đường
biển tại công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế
2.2.1. Tiếp nhận thông tin từ khách hàng
Sau khi mọi thủ tục về hợp đồng dịch vụ giữa Trans Wagon và khách hàng là công ty TNHH Dệt Bao Tay Hi- Tech hoàn tất, nhân viên kinh doanh sẽ yêu cầu khách hàng cung cấp các thông tin cần thiết để tiến hành giao dịch thực hiện công việc. Cụ thể, họ sẽ thỏa thuận với khách hàng về phương thức, thời gian và địa điểm cụ thể để giao nhận hàng hóa. Những thông tin mà nhân viên kinh doanh tiếp nhận từ khách hàng như sau:
- Thông tin nhà xuất khẩu: Tên doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế, kho của nhà xuất khẩu, một số thông tin khác để làm thủ tục xuất khẩu và các thủ tục khác nếu có.
- Thông tin nhà nhập khẩu: Tên doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế, ...
- Địa điểm lô hàng: Tên mặt hàng, số lượng, quy cách đóng gói, thời gian đóng hàng, địa điểm đóng hàng.
- Loại hàng: Căn cứ vào loại hàng, số lượng hàng mà công ty sẽ tư vấn cho khách hàng loại container phù hợp (nếu hàng tươi sống, rau quả tươi sẽ chọn container lạnh: 20’ Reefer hoặc 40’ Reefer Container tùy thuộc vào số lượng hàng; hàng bách hóa hoặc nông sản thì chọn container khô: 20’Dry Freight Container, 40’ Dry Freight Container hay 40’ High Cube Container đối với hàng cồng kềnh.). Cũng như các quy định của nước nhập khẩu về mặt hàng đó. Ví dụ như hàng thực phẩm thì phải có giấy kiểm dịch vệ sinh an toàn thực phẩm, hàng gỗ thì phải khử trùng. Nếu khách hàng có nhu cầu, Trans Wagon sẽ mang container đến tận kho cho khách hàng, đóng gói, phân loại và đóng hàng vào container cho họ.
- Cảng đi, cảng đến: Đây là yếu tố quyết định giá cước vận chuyển vì khoảng cách vận chuyển càng gần, thời gian vận chuyển càng gần thì cước phí càng thấp và ngược lại.
- Hãng tàu: Tùy vào nhu cầu của khách hàng đến cảng nào mà nhân viên kinh doanh sẽ tư vấn cho khách hàng chọn dịch vụ của hãng tàu uy tín với giá cước phù hợp. Tuy nhiên cũng có một số khách hàng quen sử dụng dịch vụ của một hãng tàu cho hàng hóa của mình thì công ty xét báo giá cước cho khách hàng đó biết.
- Thời gian dự kiến xuất hàng: Để công ty tìm một lịch trình tàu chạy phù hợp.
Nhận xét: Trải qua thời gian dài hoạt động và phát triển, Trans Wagon đã có mối quan hệ làm ăn lâu dài với nhiều khách hàng nên bước tiếp nhận thông tin từ khách hàng thân thiết diễn ra suôn sẻ, tiết kiệm thời gian vì thông tin khách hàng thường được lưu trữ sau mỗi giao dịch thành công. Còn đối với khách hàng mới, việc tiếp nhận thông tin cũng không gặp nhiều khó khăn vì nhân viên kinh doanh đã được đào tạo kỹ lưỡng để ứng phó với các yêu cầu khác nhau của đối tác. Tuy nhiên, phần lớn khách hàng của công ty được chỉ định từ công ty mẹ nên việc tiếp cận các khách hàng mới còn hạn chế.
2.2.2. Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ
2.2.2.1. Hỏi giá và chào giá cho khách hàng
Căn cứ vào những thông tin mà khách hàng cung cấp, nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ với hãng tàu để hỏi giá và lịch trình tàu chạy phù hợp vì mỗi hãng tàu có lịch trình tàu chạy, tuyến chạy cũng như có thế mạnh riêng trên các tuyến đường. Ví dụ như hãng tàu HANJIN, OOCL, ZIM LINE... có thế mạnh trên các tuyến đi Châu Âu và Mỹ. Trong khi đó, hãng tàu TS LINE, WANHAI, EVERGREEN, NYK lại có thế mạnh trên các tuyến đi Châu Á.
Sau đó, nhân viên kinh doanh căn cứ vào bảng giá của các hãng tàu, tính toán chi phí và tiến hành chào giá cho khách hàng. Các giao dịch liên quan đến giá cả và lịch trình tàu đều phải lưu lại để đối chứng khi cần thiết.
Khi giá cước và lịch trình tàu chạy đưa ra được khách hàng chấp nhận thì khách hàng sẽ gửi yêu cầu đặt chỗ (Booking Request) cho bộ phận kinh doanh. Booking Request này xác nhận lại thông tin hàng hóa liên quan: Người gửi hàng, người nhận hàng, tên hàng, trọng lượng, loại container, noi đóng hàng (đóng tại kho người gửi hàng hay đóng tại bãi container của cảng), cảng hạ container có hàng để thông quan xuất khẩu (hạ container ở cảng nào thì thông quan tại cảng đó), cảng đến (nước nhập khẩu), ngày tàu chạy, về free time cảng đi cảng đến, ...
2.2.2.2. Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ
Bộ phận kinh doanh sẽ căn cứ trên Booking Request của khách hàng và gửi đến hãng tàu để đặt chỗ. Sau đó, hãng tàu sẽ xác nhận việc đặt chỗ thành công cho bộ phận kinh doanh bằng cách gởi Booking Coníirmation hay còn gọi là Lệnh cấp container rỗng chứa đựng những thông tin cần thiết sau:
- Số booking: YMLUI490410080
- Tên tàu: XUTRA BHUM 900N
- Ngày tàu chạy: 07/04/2021
- Số lượng Container: 1X20DC
- Cảng L/D: CAT LAI
- Loại hàng: General cargo, NOS or mixed consignment
- Cảng D/C: INCHEON
- Load Mode/ Discharge Mode: CY/CY
- Nơi cấp Container: G-fortune (Thu Duc) depot
- Nơi hạ bãi: CAT LAI PORT TERMINAL
- Closing time (Giờ cắt máng): Trước 09:00 ngày 06/04/2021
Sau khi có Booking Coníirmation, nhân viên kinh doanh sẽ gởi cho khách hàng để họ sắp xếp đóng hàng và làm thủ tục thông quan xuất khẩu. Trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ khai thuê hải quan và vận chuyển nội địa của công ty thì khách hàng sẽ gởi Lệnh cấp container rỗng, thông tin chi tiết lô hàng bao tay xuất khẩu cũng như thời gian đóng hàng cho bộ phận giao nhận của công ty. Sau khi tiếp nhận thông tin, nhân viên giao nhận sẽ theo dõi và phối hợp với khách hàng để sắp xếp đưa container rỗng đến nơi đóng hàng và vận chuyển ra cảng hoặc vận chuyển đến nơi đóng hàng vào container ở cảng. Sau đó tiến hành làm thủ tục thông quan cho lô hàng xuất khẩu.
Nhân viên kinh doanh sẽ lập phiếu đặt hàng Booking Proíile để kê khai sơ lược thông tin về lô hàng và chuyển cho bộ phận giao nhận để theo dõi tiếp. Những thông tin trên Booking Proíile như sau:
- Tên người gửi hàng (công ty xuất khẩu), người phụ trách, số điện thoại/ fax - Tên hãng tàu
- Cảng đi, cảng đến, ngày tàu chạy
- Điều khoản thanh toán cước: trả cước (freight prepaid) hay trả sau (freight collect)
- Giá mua, giá bán, các phụ phí liên quan...
Nhận xét: Với các mối quan hệ lâu năm với nhiều hãng tàu quốc tế như MAERSK,
YANG MING, EVERGREEN, APL, HEUNG-A, KMTC, hoặc các hãng tàu nội địa như ASX ALPHALINER, Biển Đông, Đông Đô, GEMADEPT, VINAFCO, VINALINES, ... bộ phận kinh doanh của Trans Wagon đã làm việc có hiệu quả trong việc lựa chọn hãng tàu cũng như lịch trình đường biển thích hợp cho việc xuất khẩu hàng hóa.