5. Kết cấu đề tài
2.2.3.3. Nguyên nhân dẫn đến hạn chế
Thứ nhất, công ty không đáp ứng được một số điều kiện, yêu cầu pháp luật mới của Chính phủ (vốn, số năm hoạt động, cơ sở vật chất...). Bên cạnh đó, kiến thức pháp luật của nhân viên trong doanh nghiệp còn hạn chế, thường xuyên thay đổi đội ngũ nhân sự gây khó khăn cho việc quản lý của ban lãnh đạo công ty. Đồng thời, các nhân viên mới rất khó nắm bắt được tình hình thông tin khách hàng trong thời gian ngắn và không hiểu rõ được quy trình hoạt động của doanh nghiệp nên mất đi rất nhiều khách hàng lớn.
Thứ hai, do đặc thù ngành kiểm toán có tính mùa vụ, nên khi vào một số tháng đầu năm (những tháng có ít hợp đồng) doanh thu không cao nhưng công ty vẫn phải duy trì những khoảng chi phí thiết yếu (chủ yếu là lương nhân viên, chi phí điện, nước, chi phí văn phòng phẩm,...). Bên cạnh đó, các bộ phận, phòng ban trong công ty đều chi vượt mức quy định cho phép của quy chế doanh nghiệp đề ra.
Thứ ba, nợ phải thu tồn đọng qua nhiều năm với số tiền khá lớn, tình trạng dây dưa cố tình chiếm dụng vốn, trốn tránh trách nhiệm thanh toán của một số khách hàng gây ảnh hưởng lớn đến việc huy động vốn phục vụ cho việc hoạt động kinh doanh của công ty.
Thứ tư, chính sách về nhân sự: công ty chưa có kế hoạch phân công công việc cụ thể cho mỗi nhân viên ở các vị trí khác nhau, thiếu bảng mô tả công việc và phân định trách nhiệm rõ ràng cho các vị trí, không có sự nhất quán giữa chính sách và hành động. Một số nhân viên phải làm việc quá nhiều, trong khi những nhân viên khác lại không có công việc làm. Bên cạnh đó, chính sách đãi ngộ, lương thưởng chưa phù hợp nên nhiều nhân viên có năng lực không gắn bó lâu dài với công ty.
4 1
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Thông qua tìm hiểu, mặc dù công ty TNHH Kiểm toán Mỹ (AA) chỉ mới thành lập hơn 10 năm, những đã có một lượng khách hàng nhất định trên thị trường, đem lại lợi nhuận không nhỏ cho công ty mỗi năm. Cùng với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, ban lãnh đạo không ngừng cải thiện, đổi mới chất lượng và đa dạng hóa các dịch vụ mà công ty đã dần củng cố được vị trí của mình trên thị trường.
Sau khi phân tích tình hình tài chính công ty TNHH Kiểm toán Mỹ (AA), chúng ta có thể thấy được thực trạng hiện tại của công ty. Nhìn chung, công ty có các hệ số thanh toán đều tốt, đáp ứng được các khoản nợ hiện tại. Ban lãnh đạo công ty đã bắt đầu quan tâm đến việc quản trị khoản phải thu để giảm số ngày kỳ thu tiền bình quân. Ngoài ra, công ty còn quan tâm đến việc thanh toán đầy đủ và đúng kỳ các khoản lương và thuế. Bên cạnh những điểm mạnh nói trên, công ty còn tồn tại một số hạn chế như: doanh thu trong giai đoạn này đang có xu hướng đi xuống, tiền và khoản tương đương tại doanh nghiệp chiếm giữ tỷ trọng quá lớn mà không có các khoản đầu tư khác,... Trong giai đoạn 2012 - 2014, số lượng khách hàng của công ty đang giảm, nguyên nhân chủ yếu là do công ty không đáp ứng được một số điều kiện của Nhà nước. Điều này, làm cho lợi nhuận công ty giảm đáng kể, ảnh hưởng đến các chỉ số tài chính của công ty. Vì vậy, công ty cần đưa ra các quyết định cũng như biện pháp nhằm hạn chế những tồn tại trong công tác quản lý tài chính để thúc đẩy hoạt động kinh doanh.
Chương 3: GIẢI PHÁP - KIẾN NGHỊ 3.1. Định hướng phát triển cho công ty
Trong môi trường kinh tế đang phát triển, ngành kiểm toán đang ngày càng được chú trọng và quan tâm. Đã có rất nhiều công ty, tổ chức nước ngoài tham gia vào thị trường. Với kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực, đồng thời với nguồn vốn khổng lồ và công nghệ hiện đại, thì việc định hướng phát triển cho công ty vô cùng quan trọng. Hiện tại và tương lai công ty TNHH Kiểm toán Mỹ (AA) đã đưa ra:
- Giảm thiểu những ảnh hưởng của điểm yếu hiện có đến sự tồn tại và phát triển của công ty.
- Nâng cao uy tín và vị thế của công ty trên thị trường, trở thành doanh nghiệp hàng đầu trong ngành, cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp và chất lượng, tin cậy ở thị trường Việt Nam.
- Đa dạng hóa các dịch vụ cung cấp cho khách hàng của doanh nghiệp, thông qua việc tiếp thu, cập nhật các công nghệ kỹ thuật hiện đại trên thế giới cũng như phân phối và quản lý lại tài chính trong công ty.
- Xây dựng thương hiệu mạnh và tìm kiếm thêm những khách hàng tiềm năng mới. Thiết lập hệ thống các chi nhánh, đối tác liên kết để mở rộng mạng lưới phân phối, nhắm đến thị trường khách hàng trọng điểm.
3.2. Giải pháp đề xuất
3.2.1. Tăng doanh thu và tỷ suất sinh lợi+ Cơ sở hình thành giải pháp + Cơ sở hình thành giải pháp
Trong kinh doanh, doanh thu luôn là yếu tố được quan tâm nhất, và cũng là mục tiêu cuối cùng của nhà đầu tư. Tuy nhiên, trong giai đoạn 2012 - 2014, khoản mục doanh thu của công ty TNHH Kiểm toán Mỹ lại luôn đi xuống với tỷ lệ giảm trung bình là 14%. Đây là điều đáng lo ngại cho cả ban lãnh đạo và toàn thể nhân viên trong công ty.
Ngoài ra, doanh thu giảm còn kéo theo gần như tất cả những tỷ lệ sinh lợi đều có xu hướng giảm với tỷ lệ cao thấp khác nhau, bình quân năm 2014 tỷ suất sinh lợi đều giảm gần gấp đôi so với năm 2012. Có thể thấy, việc đi xuống toàn bộ các tỷ số sinh lợi là một dấu hiệu cảnh báo nhà lãnh đạo cần xem xét lại toàn bộ việc kinh doanh
của doanh nghiệp. Đồng thời phải có những biện pháp kịp
thời để cải thiện tình hình và
nâng cao doanh thu.
+ Mục đích của giải pháp
• Tăng doanh thu những năm tới của doanh nghiệp
• Nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty để cải thiện tỷ suất sinh lợi
+ Thực hiện giải pháp
• Do sản phẩm của công ty là sản phẩm dịch vụ nên chất lượng sản phẩm phụ thuộc rất nhiều vào trình độ và kỹ năng của nhân viên. Công ty nên khuyến khích và tạo điều kiện cho nhân viên theo học các khóa học để nâng cao chuyên môn, tăng hiệu quả làm việc (tăng chất lượng sản phẩm), để thu hút thêm nhiều khách hàng.
J Hỗ trợ 50% học phí cho nhân viên có năng lực theo học các khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ như: CPA, ACCA,...
J Mời chuyên gia đến công ty đào tạo nghiệp vụ, cập nhật thêm kiến thức pháp luật cho toàn thể nhân viên.
J Đăng ký cho nhân viên tham gia các khóa học kỹ năng mềm, các hội thảo đào tạo kỹ năng thuyết phục khách hàng.
J Đối với những nhân viên được đưa đi đào tạo thì công ty nên yêu cầu nhân viên ký hợp đồng làm việc tại công ty ít nhất 5 năm để tránh hiện tượng chảy máu chất xám.
• Công ty đẩy mạnh công tác Marketing
J Công ty nên tham gia vào các hội thảo giới thiệu doanh nghiệp, hội thảo ngành nghề để quảng bá công ty với công chúng.
J Áp dụng đa dạng các hình thức quảng cáo giúp khách hàng biết đến doanh nghiệp qua nhiều phương tiện khác nhau
J Mặt khác, doanh nghiệp không phải chỉ luôn tìm kiếm thêm khách hàng mới còn cần phải quan tâm, chăm sóc đến những khách hàng thân thiết cũ, vì họ sẽ chính là người giới thiệu những khách hàng tiềm năng đến với công ty.
J Công ty nên thực hiện khảo sát, đánh giá ý kiến khách hàng về chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp để xem xét lại sản phẩm - dịch vụ công ty cung cấp, tìm kiếm điểm mạnh và hạn chế của dịch vụ mình, thông qua đó, nghiên cứu để cải thiện chất lượng.
• Ban lãnh đạo nên đặt ra chỉ tiêu cụ thể cho từng tháng về doanh thu và số lượng hợp đồng đối với nhân viên để có chính sách khen thưởng, khuyến khích đối với những nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ. Bên cạnh đó cũng cần đề ra chính sách xử phạt như: nhắc nhở, cảnh cáo, kiểm điểm,... đối với những nhân viên không đạt chỉ tiêu.
• Ngoài ra, yếu tố giá cả cũng ảnh hưởng rất nhiều đến doanh thu. Ban lãnh đạo công ty nên tham khảo mức giá đưa ra của doanh nghiệp so với công ty đối tác và đối thủ.
J Đối với khách hàng cũ, gắn bó lâu năm với doanh nghiệp, công ty có thể ưu tiên giải quyết hồ sơ, kiểm kê trước, áp dụng các chính sách ưu đãi (giá, dịch vụ tặng kèm,...) để khuyến khích khách hàng hợp tác lâu dài.
J Đối với khách hàng mới, sẽ chiết khấu 5% nếu khách hàng giao dịch lần tiếp theo.
J Ở một mức giá cao có thể đem lại rất nhiều lợi nhuận nhưng điều này làm hạn chế đối tượng khách hàng đến với doanh nghiệp. Cần xem xét cụ thể tình hình khách hàng để đề ra mức giá cũng như chiết khấu, giảm giá, tỷ lệ hoa hồng... phù hợp.
J Chính sách giá của doanh nghiệp không chỉ cần phải quan tâm đến từng đối tượng khách hàng mà còn phải xem xét đến thời điểm trong năm, cụ thể là: đối với mùa ít hợp đồng, có thể đề ra nhiều chính sách ưu đãi cho khách hàng để đảm bảo hoạt động và doanh thu cho công ty. Sự linh hoạt trong điều tiết giá cả cũng tạo cho doanh nghiệp một nguồn lợi nhuận mới trong kinh doanh.
+ Kết quả dự kiến sẽ đạt được
Tăng được doanh thu trong tương lai, đồng thời, cải thiện được chất lượng sản phẩm - dịch vụ của chính mình, tìm ra được những nguyên nhân thiếu sót của mình và đề xuất được phương pháp cải thiện. Tạo cơ hội phát huy tinh thần sáng tạo của nhân viên công ty. Không những thế, nếu thực hiện được thì công ty sẽ tìm kiếm được cho mình một lượng khách hàng mới, là cơ sở để tăng thêm một lượng khách hàng tiềm năng khác.
3.2.2. Giảm chi phí trong kinh doanh + Cơ sở hình thành giải pháp
Chi phí trong kinh doanh luôn là yếu tố khiến ban quản trị và nhà đầu tư đặc biệt quan tâm. Đây là khoản mục mà bất cứ công ty nào cũng mong muốn có thể tối thiểu hóa. Qua 3 năm ở giai đoạn 2012 - 2014, ta có thể dễ dàng thấy được chi phí chủ yếu của doanh nghiệp là: chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng. Bên cạnh đó, cả hai chi phí này đều đang có xu hướng giảm, đây là điều tích cực trong kinh doanh, nhưng khi phân tích và tính toán, dễ dàng thấy tốc độ giảm trung bình của doanh thu là 14%, lớn hơn được tốc độ giảm của chi phí. Việc chi phí của doanh nghiệp giảm chậm hơn doanh thu sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến lợi nhuận của công ty. Vì thế, ban lãnh đạo công ty cần có những biện pháp phụ hợp để điều chỉnh chi tiêu thích hợp cho việc quản lý doanh nghiệp cũng như việc bán hàng.
+ Mục đích của giải pháp
• Hạ thấp chi phí doanh nghiệp, cũng như tối thiểu hóa những chi phí ẩn còn tồn đọng để tăng lợi nhuận kinh doanh.
• Phân tích và tính toán được cụ thể chi phí công ty phải bỏ ra hằng năm, từ đó, cải thiện và tránh được tình trạng lãng phí tài nguyên.
+ Thực hiện giải pháp
• Công ty cần xây dựng điều kiện thích hợp cho việc cắt giảm chi phí hiện tại. Việc thay đổi các quy trình quản lý, tổ chức hiệu quả luôn là điều kiện tiên quyết cho hoạt động cắt giảm chi phí hiệu quả nhất.
• Ban lãnh đạo nên tổ chức đánh giá năng lực của nhân viên để xác định rõ hiệu quả làm việc của từng người. Bảng đánh giá nhân viên cần cụ thể hóa các chỉ tiêu như: số lượng hợp đồng, thời gian hoàn tất, tổng doanh thu đạt được từ những hợp đồng ký kết,....
J Đối với những nhân viên làm việc hiệu quả, công ty sẽ có chính sách khen thưởng, phúc lợi và khuyến khích những nhân viên này học tập nghiên cứu nâng cao trình độ chuyên môn.
J Bên cạnh đó, đối với những nhân viên làm việc không hiệu quả, thì sẽ cân nhắc đến việc thuyên chuyển hoặc sa thải.
J Ban lãnh đạo cần xem xét đến nhu cầu nhân lực của công ty để giữ lại nhân sự cơ bản duy trì hoạt động. Vào những tháng nhiều hợp đồng, khi lượng nhân viên của công ty không đủ, công ty có thể dùng nhân viên thời vụ để hỗ trợ giải quyết công việc trong việc kinh doanh.
• Công ty cần phân cấp độ quan trọng của từng hạng mục chi phí và nhu cầu chi tiêu đối với mỗi phòng ban, mỗi cá nhân để quyết định thứ tự xử lí những chi phí. Việc cắt giảm chi phí không có nghĩa là chỉ giảm thiểu, mà còn là đầu tư trang thiết bị, cũng như cập nhật lại công nghệ kỹ thuật để quy trình tạo sản phẩm nhanh hơn, giảm lãng phí những chi phí ẩn và tăng hiệu quả làm việc của nhân viên.
+ Kết quả dự kiến sẽ đạt được
Việc công ty thực hiện được những biện pháp làm giảm chi phí kinh doanh, xác định được những chí phí cố định hằng tháng, hằng quý phải chi và những chi phí ẩn chưa được biết. Không chỉ đem lại hiệu quả cụ thể trước mắt mà còn giúp doanh nghiệp nâng cao được ý thức tiết kiệm tránh lãng phí của nhân viên. Thông qua biện pháp tái cơ cấu tổ chức giúp lô gic hóa bộ máy công ty, xác định được năng lực nhân viên, phân phối và điều tiết đúng vị trí. Giảm được các trường hợp có nhân viên làm việc quá nhiều, còn số nhân viên khác lại làm việc quá ít.
3.2.3. Quản trị khoản phải thu khách hàng ngắn hạn+ Cơ sở hình thành giải pháp + Cơ sở hình thành giải pháp
Khoản phải thu thực chất là vốn mà doanh nghiệp bị đối tác chiếm dụng, vì thế, theo nguyên tắc thì quy mô khoản phải thu càng nhỏ càng tốt và bị ảnh hưởng bởi rất nhiều các yếu tố như: tiêu chuẩn bán chịu, thời hạn bán chịu... Và đây là một trong những khoản mục chiếm tỷ trọng cao trong cơ cấu tài sản ở công ty, gần 40% trong tổng tài sản. Vì thế, việc quản lý hiệu quả khoản mục này, luôn là điều nhà quản trị quan tâm, đặc biệt đối với công ty dịch vụ.
Trong giai đoạn 2012 - 2014, kỳ thu tiền bình quân năm 2014 (135 ngày) đã giảm được 15 ngày so với năm 2012 (150 ngày), là chiều hướng phát triển rất tốt cho công ty. Tuy nhiên, khi tính toán và phân tích, có thể thấy, tỷ lệ khoản phải thu so với khoản phải trả cũng đang ngày một tăng cao, luôn lớn hơn 4, chứng tỏ doanh nghiệp đang bị khách hàng chiếm dụng vốn quá nhiều. Điều này, sẽ làm mất đi lượng lớn cơ hội kinh doanh và ảnh hưởng đến khả năng thanh toán, khả năng hoạt động của doanh nghiệp.
+ Mục đích của giải pháp
• Tăng khả năng quản lý hiệu quả khoản phải thu của doanh nghiệp.
• Giảm tối đa được sự chiếm dụng vốn của khách hàng đối với công ty.
+ Thực hiện giải pháp
• Công ty cần điều chỉnh lại quy định thời hạn thu tiền và tỷ lệ bán chịu vì những chính sách trước đây không hiệu quả, cụ thể là: chia nhỏ thời hạn thu tiền và chia nhỏ số tiền phải thanh toán mỗi đợt. Ngoài ra, công ty cần có những chính sách tài chính về mức tối thiểu có thể chấp nhận bán chịu cho khách hàng.
• Công ty cần thông báo cho khách hàng về chính sách chiết khấu tiền mặt đối với việc thanh toán trước hạn hoặc chiết khấu trực tiếp qua lần ký hợp đồng tiếp theo.
• Công ty cần tham gia liên kết với công ty cùng ngành để tìm hiểu rõ ràng tình hình tài chính cụ thể đối tượng khách hàng đang giao dịch và sắp giao dịch, để