5. Lưu trữ thông tin và bảo quản tài liệu
5.2. Tổ chức kho tài liệu
Tổ chức tài liệu theo loại hình
Tổ chức tài liệu theo loại hình tài liệu là dựa vào các loại hình tài liệu có
trong thư viện và trung tâm thông tin để tổ chức sử dụng và bảo quản.
Trong cơ quan thông tin thư viện có các loại hình tài liệu như sau: Sách,
báo, tạp chí, bản đồ, bản nhạc, vi phim, vi phiếu, băng, đĩa….
Tổ chức tài liệu theo loại hình là dựa vào các loại tài liệu trên để tổ chức thành các kho riêng biệt như:
Kho sách – sách là một loại tài liệu quan trọng trong cơ quan thông tin thư
viện là loại tài liệu chiếm đa số trong thư viện và trung tâm thông tin. Bất cứthư
viện nào cũng có kho sách. Kho sách là cơ sở thiết yếu của thư viện và trung tâm thông tin. Sách là tài liệu có nội dung nhất quán liên tục, có số trang theo
quy định từ 49 trang trở lên không kể bìa là một đơn vị sách. Có sách dày, sách mỏng, sách nhiều tập, ít tập…. bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau.
Kho báo, tạp chí – là kho ấn phẩm định kỳ được xuất bản theo thời gian
đã ấn định trước. Ví dụ: báo ra hàng ngày, hàng tuần, tạp chí ra hàng tháng, hàng quý..
65
Báo, tạp chí cung cấp những thông tin mới, ngắn gọn, cập nhật. Báo, tạp
chí cũng chia thành báo, tạp chí khoa học và báo tạp chí phổ thông.
- Báo, tạp chí khoa học: là loại ấn phẩm phục vụ cho một nhóm đối tượng nhất định, họđọc để nghiên cứu, giảng dạy và học tập: Ví dụ Tạp chí khoa học và công nghệ của Đại học Thái Nguyên.
- Báo, tạp chí phổ thông: là loại ấn phẩm phục vụ rộng rãi cho mọi đối
tượng, họ đọc để nâng cao dân trí, kiến thức ví dụ: tạp chí Tiếp thị và gia đình,
tạp chí người đẹp…
Kho vi phim, vi phiếu - là loại kho cần thiết ở các trung tâm thông tin thư
viện lớn, để bảo quản các tài liệu bằng vi phim, vi phiếu.
Dùng vi phim, vi phiếu có ưu điểm ở chỗ: gọn nhẹ, dễ bảo quản, tiết kiệm
được nhiều chỗ trên giá, ngoài ra cũng có nhược điểm là phải đọc bằng máy, mỏi mắt hơn.
Kho băng đĩa hình – xã hội phát triển, công nghệ thông tin phát triển như vũ bão, vật mang tin cũng rất đa dạng, phong phú được ghi lại trên băng ghi âm và trên đĩa quang. Kết quả đạt được rất khả quan, bảo quản tốt, dùng được lâu bền, độ nén thông tin cao.
Qua thực tế cho thấy: một đĩa CD –ROM nặng 2 gam, đường kính 10 cm
đầy 2mm, có sức chứa bằng 400.000 trang giấy khổ A4; một đĩa CD – ROM
như thế có thể lưu được cả bộ bách khoa toàn thư 15 tập, mỗi tập nặng 5kg, cả
bộ là 75 kg.
Kho bản đồ, bản nhạc cũng được thu thập vào trung tâm thông tin thư
viện khá nhiều. Mỗi loại hình tài liệu nói trên đều có hình dạng, kích cỡ khác nhau, tính chất khác nhau. Ta phải tổ chức chúng thành bộ phận riêng để dễ sử
dụng và dễ bảo quản, tiết kiệm được nhiều chỗ trên giá sách.
Đối với bản đồ, ta phải tách riêng các bản đồ bạn đọc thường xuyên đến
mượn, đưa vào phòng đọc, các bản đồ quan trọng nhất nên treo trên tường tại
phòng đọc, phòng mượn. Kho bản đồ thường được xếp theo môn loại khoa học, hoặc theo đăng ký cá biệt, hoặc theo khổ.
Đối với các bản nhạc, thông thường người ta xếp theo môn loại Vi dụ: ở
Nga có khung phân loại niên giám các tài liệu âm nhạc do cục đăng ký sách báo
Nga xuất bản.
