Tính năng này giúp tốc độ soạn thảo văn bản của chúng ta nhanh hơn nhờ những từ viết tắt và tránh được các lỗi chính tả khơng cần thiết bởi khả năng tự động sửa lỗi chính tả của nĩ, định nghĩa cho những cụm từ hay sử dụng,…
1. Thêm một từ viết tắt
Bước 1: Khởi động tính năng AutoCorrect bằng cách vào File\Options, kích chọn Proofing, xuất hiện hộp thoại sau đĩ chọn AutoCorrect Options, xuất hiện hộp thoại:
AutoCorrect.., Hộp thoại AutoCorrect xuất hiện:
- Gõ cụm từ viết tắt vào mục
Replace:
- Gõ cụm từ sẽ thay thế vào mục
With:
Ví dụ: muốn viết tắt từ văn bản bởi vb thì:
Replace : gõ vb
With : gõ văn bản
Bước 2: Nhấn nút Add để ghi thêm từ này vào danh sách viết tắt của Word.
2. Xố đi một từ viết tắt
Để xố đi một từ viết tắt, thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Khởi động tính năng AutoCorrect.
Bước 2: Tìm đến từ viết tắt cần xố bằng cách gõ từ viết tắt vào mục Replace.
Ví dụ: muốn xố từ vb – văn bản vừa thiết lập ở trên, hãy gõ vb vào mục Replace.
Bước 3: Nhấn nút Delete để xố cụm từ viết tắt này.
3. Các tuỳ chọn và sửa lỗi chính tả
Để thiết lập các tính chất tự động sửa lỗi chính tả, hãy làm như sau:
Bước 1:Khởi động tính năng AutoCorrect;
Bước 2: Thiết lập các thơng số về tự động sửa lỗi chính tả bằng cách chọn (checked) các mục sau:
Tự động sửa những từ nêu cĩ 2 ký tự hoa đầu dịng sẽ chỉ để lại kí tự hoa đầu tiên. Ví dụ: TWo sẽ tự động sửa thành Two.
Tự động sửa kí tự đầu tiên của một câu thành kí tự in hoa.
Viết in hoa cho kí tự đầu tiên củangày. Ví dụ:sẽ luơn sửa là Monday.
Tự động sửa lỗi kiểu như cAPS LOCK khi bật nhầm phím Caps lock. Khi đĩ máy sẽ sửa thành Caps lock.
4. Sao lưu AutoCorrect trong Microsoft Office
Dữ liệu của AutoCorrect được lưu giữ trong file MSO1033.acltại vị trí
C:\Documents and Settings\<Account Name>\Application Data\ Microsoft \Office.
Thường là:
C:\Documents and Settings\Administrator\Application Data\Microsoft\Office Như vậy, chúng ta cĩ thể dễ dàng sao lưu nội dung AutoCorrect (chỉ cần lưu giữ file MSO1033.acl), hoặc chia sẻ cho các máy tính khác (chép file
MSO1033.acl vào thư mục C:\Documents and Settings\<Account Name>\App Data\Roaming\Microsoft\Office).