a) Hoàn thiện các bƣớc lập và lƣu chuyển chứng từ
Chứng từ là cơ sở pháp lý để thực hiện mọi thủ công việc trong quy trình giao nhận hàng hóạ Ngoài việc kiểm tra rà soát các giấy tờ chứng từ mà bên khách hàng cung cấp cho phù hợp nội dung, nhân viên bộ phận chứng từ còn phải luôn theo sát và cập nhật những thay đổi cũng nhƣ phải xác định đƣợc đúng chính xác thời gian đi kèm các công việc trong cả quy trình.
Khi liệt kê các loại giấy tờ, thủ tục thƣờng rất ít khi các có sai sót nhƣng trong cả quá trình giao hàng luôn có những phát sinh xảy ra khiến cho việc cung cấp các loại giấy tờ ở mỗi thời điểm hoạt đông tác nghiệp luôn cần đƣợc cập nhật. Chỉ khi các giấy tờ này đủ và phù hợp thì các hoạt động tác nghiệp khác mới có thể diễn rạ
Giải pháp để thực hiện tốt việc chuẩn bị chứng từ là phân công cho nhân viên giao nhận có kinh nghiệm về chứng từ. Nhân viên giao nhận cần phải kiểm tra kĩ lƣỡng, để tránh các sai sót những giấy tờ mà bên khách hàng cung cấp nhân viên nên nhắc nhở họ để họ kiểm tra kỹ các thông tin trƣớc khi chuyển sang phía công tỵ
Nếu có các sai sót hoặc không phù hợp thì liên lạc ngay với bên khách hàng đề nghị sửa đổi hoặc bổ sung. Ngoài ra nhân viên của công ty cũng phải thƣờng xuyên cập nhật các văn bản chính sách mới của nhà nƣớc liên quan đến hoạt động giao nhận
b) Ban hành quy trình chuẩn về giao nhận hàng hóa
Dù kết quả đang thực hiện đƣợc rất tốt và các bộ phận, phòng ban vẫn duy trì hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu nhƣng cần thiết vẫn nên nhanh chóng hoàn thiện quy trình chuẩn để ban hành chung cho công ty, để tất cả các nhân viên có một hƣớng dẫn cụ thể để làm nghiệp vụ, đồng thời có các thủ tục hiệu quả để kiểm soát các khâu trong quy trình, và tránh các trƣờng hợp vƣớng vào các rắc tối không đáng có, gây ảnh hƣởng đến uy tín công ty nếu xảy ra vấn đề.
Xây dựng biểu mẫu thông tin cơ bản về khách hàng để lƣu lại khi tiếp cận khách hàng mới, biểu mẫu cần đơn giản để nhân viên có thể vừa trao đổi với khách hàng vừa dễdàng điền thông tin trực tiếp 1 lần.
dịch vụ, nên thay vào đó các nhân viên nên lƣu thông tin những khách hàng mà mình tiếp cận vào một file riêng để tiện theo dõi và liên lạc, khi nào khách hàng đồng ý sử dụng dịch vụ thì nhanh chóng có thể hoàn thành thông tin khách hàng trong fast pro và chuyển qua cho bộ phận tài chính – kế toán xét duyệt.
Đối với hợp đồng cần:
Một số thông tin và điều khoản trong hợp đồng nên đƣợc chia ra là nhiều trƣờng hợp theo nhƣ các tình huống thực tế đã gặp phải để có thể chọn lựa đƣa vào đối với những khách hàng khác nhau, tránh việc phải soạn thảo toàn bộ lại và tránh tốn thời gian.
Các thông tin khác trong hợp đồng có thể không đổi nhƣng báo giá thì có thểthay đổi, tùy theo từng thời điểm.
Hạn mức tín dụng của khách hàng nên đƣợc xem xét từ cả 2 phía là bộ phận kinh doanh trực tiếp làm việc với khách hàng và bộ phận tài chính - kế toán để dánh giá đúng và cụ thểhơn.
Các trƣờng hợp đặc biệt, cụ thể mà chƣa thể ký hợp đồng thì tùy trƣờng hợp trình lên Sales Mananager ký nháy trƣớc sau đó chuyển lên Phó Giám đốc xét duyệt.
