5. Lưu trữ thông tin và bảo quản tài liệu
5.1. Lưu trữ thông tin
* Lưu trữ thông tin là một công đoạn trong dây chuyền hoạt động thông tin tư liệu, thực hiện sau khi đã xử lý hình thức và nội dung tài liệu, được con người tiến hành ngay từ khi xây dựng thư viện, là công tác tổ chức, sắp xếp những thông tin về tài liệu, dữ kiện, vấn đề của một hoặc một số cơ quan TT - TV nhằm quản lý và sử dụng chúng một cách tốt nhất.
- Bản chất của công tác lưu trữ:
+ Đây là hoạt động mang tính nghiệp vụ do cán bộ TT - TV thực hiện. + Sử dụng kết quả của quá trình xử lý thông tin.
- Đặc trưng của lưu trữ thông tin:
+ Thông tin được lưu trữ là nguồn thông tin cấp II, ngắn gọn, cô đọng, súc
tích và cơ bản, quan trọng nhất về tài liệu.
+ Những thông tin cấp II cho phép nhận dạng được tài liệu và cho phép phân biệt được tài liệu này với tài liệu khác, cho phép người dùng tin có thể hình dung một cách cơ bản về hình thức, nội dung của tài liệu khi chưa được tiếp xúc với tài liệu cấp I. Các thông tin về nội dung, hình thức của tài liệu được tập hợp lại thành một đơn vị thông tin gọi là phiếu mô tả, phiếu mục lục, phiếu thư mục, biểu ghi thư mục.
- Nhiệm vụ của tổ chức lưu trữ thông tin: Sắp xếp, bảo quản, tổ chức các
đơn vị thông tin về tài liệu. Mỗi thư viện hoặcc cơ quan thông tin có cách tổ
chức khác nhau tương ứng với chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan thông tin thư viện đó.
- Mục đích của công tác lưu trữ thông tin: Đây là công việc lâu dài của hoạt động thư viện nhằm lưu giữ, bảo quản tài liệu, thông tin tạo điều kiện để người dùng tin khai thác, truy cập, sử dụng thông tin vào các mục đích khác
nhau.
- Mối liên hệ giữa lưu trữ thông tin và các công tác khác: Lưu trữ thông tin có liên quan mật thiết đến mô tả tài liệu, định chủ đề tài liệu, phân loại tài liệu, định từ khoá và tóm tắt, chú giải, lưu trữthông tin là lưu trữ các kết quả của
các công đoạn xử lý hình thức và xử lý nội dung của tài liệu. Lưu trữ thông tin
cũng là để tổ chức công tác tra cứu, khai thác các tài liệu có trong thư viện.
41
- Khái niệm: Hệ thống lưu trữ thông tin là hệ thống mà trong đó, người ta tổ chức, sắp xếp và lưu trữ thông tin về tài liệu hoặc dữ kiện có trong một cơ
quan thông tin cụ thể nào đó (các loại mục lục, ngân hàng dữ liệu, cơ sở dữ liệu, ...) nhằm phục vụ cho công tác tra cứu và tìm tin. Công việc tổ chức gồm: thu thập thông tin, xử lý thông tin, sắp xếp, ....
- Đặc điểm của các hệ thống lưu trữ thông tin: Hệ thống lưu trữ thông tin là một bộ phận của bộ máy tra cứu thông tin trong cơ quan TT - TV. Hệ thống này là sản phẩm đồng thời cũng là công cụ để tiến hành tra cứu thông tin, giúp cho tìm, truy nhập và khai thác thông tin một cách dễ dàng. Với sự hỗ trợ của KH&CN các hệ thống LTTT ngày nay không chỉ giới hạn là lưu trữ các thông
tin thư mục mà còn có thểlưu trữ các thông tin toàn văn.
- Phân loại hệ thống lưu trữ thông tin: Tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ, cơ
sở vật chất của từng thư viện, tuỳ theo kỹ thuật xây dựng các hình thức lưu trữ thông tin khác nhau mà người ta chia hệ thống lưu trữ thông tin thành những loại khác nhau. Căn cứ vào các vật mang tin khác nhau mà người ta chia hệ
thống lưu trữ thông tin thành ba loại:
+ Hệ thống lưu trữ thông tin truyền thống. + Hệ thống lưu trữ thông tin bán tự động hoá. + Hệ thống lưu trữ thông tin tựđộng hoá.
