7. Kết cấu của luận văn
2.3. Đánh giá thực trạng kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh
kinh doanh tại Công ty TNHH Nông nghiệp Phú Nam
2.3.1. Đánh giá thực trạng kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh trên góc độ kế toán tài chính
2.3.1.1. Những kết quả đạt được
Thứ nhất, về tổ chức bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán của Công ty đƣợc tổ chức theo mô hình tập trung đảm bảo tính khoa học, phù hợp yêu cầu công việc nhƣng vẫn đơn giản, gọn nhẹ.
Dƣới sự chỉ đạo, phân công của kế toán trƣởng, các kế toán viên đƣợc bố trí đảm nhận những phần hành phù hợp với năng lực, chuyên môn của mình. Kế toán chỉ tiết ở mỗi phần hành phối hợp nhịp nhàng, thống nhất, có phân cấp, giúp cho bộ máy kế toán hoạt động có hiệu quả và ngày càng hoàn thiện hơn. Công tác kế toán đƣợc thực hiện một cách nghiêm túc và tuân thủ quy định của Pháp luật và của Công ty.
Công ty áp dụng hình thức kế toán máy và cuối kỳ in sổ theo hình thức Nhật ký chung. Đây là hình thức sổ phù hợp với việc sử dụng phần mềm kế toán và đặc điểm kinh doanh tại công ty.
Hệ thống sổ đƣợc tổ chức tƣơng đối khoa học, gọn nhẹ nhƣng vẫn đảm bảo đầy đủ, các loại sổ đƣợc áp dụng theo mẫu chung thống nhất và khoa học. Đây là hình thức ghi sổ phù hợp với quy mô công ty và trình độ nghiệp vụ của kế toán viên: dễ lập, dễ hiểu, dễ phát hiện sai sót, mẫu sổ đơn giản.
Thứ ba, về tài khoản sử dụng:
Trong phần mềm kế toán Misa, Công ty hầu nhƣ chỉ sử dụng TK cấp I và cấp II. Các hàng hóa, dịch vụ đƣợc mã hóa cụ thể cho từng loại nên nhìn chung, hệ thống tài khoản không bị rƣờm rà, phù hợp với số lƣợng chủng loại hàng hóa rất đa dạng của Công ty.
Thứ tư, về hệ thống chứng từ, báo cáo và sổ sách kế toán:
Hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán của Công ty đƣợc thực hiện theo thông tƣ số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trƣởng Bộ Tài Chính. Việc áp dụng thống nhất hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán không chỉ phù hợp với yêu cầu của pháp luật kế toán Việt Nam mà còn rất hữu ích trong việc lƣu trữ, tổng hợp các thông tin, dữ liệu kế toán một cách nhanh chóng, chính xác.
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chỉ đƣợc ghi nhận vào sổ sách kế toán khi có căn cứ, có chứng từ hợp lý, hợp lệ, hợp pháp. Do đó đảm bảo cho công tác kế toán phản ánh trung thực khách quan tình hình tài chính của Công ty.
Công ty áp dụng phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên và tính giá hàng tồn kho theo phƣơng pháp nhập trƣớc xuất trƣớc.
Tính giá hàng tồn kho theo phƣơng pháp nhập trƣớc xuất trƣớc: hàng hóa nào nhập trƣớc thì xuất trƣớc, xuất hết số nhập trƣớc mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng lô hàng xuất. Ƣu điểm là tính đƣợc ngay trị giá vốn hàng xuất kho từng lần xuất hàng, do vậy đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời cho kế toán ghi chép các khâu tiếp theo cũng nhƣ cho quản lý.
Hạch toán theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên đảm bảo cung cấp thông tin thƣờng xuyên, chính xác về tình hình biến động của hàng hóa trong kho. Đây là phƣơng pháp kê khai rất phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty với lƣợng hàng hóa nhập – xuất liên tục biến động.
Thứ sáu, về công tác kế toán doanh thu:
Công tác hạch toán doanh thu và thu nhập của Công ty đƣợc tổ chức khá khoa học và hoàn thiện. Các bút toán về doanh thu đƣợc cập nhật kịp thời theo từng nghiệp vụ phát sinh. Công ty đã thực hiện tƣơng đối tốt các nguyên tắc và điều kiện ghi nhận doanh thu, đảm bảo doanh thu đƣợc ghi nhận đầy đủ, kịp thời, chính xác.
Thứ bảy, về công tác kế toán chi phí:
Chi phí đƣợc ghi nhận tƣơng đối chính xác, kịp thời khi có đầy đủ chứng từ hợp lý, hợp lệ theo đúng quy định của Nhà nƣớc và quy chế của Công ty. Mọi chi phí phát sinh đƣợc theo dõi theo từng bộ phận sử dụng đã tạo điều kiện thuận lợi cho công tác theo dõi, tổng hợp và báo cáo tình hình chi phí của từng bộ phận.
Các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ đƣợc hạch toán trên phần mềm kế toán đầy đủ, chính xác, kịp thời. Kế toán thực hiện kết chuyển toàn bộ doanh thu, chi phí phát sinh trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh và lập các báo cáo tài chính, báo cáo thuế định kỳ.
2.3.1.2. Những hạn chế, tồn tại
Thứ nhất, về công tác kế toán doanh thu:
Quy trình luân chuyển chứng từ doanh thu từ các cửa hàng bán lẻ tới bộ phận kế toán còn nhiều bất cập. Đôi khi các chứng từ bị dồn lại vài ngày rồi mới tập hợp và luân chuyển một lần khiến quá trình luân chuyển chứng từ bị chậm trễ, gây mất thời gian cho kế toán khi phải đối chiếu và xác thực lại tính đúng đắn của các chứng từ. Điều này ảnh hƣởng đến nguyên tắc và thời điểm ghi nhận doanh thu. Các đơn hàng bán lẻ thay vì đƣợc tập hợp lại để kế toán xuất hóa đơn và ghi nhận doanh thu theo từng ngày thì có thể bị dồn lại ghi nhận sau.
Doanh thu và giá vốn hàng bán không đƣợc theo dõi trên các TK chi tiết theo từng nhóm hàng hóa, dịch vụ nên không thể hiện rõ ràng nhất doanh thu tiêu thụ và giá vốn hàng bán của từng nhóm hàng hóa, dịch vụ. Dù phần mềm Misa có tích hợp chức năng lập báo cáo tổng hợp bán hàng theo mặt hàng nhƣng báo cáo này chỉ mang tính liệt kê doanh thu của tất cả các nghiệp vụ phát sinh theo từng mã hàng hóa. Vì vậy khi muốn xác định tổng doanh thu trong kỳ của hàng hóa nào thì kế toán phải mất thêm thời gian thao tác kết xuất báo cáo từ Misa thành file excel để lọc và tính tổng doanh thu của hàng hóa đó.
Hiện nay, các khoản chiết khấu thƣơng mại đƣợc trừ ngay vào giá bán khi hạch toán cũng nhƣ khi viết hóa đơn GTGT nên chƣa phản ánh đúng bản
chất của nghiệp vụ kế toán cũng nhƣ gây khó khăn trong công tác theo dõi và tổng hợp số liệu kế toán theo đúng thực tế phát sinh.
Thứ hai, về công tác kế toán chi phí:
Khi xuất kho hàng hóa giao cho các cửa hàng phân phối sản phẩm tự quản lý, trƣng bày và phục vụ nhu cầu bán hàng hóa cho khách lẻ, kế toán không hạch toán nghiệp vụ này mà gộp chung hạch toán cùng với nghiệp vụ bán hàng ghi nhận doanh thu. Điều này là chƣa hợp lý, không phản ánh đúng thực tế xuất - nhập - tồn hàng hóa tại kho của Công ty. Bộ phận kế toán và đặc biệt là thủ kho sẽ rất khó kiểm soát hàng hóa, dễ xảy ra nhầm lẫn, mất mát do hàng đã ra khỏi kho thì thủ kho không còn trực tiếp quản lý, mọi thông tin về việc xuất hàng sẽ phụ thuộc vào báo cáo bán hàng của nhân viên kinh doanh.
Hiện nay, việc cập nhật chứng từ để hạch toán trong chi phí bán hàng còn gặp sai sót. Khoản chi phí vận chuyển hàng hóa bao gồm cả chi phí vận chuyển khi nhập hàng hóa về kho chứ không phải chỉ có duy nhất chi phí vận chuyển đến ngƣời mua nhƣng kế toán đang bị nhầm lẫn và hạch toán tất cả các chi phí liên quan đến vận chuyển vào TK 641: chi phí bán hàng. Điều này không làm thay đổi việc xác định kết quả kinh doanh nhƣng về bản chất chƣa đƣợc thể hiện đúng phần chi phí liên quan đến giá vốn và phần chi phí bán hàng.
Qua khảo sát, có rất nhiều chi phí khác nhau phát sinh phục vụ hoạt động của Công ty nhƣng kế toán chỉ theo dõi tất cả các chi phí này trên TK cấp I, điều này là chƣa thực sự tối ƣu, chƣa thể hiện rõ TK chi tiết tƣơng ứng từng nội dung chi phí.
