o Kiểm tra ché số liệu giữa các chứng từ
2.2.7. Gửi chứng từ cho đại lí nước ngoà
Sau khi hoàn tất bộ chứng từ hàng xuất, nhân viên chứng từ sẽ gửi thông báo mô tả sơ lược về lô hàng vận chuyển gồm: Shipper/ Consignee, tên tàu/ số chuyến, cảng đi/ cảng đến, ETD/ETA (Ngày đi/ Ngày dự kiến đến), số vận đơn, loại vận đơn (Surrendered, Original, Seaway Bill, ...), hợp đồng, hóa đơn, packing list cho đại lí liên quan để họ theo dõi tiếp lô hàng tại cảng đến, đính kèm là bản sao Master Bill of Lading và House Bill of Lading.
Nhận xét: Việc gửi bộ chứng từ của lô hàng xuất khẩu cho đại lí nước ngoài qua
email hoặc fax giúp công ty tiết kiệm được thời gian và chi phí. Nhưng sự chênh lệch múi giờ giữa Trans Wagon và đại lí ở nước ngoài có thể gây trở ngại trong thời gian làm việc cũng như trao đổi thông tin giữa hai bên.
2.2.8. Lập chứng từ kết toán và lưu hồ sơ
2.2.8.1. Lập chứng từ kết toán
Dựa vào Booking Proíile, nếu điều khoản về cước phí là trả trước (Freight
prepaid) thì nhân viên chứng từ sẽ làm Debit Note (Giấy báo nợ) gửi khách hàng và
chuyển cho bộ phận kế toán để theo dõi thu công nợ. Chỉ khi nào người gửi hàng thanh toán cước phí và các khoản phí liên quan (THC, Bill fee, Seal fee, ...) thì nhân viên
chứng từ mới cấp phát vận đơn cho họ. Trong trường hợp cước phí trả sau (Freight
collect), nhân viên chứng từ sẽ làm Debit Note thu cước người nhận hàng gửi đại lý tại cảng đến nhờ thu hộ, người gửi hàng chỉ đóng phụ phí tại Việt Nam và nhận vận đơn.
2.2.8.2. Quyết toán và lưu hồ sơ
Sau khi hoàn thành xong thủ tục thông quan và vào sổ tàu người giao nhận phải kiểm tra và sắp xếp lại các chứng từ thành một bộ hoàn chỉnh, sau đó trả bộ chứng từ lại cho khách hàng và công ty cũng lưu lại một bộ để làm cơ sở nếu có tranh chấp xảy ra. Đồng thời, kèm theo đó là một bản Debit Note dành cho khách hàng và một bản Debit Note dành cho công ty. Trên đó gồm các khoản cho phí mà công ty đã nộp cho khách hàng có hóa đơn đỏ, phí dịch vụ vận chuyển, các chi phí khác, ... Cuối cùng, giám đốc ký tên và đóng dấu vào giấy báo nợ này để nhân viên giao nhận mang toàn bộ chứng từ cùng Debit Note quyết toán với khách hàng.
Trong vòng 15 ngày kể từ ngày gửi nếu khách hàng không có khiếu nại gì thì coi như đã chấp thuận và quyết toán cho công ty theo thỏa thuận trong hợp đồng.
Nhận xét: Ở bước này, nhân viên đã hoàn thành tốt công tác giao đầy đủ chứng từ cho khách hàng. Tuy nhiên, một số khách hàng thường thanh toán chậm và công tyvẫn chưa có bộ phận Chăm sóc khách hàng để trao đổi về sự hài lòng sau khi họ sử dụng dịch vụ của công ty.
2.3. Đánh giá
2.3.1. Ưu điểm
Công tác tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế thực hiện khá chặt chẽ, các giai đoạn rõ ràng, phân chia cụ thể công việc cho từng bộ phận chịu trách nhiệm hỗ trợ lẫn nhau hoàn thành đơn hàng. Để có được sự thành công này phải kể đến những điểm sau:
- Uy tín:
+ Thương hiệu Trans Wagon ngày càng quen thuộc đối với khách hàng, hãng tàu và các công ty giao nhận khác, uy tín càng cao, từ đó nhiều hãng tàu trên thế giới đã kí kết hợp đồng vận tải với công ty nhờ đó thị trường vận tải của công ty không ngừng mở rộng.
