Thư điện tử (Email) là phương tiện liên lạc vô cùng tiện lợi trong thời đại công nghệ thông tin ngày nay. Sử dụng Email ta có thể trao đổi thông tin với bạn bè, đồng nghiệp trên toàn cầu. Ưu điểm nổi bật nhất của việc sử dụng Email là nhanh, rẻ, mọi lúc mọi nơi.
3.2.3.1. Giới thiệu.
a- Nguyên lý vận hành.
Muốn sử dụng thư điện tử thì người dùng phải có máy tính nối kết Internet hoặc nối kết vào máy chủ cung cấp dịch vụ Email (Mail Server). Ngoài ra, để gởi hoặc nhận
32
Email thì người sử dụng phải có tài khoản Email và danh sách địa chỉ Email của người nhận.
b- Cấu trúc một địa chỉ Email.
Địa chỉ Email (Email Address) là 1 định danh trên Internet cho phép người sử dụng Internet nhận biết được chính xác người cần liên hệ, giao dịch, trao đổi thông tin và ra lệnh gửi các thông điệp, tài liệu, hình ảnh (Email message) tới định danh này.
Cấu trúc một địa chỉ Email: <Tên tài khoản>@<Tên miền>
- Tên miền: tên của máy tính làm Server lưu và quản lý địa chỉ Email này.
- Tên tài khoản: tên được đăng ký, để phân biệt với các địa chỉ Email khác có cùng tên miền.
Ví dụ: info@yahoo.com; surport@ctu.edu.vn; webmaster@ctu.edu.vn; … c. Cấu trúc một Email.
d. Webmail:
Webmail là hệ thống cung cấp các dịch vụ Email (nhận, gửi, lọc Email) thông qua 1 Website nào đó trên mạng Internet. Thông thường, đây là hệ thống cung cấp địa chỉ Email miễn phí. Để gửi và nhận Email, người sử dụng Internet chỉ có 1 cách duy nhất là dùng trình duyệt Web truy cập vào địa chỉ Website của nhà cung cấp dịch vụ, sử dụng Account đã được cung cấp để kiểm tra Email và sử dụng các dịch vụ Email thông thường khác.
Ví dụ về các nhà cung cấp các dịch vụ Email: www.vol.vnn.vn; www.hotmail.com; www.mail.yahoo.com; www.webmail.ctu.edu.vn; www.gmail.google.com, …
3.2.3.2. Sử dụng Gmail.
Quản lý thư trong gmail.
a. Đăng ký mở hộp thư gmail.com
Bạn muốn mình có một hộp thư riêng trên Internet, tôi sẽ hướng dẫn các bạn đăng ký cho mình một hộp thư thư free trên gmail.com
- Bước 1: Truy cập vào địa chỉ http://www.gmail.com bạn sẽ thấy nội dung của trang đăng nhập vào tài khoản Gmail thường được hiển thị như hình 3.1
Hình 3.11: Trang đăng ký và đăng nhập của gmail.
- Bước 2: Kích chọn Sign up for gmail (đăng ký vào GMAIL) màn hình sẽ hiển thị như hình 3.1.
33
Hình 3.12: Tạo tài khoản trên gmail.
- Bước 3: Lựa chọn ngôn ngữ (nên chọn tiếng việt). Nếu bạn chọn ngôn ngữ Tiếng Việt màn hình sẽ hiển thị như hình.
- Bước 4: Bạn đã bắt đầu sử dụng gmail và điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu (xem hướng dẫn ở hình 4.27)
Hình 3.13: Đăng ký thông tin để tạo tài khoản.
Chú ý: việc đặt tên phải khả dụng (chưa ai sử dụng, không vi phạm), đặt mật khẩu phải mạnh (nên dài trên 8 ký tự, có cả số và chữ, không lặp theo tên, …)
Nhập họ tên Và tên đăng nhập
34
Hình 3.14: Điền thông tin bảo mật và bản quyền. Chú ý:
+ Những câu hỏi đặt ra và phần trả lời của bạn chính là cơ sở để sau này nếu mất tài khoản hoặc mật khẩu chúng ta có thể dựa vào chúng để lấy lại.
+ Email phụ là email có khả năng xác nhận thông tin cho bạn nên nếu bạn điền địa chỉ email nào đó thì phải chính xác và an toàn nhé.
+ Từ xác minh chỉ là một hình thức tránh xâm nhập tự động, nhưng bạn phải nhập đúng theo từ hiển thị trên màn hình đấy nhé.
+ Phần điều khoản bản quyền bạn cứ chấp nhận vì nó an toàn cho bạn.
- Bước 5: Sau khi bạn kích chọn “Tôi chấp nhận. hãy tạo tài khoản của tôi“, màn hình sẽ chuyển trạng thái hoàn thành cho bạn.
Hình 3.15: Hộp thư được mở sau khi tạo tài khoản.
