Để công tác đào tạo phát triển thực sự có hiệu quả thì bước đầu tiên mà Công ty cần làm là xác định đúng nhu cầu đào tạo, Công ty cần áp dụng tốt công tác phân tích tổ chức, phân tích nhu cầu nhân viên và phân tích nhu cầu công việc để giải quyết ba vấn đề lớn sau:
- Xác định khoảng cách trong kết quả công việc? - Phân tích nguyên nhân gây ra khoảng cách?
- Xác định đào tạo có phải là giải pháp phù hợp không? Các công việc mà công ty cần làm là
Gắn đào tạo phát triển với mục đích ngắn hạn và dài hạn của Công ty
Thông qua phân tích hoàn cảnh bên ngoài bao gồm sự biến đổi kinh tế kĩ thuật, phân tích kết quả doanh nghiệp và các bộ phận của nó trên đường đạt đến mục đích dự kiến, thấy rõ nhu cầu đào tạo ngắn hạn và dài hạn của doanh nghiệp đối với công nhân viên. Công ty cần chú trọng những hoạt động sau:
Thứ nhất, phân tích mục đích phát triển của công ty bao gồm mục đích ngắn hạn và dài hạn, đó là nhân tố đóng vai trò quyết định nhu cầu đào tạo tổng thể.
Thứ hai, phân tích nhu cầu nguồn nhân lực của doanh nghiệp: số lượng và chất lượng nguồn nhân lực mà Công ty cần có để áp dụng phát triển mục đích trong vài năm tới.
Thứ ba, phân tích hiệu suất doanh nghiệp: chỉ tiêu của việc phân tích hiệu suất bao gồm giá thành lao động, sản lượng và chất lượng sản phẩm, tỷ lệ báo hỏng (để thanh lí), kết quả sử dụng thiết bị, chi phí duy tu v.v…nghĩa là hiệu suất mà Công ty mong muốn được nâng cao thông qua việc đào tạo.
Phân tích được nhu cầu đào tạo của Công ty ở 3 phương diện trên sẽ cung cấp được cơ sở vĩ mô cho việc hình thành nên quá trình đào tạo tổng thể.
Công ty phải chủ động, thường xuyên tìm ra khoảng cách giữa kết quả
công việc mong muốn và kết quả làm việc thực tế của nhân viên
Công ty cần đã áp dụng kết hợp một số phương pháp để sử dụng trong đánh giá nhu cầu như: phỏng vấn trực tiếp nhân viên, phân tích các tài liệu sẵn có, quan sát thực tế, gặp gỡ trao đổi với nhân viên, trắc nghiệm kĩ thuật, thảo luận tập thể, đánh giá hiệu quả thành tích v.v…đặc biệt là 3 phương pháp đầu tiên.
Phương pháp điều tra phỏng vấn: Phỏng vấn là một trong những cách hữu
câu hỏi, sắp xếp cuộc hẹn gặp những người tham gia phỏng vấn. Hai đối tượng cần được phỏng vấn là những người ở cấp quản lí và những người áp dụng công việc. Đối với những người ở cấp quản lí/ trưởng bộ phận/ người giám sát trực tiếp nhân viên Công ty có thể xây dựng những câu hỏi xoay quanh nội dung như:
Vấn đề mà anh/chị đang gặp phải là gì?
Những biểu hiện nào (kiến thức, kĩ năng, thái độ) cho thấy nhân viên của anh/chị không áp dụng công việc đạt kết quả như mong muốn? Biểu hiện này xảy ra thường xuyên như thế nào? Gây ảnh hưởng/ thiệt hại gì đến kết quả cuối cùng của Phòng?
Mong muốn/ yêu cầu/ tiêu chuẩn mà anh đặt ra cho nhân viên trong áp dụng công việc là gì? Biểu hiện tiêu biểu cụ thể là gì?
Có những lí do nào khác khiến anh cho rằng đào tạo là cần thiết?
Song song với việc phỏng vấn trưởng bộ phận, Công ty cũng nên sắp xếp thời gian trao đổi với người áp dụng công việc. Khi phỏng vấn họ cần nói cho họ biết rõ lí do và mong muốn hợp tác với Công ty. Tuy nhiên, công ty cần được đảm bảo thông tin mà Công ty nhận được là chính xác, đầy đủ và có chất lượng. Đối với nhân viên Công ty cần quan tâm đến:
Cách thức mà họ áp dụng công việc hiện tại
Những khó khăn mà họ đang gặp phải trong khi áp dụng công việc
Phỏng vấn là cơ hội để người làm công tác đào tạo trao đổi sâu với nhiều người nhằm khai thác thông tin và qua đó đánh giá đúng đắn nhu cầu đào tạo. Tuy nhiên, việc phỏng vấn đòi hỏi sự tham gia và sự nhiệt tình của người phỏng vấn, và cũng ít nhiều làm gián đoạn công việc của họ nên công ty cần sắp xếp thời gian phỏng vấn thích hợp, chọn những ngưòi tiêu biểu để phỏng vấn và thiết kế những câu hỏi mở (Cái gì? ở đâu? Ai? Khi nào? Như thế nào?).
Phương pháp quan sát thực tế: thông qua hành vi công tác thực tế của
nhân viên được quan sát trực tiếp tại địa điểm làm việc để đưa ra đánh giá nhu cầu đào tạo. Người quan sát phải thông thạo kết quả công tác của chức vị, có thể
vực có liên quan. Những hành vi công việc cần quan sát bao gồm: tính thành thạo và chính xác trong động tác, tốc độ làm việc, số lượng và chất lượng công việc, kĩ năng thao tác thiết bị…thời gian quan sát dài ngắn phụ thuộc vào đặc điểm từng công việc. Thông thường phải quan sát hết một chu kì của công việc để đánh giá một cách toàn diện về hành vi công tác của nhân viên, ghi chép cẩn thận. Phương pháp này phù hợp với những công việc có tính thao tác tại chỗ như: xây dựng, lắp ráp, lái xe, san lấp...
Phân tích nhu cầu đào tạo dựa vào những tài liệu sẵn có: Công ty cần sử dụng
những văn bản, tư liệu có sẵn liên quan đến sự phát triển của Công ty và bản thuyết minh chức vụ để phân tích nhu cầu đào tạo chung như:
Bản mô tả công việc
Kết quả đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên
Chiến lược phát triển công ty
Kết quả thăm dò ý kiến nhân viên
Hệ thống thông tin nguồn nhân lực
Nhật kí công tác
Đối với những nhân viên mới tuyển dụng, có thể tiến hành so sánh giữa tư cách chức vị mà bản mô tả công việc quy định với các phương diện như học lực, chuyên môn, kĩ năng, kinh nghiệm, sở trường…của họ được ghi trong tài liệu hồ sơ, từ đó xác định cho họ nhu cầu đào tạo.
Công ty cần xây dựng các bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn áp dụng công việc cho từng công việc
Bản mô tả công việc là một tài liệu mà Công ty cần nêu rõ những nội dung sau: mục đích, phạm vi công việc, trách nhiệm và những nhiệm vụ mà nhân viên phải áp dụng. Bản mô tả công việc cũng phải nêu lên được những phẩm chất, kiến thức, kĩ năng đòi hỏi ở người đảm nhận công việc.
Bản tiêu chuẩn áp dụng công việc là bản đưa ra những kết quả mà nhân viên cần đạt được cụ thể về mặt số lượng, mức độ hoàn thành và thái độ làm việc. Những
công việc đã lập ra. Xem xét, khảo sát xem cách thức áp dụng công việc của họ có phù hợp hay không, cần phải bổ sung kiến thức chuyên môn gì để họ đáp ứng tốt yêu cầu công việc.
Ví dụ về bản mô tả công việc và tiêu chuẩn áp dụng công việc đối với lao động là công nhân lái xe, máy:
Bảng 3.3 : Bản mô tả công việc và tiêu chuẩn áp dụng công việc của công nhân lái xe, máy
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Ngày cập nhật cuối:25/08/200 7 Áp dụng bởi: Phòng tổ chức hành chính Kiểm tra bởi: Tên công việc: Lái xe,
máy
Bộ phận:
phòng Kĩ thuật thi công
Mô tả công viêc
Tóm tắt công việc: Hoàn thành công việc san lấp mặt bằng thi công
Các nhiệm vụ chủ yếu: Vận hành xe, máy áp dụng việc ủi, đào, san lấp mặt bằng
thi công
Các nhiệm vụ thứ yếu:
1. Biết sửa chữa hỏng hóc trong quá trình xe, máy đang vận hành 2. Tham gia các khoá đào tạo nâng cao tay nghề
3. Hướng dẫn lao động mới vào làm
Các mối quan hệ
Cấp nhận báo cáo: Phó Giám Đốc phụ trách công trình xây dựng Cấp giám sát: Trưởng phòng kĩ thuật thi công
Các yêu cầu
- Kiến thức: Hiểu rõ quy trình, quy phạm kĩ thuật an toàn lao động trong quản lí
vận hành xe, máy. Nắm vững nội dung cần kiểm tra; biết đánh giá kết quả chung của động cơ trước khi đưa xe, máy vào hoạt động qua hệ thống đồng hồ, đèn báo, tiếng nổ, khói. Hiểu và nắm vững nguyên lí hoạt động, cấu tạo của xe bổ túc. Nắm vững và thực hành thành thạo các thao tác trong vận hành xe máy phục vụ
thi công. Hiểu và biết xử lí hư hỏng thông thường trong quá trình vận hành động cơ.
- Kỹ năng: Thành thạo với công việc đảm nhận
- Giáo dục: Tốt nghiệp các trường trung học chuyên nghiệp, học các trung tâm
dạy nghề
- Kinh nghiệm: Công nhân có kinh nghiệm lâu năm trong nghề (hơn 2 năm)
TIÊU CHUẨN ÁP DỤNG CÔNG VIỆC
- Tích cực làm việc trong những điều kiện phức tạp - San lấp được 1000 m3 đất, đá trong một ngày làm việc
- Biết sửa chữa hỏng hóc thông thường trong quá trình vận hành xe, máy - Không làm hỏng hóc quá nhiều chi tiết máy trong một tháng
Áp dụng đánh giá quá trình áp dụng công việc có hiệu quả
Việc đánh giá áp dụng công việc phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau. Ở đây Công ty xem xét đánh giá phục vụ cho việc phát hiện ra những thiếu hụt về kiến thức, kỹ năng mà nhân viên cần phải được bổ sung qua đào tạo. Quy trình áp dụng như sau:
+ Xây dựng hệ thống các chỉ tiêu đánh giá phù hợp. Những chỉ tiêu, tiêu thức đó phải phản ánh được những kiến thức, kỹ năng cần phải có.
+ Tiến hành phân chia các tiêu thức thành các mức độ và quy định điểm cho từng mức độ.
+ Lựa chọn các phương pháp đánh giá phù hợp với mục đích phát hiện ra khả năng hiện tại của người được đánh giá.
+ Sau khi xây dựng được mẫu phiếu đánh giá sẽ gửi cho nhân viên tự đánh giá và người quản lý trực tiếp đánh giá.
+ Kết hợp kết quả do người quản lý đánh giá và kết quả tự đánh giá của cá nhân nhân viên để đưa ra kết luận cuối cùng về kết quả Công ty nên đánh giá 6
việc của nhân viên.
Ví dụ: Bảng tự đánh giá áp dụng công việc của nhân viên thợ xây
Bảng 3.4: Bảng đánh giá kết quả công việc bằng phương pháp cho điểm đối với thợ xây
Họ tên công nhân: ... Người quản lí:... Bộ phận, phòng ban:... Thời gian: ...
Chỉ tiêu Xếp loại Điểm
1. Khối lượng hoàn thành công việc
Tiêu chuẩn: Dựa vào khối lượng công việc trung bình phải hoàn thành
Hoàn thành trên 20 m2 tường Tốt 5
Từ 16 – 20m2 tường Khá 4
Hoàn thành 15 m2 Trung bình 3
Từ 14 – 10 m2 Yếu 2
Dưới 10 m2 Kém 1
Chất lượng công việc áp dụng
Tiêu chuẩn: Tiết kiệm nguyên vật liệu, được đảm bảo tính vững chắc, mức độ phẳng của tường, bảo đảm tính chống thấm
Nếu áp dụng được 5 tiêu chuẩn trên Tốt 5
Nếu áp dụng được 4 tiêu chuẩn trên Khá 4
Nếu áp dụng được 3 tiêu chuẩn trên Trung bình 3
Nếu áp dụng được 2 tiêu chuẩn trên Yếu 2
Nếu áp dụng được 1 tiêu chuẩn trên Kém 1
Tinh thần thái độ, hành vi, tác phong làm việc
Tiêu chuẩn: Bảo đảm an toàn lao động, không vi phạm nội quy làm việc, hợp tác giúp đỡ lẫn nhau, có sáng kiến trong lao động
Nếu áp dụng được 5 tiêu chuẩn trên Tốt 5
Nếu áp dụng được 4 tiêu chuẩn trên Khá 4
Nếu áp dụng được 3 tiêu chuẩn trên Trung bình 3
Nếu áp dụng được 1 tiêu chuẩn trên Kém 1
Tổng hợp kết quả
Đối với những bộ phận khác nhau thì xây dựng những tiêu chí đánh giá trong bảng đánh giá cho phù hợp. Trên cơ sỏ đó các phòng ban căn cứ vào mẫu phiếu đánh giá để biết được kết quả làm việc của từng công nhân viên. Sau đó, tổng hợp lại kết quả gửi lên bộ phận, phòng ban có thẩm quyền quyết định. Nếu nhân viên có kết quả áp dụng công việc tốt thì công ty cần có chính sách khen thưởng thích đáng, nếu chưa làm tốt thì công ty cần xem xét tiến hành đào tạo để nâng cao trình độ kĩ năng cho họ.