+ Hệ thống LTTT truyền thống: Được xâydựng bằng phương pháp thủ công, ra đời và tồn tại trong nhiều thể kỷ. Bao gồm các loại mục lục, hộp phiếu, kho tài liệu tra cứu, các bản thư mục và hồ sơ trả lời bạn đọc. Ngày nay, với sự
hỗ trợ của CNTT, nhiều công đoạn xây dựng hệ thống LTTT truyền thống đã được áp dụng tự động hóa (tạo mục lục, thư mục, phích mô tả…từ việc trích rút dữ liệu từ CSDL).
+ Hệ thống LTTT bán tự động: Được xây dựng bằng phương pháp bán tự động với sự hỗ trợ phần nào của máy móc. Hệ thống này được áp dụng và tồn tại trong thập kỷ 60 – 80 của thế kỷ 20. Về mặt kỹ thuật đây là 1 bước phát triển mới. Quá trình lưu trữ và tìm kiếm thông tin được máy móc hỗ trợ nên giảm nhẹ
sức lao động và tăng hiệu quả tìm tin.
+ Hệ thống LTTT tự động hóa: Các thông tin về tài liệu được lưu trữ và xử lý 1 cách tự động trong bộ nhớ của máy tính điện tử và trên những vật mang
tin mà máy tính điện tử có thể đọc được. Nhờ đó việc tìm tin có thêm nhiều
điểm truy cập nhanh chóng và chính xác hơn.
Nhờ việc áp dụng các tiêu chuẩn về khổ mẫu trình bày dữ liệu, chuẩn về trao đổi thông tin, các hệ thống LTTT tự động hóa có thể dễ dàng trao đổi thông tin với nhau.
42
Tổ chức hệ thống LTTT có thể được thực hiện dưới nhiều dạng khác nhau
như: Hệ thống mục lục, bộ phiếu, phiếu lỗ, các CSDL, mục lục đọc máy.
Bộ máy tra cứu thông tin thường bao gồm các bộ phận như: Hệ thống mục lục, thư mục, CSDL, kho tài liệu tra cứu, hồsơ trả lời câu hỏi.
* Mục lục thư viện Khái niệm
- Các loại mục lục và hộp phiếu có trong thư viện truyền thống
- Đây là hệ thống lưu trữ thông tin truyền thống cung cấp các phương tiện tra cứu không thể thiếu được cho người đọc tìm được những tài liệu cần thiết có trong vốn tài liệu thư viện.
- Thư viện truyền thống tổ chức theo kho đóng chủ yếu sắp xếp theo nội dung, tất yếu phải có mục lục và hộp phiếu. Tổ chức mục lục và hộp phiếu là cần thiết và bắt buộc trong thư viện truyền thống.
- Khi vốn sách có nhiều, không có mục lục, cán bộthư viện và người đọc khó có thể tìm kiếm tài liệu.
- Mục lục thư viện là bảng kê (hay danh mục) các tài liệu có trong TV
được sắp xếp theo một trật tự nhất địnhnhằm giới thiệu đặc trưng của VTL.
Tác dụng
Trong bộ máy tra cứu thông tin thư mục, mục lục thư viện là một thành tố
quan trọng, nó có tác dụng:
*Đối với người đọc:
- Cung cấp cho người đọc những thông tin cần thiết về tài liệu: tác giả, tên
sách…thông qua các loại mục lục cụ thể như: mục lục phân loại, chữ cái, chủ đề.
- Giúp người đọc có những định hướng nhất định trong việc tra tìm và sử
dụng tài liệu.
* Trong hoạt động thư viện:
- Thúc đẩy làm tăng lượt luân chuyển của tài liệu.
- Gián tiếp thực hiện nhiệm vụhướng dẫn người đọc đọc sách.
- Thư viện sẽ khó phát huy tác dụng nếu không tổ chức được các hệ thống mục lục.
43
- Giúp cán bộthư viện tra cứu trả lời các yêu cầu thông tin của người đọc.
Người cán bộ thư viện có thể nắm được kho sách và trả lời các câu hỏi khác nhau của người đọc.
- Cán bộ thư viện có thể tìm chọn tài liệu phục vụ các cuộc triển lãm sách và biên soạn thư mục, báo cáo thống kê.
- Mục lục góp phần định hướng cho công tác bổ sung làm cho vốn tài liệu
thêm phong phú và đúng diện.
