H th ng thông tin qu n lý v n phòng là m t h th ng qu n lý c s h t ng thông tin c a t ch c; nó có m c ích chính là làm cho các công vi c c a t ch c ư c th c hi n m t cách có hi u l c, có hi u qu và có ki!m soát.
Tính hi u l c th hi n m c tuân th và ch&p hành t&t c các yêu c u *t ra cho công vi c khi
công vi c ã ư c nh ngh a. i u này có liên quan n ph m vi trách nhi m, quy n h n c a ngư(i th#a hành c.ng như ng l c cho công vi c ư c th c hi n d a trên nh n th c c a ngư(i th#a hành và b n ch&t úng "n có tính thuy t ph c c a công vi c.
Tính hi u qu c a công vi c th hi n s cân i gi a l i ích t# công vi c và chi phí cho chính công
vi c ó. L i ích thu ư c t# công vi c là giá tr góp ph&n làm th%a mãn các m c tiêu ã ho ch nh c a t ch c. Tính hi u qu c a công vi c liên quan n cách nh ngh a công vi c (ví d : xác nh m c ưu tiên c a công vi c, yêu c u c a công vi c, k t qu c n ph i t, thông tin tr giúp), trách nhi m và quy n h n c a ngư(i th#a hành c.ng như cách t ch c, ph i h p các ngu n l c t o ra k t qu t i ưu.
Tính ki"m soát th hi n kh n ng có th giám sát, o lư(ng, i u khi n m i tr ng thái di!n bi n c a
công vi c. i u này ph thu c vào cách thi t l p các báo cáo công vi c và cách x lý các báo cáo c a ngư(i qu n lý.
t ư c m c ích này, h th ng thông tin v n phòng th c hi n các ch c n ng c b n như sau: