1.3.1.1. Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hoạt động tín dụng của Ngân hàng thương mại
Hoạt động tín dụng là một trong những hoạt động mang lại nguồn thu nhập lớn nhất cho ngân hàng thương mại, song nó cũng là hoạt động tiềm ẩn nhiều rủi ro nhất, do đó nếu xảy ra rủi ro đối với hoạt động tín dụng thì sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ đến tài sản, hình ảnh, uy tín của ngân hàng, thậm chí có thể dẫn đến việc phá sản. Do đó, yêu cầu cấp thiết đối với ngân hàng là kiểm soát rủi ro tín dụng một cách thường xuyên và chặt chẽ.
Tuy nhiên, đặc điểm kinh doanh của các ngân hàng là có một mạng lưới hoạt động kinh doanh rộng, và ngày càng muốn mở rộng thị phần của mình, các giao dịch diễn ra thường xuyên và với số lượng lớn. Do đó, việc xảy ra sơ suất, thiếu sót là điều dễ gặp phải. Chính vì vậy, mỗi ngân hàng để hạn chế tối đa các sai sót gây rủi ro cho hoạt động kinh doanh của mình thì việc xây dựng hệ thống KSNB là một công việc cần thiết. Việc xây dựng được một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ giúp ngân hàng thực hiện các khâu trong hoạt động tín dụng một cách chặt chẽ hơn, có thể kiểm soát được các rủi ro có thể xảy ra trong hoạt động này. Đồng thời, việc kiểm tra, kiểm soát nội bộ còn giúp ngân hàng kịp thời phát hiện được các sai phạm, hạn chế trong hoạt động tín dụng để có biện pháp xử lý hay đề xuất, kiến nghị cải tiến, đổi mới, xây dựng thêm các
^ 19 æ
thủ tục kiểm soát để đảm bảo cho hoạt động tín dụng tuân thủ đúng các chuẩn mực, chính sách cũng như quy chế, quy định của pháp luật.
1.3.1.1. Mục tiêu, nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ trong hoạt động tín dụng tại Ngân hàng thương mại
a. Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong hoạt động tín dụng tại Ngân hàng thương mại
- Quy trình xét duyệt tín dụng, giám sát tín dụng được thực hiện đầy đủ, kịp thời, có hiệu quả và ngăn ngừa kịp thời những thiếu sót trong hệ thống xử lý.
- Các dữ liệu cần thiết được thu thập, chuyển giao và xử lý một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời giúp cho việc ra quyết định tín dụng có chất lượng cao .
- Các loại rủi ro trong hoạt động tín dụng được quản lý chặt chẽ nhằm ngăn ngừa thất thoát tài sản và có dự phòng rủi ro hợp lý.
- Tài liệu, hồ sơ và các loại tài sản liên quan đến hoạt động tín dụng được đảm bảo an toàn.
b. Nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ trong hoạt động tín dụng tại Ngân hàng thương mại
Với những mục tiêu đã nêu ở trên, hệ thống KSNB đối với hoạt động tín dụng có các nhiệm vụ sau:
- Ngăn ngừa thiếu sót trong hệ thống xử lý nghiệp vụ.
- Bảo vệ ngân hàng trước những thất thoát tài sản có thể phòng tránh.
- Đảm bảo việc chấp hành các chính sách kinh doanh và các quy định của pháp luật.
1.3.1.2. Nội dung hệ thống kiểm soát nội bộ trong hoạt động tín dụng tại Ngân hàng thương mại
a. Xây dựng mô hình tổ chức kiểm tra, kiểm soát
Ban điều hành cấp cao nhất của ngân hàng phải hiểu rõ được tầm quan trọng của hệ thống KSNB trong việc kiểm soát rủi ro tín dụng thông qua việc xây dựng các chiến lược, chính sách quản lý rủi ro tín dụng tại ngân hàng và thực hiện xem xét định kỳ các chiến lược, chính sách này.
(10) (9) (6) (7) _______________ (4) (3) Phòn? miản lý Phòng kế toán *-(8) g qu nợ ^ 20 æ
Hội đồng quản trị và ban điều hành ngân hàng phải xác định rõ mục tiêu tăng trưởng tín dụng trong từng thời kỳ và phổ biến chính sách phát triển tín dụng đến cấp thực hiện nghiệp vụ.
Ban điều hành cao nhất ngân hàng luôn chú trọng đến việc hoàn thiện chính sách tín dụng, quy trình tín dụng và phổ biến kịp thời, đầy đủ đến những đối tượng có liên quan.
Ngân hàng nên có bộ phận riêng biệt để quản lý thường xuyên những danh mục chứa đựng những rủi ro tín dụng khác nhau.
Ngân hàng nên có bộ phận để giám sát tổng thể thành phần và chất lượng của danh mục đầu tư tín dụng.
b. Thiết lập quy trình tín dụng và các thủ tục kiểm soát chặt chẽ
Mỗi một ngân hàng dựa vào đặc điểm kinh doanh, quy mô, mạng lưới hoạt động của mình sẽ xây dựng cho mình một quy trình tín dụng phù hợp nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Việc xây dựng được một quy trình tín dụng hiệu quả, phù hợp sẽ có các tác dụng:
- Dựa trên quy trình tín dụng đã xây dựng, ngân hàng sẽ tổ chức bộ máy hoạt động tín dụng phù hợp. Trong đó, nhiệm vụ, vai trò của từng phòng ban, từng cá nhân sẽ được phân công một cách rõ ràng.
- Dựa trên quy trình tín dụng đã xây dựng, ngân hàng sẽ thiết lập các thủ tục hành chính phù hợp với các quy định của pháp luật và đảm bảo an toàn trong hoạt động kinh doanh.
- Quy trình tín dụng được ngân hàng cụ thể hóa thành sổ tay hướng dẫn nghiệp vụ thống nhất trong toàn ngân hàng về việc thực hiện nghiệp vụ tín dụng. Qua đó, các nhân viên có thể hiểu được vị trí và vai trò của mình để có thái độ đúng đắn trong công việc của mình.
- Quy trình tín dụng là cơ sở để kiểm soát quá trình cấp tín dụng và điều chỉnh chính sách tín dụng của ngân hàng, giúp nhà quản trị có thể phát hiện những khâu hoặc những quy định cần điều chỉnh và kiểm soát được rủi ro khi cấp tín dụng.
Sơ đồ 1: Các thủ tục kiểm soát cơ bản trong quy trình tín dụng ^ 21 æ
(1) Hồ sơ tín dụng
(2) Báo cáo đề xuất tín dụng (3) Phê duyệt tín dụng (4) Quyết định cho vay (5) Hợp đồng tín dụng (6) Yêu cầu rút vốn vay
(7) Thông báo đủ điều kiện rút vốn (8) Thông báo
(9) Giải ngân
(10) Thu nợ và thu lãi
1.3.1. Hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ trong hoạt động tín dụng tại Ngân hàng thương mại
1.3.2.1. Khái niệm hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ
Mỗi ngân hàng thương mại trong quá trình hoạt động kinh doanh luôn muốn xây dựng cho mình một hệ thống KSNB tối ưu nhất, đảm bảo được việc hoàn thành các mục tiêu và đồng thời cũng phù hợp với mức chi phí có thể chấp nhận được của ngân hàng. Chính vì vậy, việc chú trọng đến hiệu quả hoạt động của hệ thống KSNB là một điều thiết yếu đối với mỗi ngân hàng.
Theo Báo cáo COSO 1992: “Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ xét ở một thời điểm xác định có thể được xem xét theo một trong ba nhóm mục tiêu khác nhau nếu ban giám đốc và nhà quản lý đảm bảo hợp lý rằng:
- Họ hiểu rõ mục tiêu hoạt động của tổ chức đang đạt được ở mức độ nào
- Báo cáo tài chính đang được lập và trình bày một cách đáng tin cậy
- Các luật lệ và quy định đang được tuân thủ ”
Như vậy, trong khi khẳng định KSNB là một quá trình thì sự hữu hiệu hay hiệu quả của
^ 22 æ
Chúng ta có thể hiểu rằng một hệ thống KSNB hiệu quả là một hệ thống KSNB được xây dựng và hoạt động vừa tối thiểu hóa được chi phí, rủi ro cho ngân hàng, vừa đảm bảo được việc hoàn thành các mục tiêu đề ra của ngân hàng.