Căn cứ vào việc phản ánh đặc trưng của tài liệu
Mục lục chữ cái
- Sử dụng phổ biến trong các thư viện.
- Phản ánh các thông tin đặc trưng về hình thức của vốn tài liệu.
- Các phiếu mô tả được sắp xếp theo vần chữ cái họ tên tác giả cá nhân, các tác giả tập thể và tên các xuất bản phẩm.
- Đối với một số thư viện và cơ quan thông tin lớn, mục lục chữ cái được chia theo ngôn ngữ trên nhóm ngôn ngữ xuất bản của thư viện.
- Để giúp đỡ cho người đọc, người dùng tin có thể tra cứu được dễ dàng, trong một só thư viện và cơ quan thông tin, mục lục chữ cái được tổ chức dưới dạng: mục lục tên sách và mục lục tác giả.
* Mục lục tên sách
Các phiếu mô tả được xếp theo trật tự vần chữ cái tên sách.
Ngay trong mục lục phân loại, với hộp phiếu “tác phẩm văn học” hoặc trong mục lục địa chí, với hộp phiếu “xuất bản phẩm địa phương” người ta
thường tập hợp các phiếu mô tả theo dấu hiệu tên sách.
* Mục lục tác giả
Các phiếu mô tả được sắp xếp theo thứ tự vần chữ cái họ tên tác giả cá nhân và tác giả tập thể (tiêu đề mô tả của tài liệu có tác giả cá nhân hoặc tác giả
tập thể).
Tác giả: tác giả cá nhân là người viết, người hiệu đính, người dịch, người biên soạn và tác giả tập thể là các cơ quan ,tổ chức chủ trì hoặc tham gia biên soạn tài liệu.
* Mục lục phân loại
- Phản ánh các thông tin đặc trưng về nội dung của vốn tài liệu theo môn ngành tri thức.
- Trong mục lục phân loại các phiếu mô tả tài liệu được sắp xếp phù hợp với nội dung của chúng theo các môn ngành tri thức và tiếp tục phân mục nhỏ hơn theo trật tự logic và cấp bậc lệ thuộc.
44
- Mục lục phân loại được tổ chức theo bảng (khung) phân loại mà thư
viện hoặc cơ quan thông tin đã sử dụng trong quá trình phân loại tài liệu. - Cấu tạo tối ưu, gồm: mục lục phân loại và ô tra chủđề chữ cái.
- Ô tra cứu chủ đề: hỗ trợ mục lục phân loại, giúp cho việc đáp ứng nhu cầu tìm tài liệu theo chủđề. Người đọc nhanh chóng xác định được vị trí của các vấn đề mình cần tìm trong mục lục phân loại.
+ Ô tra chủđề chữ cái: là danh mục các chủ đề được sắp xếp theo thứ tự
vần chữ cái thể hiện nội dung của các tài liệu hiện đã được phẩn ánh trong mục lục phân loại. kèm theo tên chủ đề có ghi rõ kí hiệu phân loại của các đề mục phản ánh tài liệu trong mục lục phân loại.
Các kết quả điều tra cho thấy mục lục phân loại là loại mục lục hay được sử dụng nhất ở Việt Nam.
Mục lục chủđề
- Các phiếu mô tảđược sắp xếp theo vần chữ cái tên các đề mục chủđề và phụđề.
- Phản ánh nội dung vốn tài liệu theo các chủ đề. Tại các thư viện và cơ
quan thông tin có sử dụng bảng đề mục chủ đề trong công tác định chủ đề tài liệu, mục lục chủđề có thể được tổ chức trên cơ sở tham khảo các bảng đề mục chủđềđó.
Ở một sốthư viện và cơ quan thông tin mục lục chủđềđược tổ chức dưới dạng các hộp phiếu chuyên đề.
Căn cứvào đối tượng sử dụng
Mục lục độc giả
- Biên soạn cho người đọc/người dùng tin sử dụng (có thể là mục lục phân loại, chữ cái, chủđề, tác giả …) đôi khi còn được gọi là mục lục công dụng.
- Loại mục lục này phản ánh các đặc trưng của vốn tài liệu, giới thiệu tài liệu cho người đọc, nó đảm đương các nhiệm vụhàng đầu của mục lục thư viện.
- Đặc điểm:
Phản ánh kho sách có lựa chọn, không phản ánh toàn bộ vốn tài liệu có
trong kho. Các thư viện phải có sự lựa chọn sách khi đưa vào phản ánh trong mục lục độc giả. Yêu cầu đảm bảo tính khoa học và tư tưởng. Các sách lạc hậu,
mang quan điểm không chính thống hoặc bộ phận kho sách nghiên cứu không
đưa vào phản ánh trong loại mục lục này. Đây là đặc điểm cơ bản của mục lục
độc giả.
Phải tuân theo các nguyên tắc tổ chức mục lục và phải thường xuyên được kiểm tra, chỉnh lý.
45
- Biên soạn dành riêng cho cán bộthư viện sử dụng nội bộ trong quá trình bổ sung, làm công tác chỉ dẫn thư mục và thông tin, quản lý kho, chỉnh lý mục lục và là phương tiện để tra cứu và kiểm tra các loại mục lục khác. Trong một số trường hợp phải sử dụng mục lục công vụ để thỏa mãn nhu cầu của người đọc
khi người đọc có yêu cầu mà mục lục độc giả không đáp ứng được yêu cầu đó.
- Mục lục công vụ được xây dựng cho cán bộ thư viện nên ngoài các
thông tin thư mục còn có các ghi chú về nghiệp vụ như: thông tin phân bổ kho, sốlượng, số đăng ký các biệt, ký hiện phân loại, giá tiền, tình trạng tài liệu,…và được bố trí tại nơi làm việc của họ.
- Đặc điểm :
Phản ánh toàn bộ các tài liệu có trong vốn tài liệu của thư viện, bất kể
thuộc loại nào.
Không đơn thuần là bản kê tài liệu mà còn giám định và phản ánh tài liệu một cách chính xác có phân biệt tài liệu tốt – xấu.
- Có 2 loại mục lục công vụ:
+ Tổng mục lục chữ cái: Các phiếu mô tả được xếp theo vần chữ cái tiêu
đề mô tả.
+ Mục lục vị trí: Các phiếu mô tả được sắp xếp theo thứ tự tài liệu được
được xếp trên giá.
- Mục lục công vụcòn được gọi là mục lục sự vụ hoặc mục lục công tác. - Yêu cầu đối với mục lục công vụ: là tính chất hoàn chỉnh về mặt phản ánh kho sách một cách đầy đủ, chính xác.
Căn cứ vào phạm vi phản ánh kho sách
Mục lục kho sách riêng
- Phản ánh các bộ phận của kho sách riêng biệt có trong thư viện hoặc cơ
quan thông tin.
- Phản ánh các kho sách cụ thể của các thư viện.
- Các kho sách này có thể được tổ chức theo loại hình tài liệu hoặc theo các phòng chức năng.
VD: Mục lục kho sách phòng đọc, kho sách phòng mượn,…
Mục lục tổng quát
- Phản ánh toàn bộ hoặc đại bộ phận sách có trong thư viện, phản ánh kho sách chung của thư viện.
- Trong các thư viện, mục lục tổng quát chữcái thường là ML công vụ.
46
- Phản ánh vốn tài liệu của nhiều thư viện độc lập. Nhờ những ký hiệu tên
các thư viện thành viên, mục lục liên hợp nêu rõ một tài liệu cụ thể hiện đang được lưu giữở thư viện nào.
- Thực tế loại mục lục này thường do nhiều thư viện cộng tác với nhau biên soạn để phản ánh tài liệu của các thư viện đó về một đề tài hoặc một lĩnh
vực nào đó.
- Việc biên soạn mục lục liên hợp có thể tạo điều kiện cho việc chia sẻ
nguồn lực và thúc đẩy việc mượn giữa các thư viện.
Các loại mục lục dùng cho thiếu nhi
* Mục lục Album
Gồm các tranh ảnh là bìa sách, là những nhân vật trong sách. Mỗi tờ phản ánh một nhan đề sách, từng tờ riêng lẻ đóng thành tập. Không nên nêu hai hay nhiều chuyên đề trong một tập. Ở mặt sau tờ tranh không nên vẽ hay viết gì
thêm để tránh sự phân tán cho các em.
* Mục lục phích có hình vẽ
Phích của mục lục này lớn hơn phích thường có bề cao ít nhất là 20 cm, có thể dùng bìa sách các màu, riêng phích tiêu đề phân chia các đề mục bên trong các mục lục này nên dùng riêng một màu để phân biệt. Trên những tờ phích này