- Bước 6: Click chuột vào dòng “Tôi đã sẵn sàng –hãy cho tôi xem tài khoản của mình“
Mỗi hộp thư cho bạn 2.500 MB, nhưng nếu bạn sử dụng quá mức thì cũng an tâm là gmail có thể tự nâng cấp không gian cho bạnmiễn sao bạn phải “hoạt động” thường xuyên và có ích.
3.2.3.2.1. Sử dụng hộp thư gmail.com
- Bước 1: Đầu tiên hãy kích hoạt trình duyệt internet Explore (hoặc Mozilla FireFox,Netscape…)
35
- Bước 2: Mở trang google.com Nhấp chuột vào biểu tượng chữ Gmail trên trang Google (xem hình 3.6)
- Hoặc: Từ thanh Address gõ địa chỉ:http://www.gmail.com
Hình 3.16: Mở trang Gmail.
- Bước 3: Màn hình đăng nhập của trang gmail xuất hiện yêu cầu nhập tên người dùng và mật khẩu (xem hình 4.31)
+ Nhập địa chỉ email vào ô “Tên người dùng” + Nhập mật khẩu và ô “Mật khẩu”
+ Nhấp chuột vào button “Đăng nhập”
Hình 3.17: Đăng nhập vào hộp thư gmail Khi bạn đã đăng nhập thành công:
3.2.3.2.2. Nhận và đọc (xem) mail.
Trong màn hình trang chủ hộp thư của bạn:
Để kiểm tra mail mới, click chuột vào “Hộp thư đến” Để xem lại các mail đã gửi, click chuột vào “Thư đã gửi” Để xem lại các mail đã xóa, click chuột vào “Thùng rác”
36
Hình 3.18: Màn hình trang chủ của hộp thư điện tử. 3.2.3.2.3. Đọc và gửi thư không có file đính kèm (xem hình 3.9) Bước 1: Click chuột vào hộp thư đến bên góc trái màn hình
Bước 2: Chọn thư cần đọc và click chuột trái mở thư Để trả lời thư đang đọc click chuột trái vào mục “Trả lời”
Để gửi nội dung thư đang đọc cho địa chỉ email khác, click chuột vào mục “Chuyển tiếp”
Hình 3.19: Màn hình nội dung chi tiết của một thư điện tử. 3.2.3.2.4. Đọc thư có file đính kèm
Trong phần hộp thư, các thư có tập tin (file) đính kèm sẽ có biểu tượng hình kẹp giấy đính kèm. Để xem nội dung của mail có tập tin đính kèm bạn cũng thực hiện tương tựnhư xem phần đọc mail không có file đính kèm bằng cách nhấp chuột vào phần tiêu
37
đề của một mail nào đó trong danh sách để xem nội dung chi tiết. Màn hình nội dung chi tiết sẽ hiển thịnhư hình bên dưới (xem hình 3.10).
Hình 3.20: Màn hình thư có tập tin đính kèm.
- Để tải tất cả các tập tin nhấp chuột vào mục “tải xuống tất cả tệp đính kèm” ngay bên dưới phần nội dung, hệ thống sẽ hiển thi hộp thoại như hình 3.11 Chọn nút Save để lưu tập tin đính kèm vào đĩa cứng hoặc USB, tương tự như lưu văn bản soạn thảo trong word.
Hình 3.21: Màn hình tải tập tin đính kèm.
- Để tải tất từng tập tin riêng lẻ nhấp chuột vào mục “tải xuống” ngay phía sau tên tập tin đính kèm, hệ thống cũng sẽ hiển thi hộp thoại như hình 3.12. Chọn nút Save để lưu tập tin đính kèm vào đĩa cứng hoặc USB,…tương tựnhư lưu văn bản soạn thảo trong Word.
38
Hình 3.22: Màn hình tải tập tin đình kèm 3.2.3.2.5. Gửi mail.
Trong màn hình trang chủ hộp thư của bạn, để gửi mail, click chuột vào mục “Soạn thư” bên tay trái màn hình, hệ thống sẽ hiển thịmàn hình như 3.13
Hình 3.23: Màn hình gửi thư. * Các bước soạn thư:
- Bước 1: Nhập danh sách email cần gửi vào ô “Tới”, ví dụ:
it.svoctaf@gmail.com. Nếu muốn gửi cùng một nội dung thư cho nhiều địa chỉ một lúc thì mỗi địa chỉ cách nhau bởi dấu phẩy, ví dụ: it.svoctaf@gmail.com,
it.truongnghenamo@yahoo.com
- Bước 2: Nhập tiêu đề của mail vào ô “Chủ đề” - Bước 3: Nhập nội dung cần gửi
- Bước 4: Click chuột trái vào ô “Gửi” để gửi mail.
