IV. TÌNH HÌNH VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA TỔ CHỨC PHÁT HÀNH
3. Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty
3.5. Các phòng, ban chức năng
Có nhiệm vụ tham mưu cho Ban Điều hành về quản lý chỉ đạo trong lĩnh vực phụ trách, triển khai, cụ thể hóa công việc theo chỉ đạo của Ban Giám đốc Công ty trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
3.5.1. Khối Đầu Tư
Khối Đầu tư bao gồm:
▪ Phòng đầu tư:
- Tìm kiếm quỹ đất để phát triển bao gồm các nhiệm vụ cụ thể như: thu thập thông tin, nghiên cứu và đánh giá hiệu quả đầu tư của dự án bất động sản;
- Đề xuất mức giá, cấu trúc và phương án cụ thể để nhận chuyển nhượng dự án, cổ phần công
ty;
- Chuẩn bị các nguồn tài chính để tài trợ cho chuyển nhượng, phát triển bất động sản; - Trao đổi thông tin, củng cố mối quan hệ với các Nhà đầu tư góp vốn dự án;
▪ Phòng Quan hệ Nhà đầu tư:
- Duy trì, củng cố mối quan hệ thường xuyên liên tục giữa Công ty và Nhà đầu tư tài chính;
▪ Phòng Tài chính và Kế toán:
- Hạch toán và kiểm soát thu chi;
- Chuẩn bị và kiểm toán các báo cáo tài chính.
- Quản lý và tối đa hóa dòng tiền kinh doanh, thực hiện công tác kế toán tài chính và quản lý đánh giá tàisản, nợ và rủi ro tài chính… cho Công ty.
▪ Phòng Pháp lý doanh nghiệp
- Đảm bảo tính tuân thủ các quy định pháp luật trong hoạt động của Công ty.
- Tư vấn, hỗ trợ các phòng ban bộ phận trong Công ty kiểm soát, phòng ngừa được các rủi ro về pháp lý.
- Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của Công ty, đại diện Công ty làm việc với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, khách hàng, đối tác để giải quyết các tranh chấp, khiếu kiện phát sinh.
BẢN CÁO BẠCH
29
3.5.2. Khối Dịch Vụ Khách Hàng
Khối Dịch Vụ Khách Hàng gồm 5 bộ phận: Tổng đài (Inbound), Quan hệ khách hàng (Outbound), Quản lý hợp đồng, Thu hồi công nợ, Đội hỗ trợ kỹ thuật
- Quản lý hợp đồng dịch vụ khách hàng;
- Thu hồi công nợ;
- Giao nhà, chăm sóc khách hàng sau bán hàng;
- Tiếp nhận/xử lý yêu cầu khách hàng/dân cư;
- Tiếp nhận, xử lý sự cố, bảo hành/sửa chữa căn hộ và hệ thống kỹ thuật
3.5.3. Khối Thương Mại
Khối Thương mại gồm Phòng Tiếp Thị, Kinh doanh và Kinh doanh văn phòng cho thuê.
▪ Phòng Tiếp Thị:
- Tiếp thị & truyền thông dự án
- Quản lý & truyền thông nhận diện thương hiệu
- Nghiên cứu thị trường;
- Tổ chức sự kiện liên quan bán hàng
▪ Phòng Kinh Doanh:
- Lập và triển khai kế hoạch kinh doanh
- Quản lý Đại lý môi giới
▪ Phòng Kinh Doanh Văn Phòng Cho Thuê:
- Nghiên cứu, tìm hiểu các sản phẩm văn phòng;
- Triển khai kế hoạch kinh doanh văn phòng cho thuê (ký kết hợp đồng thuê, cải tạo văn phòng, cho thuê lại,…)
▪ Phòng hỗ trợ Kinh Doanh:
- Hỗ trợ Phòng Kinh doanh trong công tác bán hàng
3.5.4. Khối Phát Triển Dự Án
Khối Phát triển Dự án bao gồm Phòng Thiết kế và Phòng Phát triển dự án và Phòng Pháp lý
dự án:
▪ Phòng Thiết kế chịu trách nhiệm về việc nghiên cứu, lên ý tưởng, thiết kế các sản phẩm bất động sản phù hợp vị trí lô đất, định hướng của Ban Lãnh đạo Công ty;
▪ Phòng Quản lý dự án bao gồm nhóm kiểm soát thiết kế (chịu trách nhiệm về quy hoạch và thiết kế tổng thể) và nhóm quản lý xây dựng (chịu trách nhiệm về quản lý xây dựng) làm việc trực tiếp với các nhà thầu để đảm bảo chất lượng và tiến độ xây dựng;
BẢN CÁO BẠCH
30
▪ Phòng Pháp lý dự án: rà soát hiện trạng pháp lý của dự án dự kiến đầu tư; xây dựng và triển khai mốc tiến độ pháp lý khi phát triển dự án.
3.5.5. Khối Vận Hành
Khối Vận hành gồm Phòng Cung ứng, Công nghệ thông tin và Hành chính nhân sự
▪ Phòng Cung ứng:
- Tìm kiếm, đánh giá, quản lý nhà cung cấp thuộc phòng mua hàng;
- Mua hàng (trừ danh mục loại trừ) & quản lý hợp đồng mua hàng;
- Tham gia quá trình đánh giá, nghiệm thu chất lượng sản phẩm/dịch vụ;
- Hỗ trợ các sự kiện liên quan bán hàng (tea-break, hoa, quà tặng,...)
▪ Phòng Công nghệ thông tin (CNTT):
- Lập và triển khai chiến lược phát triển CNTT;
- Xây dựng và quản trị hệ thống CNTT;
- Dịch vụ hỗ trợ và đào tạo CNTT
▪ Phòng Hành chính nhân sự:gồm 6 bộ phậnlà Tuyển dụng, Đào tạo, C&B, Hành chính, Truyền thông nội bộ, Quy trình
- Tuyển dụng;
- Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực;
- Quản lý nhân sự (chính sách phúc lợi, chăm sóc sức khỏe cho người lao động, theo dõi công tác thi đua khen thưởng, đề bạt nâng lương …);
- Quản lý việc sử dụng các trang thiết bị, phương tiện văn phòng và bảo vệ các loại tài sản của Công ty. Đảm bảo an ninh trật tự an toàn vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ trong
Công ty;
- Truyền thông nội bộ;
- Soạn thảo, phối hợp soạn thảo, ban hành, quản lý hệ thống tài liệu quản trị doanh nghiệp. Đào tạo, hướng dẫn thực hiện hệ thống tài liệu trong toàn công ty
▪ Phòng Đối ngoại:quản trị và xử lý khủng hoảng truyền thông cho Công ty.
4. Thông tin về công ty mẹ và công ty con của tổ chức phát hành, những công ty mà tổ chức phát hành đang nắm giữ quyền kiểm soát hoặc cổ phần chi phối, những công ty nắm quyền kiểm soát hoặc cổ phần chi phối đối với tổ chức phát hành: