3.1. Mục đích, ý nghĩa
“Mô tả tài liệu là việc lựa chọn những dẫn liệu đặc trưng của một tài liệu, trình bày chúng theo những quy tắc nhất định giúp bạn đọc có khái niệm về tài liệu trước khi được tiếp xúc trực tiếp với tài liệu đó”.
- Là cơ sở, công cụđể tổ chức bộ máy tra cứu truyền thống và hiện đại: + Bộ máy tra cứu truyền thống: hệ thống mục lục (mục lục chữ cái, mục lục phân loại, mục lục chủđề).
+ Bộ máy tra cứu hiện đại: tra cứu qua mục lục truy nhập công cộng trực tuyến (OPAC) hoặc tra cứu trực tiếp qua các cơ sở dữ liệu.
- Là điều kiện đểtrao đổi dữ liệu thư mục giữa các thư viện với nhau. - Cung cấp các điểm tiếp cận thông tin, giúp bạn đọc tìm kiếm, lựa chọn tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.
3.2. Yêu cầu và quy định
Yêu cầu
- Trực diện: Khi tiến hành mô tả, tài liệu phải có trước mặt người làm công tác biên mục, tuyệt đối không được mô tả thông qua một nguồn gián tiếp
nào. Thông tin đưa vào các yếu tố mô tả được lấy ngay bản thân tài liệu đó. Đây là cơ sởđể thực hiện các yêu cầu mô tả khác.
- Chính xác: Những thông tin, dữ liệu đưa vào mô tả phải đúng như nó
được trình bày trên tài liệu đặc biệt là trên trang tên của tài liệu.
Trang tên tài liệu là nơi ghi đầy đủ và chính xác nhất các yếu tố mô tả. Ngoài trang tên tài liệu còn có bìa, trang tên sách phụ, các phần phụ khác và thông tin từ nguồn ngoài ấn phẩm.
Nếu thông tin đưa từ bên ngoài vào mô tả thì phải đặt trong dấu ngoặc vuông [].
VD: [TP. HồChí Minh] : Văn hóa Văn nghệ TP. Hồ Chí Minh
- Đầy đủ: Phải chọn và đưa vào những thông tin mà có thể phản ánh đầy
đủ nội dung, hình thức của tài liệu (đặc điểm toàn diện của tài liệu). Tuy nhiên, yêu cầu này chỉ mang tính chất tương đối.
VD: Khi tên tác giả là 1 phần của tên sách, mô tảnhan đề tài liệu có tên tác giả, phần thông tin trách nhiệm không cần nhắc lại nữa: Tranh Bùi Xuân Phái.
- Thống nhất (cùng kiểu): Thành phần các yếu tố mô tả và cách trình bày các yếu tố đó trên phiếu phải luôn theo đúng các quy tắc đã quy định. Do đó, một tài liệu luôn được mô tả giống nhau trong các mục lục và các bản thư mục khác nhau.
31
VD: Nguyễn Ái Quốc, Nguyễn Tất Thành, Hồ Chí Minh, Trần Lực, … Tiêu đề thống nhất là Hồ Chí Minh.
Sự thống nhất còn thể hiện ở những chữ viết tắt cũng phải theo quy định.
- Ngắn gọn: Một số yếu tố được phép viết tắt, một số thông tin có thể được lược bỏ tạo điều kiện cho bạn đọc dễ dàng trong sử dụng.
VD: Thành phố Hồ Chí Minh: Tp. Hồ Chí Minh.
- Rõ ràng: Các yếu tố mô tả phải đảm bảo cho bạn đọc hiểu đúng về từng tài liệu được giới thiệu. Không được lạm dụng quá nhiều yếu tố viết tắt ngoài quy định và hạn chế bổ sung thêm yếu tố bên ngoài ấn phẩm.
Quy định
* Về phiếu mô tả: Có khuôn khổ thống nhất quốc tế: + Chiều dài 12.5 cm, chiều rộng 7.5 cm,
+ Trên phiếu có hai vạch kẻ dọc, vạch thứ nhất cách mép trái 2.5 cm, vạch thứ hai cách vạch thứ nhất 1 cm,
+ Trên phiếu có từ 8 – 10 dòng kẻ ngang, dòng đầu tiên cách mép trên 1.5 cm, + Từ mép dưới của phiếu lên 0.5 cm ở chính giữa có một lỗ tròn nhỏ đường kính 0.7 cm để cho một thanh suốt bằng kim loại qua đó, giữ cho tờ
phiếu trong ô kéo không bịđảo lộn. 2.5 cm 1 cm
1.5 cm
7.5 cm
12.5 cm
3.3. Phân loại mô tả
Căn cứ vào đối tượng mô tả: 4 loại:
- Mô tả riêng (cá biệt): đối tượng là từng tài liệu cụ thể được xuất bản riêng biệt hoặc là mô tả từng tập riêng của ấn phẩm nhiều tập.
- Mô tả theo nhóm: từng nhóm tài liệu có nội dung cùng loại (các nội quy xí nghiệp, nhà máy, …), hình thức cùng kiểu (tờ rời, tập mỏng theo thứ tự năm xuất bản đầu so với năm cuối), chỉ mô tả theo tên tác giả tập thể hay tên tài liệu.
32
- Mô tả tổng hợp: sách nhiều tập, ấn phẩm định kỳ và tùng thư (đặc biệt là tất cả tập trung thể hiện phiếu có 2 phần).
+ Phần chung: phản ánh những dữ liệu thư mục chung cho cả bộ tài liệu,
ấn phẩm tiếp tục, tùng thư.
+ Phần riêng: liệt kê các tập, các số hiện có trong thư viện và các thông tin chỉ liên quan đến 1 tập, 1 số trong bộ (đặc biệt riêng của từng tập trong bộ).
- Mô tả phân tích: mô tả 1 phần tài liệu. Đối tượng mô tả phân tích là chương, phần, mục trong 1 cuốn sách, từng bài trong báo, tạp chí.
Căn cứ vào nội dung: 2 loại
- Mô tả đầy đủ: giới thiệu tương đối đầy đủ chi tiết những thông tin cần thiết về tài liệu để có thể phân biệt nó với tài liệu cùng loại (những thư viện có biên mục tập trung – thư viện lớn).
- Mô tả rút gọn: chỉ mô tả 1 số yếu tố tối thiểu những thông tin cần nhất có thể xác định được tài liệu. VD: thư viện phổ thông, thư viện thiếu nhi (thư
viện nhỏ).
Căn cứ vào mục đích và công dụng: 2 loại:
- Mô tả chính: là mô tả bắt buộc cho mỗi tài liệu nhập vào thư viện, không phụ thuộc vào số bản nhập. Mô tả chính phản ánh đầy đủ những thông tin về tài liệu, làm sáng rõ nội dung, công dụng của tài liệu.
- Mô tả phụ: là mô tả không bắt buộc, nó nhằm hỗ trợ phản ánh những khía cạnh khác của tài liệu, bổ sung cho mô tả chính: mô tả bổ sung, mô tả phân tích, mô tả tùng thư.
Mô tả bổ sung bao gồm: mô tả bổ sung cho tác giả, cá nhân và tập thể
cùng cộng tác, cho tên các nhân vật nổi tiếng; mô tả bổ sung cho tên sách; mô tả
phân tích cho từng chương, phần trong một cuốn sách hoặc các bài viết trong báo, tạp chí; mô tả bổsung cho tùng thư, tủsách, ….
Mô tả phụ nhằm mở rộng các điểm tiếp cận thông tin cho bạn đọc như
kho sách và nội dung kho sách. Sơ đồ mô tả theo AACR2:
Tiêu đề mô tả
Nhan đề chính [GMD] = Nhan đề song song : Thông tin bổ sung cho nhan đề / Thông tin trách nhiệm. - Lần xuất bản / Trách nhiệm lần xuất bản. – Nơi xuất bản : Nhà xuất bản, năm xuất bản (Nơi in : Nhà in). - Khối lượng (tổng số tập) : minh hoạ ; khổ sách + tài liệu kèm theo. – (Nhan đề tùng thư = Nhan đề tùng thư song song : Thông tin bổ sung / Thông tin trách nhiệm : Số tập).
Phụ chú.
33
3.4. Phương pháp mô tả các loại hình tài liệu
- Phương pháp mô tả sách
- Phương pháp mô tả báo, tạp chí. Mô tả bài trích báo, tạp chí. - Phương pháp mô tả bổ sung
- Phương pháp mô tả bài trích báo, tạp chí - Phương pháp mô tả luận án, luận văn
- Phương pháp mô tả một số loại tài liệu khác: bản đồ, tệp tin, bản nhạc, ...