Quy định khi làm thủ tục hải quan, nhân viên không đƣợc đứng tên trên tờ khai thay cho chủhàng để tránh các vấn đề nảy sinh phức tạp liên quan đến trách nhiệm hàng hóa khi phát hiện hàng hóa có vi phạm. Nhƣng vẫn cần xây dựng một vài ngoại lệ trong một số trƣờng hợp cụ thể ví dụ nhƣ khi chủ hàng chỉ vận chuyển hàng lẻ với số lƣợng ít và xét thấy đảm bảo không có nguy cơ hoặc khách hàng làm giấy ủy quyền về việc đứng tên khai báo hải quan và chịu trách nhiệm toàn bộ vềhàng hóa đƣợc kê khai, không liên quan đến ngƣời đứng tên thì có thểcho phép nhân viên đứng tên trên tờ khaị
c) Các giải pháp về nhân sự:
Duy trì các hoạt động nâng cao trình độ nhân viên thông qua việc thƣờng xuyên tổ chức các lớp nghiệp vụ về giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng container (FCL/LCL) bằng đƣờng biển và đƣờng hàng không. Đài thọ cho nhân viên tham gia các khóa kỹnăng, hội nghị chuyên đề vềlĩnh vực đang công tác.
Tăng cƣờng sựtrao đổi và giao tiếp, phối hợp giữa các nhân viên trong cùng bộ phận, phòng ban và khác bộ phận, phòng ban về tầm nhìn, sứ mệnh công ty và phƣơng hƣớng kinh doanh trong từng quý, năm, trung và dài hạn.
thời gian cốđịnh để chia sẻ những khó khăn và vƣớng mắc trong công việc, đề xuất hƣớng giải quyết, cùng nhau bàn bạc giải pháp và thảo luận về công việc mới trong thời gian tớị Từ đó tăng tính chia sẻ và thông cảm hơn cho từng nhân viên trong bộ phận.
Có thể tuyển dụng thêm nhân viên phòng CS (chính thức hoặc thời vụ) đểtăng mức độ chuyên nghiệp và hỗ trợ công việc cho nhau, đảm bảo khảnăng đáp ứng dịch vụ liên tục và nhanh chóng trong các giai đoạn cao điểm, các mùa có lƣợng hàng xuất khẩu lớn trong năm.
d) Các giải pháp về dịch vụ:
Tiếp tục phát triển đa dạng các dịch vụ hỗ trợ vận tải, tập trung khai thác các lĩnh vực vốn là thế mạnh của công ty để tạo thế cạnh tranh vững chắc trên thị trƣờng, lấy động lực để mở rộng quy mô hoạt động và nâng cao chất lƣợng các dịch vụ khác, đảm bảo cung ứng cho khách hàng các dịch vụ thuận tiện và nhanh chóng.
Các bộ phận trong công ty cần thông tin cho nhau thƣờng xuyên để thắt chặt mối quan hệ tƣơng hỗ lẫn nhau, thực hiện marketing và bán các dịch vụ của nhau nhằm tăng lợi nhuận chung cho công tỵ
e) Các giải pháp để duy trì và mở rộng khách hàng:
Vào mùa nhu cầu vận tải thấp, các nhân viên trong bộ phận kinh doanh nên tập trung vào mảng môi giới thƣơng mại để tìm kiếm thêm khách hàng mới cho công ty, mở rộng thị trƣờng khách hàng tiềm năng, có thể đẩy mạnh hoạt động môi giới thƣơng mại thông qua việc tìm kiếm nhu cầu khác biệt giữa trong nƣớc và nƣớc ngoài để xúc tiến thƣơng mại, tham gia vào hội chợ ngành hàng trong và ngoài nƣớc để gặp gỡ khách hàng, làm cầu nối giữa cung và cầụ
Tiếp tục quá trình chăm sóc khách hàng hậu bán hàng: tƣ vấn, giúp đỡ các khách hàng khi gặp khó khăn, phát triển mối quan hệ thân thiết đã hình thành với khách hàng. Đây là cách quảng cáo, truyền thông vừa hợp lý vừa hiệu quả và giúp giảm chi phí bán hàng, quảng cáo vì chăm sóc khách hàng thƣờng xuyên có thể vừa giúp duy trì khách hàng cũ và vừa có thêm khách hàng mới thông qua các mối quan hệvà phƣơng thức “truyền miệng”.
f) Các giải pháp về công nghệ thông tin:
Tăng cƣờng tính tƣơng tác ở website www.itlvn.com, đồng thời thể hiện thêm dịch vụ môi giới thƣơng mại để những khách hàng tiềm năng có thể nhận biết và sử dụng dịch vụ này nếu có nhu cầu, nhƣ: thông tin về các quy trình giao nhận hàng hóa của công ty nhằm tạo ấn tƣợng về sự chuyên nghiệp và hiệu quả
của dịch vụ, có thêm mục hỏi đáp, tƣ vấn khách hàng online, giới thiệu chi tiết các khách hàng quen thuộc và uy tín của công ty, các lô hàng khó xử lý mà công ty đã chuyên nghiệp giải quyết ở khâu giao nhận vận tải cho khách hàng v.v…
Tiếp tục sử dụng phần mềm quản lý email nội bộ của công ty để trao đổi thông tin và hỗ trợ nhau giữa các nhân viên, bộ phận, phòng ban một cách thuận lợi và dễ dàng nhất.
