b. Khách hàng của công ty
2.2.3. Tình hình cạnh tranh của công ty Interlink tại thị trường Đà Nẵng
Trước đây trên thị trường Đà Nẵng chỉ có một số công ty làm nghiệp vụ giao nhận như: Vietfracht, Vosa Đà Nẵng, Vietrans, Viconship, Viettrancimex. Nhưng trong những năm gần đây thị trường này khá nhộn nhịp với sự xuất hiện của các công ty ở Đà Nẵng và các văn phòng chi nhánh từ các công ty ở Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh.
- Văn phòng chi nhánh Germatrans thành lập năm 1995 đang hoạt động kinh doanh rất hiệu quả bởi vì họ có đội tàu Feeder làm đại lý cho hãng container Line như: Hanjin, Hyundai, OOCL.
- Trancimex thành lập năm 1996 hoạt động khai thác giao nhận rất tốt, nhất là hàng nguyên. Inlaco thành lập năm 1997, đang làm đại lý khai thác hàng xuất khẩu và nhập khẩu cho hãng tàu Wanhai Lines, đặc biệt đang hoạt động kinh doanh vận tải hàng nội địa rất hiệu quả.
- Vinatrans thành lập năm 1999, một doanh nghiệp rất năng động trong công tác giao nhận và đang làm đại lý cho nhiều hãng Forwarder nhất.
- Safi (tách ra từ Vosa Sài Gòn) thành lập năm 2000 đang làm đại lý cho COSCO Lines.
- Weixsin Cargo thành lập năm 2000 với dịch vụ hàng nguyên. - Sotrans thành lập năm 2002.
Ngoài ra, gần đây còn có hàng loạt các công ty tư nhân như: Infalcom, Pal Asia, M&P International, APM, Danatrans, Saigonship, Hoàng Hà Cargo, Everich, American Container...
2.2.4. Quy trình giao hàng xuất khẩu nguyên container tại công ty cổ phần giao nhận vận chuyển quốc tế Interlink
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ quy trình giao hàng nguyên container tại công ty CP giao nhận vận chuyển quốc tế Interlink Đà Nẵng
Tiếp nhận yêu cầu khách hàng Từ chối Đàm phán, thỏa thuận ký kết HĐ Thực hiện
Lấy Booking note, nhận container Mua bảo hiểm
Khai quan hàng hóa
Nhận vỏ conatainer và đóng hàng container Dịch chuyển container hàng hóa ra bãi xuất
Đại lý hãng tàu gửi MASTER B/L cho Interlink
Gửi bộ chứng từ cho khách hàng và đại lí Gửi bộ chứng từ cho khách hàng và đại lí Giao container cho hãng tàu và nhận cước
phí
Giải quyết tranh chấp, thanh lý HĐ
b. Diễn giải chi tiết quy trình
Bước 1: Công ty Interlink nhận đơn đặt hàng của người gửi
Khi khách hàng có nhu cầu gửi hàng sẽ gọi điện thoại, gửi email hoặc tới trực tiếp công ty. Nhân viên bộ phận kinh doanh sẽ chào giá, xác nhận thông tin (loại hàng, khối lượng hàng, nơi đến) và báo giá đợt một. Nếu khách hàng đồng ý thì sẽ hẹn gặp trực tiếp.
Khi gặp khách hàng, nhân viên bộ phận kinh doanh cần chuẩn bị những thông tin sau: file giới thiệu về công ty, giá dịch vụ để báo giá chính xác và lấy thông tin cụ thể từ khách hàng. Khách hàng chấp nhận giá sẽ kí hợp đồng giấy (đối với khách hàng mới) hay hợp đồng miệng (đối với khách hàng quen thuộc của công ty).
Sau khi tập hợp các đơn hàng, nhân viên công ty sẽ xem xét và phân loại các đơn hàng theo đó từng loại hàng và nơi nhận cho đến khi đầy đủ số lượng tính theo đơn vị container để tiến hành làm thủ tục vận chuyển.
Nhân viên bộ phận kinh doanh sẽ viết tất cả thông tin liên quan đến lô hàng vào tờ SHIPPING INSTRUCTIONC và gửi cho bộ phận chứng từ sau này làm HOUSE B/L và INVOICE AND PACKING LIST.
Nội dung tờ SHIPPING INSTRCTION (xem ở phụ lục) Bước 2: Lấy Booking Note
Sau khi lựa chọn hãng tàu , công ty báo cho hãng tàu biết về số lượng hàng hóa, cảng đích và các điều kiện khác để hai bên đàm phán và đi đến ký Booking Note.