Tổ chức tài liệu theo ngôn ngữ
Tổ chức vốn tài liệu theo ngôn ngữ, nghĩa là dựa vào đặc điểm ngôn ngữ
của tài liệu để tổ chức, bảo quản. Như vậy có các bộ phận vốn tài liệu như sau:
- Vốn tài liệu tiếng Việt. - Vốn tài liệu tiếng Anh.
66 - Vốn tài liệu tiếng La tinh.
- Vốn tài liệu theo ngôn ngữ tượng hình.
Cách này trên thế giới và Việt Nam tổ chức nhiều.
Tổ chức kho theo ngôn ngữcó ưu điểm và nhược điểm như sau:
- Ưu điểm: định hướng cho bạn đọc, họ biết ngôn ngữ nào thì vào kho ngôn ngữ đó, thiếu thông tin mảng ngôn ngữ nào, vào kho tài liệu ngôn ngữ đó đọc sẽ nhanh, thoải mái hơn. Tổ chức kho theo ngôn ngữ giúp cho cán bộ thư
viện nhiều năm làm việc với một ngôn ngữ, sẽ nâng cao trình độ chuyên môn và ngoại ngữ.
- Nhược điểm: nếu chỉ tổ chức kho theo ngôn ngữ không kết hợp với các hình thức như là khổ sách, hoặc các loại hình tài liệu sẽ mất nhiều diện tích trên giá và hình thức không đẹp vì quyển cao, quyển thấp xếp cạnh tranh…
Tổ chức tài liệu theo hình thức phục vụ
Gồm có hai hình thức sau:
a.Tổ chức kho đóng:
Kho đóng là kho độc giả đến mượn tài liệu, phải tra cứu hệ thống tài liệu qua mục lục truyền thống hoặc mục lục đọc máy, phải ghi phiếu yêu cầu và
mượn qua thủthư. Độc giảkhông được trực tiếp vào kho tài liệu.
Kho đóng xuất hiện từ lâu đời, rất thịnh vượng ở các thế kỷtrước, thường
được tổ chức ở các loại hình thư viện khác nhau, đến nay kho đóng vẫn rất thịnh
vượng ở nhiều nước trên thế giới. Để tiết kiệm chỗcũng như thường tổ chức kho
đóng.
Ở Việt Nam, từ những năm 80 trở lại đây, hầu hết các thư viện và trung
tâm thông tin đểu tổ chức kho đóng vì để tiết kiệm diện tích, dễ bảo quản. Tổ chức kho đóng có ưu nhược điểm sau:
- Ưu điểm: tài liệu được sắp xếp theo ngôn ngữ và theo khổ, cỡ, nên hình thức đẹp, tiết kiệm diện tích, dễ bảo quản. Cán bộ thư viện lấy sách cho độc giả
nhanh vì sách xếp theo đăng ký cá biệt, ít mất mát, ít hư hỏng.
- Nhược điểm: độc giả không được trực tiếp vào kho sách, phải tra cứu mục lục và mượn qua thủ thư, kém hứng thú bạn đọc đến ít hơn. Do sách xếp theo khổ, cỡ và số đăng ký cá biệt, nên những sách xếp giá cạnh tranh không có mối liên hệ với nhau về nội dung thậm chí sách văn học có thể cạnh sách toán học.
Theo cách này các tài liệu có cùng nội dung bị phân tán nhiều nơi trong
kho. Nhìn kho sách ta không có khái niệm về nội dung tài liệu của thư viện mà phải thông qua bộ máy tra cứu. Do đó thư viện không thể sử dụng việc sắp xếp
67
Cán bộ thư viện vất vả hơn vì phải đi lại nhiều để lấy tài liệu phục vụ, nhất là các thư viện và trung tâm thông tin lớn, nhiều tài liệu, đông độc giả.
b.Tổ chức kho mở:
Kho mở được tổ chức đầu tiên tại Mỹ vào những năm cuối thế kỷ XIX
đầu thế kỷXX, sau đó lan truyền sang Châu Âu và thế giới. Kho mở là kho độc giả được trực tiếp vào kho chọn các tài liệu mà họ cần, không phải tra cứu qua mục lục. Đây là hình thức độc giả rất hứng thú. Ngày nay, xu thế chung trên thế
giới về tổ chức kho mở để giới thiệu trực tiếp kho sách, bạn đọc thích thú hơn,
dễ thỏa mãn nhu cầu của bạn đọc hơn, bạn đọc đến nhiều hơn vì dễ thỏa mãn, không phải tra tìm, không phải viết phiếu, không phải chờđợi mất thời gian.
Ở Việt Nam từ những năm 90 trở lại đây mới tổ chức kho mở. Hiện nay kho mởđược tổ chức ở nhiều loại hình thư viện khác nhau: Thư viện công cộng,
thư viện chuyên ngành, đa ngành: Thư viện Quốc gia Việt Nam, Trung tâm thông tin khoa học và công nghệ, Trung tâm Học liệu Đại học Thái Nguyên…
Tổ chức kho mởcó các ưu, nhược điểm như sau:
- Ưu điểm: độc giả được trực tiếp tiếp cận với kho tài liệu, họ có thể xem
lướt đểxác định tài liệu đó có cần không hoặc nếu cuốn họ biết không có, họ có thể mượn tài liệu khác có nội dung tương tự xếp cạnh đó, mà không cần phải viết lại phiếu yêu cầu, không phải chờ đợi, bạn đọc luôn cảm thấy không mất thời gian, không phải phiền hà đến thủ thư. Cách tổ chức này dễ thỏa mãn nhu cầu độc giả, độc giả thích thú hơn, nên đến thư viện nhiều hơn, vòng quay của tài liệu ở kho mở lớn hơn kho đóng. Cán bộ thư viện không phải trực tiếp nhận phiếu yêu cầu, không phải vào kho lấy sách.
Tài liệu kho mở luôn được sắp xếp theo môn loại khoa học, theo bảng phân loại DDC để bạn đọc dễ thỏa mãn nhu cầu nghiên cứu chuyên sâu, vì tài liệu có nội dung liên quan, giống nhau được xếp ở một chỗ, cuốn này không có sẽ mượn cuốn khác xếp cạnh đó có nội dung liên quan.
- Nhược điểm: mất nhiều diện tích ở trên giá vì phải dành chỗ để phát triển kho sách, nếu tính toán sai lệch, khi các đề mục phát triển nhanh sẽ thiếu chỗ, dẫn đến phải giãn kho rất vất vả. Các giá đều phải có ngăn rộng cỡ sách khổ lớn. Hình thức không đẹp vì quyển cao, quyển thấp cạnh tranh, mất nhiều diện tích. Bảo quản sách khó hơn nhiều so với kho đóng, dễ mất, dễ hỏng sách do bạn đọc lấy ra vào nhiều.
Tổ chức tài liệu theo chức năng
Tổ chức theo chức năng là dựa vào các chức năng của các loại kho để tổ
68
a.Kho chính: là kho lớn, đầy đủ tài liệu, được cất giữ gìn cẩn thận ngăn
nắp, gọn gàng hơn so với kho phụ. Kho chính thường ở cách thủthư xa hơn kho
phụ, số vòng quay của tài liệu ởkho chính cũng thấp hơn kho phụ.
Trong quá khứ phục vụ, chỉ khi nào kho phụ không có, thủ thư mới vào kho chính. Kho chính bao giờ cũng được tổ chức theo hình thức kho đóng và được sắp xếp kết hợp giữa khổ, cỡ, ngôn ngữ và sổđăng ký cá biệt để tiết kiệm chỗ, dễ bảo quản, hình thức đẹp.
Kho chính còn gọi là tổng kho có nhiệm vụ lưu trữ, bảo quản tất cả mọi loại hình tài liệu có trong thư viện và trung tâm thông tin từ trước đến nay. Mọi yêu cầu của độc giả ở các kho phụ không được thỏa mãn đểu gửi lên kho chính.
Các thư viện và trung tâm thông tin lớn bao giờ cũng tổ chức kho chính ( Tổng kho).
Để bảo quản tài liệu trong kho chính cho tốt, người ta thường phân kho chính ra các bộ phận theo loại hình tài liệu và theo ngôn ngữ: ví dụ: tổng kho sách tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Trung …tổng kho báo tiếng Việt, tiếng Anh… cũng có những thư viện ở kho chính được phân chia theo thời gian
như tài liệu trước năm 1954, tài liệu thời kỳ chống Mỹ, hoặc theo lãnh thổ như
tài liệu địa chí các vùng, các miền…
b.Kho phụ: là kho sát với thủ thư hay còn gọi là kho tạm. Kho phụ xếp các tài liệu thiết yếu nhất, được xuất bản những năm gần đây, độc giả thường hay hỏi mượn nhất. Việc tổ chức kho phụ giúp thủ thư đỡ mất công đi lại nhiều, phục vụnhanh hơn, bạn đọc đỡ mất thời gian chờđợi.