1.3.2.2. Tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống KSNB là một bộ phận quan trọng trong hoạt động của mỗi ngân hàng, song nó chỉ mang lại những lợi ích thiết thực nhất cho ngân hàng khi bản thân hệ thống này hoạt động có hiệu quả. Có thể thấy năm bộ phận cấu thành hệ thống KSNB cũng chính là tiêu chí để đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống KSNB đó. Muốn một hệ thống KSNB hoạt động hiệu quả thì nó phải có đầy đủ năm thành phần và từng thành phần này phải hoạt động hiệu quả, cụ thể là:
a. Giám sát quản lý và văn hóa kiểm soát
Đây là môi trường mà trong đó toàn bộ hoạt động kiểm soát nội bộ được triển khai, môi trường này chỉ tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo:
- Ngân hàng đã ban hành dưới dạng văn bản các quy tắc, chuẩn mực phòng ngừa ban lãnh đạo và các nhân viên lâm vào tình thế xung đột quyền lợi với ngân hàng, kể cả việc ban hành các quy định xử phạt thích hợp khi các quy tắc chuẩn mực này bị vi phạm.
- Ngân hàng đã phổ biến rộng rãi các quy tắc, chuẩn mực nêu trên, đã yêu cầu tất cả các nhân viên ký bản cam kết tuân thủ các quy tắc, chuẩn mực đã được thiết lập.
- Tư cách đạo đức, hành vi ứng xử và hiệu quả công việc của lãnh đạo là tấm gương sáng để nhân viên noi theo.
- Ngân hàng có sơ đồ tổ chức hợp lý đảm bảo công tác quản lý ( lập kế hoạch, tổ chức, quản lý nhân sự, lãnh đạo và kiểm soát) được triển khai chính xác, kịp thời, có hiệu quả.
^ 23 æ
- Ngân hàng có bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động theo các chuẩn mực của kiểm toán Nhà nước, kiểm toán quốc tế. Bộ phận kiểm toán nội bộ phải có khả năng hoạt động hữu hiệu do được trực tiếp báo cáo độc lập, cởi mở với cơ quan kiểm toán cấp trên hoặc với lãnh đạo cấp cao của tổ chức.
- Ngân hàng có các văn bản quy định chung cũng như hướng dẫn cụ thể trong hoạt động của mình.
- Ngân hàng có hệ thống văn bản thống nhất, quy định chi tiết về việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân viên, đề bạt, trả lương, phụ cấp để khuyến khích mọi người làm việc liêm chính, hiệu quả.
- Ngân hàng đã sử dụng bản mô tả công việc quy định rõ yêu cầu kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị trí trong tổ chức.
- Ngân hàng không đặt ra những chuẩn mực thiếu thực tế hoặc những danh sách ưu tiên, ưu đãi, lương, thưởng... bất hợp lý tạo cơ hội cho các hành vi vô kỷ luật, gian dối, bất lương.
- Ngân hàng đã áp dụng những quy tắc, công cụ kiểm toán phù hợp với những chuẩn mực thông dụng đã được chấp nhận cho loại hình hoạt động kinh doanh của mình, đảm bảo kết quả kiểm toán không bị méo mó, sai lệch do sử dụng các công cụ kiểm toán không phù hợp.
- Ngân hàng thường xuyên luân chuyển cán bộ trong các khu vực, vị trí khác nhau.
b. Nhận biết và đánh giá rủi ro
Việc nhận biết và đánh giá rủi ro được coi là có hiệu quả nếu:
- Ban lãnh đạo đã quan tâm và khuyến khích nhân viên phát hiện, đánh giá và phân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn.
^ 24 æ
- Ngân hàng đã đề ra các kế hoạch, biện pháp, quy trình hành động cụ thể nhằm giảm thiểu tác hại rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đó hoặc ngân hàng đã có biện pháp để toàn thể nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro cũng như giới hạn rủi ro tối thiểu mà tổ chức có thể chấp nhận được.