Booking Note làm căn cứ, độ tin cậy và đồng thời là thông tin cho hãng tàu biết cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, cũng như các thông tin khác liền quan về lô hàng đó. Về cơ bản, nội dung của Booking Note bao gồm các mục sau:
- Tên và địa chỉ của chủ hàng, người gửi hàng (Shipper), người nhận hàng (Consinee) hoặc theo lệnh của ai, địa chỉ thông báo. Booking Note là căn cứ để lập B/L.
- Tên hàng hóa: Mô tả này phải sao y từ hợp đồng để thuận lợi cho việc thanh toán và là cơ sở để tính thuế XNK.
- Giá cước vận chuyển: Được quyết định rất cụ thể trong Booking Note, bao gồm các yếu tố: đóng cược, đơn giá Container, cước phí trả trước hay trả sau.
- Số lượng, loại Container: Ghi rõ Container đóng loại hàng gì, bao nhiêu Container, loại Container, kích cỡ Container.
- Các điều khoản khác: Booking Note có giá trị như một hợp đồng vận chuyển xác nhận quyền và nghĩa vụ của công ty và chủ tàu, trên đó cũng ghi rõ mức cước cho lô hàng.
Booking Note không phải là chứng từ xuất trình. Nó chỉ là một thỏa thuận giữa người thuê vận chuyển và người vận chuyển và chỉ có giá trị cho đến thời điểm công ty cấp vận đơn cho đại lý và người nhận hàng. Song, cần phải xác định mức độ quan trọng và tầm ảnh hưởng của Booking Note đến việc lập B/L và đồng thời nó cũng là một căn cứ để nếu có tranh chấp thì khiếu nại ai đúng, ai sai.
tin trên BOOKING NOTE để xác định lệnh này vẫn còn giá trị và viết số container và viết số container vào tờ khai đóng hàng. Tiêp đến đến, nhân viên giao nhận sẽ cầm BOOKING NOTE trên tay và tờ khai đóng hàng đến phòng hàng hóa của cảng. Nhận sẽ tiến hành nhập thông tin vào máy tính, in 4 tờ lệnh cấp container rỗng và giao seal.
Hình 2.1: Seal của hãng tàu Maerk
Bước 3: Mua bảo hiểm cho lô hàng (nếu khách hàng yêu cầu)
Interlink gửi mail cho công ty bảo hiểm (công ty đã hợp tác lâu năm với công ty bảo hiểm Bảo Long) yêu cầu cấp chứng từ bảo hiểm cho những lô hàng trong file INVOICE AND PACKING LIST được đính kèm. Công ty bảo hiểm sẽ đem tờ chứng thư bảo hiểm gốc đên công ty Interlink.
Bước 4: Khai quan hàng hóa
Khai báo hải quan là một công đoạn trong quá trình làm thủ tục cho hàng hóa XNK, tùy thuộc vào chủ hàng mà công ty có thực hiện việc khai thuê hải quan hay không. Thông thường thì chủ hàng giao cho công ty làm trọn gói các dịch vụ, nhưng cũng có trường hợp chủ hàng muốn tự mình khai báo thủ tục hải quan thì công ty chỉ thực hiện các công việc còn lại.
Việc khai thuê hải quan được thực hiện một cách chặt chẽ. Tuy người khai thuê hải quan được ủy quyền hoặc có giấy giới thiệu đứng dưới danh nghĩa là một doanh nghiệp có giấy phép kinh doanh XNK, nhưng nếu người khai thuế không có giấy chứng nhận công nhận có đủ chức năng, trách nhiệm và thẩm quyền do Tổng cục hải quan cấp thì người khai thuê hải quan cũng không được phép thực hiện việc khai báo thủ tục hải quan.
Đối với Interlink Đà Nẵng đã có đầy đủ chức năng và quyền hạn để thực hiện dịch vụ khai thuê hải quan hay mặt cho chủ hàng và làm thủ tục hải quan đối với hàng hóa XNK.
Thông thường các công ty có nhu cầu gửi hàng như: Xuất Ánh, Tiến Hiếu, Nhựt Mạnh khi họ ủy thác giao nhận cho công ty thỉ họ sử dụng dịch vụ trọn gói của công ty và do đó công ty sẽ khai thuê hải quan cho họ và làm mọi thủ tục để nhận hàng.
Sau khi đã ký Booking Note xong, công ty tiến hành làm thủ tục hải quan liên quan đến lô hàng xuất khẩu.
Sơ đồ 2.3: Khai báo hải quan
Tờ khai hải quan là chứng từ có tính chất pháp lý. Nó là cơ sở để xác định trách nhiệm của người khai trước pháp luật về lời khai của mình, là cơ sở để hải quan kiểm tra, đồi chiếu giữa khai báo với thực tế về tên hàng, phẩm cấp hàng, số lượng, trọng lượng hàng... để từ đó xác định hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế hay miễn thuế.
Đối với hàng hóa xuất khẩu, bộ hồ sơ gồm có: - Tờ khai hải quan hàng xuất khẩu.
