừ vào lương của ông Kim như sau:
BHXH = Lương thời gian x 8% = 4.830.000 x 8% = 386.400 (đ) BHYT = Lương thời gian x 1,5% = 4.830.000 x 1,5% = 72.450 (đ) BHTN = Lương thời gian x 1% = 4.830.000 x 1% = 48.300 (đ) Lương thực nhận = Tổng lương – Các khoản trích theo lương = 4.945.000 – (386.400 + 72.450 + 48.300) = 4.437.850 (đ)
Chi tiết số tiền ông Kim phải tính trừ vào lương cho các khoản BHXH, BHYT, BHTN định khoản như sau:
Nợ TK 334: 507.150 Có TK 3383: 386.400 Có TK 3384: 72.450 Có TK 3386: 48.300
Như vậy, kế tốn định khoản số tiền thực tế ông Kim nhận được ở tháng 12/2015 là: Nợ TK 334: 4.437.850
Có TK 1121: 4.437.850
Đối với các nhân viên khác trong phịng kinh doanh cũng được tính tương tự.
Ngày cơng chế độ bình qn trong tháng là 23 ngày, tiền ăn ca là 150.000 đồng (chỉ áp dụng đối với những nhân viên ở ngoại tỉnh)
Vào ngày 10 hàng tháng, kế toán sẽ gởi biểu mẫu Lệnh chuyển tiền và Uỷ nhiệm chi cho Ngân hàng để chi trả lương cho nhân viên.
Đơn vị: ĐIỆN LỰC THĂNG BÌNH
Địa chỉ: QL 1A, Bình Ngun, Thăng Bình, QN
Mẫu số S38-DN
(Ban hành theo Thơng tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
SỔ CHI TIẾT TK 334 Tháng 01 năm 2016
Đối tượng: Thanh toán tiền lương
Loại tiền: VNĐ Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có Nợ Có A B C D E 1 2 3 4 1. Số dư đầu kỳ 2. Số phát sinh trong kỳ
05/01 PR02/01 05/01 Tiền lương phải trả nhân viên
627 65.297.000 05/01 PR02/01 05/01 Các khoản khấu trừ
lương
338 6.795.810 05/01 BN 22 05/01 Thanh toán lương
CNV
1121 58.501.190
- Cộng số phát sinh X 65.297.000 65.297.000 x x - Số dư cuối kỳ x x x
- Sổ này có 05 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 05 - Ngày mở sổ: 05/01 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Ngày 05 tháng 01 năm 2016
Đơn vị: ĐIỆN LỰC THĂNG BÌNH
Địa chỉ: QL 1A, Bình Nguyên, Thăng Bình, QN
Mẫu số S38-DN
( (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
SỔ CHI TIẾT TK 3382 Tháng 01 năm 2016 Đối tượng: Kinh phí cơng đồn
Loại tiền: VNĐ Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có Nợ Có A B C D E 1 2 3 4 1. Số dư đầu kỳ 2. Số phát sinh trong kỳ 05/01 PR03/01 05/01 Trích KPCĐ tính vào chi phí 627 1.294.440 05/01 BN 23 05/01 Trích nộp cho cấp trên 1121 1.294.440 - Cộng số phát sinh x 1.294.440 1.294.440 x x - Số dư cuối kỳ x x x
- Sổ này có 05 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 05 - Ngày mở sổ: 05/01 Ngày 05 tháng 01 năm 2016 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)
Đơn vị: ĐIỆN LỰC THĂNG BÌNH Địa chỉ: QL 1A, Bình Nguyên, Thăng Bình, QN
Mẫu số S38-DN
( (Ban hành theo Thơng tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
SỔ CHI TIẾT TK 3383 Tháng 01 năm 2016
Đối tượng: Bảo hiểm xã hội
Loại tiền: VNĐ Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có Nợ Có A B C D E 1 2 3 4 1. Số dư đầu kỳ 2. Số phát sinh trong kỳ 05/01 PR03/01 05/01 Trích BHXH tính vào chi phí 627 11.649.960 05/01 PR03/01 05/01 BHXH khấu trừ vào lương 334 5.177.760
05/01 BN 24 05/01 Chuyển tiền nộp cho cơ quan bảo hiểm
1121 16.827.720
- Cộng số phát sinh x 16.827.720 16.827.720 x x - Số dư cuối kỳ x x x
- Sổ này có 05 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 05
- Ngày mở sổ: 05/01 Ngày 05 tháng 01 năm 2016 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)
Đơn vị: ĐIỆN LỰC THĂNG BÌNH