Nghiên cứu phƣơng thức giúp cho phòng CS có thể liên lạc dê dàng với hãng tàu trong quá trình vận chuyển và công bố thông tin cho khách hàng, có thể nghiên cứu xây dựng chức năng theo dõi lộ trình của lô hàng trên website, khách hàng tự đăng nhập và xem trực tiếp mà không cần phòng CS thông báo qua email hay điện thoại, giúp tiết kiệm thời gian hơn đồng thời lƣu thông tin lộ trình dễhơn, làm căn cứđể lƣu hồsơ phòng trƣờng hợp có tranh chấp xảy rạ
4.3.2 Kiến nghị
Trong bối cảnh thị trƣờng phát triển rộng nhƣng mức độ cạnh tranh ngày càng mạnh mẽ trong lĩnh vực giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế nhƣ hiện nay, dựa trên đội ngũ vừa sáng tạo vừa có kinh nghiệm cũng nhƣ vị thế đã đƣợc xây dựng và đang dần khẳng định trên thị trƣờng của mình, ITL đang ngày càng hoàn thiện các dịch vụ về giao nhận, vận tảị
Tuy nhiên, lĩnh vực giao nhận vận tải lại là một lĩnh vực đặc thù, chịu ảnh hƣởng rất nhiều từ các nhân tố ngoài phạm vi kiểm soát của doanh nghiệp, nên không chỉ riêng ITL mà các công ty khác trong ngành rất cần đƣợc sự quan tâm, ủng hộ và giúp đỡ của Nhà nƣớc, các Bộ, ngành, cơ quan hữu quan cũng nhƣ Hiệp hội giao nhận Việt Nam, Phòng thƣơng mại và công nghiệp Việt Nam để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho hoạt động kinh doanh, góp phần phát triển thƣơng mại quốc tế của Việt Nam. Sự quan tâm này cần đƣợc thể hiện cụ thể thông qua các chính sách hợp lý và hành động thiết thực.
a) Liên quan đến vấn đề soi chiếu container
Vận tải container đang phát triển mạnh mẽ, việc đƣa vào sử dụng máy soi chiếu container ở các cảng biển đang giúp cho quá trình kiểm hóa và khai báo hải quan nhanh chóng, hiệu quả hơn, đồng thời giúp phát hiện các vi phạm khi có nghi ngờ nhờ tác dụng trực quan của máy soi chiếu, nhƣng cũng đồng nghĩa với việc phải xây dựng và đào tạo đội ngũ cán bộ sử dụng máy soi chiếu có trình độ, nhanh nhạy và biết phán đoán trƣớc sự đa dạng của hàng hóa và thông tin trên tờ khaị Vậy nên cần đào tạo và thƣờng xuyên nâng cao trình độ
của đội ngũ soi chiếu container theo trình độ và kinh nghiệm của các nƣớc phát triển về kỹ thuật soi chiếu container, cụ thể nên:
− Đề nghị phía Nhà nƣớc mời các chuyên gia nƣớc ngoài về hỗ trợ kỹ thuật đào tạo, bồi dƣỡng đội ngũ cán bộ vận hành, phân tích hình ảnh soi chiếụ
− Tạo điều kiện cho Hải quan các cảng tham quan học tập, trao đổi kinh nghiệm sử dụng máy soi tại các nƣớc phát triển.
− Hỗ trợthêm kinh phí để bảo dƣỡng hệ thống soi chiếu thƣờng xuyên. − Xây dựng và ban hành các văn bản quy định cụ thể về soi chiếu
container nhƣ nguyên tắc xây dựng tiêu chí lựa chọn container đƣa vào soi chiếu; trình tự kiểm tra hàng hóa bằng máy soi container… để các đối tƣợng có liên quan nhƣ ngƣời giao nhận, chủ hàng nắm rõ và tuân thủ.
− Việc soi chiếu theo quy trình thông thƣờng nếu thực hiện thì sẽ sau khi tờ khai hải quan đƣợc nộp, nhƣng quan sát trên thực tế, em thấy sẽ hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn nếu thực hiện cùng lúc làm tờ khai, vì các trƣờng hợp có dấu hiệu nghi vấn mới quyết định soi chiếu, nếu đã nhƣ vậy thì khi điều kiện thực tế cho phép, tiến hành soi chiếu trƣớc lúc nộp tờ khai, vừa giúp tiết kiệm thời gian lại không bị ảnh hƣởng bở những thông tin trong tờ khaị Đồng thời giúp cho ngƣời giao nhận tránh đƣợc những ảnh hƣởng pháp lý và không bị ảnh hƣởng đến uy tín khi đứng tên trên tờ khai trong trƣờng hợp lô hàng bị phát hiện vi phạm.
b) Liên quan đến việc thu hút đầu tƣ
Nhà nƣớc cần tập trung tăng cƣờng thu hút FDI vào ngành giao nhận vận tải để sử dụng nguồn vốn và công nghệ tiên tiến nhằm xây dựng, đảm bảo cơ sở hạ tầng cũng nhƣ trang thiết bị hiện đại cho sự phát triển của lĩnh vực kinh doanh đặc thù nàỵ
Thực hiện các biện pháp mạnh mẽhơn về: cải cách hành chính, tạo môi trƣờng pháp lý thông thoáng, tạo môi trƣờng kinh tế - xã hội thuận lợi hơn nữa cho các nhà đầu tƣ nƣớc ngoài vào đầu tƣ ở Việt Nam.
Tổ chức nhiều hơn các diễn đàn công khai, hội chợ ngành hàng để giúp cung – cầu có thể gặp nhaụ
c) Liên quan đến hải quan
Hiện nay thủ tục hải quan đã đƣợc tiến hành nhanh hơn và đơn giản hơn trƣớc rất nhiều, nhƣng vẫn cần đƣợc thƣờng xuyên kiểm tra bởi các cơ quan chức năng nhằm tránh xảy ra tình trạng cán bộ hải quan làm việc cửa quyền, gây khó khăn cho ngƣời xuất khẩụ Các doanh nghiệp trong lúc thực hiện khai báo hải quan điện tử tuy nhanh hơn nhƣng vẫn trong giai đoạn đầu ứng dụng rộng rãi nên không thể không phát sinh lỗị Cán bộ hải quan cần tìm hiểu những lỗi đó để đánh giá chung về việc khai báo điện tửvà đề xuất áp dụng các chính sách sửa đổi giúp ngƣời làm thủ tục hải quan đƣợc thuận lợi hơn.
Đẩy mạnh và nhanh chóng mở rộng hệ thống khai báo hải quan điện tửở tất cả các địa phƣơng, đồng thời phổ biến những hƣớng dẫn cụ thể đến ngƣời khai báo, bảo đảm tính chính xác và cập nhật cho hệ thống khai báọ
Tiếp tục duy trì việc giải đáp các thắc mắc, vấn đề gặp phải liên quan đến quá trình khai báo thủ tục hải quan trên website chính thức của Tổng cục.
d) Tập trung nâng cấp hệ thống cảng biển, khai thác năng lực đội tàu
Việt Nam có hạ tầng cơ sở phục vụ vận tải biển khá tốt nhƣng lại chƣa khai thác đƣợc hết tiềm năng. Các cảng biển tuy nhiều nhƣng đa phần là cảng nhỏ, tàu container chở hàng lớn không vào đƣợc, hơn nữa điều kiện trang bị ở các cảng chƣa đáp ứng đƣợc nhu cầu của những nhà đầu tƣ nƣớc ngoài với nhiều loại hàng hóa đặc biệt, yêu cầu ở cảng cần tiết kiệm thời gian và nhanh chóng xếp dỡ hàng hóa, những điều này rất đáng tiếc vì ta vẫn chƣa khai thác đƣợc hết năng lực của hệ thống cơ sở vật chất, xây dựng nhiều nhƣng chƣa đồng bộ, chƣa có kế hoạch khai thác cụ thể, cần thiết phải tập trung xây dựng quy mô, chất lƣợng của một số cảng hàng đầu thành cảng đạt tầm quốc tế để giao nhận lƣợng hàng lớn hơn, thu hút nhiều thị trƣờng quốc tếhơn.
Nếu so sánh thuần túy về số lƣợng tàu, Việt Nam có thể sánh vai với nhiều cƣờng quốc có bề dày phát triển phƣơng tiện vận tải biển. Mặc dù xuất phát chậm hơn nhƣng Việt Nam có tỉ trọng tăng trƣởng nhanh về số lƣợng tàu vận tải biển. Tuy nhiên khi đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung cũng nhƣ vận tải biển nói riêng, tiêu chí hàng đầu giữ vai tròquyết định phải là hiệu quả. Thế nhƣng số lƣợng tàu tỉ lệ nghịch với thị phần vận tải biển. Vậy nên các chủ tàu cần tìm kiếm mở rộng thêm nguồn khách hàng, thông qua các diễn đàn, hội nghị để quảng bá hình ảnh của mình tới các doanh nghiệp giao nhận, trƣớc đó thì cần nâng cao khả năng hoạt động của đội tàu về tải trọng và quy mô chuyên chở, nên tập trung vào hàng hóa khối lƣợng lớn bởi lƣợng hàng này
đang có nhu cầu vận chuyển caọ
Chuyển chở hàng hóa xuất khẩu bằng đƣờng biển đòi hỏi phải có đội tàu container đủ số lƣợng và bảo đảm chất lƣợng. Nhƣng số tàu container vận tải