- Hợp đồng mua bán ngoại thương. - Hóa đơn thương mại.
- Bản kê chi tiết hàng hóa.
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
- Giấy chứng nhận xuất xứ (chỉ cần cho những loại hàng được tính thuế suất ưu đãi) - Giấy phép XNK (chỉ cần cho những hàng hóa có hạn ngạch và chịu sự quản lý của Bộ chuyên ngành)
Khi cán bộ của công ty xuất trình bộ hồ sơ hải quan, công chức Hải quan sẽ tiến hành kiểm tra bộ hồ sơ. Sau khi kiểm tra xong, công chức Hải quan trực tiếp kiểm tra đối chiếu hàng hoá thực hiện đúng với thời gian như người khai đã đăng ký kiểm tra. Việc kiểm tra hàng hoá chỉ được tiến hành sau khi lô hàng XK đã được đăng ký vào tờ khai trên cơ sở đã đăng ký bộ hồ sơ hợp lệ, tuyệt đối không đựơc kiểm tra hàng hoá xong rồi mới đăng ký tờ khai
Có hai hình thức khai hải quan:
Khai hải quan bằng tay: Đối với những hàng hóa không có hợp đồng (hàng phi mậu dịch).
Khai quan điện tử: Đối với lô hàng có hợp đồng
Công ty interlink chủ yếu sử dụng hình thức khai hải quan điện tử. Nhân viên công ty sẽ tiến hành khai tờ khai trên phần mềm sau đó gửi tới hệ thống của cơ quan hải quan. Trong trường hợp cơ quan hải quan chấp nhận thông tin khai điện tử thì cấp
Khai báo hải quan điện tử Xuất trình bộ hồ sơ hải quan
Hải quan kiểm tra hồ sơ Hải quan kiểm tra đối chiếu hàng hóa
Luồng xanh: Miễn kiểm tra hồ sơ giấy và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Lô hàng được cơ quan chấp nhận thông quan thì chuyển sang việc doanh nghiệp in tờ khai trên hệ thống cảu mình để đi lấy hàng. Trong các phân luồng này thì chấp nhận thông quan trên sơ sở thông tin hải quan điện tử đối với các trường hợp sau:
+ Hàng hóa xuất khẩu nếu đủ các điều kiện sau:
Hàng xuất khẩu trừ (trừ hàng xuất khẩu từ nguyên liệu nhập khẩu).
Hàng hóa xuất khẩu có điều kiện nhưng đã nộp văn bản cho phép cơ quan hải quan.
Hàng hóa của các doanh nghiệp có quá trình chấp hành tốt pháp luật Hải quản nếu có đủ hai điêu kiện sau:
Hàng hóa không thuộc danh mục cấm xuất khẩu, nhập khẩu hoặc thuộc dnah mục xuất khẩu, nhập khẩu có điều kiện hoặc phải giám định, phân tích phân loại, hàng hóa thuộc danh mục trên nhưng đã nộp, xuất trình văn bản cho phép cơ quan hải quan.
Hàng hóa thuộc diện không phải nộp thuế ngay.
Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ hải quan. Nếu được yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ hải quan thì doanh nghiệp thực hiện yêu cầu và xuất trình giấy để cơ quan hải quan kiểm tra. Nếu lô hàng được chấp nhận thông quan thì thực hiện để doanh nghiệp in tờ khai trên hệ thống của mình để đi lấy hàng, nếu cơ quan hải quan yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa thì doanh nghiệp phải xuất trình hồ sơ giấy và hàng hóa để cơ quan kiểm tra.
+ Trong luồng vàng cơ quan hải quan sẽ kiểm tra chứng từ giấy thuộc hồ sơ hải quan trước khi thông quan hàng hóa đối với các trường hợp sau:
- Hàng hóa thuộc danh mục cấm xuất khẩu, nhập khẩu có điều kiện hoặc phải giám định, phân tích, phân loại nhưng chưa nộp văn bản cho phép cơ quan hải quan.
- Hàng hóa thuộc diện nộp thuế ngay.
- Hàng hóa thuộc diện chấp nhận thông quan trên cơ sở thông tin khai hải quan điện tử nhưng có phát hiện có nghi vấn về hồ sơ hải quan.
Luồng đỏ: Doanh nghiệp xuất trình hồ sơ giấy và hàng hóa để cơ quan hải quan kiểm tra. Cơ quan hải quan kiểm tra chứng từ thuộc hồ sơ hải quan và kiểm tra thực tế hàng hóa trước khi thông quan hàng hóa. Đối với các đối tượng sau:
+ Hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu của chủ hàng đã nhiều lần vi phạm pháp luật về hải quan.