- Ngân hàng đã đề ra mục tiêu tổng thể cũng như chi tiết để mọi nhân viên có thể lấy đó làm cơ sở tham chiếu khi triển khai công việc.
c. Các hoạt động kiểm soát và phân tách trách nhiệm
Chất lượng hoạt động kiểm soát được coi là tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo: - Ngân hàng đã đề ra các định mức xác định về tài chính và các chỉ số căn bản đánh giá hiệu quả hoạt động như những chỉ số quản lý khi lập kế hoạch và kiểm soát để điều chỉnh hoạt động kinh doanh phù hợp với mục tiêu đề ra.
- Ngân hàng đã tổng hợp và thông báo kết quả kinh doanh đều đặn và đối chiếu các kết quả thu được với các định mức, chỉ số định trước để điều chỉnh, bổ sung kịp thời.
- Quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ trong ba lĩnh vực: cấp phép và phê duyệt các vấn đề tài chính, kế toán và thủ quỹ được phân định độc lập, rõ ràng.
- Ngân hàng đã ban hành văn bản quy định rõ ràng những ai có quyền và/ hoặc được ủy quyền phê duyệt toàn bộ hay một vấn đề tài chính nào đó.
- Ngân hàng đã lưu giữ các chứng từ dưới dạng văn bản, tạo điều kiện phân định rõ ràng phần thực hiện công việc với phần giám sát tại bất kỳ thời diểm nào, kể cả việc xác định những cá nhân có trách nhiệm về các sai phạm xảy ra.
- Ngân hàng đã giám sát, bảo vệ và bảo dưỡng tài sản, vật tư, trang thiết bị khỏi bị mất mát, hao hụt, hỏng hóc hoặc bị sử dụng không đúng mục đích.
- Ngân hàng đã cấm hoặc có biện pháp ngăn ngừa các lãnh đạo cao cấp của mình sử dụng kinh phí và tài sản của ngân hàng vào các mục đích riêng.
^ 25 æ
Chất lượng hệ thống thông tin và truyền thông là tốt khi các nội dung sau được đảm bảo:
- Ngân hàng thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho ban lãnh đạo và những người có thẩm quyền.
- Hệ thống thông tin truyền thông của ngân hàng đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức, đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy định.
- Ngân hàng đã thiết lập các kênh thông tin nóng cho phép nhân viên báo cáo về các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho ngân hàng.
- Ngân hàng đã lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu, phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận của người không có thẩm quyền.
- Ngân hàng đã xây dựng được các chương trình phòng chống các rủi ro gây mất mát về số liệu.
e. Các hoạt động giám sát và khắc phục hạn chế
Đây là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng của kiểm soát nội bộ để đảm bảo việc này được triển khai, điều chỉnh và cải thiện liên tục, hệ thống này hoạt động tốt nếu:
- Ngân hàng có hệ thống báo cáo cho phép phát hiện các sai lệch so với chỉ tiêu, hạn mức, kế hoạch đã định. Khi phát hiện sai lệch, ngân hàng đã triển khai các biện pháp điều chỉnh thích hợp.
- Công tác kiểm toán nội bộ được thực hiện bởi những cán bộ có trình độ chuyên môn thích hợp và người này có quyền báo cáo trực tiếp cho cấp phụ trách cao hơn và cho ban lãnh đạo.
- Những khiếm khuyết của hệ thống KSNB được phát hiện bởi kiểm toán nội bộ hoặc kiểm toán độc lập được báo cáo trực tiếp và kịp thời với cấp quản lý cao hơn, kể cả ban lãnh đạo để điều chỉnh đúng lúc.
^ 26 æ
- Ngân hàng đã yêu cầu các cấp quản lý trung gian báo cáo ngay với lãnh đạo về mọi trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, về các vi phạm nội quy, quy định của ngân hàng cũng như quy định của luật pháp hiện hành, có khả năng làm giảm uy tín ngân hàng và gây thiệt hại về kinh tế.
1.3.2.3. Nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ a. Các nhân tố khách quan
Hiệu quả hoạt động của hệ thống KSNB chịu ảnh hưởng bởi các nhân tố khách quan