3.2.3.2.6. Gửi thư có file đình kèm (xem hình 3.13 và 3.14)
Nhập nội dung thư vào đây
39
Trong Gmail quy định dung lượng tối đa để bạn gửi file đình kèm là 25MB. Vì vậy khi bạn gửi thư có file đình kèm, bạn chỉ được gửi file tối đa là 25MB. Trường hợp dung lượng file đính kèm lớn hơn 25MB thì bạn nên cắt nhỏ ra để gửi. Sau đây là các bước gửi thư có file đình kèm.
- Bước 1: Nhập danh sách email cần gửi vào ô “Tới”, ví dụ:
it.svoctaf@gmail.com. Nếu muốn gửi cùng một nội dung thư cho nhiều địa chỉ một lúc thì mỗi địa chỉ cách nhau bởi dấu phẩy, ví dụ: it.svoctaf@gmail.com,
it.truongnghenamo@yahoo.com
- Bước 2: Nhập tiêu đề của mail vào ô “Chủ đề”. - Bước 3: Nhập nội dung cần gửi.
- Bước 4: Click chuột vào ô “Đình kèm” chọn tập tin cần gửi.
- Bước 5: Trong hộp thoại “File Upload”, chọn tập tin cần đính kèm, sau đó nhấp chuột vào nút “Open” để gởi thực hiện đính kèm tập tin.
- Nếu muốn đình kèm thêm tập tin (file) khác thì click chuột vào ô “Đính kèm thêm Tệp” và thực hiện lại bước 5.
- Bước 6: Click chuột vào nút “Gửi” để gửi mail.
Hình 3.24: Màn hình chọn file đính kèm. 3.2.3.2.7. Xóa thư.
Nếu trong hộp thư bạn nhiều quá, hãy xóa bớt những thư rác hoặc thư không cần thiết. Cách xóa thư như sau:
- Tại màn hình trang chủ của hộp thư Click chuột vào hộp thư đến click chuột vào ô check của những thư nào bạn muốn xóa Click chuột vào nút “Xóa”.
40 Hình 3.15: Màn hình chọn thư để xóa
Hình 3.25: Xóa thư.
3.2.3.2.7. Cài đặt ngôn ngữ sử dụng cho hộp thư gmail Bước 1: Đăng nhập hộp thư Chọn cài đặt (xem hình 3.16)
Hình 3.16: Màn hình đăng nhập thành công hộp thư gmail Bước 2: Chọn ngôn ngữ hiển thị muốn dùng
41
Hình 3.27: Màn hình cài đặt ngôn ngữ hiển thị trên hộp thư gmail Bước 3: Kéo thanh trượt xuống cuối màn hình Chọn Lưu thay đổi.
Hình 3.28: Màn hình cài đặt ngôn ngữ hiển thị trên hộp thư gmail 3.2.3.2.8. Cài đặt trả lời thư tự động.
Bước 1: Đăng nhập hộp thư Chọn cài đặt (xem hình 3.16)
Bước 2: Kéo thanh trượt xuống tìm và chọn “Bật tự động trả lời thư” (xem hình 3.19)
42
Hình 3.29: Màn hình cài đặt Bật tự động trả lời thư. Bước 3: Nhập nội dung chủ đề thư (xem hình 3.19)
Bước 4: Nhập nội dung thư trả lời tự động (xem hình 3.19)
3.2.3.2.9. Cài đặt Ảnh đại diện của mình hiển thị trên hộp thư
Bước 1: Đăng nhập hộp thư Chọn cài đặt (xem hình 3.16) Bước 2: Kéo thanh trượt xuống tìm mục “Ảnh của tôi”
Hình 3.20: Màn hình cài đặt chọn ảnh đại diện Bước 3: Chọn “Chọn ảnh” Chọn Choose File
43
Hình 3.30: Màn hình cài đặt chọn ảnh đại diện Bước 4: Tìm và chọn ảnh muốn đưa lên Open.
Hình 3.31: Màn hình chọn đường dẫn tải ảnh lên Bước 5: Chọn “Áp dụng thay đổi ảnh”.
Hình 3.32: Màn hình cài đặt chọn ảnh đại diện.
Bước 6: Kéo thanh trượt xuống cuối màn hình Chọn “Lưu thay đổi” 3.2.3.2.10. Thay đổi mật khẩu.
44
Nếu bạn muốn thay đổi mật khẩu thường xuyên để đảm bảo tài khoản của bạn không bị bẻ khóa, cách thực hiện thay đổi mật khẩu như sau:
Bước 1: Đăng nhập hộp thư Chọn cài đặt (xem hình 3.16) Bước 2: Chọn thẻ “Tài khoản”.
Hình 3.33: Thẻ tài khoản trong cài đặt hộp thư Gmail. Bước 3: Chọn “Thay đổi mật khẩu”.
Hình 3.34: Thay đổi mật khẩu tài khoản.
Bước 4: Nhập mật khẩu hiện tại, mật khẩu mới Chọn Thay đổi mật khẩu (xem hình 3.24)
45
Phần 2. MICROSOFT WORD 2010.
BÀI 1.
TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT WORD 2010