Giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng container đƣờng biển đòi hỏi rất nhiều loại chứng từ, có thể chia thành 3 loại chính sau: Chứng từ hải quan, Chứng từ với cảng và tàu, Các chứng từ khác.
01 bản chính văn bản cho phép xuất khẩu của bộthƣơng mại hoặc bộ quản lý chuyên ngành (đối với hàng xuất khẩu có điều kiện) đểđối chiếu với bản sao phải nộp.
02 bản chính tờ khai hải quan xuất khẩụ
02 bản chính bản kê chi tiết hàng hóạ
01 bản sao hợp đồng mua bán ngoại thƣơng hoặc giấy tờ có giá trị tƣơng đƣơng nhƣ hợp đồng.
01 bản giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh và giấy chứng nhận đăng kí mã số doanh nghiệp.
b) Chứng từ với cảng và tàu
Hƣớng dẫn xếp hàng (Shipping note)
Vận đơn đƣờng biển (Ocean Bill of Lading) sẽđƣợc nói rõ hơn ở mục d.
Bản lƣợc khai hàng hóa (Cargo Manifest)
Phiếu kiểm đếm (Dock sheet & Tally sheet)
Sơ đồ xếp hàng (Ship’s stowage plan)
c) Các chứng từ khác
Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin)
Hóa đơn thƣơng mại (Commercial Invoice)
Phiếu đóng gói (Packing list)
Giấy chứng nhận sốlƣợng/trọng lƣợng (Certificate of quantity/weight)
Các chứng từ bảo hiểm
d) Các loại vận đơn đƣờng biển
Vận đơn container theo cách gửi FCL/FCL
Chứng từ vận chuyển hàng hóa bằng container gọi là vận đơn container (Container Bill of Lading), do ngƣời chuyên chở hoặc đại diện của họ ký phát cho ngƣời gửi hàng sau khi nhận container chứa hàng đã đƣợc niêm phong kẹp chì để chuyên chở.
Vận đơn container theo cách gửi LCL/LCL
Ngƣời gom hàng ký phát cho ngƣời chủ hàng gửi hàng lẻ của mình. Trong vận đơn có đầy đủ các thông tin chi tiết cần thiết về ngƣời gửi hàng, ngƣời nhận hàng. Ngƣời nhận hàng lẻ sẽ xuất trình vận đơn của ngƣời gom
hàng lẻ cho đại diện hoặc đại lý của ngƣời gom hàng tại cảng đíchđể đƣợc nhận hàng.
Vận đơn của người gom hàng: có thể dùng trong thanh toán, mua bán và giao dịch. Song để tránh trƣờng hợp ngân hàng không chấp nhận vận đơn của ngƣời gom hàng là chứng từ thanh toán, nên ngƣời xuất yêu cầu ngƣời nhập ghi trong tín dụng chứng từ “vận đơn ngƣời gom hàng đƣợc chấp nhận” (House Bill of Lading Acceptable).
Vận đơn thực của người chuyên chở: Ngƣời chuyên chở thực sau khi nhận container hàng hóa của ngƣời gom hàng sẽ ký phát vận đơn cho ngƣời gom hàng theo cách gửi hàng nguyên container (FCL/FCL). Trên vận đơn, ngƣời gửi hàng là ngƣời gom hàng, ngƣời nhận hàng là đại diện hoặc đại lý của ngƣòi gom hàng ở cảng đích.