+ Do có những sửa đổi linh hoạt trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, việc thực hiện hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đường biển cho khách hàng diễn ra rất nhanh và chuyên nghiệp. Bên cạnh đó, công ty cũng không ngừng nâng cao khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp khác, luôn giữ được mối quan hệ tốt với khách hàng qua việc cung cấp các dịch vụ ngày càng đa dạng và tốt hơn.
- Chuyên môn: Trình độ quản lý, điều hành công ty của ban giám đốc cao cùng đội
ngũ nhân viên thực hiện nghiệp vụ giao nhận của công ty là những nhân viên
giàu kinh
nghiệm và có chuyên môn nghiệp vụ tương đối cao, phần lớn nhân viên được
đào tạo
chuyên sâu và thực hành đầy đủ để am hiểu tất cả các khâu trong quá trình giao nhận
từ việc tìm kiếm khách hàng tới việc liên hệ đàm phán với hãng tàu, giao nhận hàng,
... đều được thực hiện một cách chuyên nghiệp.
- Hiệu quả: Công ty sử dụng ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý và xử lý công
việc một cách hiệu quả và hiệu năng. Công ty sử dụng hộp thư Outlook trong nội bộ
công ty và các phòng ban, có địa chỉ mail riêng, thuận tiện cho việc theo dõi tiến độ
công việc, có thể vừa bổ sung vừa hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình xử lý đơn hàng.
2.3.2. Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm đã nêu trên thì công tác tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng xuất bằng đường biển tại công ty Trans Wagon cũng có những nhược điểm cần khắc phục và cải thiện như sau:
- Khả năng ứng biến chưa linh hoạt:
+ Do các chính sách xuất nhập khẩu, vận tải của nhà nước đưa ra liên tục thay đổi nên đội ngũ nhân viên chưa thực sự nắm bắt được hết các thông tin nên gây chậm trễ trong quá trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận.
+ Đôi khi còn lúng túng trong việc xử lý những sự cố, sai sót phát sinh trong quá trình thực hiện công việc được giao vì bên cạnh những cán bộ nòng cốt giàu kinh nghiệm, đội ngũ nhân viên vẫn có những nhân viên năng lực còn non trẻ, chưa có kinh nghiệm thực tế cần học hỏi nhiều.
+ Nhiều trường hợp các hãng tàu được Trans Wagon thuê chuyển hàng nhưng vì có lý do nào đó mà chậm trễ khiến việc giao hàng cho người nhận hàng không đúng kế hoạch, làm ảnh hưởng đến hợp đồng của các nhà xuất khẩu. Điều này tuy không nằm trong trách nhiệm của Trans Wagon nhưng cũng ảnh hưởng đến uy tín công ty.
- Chất lượng dịch vụ khách hàng còn hạn chế: Lượng công việc thường xuyên quá
tải vào những mùa cao điểm dẫn đến tình trạng có nhiều nhân viên phải thực
hiện thay
thế các nhiệm vụ của nhau nên việc tư vấn và giải đáp những thắc mắc, khiếu
nại của
khách hàng chưa được phúc đáp và giải quyết thỏa đáng. - Thụ động trong việc tìm kiếm khách hàng mới:
+ Việc tìm kiếm khách hàng còn thụ động vì phần lớn khách hàng của công ty được chỉ định từ công ty mẹ Wagon Shipping Agency Co. Việc tiếp cận khách hàng mới và nhiều tiềm năng, nghiên cứu thị trường vẫn chưa được đẩy mạnh do công tác marketing được giao cho bộ phận kinh doanh nhưng hiệu quả công việc chưa cao do khối lượng công việc quá tải. Nếu muốn thâm nhập vào thị trường lớn mạnh với những khách hàng khó tính thì việc nghiên cứu càng phải được đầu tư kĩ lưỡng.
+ Công ty chưa có website chính thức nào, hiện tại công ty đang sử dụng website của công ty mẹ ở Đài Loan nên việc tương tác với khách hàng chưa cao, khách hàng khó tìm thông tin chi tiết cũng như khó khăn trong việc liên hệ để được tư vấn vì không để thông tin của công ty con tại Việt Nam trên website.