+ Hàng hóa không thuộc diện chấp nhận thông quan trên cơ sở khai quan điện tử, kiểm tra chứng từ, kiểm tra chứng từ thuộc hồ sơ hải quan trước khi thông quan hàng hóa nhưng phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật hải quan thì cục trưởng cục hải quan điện tử ra quyết định chuyển luồng thích hợp.
Sau đó, cơ quan hải quan gửi thông báo hướng dẫn làm thủ tục hải quan cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp tiến hành nộp thuế và phí hải quan. Khi đã hoàn thành thủ tục hải quan, công chức hải quan sẽ đống dấu “Đã hoàn thành thủ tục hải quan” vào tờ khai quan hàng XK.
Nhân viên giao nhậncủa côngtylên hãng tàu để lấy lệnh cấp vỏ container rỗng. Sau đó vào phòng thương vụ cảng để lấy sơ đồ, vị trí của container rỗng. containerrỗng này sẽ được nhân viên phòng thương vụ cảng điều đến kho CFS để đóng hàng.
Khi nhận vỏ container từ hãng tàu, công ty tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng container. Khi phát hiện container không đạt các tiêu chuẩn kỹ thuật quy định thì thông báo ngay hoặc yêu cầu hoàn chỉnh hay thay đổi container khác.
Công ty kiểm tra đầy đủ các nội dung như sau: - Kiểm trabên ngoài container.
Quan sát và phát hiện các dấu vết cào xước, hư hỏng khe nứt, lỗ thủng biến dạng méo mó ca đập. Kiểm tra phần mái, các nóc lấp ghép vì đây là chỗ thường bị bỏ sót nhưng lại là cơ cấu trọng yếu của container liên quan tới an toàn chuyên chở.
- Kiểm tra bên trong container.
Kiểm độ kín trước bằng cách khép kín cửa từ bên trong quan sát các tia sáng lọt qua để phát hiện lỗ thủng hoặc khe nút.
- Kiểm tra cửa container.
Tình hình hoạt động khi đóng mở cánh cửa và chốt đệm cửa, bảo đảm cửa đóng mở an toàn, niêm phong chắc chắn và kín không để nước xâm nhập vào.
- Kiểm tra tình hình vệ sinh container. Container được dọn vệ sinh tốt, khô ráo, không bị mồ hôi hay dơ bẩn.
Hình 2.2: Kiểm tra container
Xếp hàng vào container: sau khi kiểm tra container công ty tiến hành đóng hàng vào container theo giờ thỏa thuận dưới sự giám sát của Hải quan, đại diện công ty và đại diện chủ hảng
Trước khi xếp hàng vào container, tất cả các kiện hàng phải được đóng dấu chứng nhận phun côn trùng. Nếu thiếu con dấu này, khi đến nươc nhập khẩu công ty
Hình 2.3. Dấu chứng nhận phun côn trùng
Niêm phong, kẹp chì hàng hóa: sau khi hàng hóa được xếp vào container trong tình trạng tốt, Hải quan tiến hành niêm phong kẹp chì container, việc làm này chứng tỏ hàng hóa vẫn nguyên vẹn nếu vẫn còn niêm phong, kẹp chì.
Hình 2.4. Xếp hàng vào container
Bước 6: Dịch chuyển container có hàng đã kẹp chì ra bãi chứa container của cảng Sau khi đóng hàng vào container xong, nhân viên giao nhận của công ty Interlink sẽ đưa BOOKING NOTE, CONTAINER PASKING LIST cho nhân viên của cảng để họ cử xe cẩu và xe đầu kéo đến dịch chuyển container ra bãi chứa container. Khi nhận container, người vận chuyến sẽ kiểm tra: Số container, số seal của hãng tàu. Trách nhiệm hàng hóa thuộc về người vận chuyển kể từ khi nhận container được kẹp chì trong suốt quá trình vận chuyển.
Nhân viên giao nhận của công ty Interlink sẽ liên lạc với công ty phun trùng báo số container, hãng tàu để công ty điều động nhân viên đến bãi chứa container tiến hành phun trùng
Bước 7: Đại lý hãng tàu gửi MASTER B/L cho Interlink
Sau khi nhân viên chứng nhận lại báo cáo đóng hàng từ nhân viên giao nhận thì sẽ làm BILL DETALL.
(1,3) (2,4)
Bộ phận chứng
từ của Interlink Đại lý
(1) Gửi BILL DETAL (2) Gửi draft MASTER B/L
(3) Gửi mail để xác nhận thông tin trên draft MASTER B/L là đúng (4) Cấp MASTER B/L
Sau khi nhận MASTER B/L, bộ phận chứng từ sẽ làm HOUSE MASTER B/L cho khách hàng
Bước 8: Công ty Interlink gửi bộ chứng từ cho khách hàng
Nhân viên Interlink công ty sẽ gửi cho khách hàng bộ chứng từ gốc qua dịch vụ