2.3.2. Đánh giá thực trạng kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh trên góc độ kế toán quản trị
2.3.2.1. Những kết quả đạt được
Thứ nhất, về hệ thống chứng từ, báo cáo kế toán:
Các chứng từ kế toán đƣợc sử dụng theo mẫu quy định của Pháp luật, đảm bảo tính linh hoạt và hiệu quả khi sử dụng, vừa có giá trị trong kế toán tài chính vừa là căn cứ xác định doanh thu, chi phí, lợi nhuận trong kế toán quản trị. Công ty chỉ thiết kế thêm một số mẫu chứng từ cần thiết để phục vụ mục đích quản trị, vì vậy, Công ty đã tiết kiệm chi phí và giảm thiểu rủi ro khi kế toán sử dụng nhầm lẫn, chồng chéo giữa chứng từ của kế toán tài chính với chứng từ của kế toán quản trị.
Bƣớc đầu, Công ty đã nhận thấy vai trò của kế toán quản trị trong công tác quản trị doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh. Phòng kế toán đã triển khai xây dựng các dự toán và báo cáo quản trị định kỳ hàng quý để ban lãnh đạo có cái nhìn cập nhật nhất về kế hoạch và tình hình tiêu thụ sản phẩm cũng nhƣ các khoản chi phí phát sinh của Công ty.
Thứ hai, về công tác kế toán doanh thu:
Dự toán doanh thu đƣợc xây dựng ở mức đơn giản, bƣớc đầu đã thể hiện đƣợc các chỉ tiêu cơ bản, thông qua đó phản ánh mục tiêu kinh doanh và kỳ vọng về doanh thu tiêu thụ của Công ty.
Các báo cáo doanh thu tiêu thụ đƣợc thực hiện định kỳ và thể hiện chi tiết giá trị tiêu thụ theo từng nhóm hàng hóa, dịch vụ. Nhờ đó, ban lãnh đạo có cái nhìn bao quát và chính xác về mức độ tiêu thụ của từng nhóm hàng hóa, dịch vụ. Từ việc xác định đƣợc nhóm hàng hóa nào tạo ra doanh thu chủ
yếu, nhóm nào còn hạn chế về mặt tiêu thụ, ban lãnh đạo sẽ đƣa ra đƣợc định hƣớng phát triển sản phẩm phù hợp tình hình kinh doanh.
Thứ ba, về công tác kế toán chi phí:
Công ty đã triển khai hệ thống chứng từ phục vụ mục đích quản trị khá chi tiết và đầy đủ, phản ánh toàn bộ quy trình từ đề xuất mua hàng, trình duyệt nhà cung cấp đến đề nghị thanh toán, quyết toán mua hàng. Việc này giúp cho phòng kế toán và giám đốc nắm bắt đƣợc nhu cầu chi trong kỳ và duyệt các khoản chi và chuẩn bị dòng tiền phù hợp.
Thứ tư, về phân tích thông tin phục vụ cho việc ra quyết định:
Căn cứ các thông tin về doanh thu, chi phí và kỳ vọng về lợi nhuận, ban lãnh đạo đã vận dụng một cách sơ khai trong việc đƣa ra quyết định kinh doanh. Bằng việc phân tích thông tin kế toán quản trị, ban giám đốc đã xác định đƣợc các chính sách về giá bán, lựa chọn sản phẩm kinh doanh phù hợp và đầu tƣ có hiệu quả.
2.3.2.2. Những hạn chế, tồn tại
Thứ nhất, về công tác kế toán doanh thu:
Các báo cáo quản trị về doanh thu đƣợc xây dựng vẫn còn sơ sài nên chƣa phân tích và đánh giá đƣợc các chỉ tiêu về tỷ trọng doanh thu trên cơ cấu giá vốn, tài sản, chƣa làm rõ đƣợc nguyên nhân tăng, giảm doanh thu từng loại hàng hóa trong từng thời kỳ xác định. Dự toán doanh thu tuy đã đƣợc lập nhƣng còn rất sơ khai, chƣa có căn cứ rõ ràng về định mức xây dựng và hoàn thành kế hoạch tiêu thụ.
Ngoài ra, hệ thống báo cáo quản trị chƣa đa dạng. Hiện tại, Công ty mới dừng lại ở các báo cáo tổng hợp mang tính khái quát, chƣa xây dựng các báo cáo quản trị chi tiết theo từng nhóm hàng hóa, dịch vụ.