Tài liệu trong kho phụ thường được xếp theo môn loại khoa học, hoặc theo chủđề tài liệu, kho phụ thường tổ chức theo hình thức kho mở: sách riêng, báo tạp chí riêng, vi phim, vi phiếu, hoặc theo chủ đề như sách văn học trước cách mạng, sau cách mạng, sách toán có đại số hình học, các loại giáo trình, sách chuyên khảo… để tiện lợi cho độc giả tìm hiểu, nghiên cứu có hệ thống theo chủ đề, môn loại. Nhờ có hệ thống các kho phụ mà nhu cầu độc giả được thỏa mãn nhanh hơn, các kho phụthường sát với yêu cầu của bạn đọc hơn.
Đặc điểm của kho phụ là luôn luôn được bổ sung tài liệu mới theo định kỳ. Hàng năm đều có chuyển các tài liệu cũ trở về kho chính. Kho phụ tài liệu luôn mới, có tính thời sự, tính cấp thiết.
Có các loại kho phụ như sau: kho phụ phòng đọc sách, kho phụ phòng
đọc báo, tạp chí, kho tra cứu, kho nghe nhìn, đa phương tiện, tài liệu nghiệp vụ thông tin thư viện, phòng mượn.
69
Là tổ chức kết hợp từ hai hoặc ba hình thức kể trên vào làm một, như kết hợp loại hình tài liệu với khổ của tài liệu, hoặc tổ chức kết hợp ngôn ngữ của tài liệu với năm xuất bản của tài liệu.
Hầu hết các thư viện và trung tâm thông tin để tổ chức kết hợp.
Ưu điểm của hình thức kết hợp là đã loại trừ được các nhược điểm của các loại hình thức nói trên, giữ lại các ưu điểm.
VD: tổ chức theo ngôn ngữ riêng sẽ mất nhiều diện tích trên giá sách hơn,
khi kết hợp với tổ chức theo khổ của tài liệu sẽ tiết kiệm chỗ và hình thức đẹp
70
CHƯƠNG 3 CÔNG TÁC BẠN ĐỌC
1. Những vấn đề chung về công tác phục vụ bạn đọc
1.1. Khái niệm
Phục vụ bạn đọc là toàn bộ hoạt động của thư viện nhằm thỏa mãn nhu cầu và giúp đỡ người sử dụng thư viện hiệu quả nhất bắt đầu từ việc lựa chọn và sử dụng tài liệu đó. Công tác này được xây dựng trên sự kết hợp các quá trình liên quan chặt chẽ với nhau của việc phục vụ thư viện, phục vụ thông tin, tra cứu.
1.2. Tầm quan trọng của công tác phục vụ bạn đọc
- Phục vụ bạn đọc giúp cho việc vận hành vốn tài liệu hiệu quả nhất.
- Phục vụ bạn đọc giúp bạn đọc thỏa mãn nhu cầu thông tin của mình.
Đọc sách là quá trình sáng tạo gồm quá trình tiếp thu, so sánh, ứng dựng những
gì đã đọc vào cuộc sống.
- Phục vụ bạn đọc là thước đo đánh giá hiệu quả hoạt động của thư viện.
Thư viện càng phục vụ nhiều bạn đọc thì vai trò, tác dụng của nó càng lớn.
1.3. Nhiệm vụ của công tác phục vụ bạn đọc
- Giúp mỗi bạn đọc lựa chọn được sách mà họ cần.
- Tuyên truyền, giới thiệu những sách báo cần thiết, tốt nhất cho từng
người, từng nhóm người hoặc tất cả bản đọc.
- Góp phần vào việc giáo dục đạo đức, thẩm mỹ cho người đọc. - Hướng dẫn đọc, giúp tự học, tự nghiên cứu.
- Xây dựng thói quen đọc sách, góp phần xây dựng nền văn hóa đọc.
1.4. Nội dung của công tác phục vụ bạn đọc
- Tổ chức phục vụ bạn đọc trong và ngoài thư viện. - Tuyên truyền, giới thiệu các loại hình tài liệu.
- Hướng dẫn bạn đọc sử dụng thư viện và đọc tài liệu. - Nghiên cứu nhu cầu, hứng thú đọc.
- Phục vụ thông tin tra cứu cho bạn đọc.