Thứ hai, về công tác kế toán chi phí:
Việc phân loại chi phí cho việc ra quyết định chƣa đƣợc chú trọng. Các chi phí phát sinh tại Công ty chỉ đƣợc phân loại theo chức năng hoạt động. Do đó, kế toán không có cơ sở để phân tích và báo cáo cho giám đốc về tỷ lệ chi phí cố định và chi phí biến đổi trong tổng chi phí phục vụ kinh doanh hay các chi phí chìm, chi phí cơ hội… cần phải đánh đổi khi lựa chọn mỗi phƣơng án kinh doanh.
Ngoài các chi phí cố định nhƣ tiền thuê văn phòng, tiền lƣơng nhân viên, chi phí khấu hao TSCĐ đã đƣợc xác định trƣớc, các khoản chi phí khác phát sinh tại Công ty đều không đƣợc xây dựng các định mức cụ thể. Vì vậy, trƣớc khi ra quyết định duyệt chi, giám đốc rất khó để kiểm soát mức chi phù hợp để tạo ra doanh thu trong kỳ.
Phòng kế toán không xây dựng các dự toán và báo cáo quản trị chi phí khiến cho việc quản trị dòng tiền gặp nhiều khó khăn. Tất cả các chi phí trong kỳ không đƣợc dự báo trƣớc, chỉ khi nào có nhu cầu chi mới đề xuất khiến cho việc chi tiền rất bị động và khó kiểm soát. Việc báo cáo tình hình sử dụng chi phí chỉ đƣợc thực hiện khi có yêu cầu từ giám đốc. Các thông tin đƣợc trình bày thiếu đầy đủ và chính xác vì số liệu ghi nhận trên các sổ kế toán dƣới góc độ kế toán tài chính có hạn chế là không phản ánh hết các khoản chi phí thực chi trong kỳ nhƣng không có đầy đủ hóa đơn chứng minh theo quy định của pháp luật. Kế toán khó kiểm soát và so sánh giữa các khoản chi phí thực chi với các khoản chi phí đƣợc ghi nhận trong kế toán tài chính.
Thứ ba, về công tác kế toán xác định kết quả kinh doanh:
Công tác kế toán xác định kết quả kinh doanh mới chỉ đáp ứng nhu cầu lập và nộp các báo cáo theo quy định dƣới góc độ kế toán tài chính, chƣa hữu ích trong công tác kế toán quản trị.
Báo cáo quản trị về kết quả kinh doanh của Công ty mới chỉ dừng lại ở việc xác định lợi nhuận gộp từ bán hàng, chƣa tính toán đƣợc các chỉ tiêu lợi nhuận cuối cùng vì bỏ qua các thông tin kế toán về doanh thu, chi phí phát sinh khác. Điều này chƣa phù hợp vì doanh thu và chi phí ảnh hƣởng trực tiếp đến lợi nhuận cuối cùng. Chi phí dƣới góc độ kế toán tài chính có nhiều chênh lệch so với chi phí dƣới góc độ kế toán quản trị dẫn đến chỉ tiêu lợi nhuận sau thuế trong báo cáo tài chính sẽ chênh lệch với lợi nhuận thực tế Công ty thu đƣợc.
Thứ tư, về phân tích thông tin phục vụ cho việc ra quyết định:
Do chƣa xây dựng hệ thống báo cáo quản trị về kết quả kinh doanh phù hợp nên Công ty cũng không có căn cứ để triển khai phân tích các chỉ tiêu cần thiết trong kế toán quản trị nhƣ: phân tích điểm hòa vốn, phân tích mối quan hệ giữa doanh thu – chi phi – lợi nhuận. Đây là các chỉ tiêu cơ bản và có tác động trực tiếp đến việc ra quyết định kinh doanh của nhà quản trị và ảnh hƣởng đến việc điều hòa, cân đối giữa doanh thu và chi phí trong hoạt động kinh doanh.
Các chi phí chƣa đƣợc phân loại phù hợp nên chƣa có căn cứ để xác định điểm hòa vốn. Các quyết định kinh doanh mang tính ƣớc lƣợng và đƣợc vận dụng một cách sơ khai, manh mún dựa trên sự cân nhắc về các yếu tố tăng doanh thu nhờ giảm giá bán để kích cầu hoặc cắt giảm chi phí hoạt động. Do chƣa phân tích thông tin bằng các con số phù hợp nên ban lãnh đạo chƣa
có cái nhìn tổng quan và đầy đủ về các rủi ro và cơ hội của các phƣơng án kinh doanh khác nhau.
CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI