7. Kết cấu của luận văn
3.2. Giải pháp hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh
kinh doanh tại Công ty TNHH Nông nghiệp Phú Nam
3.2.1. Giải pháp hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh trên góc độ kế toán tài chính
Để khắc phục hạn chế trong luân chuyển chứng từ bán hàng từ các cửa hàng phân phối sản phẩm đến bộ phận kế toán, Công ty có thể sử dụng phƣơng thức báo cáo, tổng hợp doanh thu hằng ngày online qua email có CC email các quản lý và nhân viên liên quan. Công ty nên quy định chứng từ liên quan phải đƣợc luân chuyển chậm nhất không quá 1 ngày kể từ khi có nghiệp vụ phát sinh làm căn cứ đối chiếu, tổng hợp số liệu để cấp trên hậu kiểm. Với cách làm việc này, toàn bộ tiến độ làm việc sẽ đƣợc công khai và nắm bắt kịp thời, việc ghi nhận doanh thu đảm bảo đƣợc thực hiện đúng nguyên tắc và thời điểm ghi nhận doanh thu, tránh sai sót trong việc lập hóa đơn GTGT. Ngoài ra, phòng Kế toán có thể đề xuất sử dụng thêm phần mềm bán hàng tại cửa hàng bán lẻ của Công ty để kế toán bán hàng làm việc tại văn phòng cũng có thể cập nhật doanh thu bán lẻ ngay khi có phát sinh.
Đối với hạn chế trong việc vận dụng TK kế toán, do Công ty đang tiêu thụ rất nhiều mã hàng hóa khác nhau, nhiều nghiệp vụ diễn ra thƣờng xuyên, liên tục mà hiện nay kế toán chỉ theo dõi trên các tài khoản TK 5111: doanh thu bán hàng hóa và TK 5113 doanh thu cung cấp dịch vụ nhƣ vậy sẽ khó theo dõi doanh thu của từng mã hàng là bao nhiêu. Vì vậy để theo dõi kịp thời, chính xác doanh thu của từng mã hàng, kế toán nên mở chi tiết TK 5111 theo từng nhóm hàng hóa, dịch vụ để kết hợp với việc tạo mã từng hàng hóa mà Công ty đang áp dụng. Nhƣ vậy, khi kế toán cần thông tin về doanh thu của một nhóm hàng nào đó có thể dễ dàng lọc báo cáo doanh thu theo TK chi tiết trên phần mềm Misa mà không phải mất thêm công đoạn lọc dữ liệu và tính toán lại bằng excel. Ví dụ: TK 51111: Doanh thu bán phân bón, TK 51112: Doanh thu thuốc bảo vệ thực vật, TK 51113: Nông cụ cầm tay, TK 51114: Máy móc trọng tải lớn.
Đối với trƣờng hợp chiết khấu thƣơng mại cho khách hàng mua hàng với số lƣợng lớn, kế toán nên phản ánh đúng giá bán chƣa hƣởng chiết khấu và thêm dòng chiết khấu trên hóa đơn GTGT cũng nhƣ phản ánh số chiết khấu thƣơng mại qua TK 5211 để đảm bảo thông tin giảm trừ doanh thu đƣợc phản ánh chính xác và dễ dàng theo dõi, tổng hợp số liệu.
Hai là, hoàn thiện về công tác kế toán chi phí:
Đối với nghiệp vụ xuất kho hàng hóa gửi bán tại cửa hàng phân phối sản phẩm của Công ty thực chất là hàng hóa đã xuất ra khỏi kho nhƣng chƣa bán, thủ kho không còn trực tiếp quản lý số hàng hóa đó. Vì vậy, thay vì đợi cập nhật nghiệp vụ xuất kho này cùng với nghiệp vụ bán hàng ghi nhận doanh thu, ngay khi hàng hóa xuất ra khỏi kho, kế toán cần hạch toán để theo dõi số hàng hóa đã xuất gửi bán tại cửa hàng phân phối sản phẩm nhƣ sau:
Nợ TK 157: giá trị xuất kho Có TK 155: giá trị xuất kho
Khi bán đƣợc hàng hóa, lúc đó kế toán tiến hành ghi nhận giá vốn hàng bán theo đúng quy trình và hạch toán nhƣ sau:
Nợ TK 632: giá trị xuất kho Có TK 157: giá trị xuất kho
Đối với việc phản ánh chi phí vận chuyển, kế toán cần phải tập hợp đầy đủ các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ phát sinh làm căn cứ để xác định chính xác đâu là chi phí mua hàng, đâu là chi phí bán hàng để hạch toán vào tài khoản phù hợp. Với khoản chi phí vận chuyển hàng hóa từ bên bán đến kho của Công ty cần đƣợc hạch toán lại vào tài khoản hàng hóa (TK 156) vì bản chất đây là chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng và sẽ ảnh hƣởng
trực tiếp đến giá vốn hàng bán của Công ty. Ví dụ, nghiệp vụ thanh toán chi phí vận chuyển hàng ngày 03/06/2019 theo PC00117 thể hiện trong sổ chi tiết TK 641 (phụ lục 2.17), kế toán cần định khoản:
Nợ TK 156: 1.800.000 Có TK 1111: 1.800.000
Việc chỉnh sửa lại định khoản này sẽ làm thay đổi số liệu trên các sổ chi tiết và sổ cái TK 156, TK 641, khi bán hàng thì sẽ ảnh hƣởng đến TK 632. Việc theo dõi chi tiết và chính xác sẽ giúp kế toán cũng nhƣ ban quản trị nắm bắt đúng về các loại chi phí của công ty. Ngoài ra, kế toán tổng hợp cần soát xét lại một cách kỹ lƣỡng các dữ liệu kế toán do các kế toán phần hành cung cấp để đảm bảo không xảy ra sai sót trong việc xác định chi phí và vận dụng tài khoản hạch toán.
Đối với hạn chế trong việc sử dụng TK hạch toán, kế toán cần theo dõi chi tiết các chi phí phát sinh trong kỳ trên các TK cấp 2 để dễ dàng theo dõi các khoản chi phí phát sinh, giảm thiểu nhầm lẫn và thao tác rƣờm rà khi cần lọc thông tin của một khoản chi phí bất kỳ.
- Tƣơng ứng với việc sử dụng TK chi tiết đối với doanh thu bán hàng, kế toán có thể lập TK 632 chi tiết theo từng mã hàng hóa thay vì chỉ theo dõi chung trên TK 632 nhƣ hiện nay. Ví dụ: TK 6321: Doanh thu bán phân bón, TK 6322: Doanh thu thuốc bảo vệ thực vật, TK 6323: Nông cụ cầm tay, TK 6324: Máy móc trọng tải lớn.
- Các chi phí bán hàng và QLDN nên đƣợc theo dõi theo TK chi tiết nhƣ chi phí lƣơng nhân viên kinh doanh - TK 6411, chi phí mua ngoài cho QLDN - TK 6427,…
3.2.2. Giải pháp hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh trên góc độ kế toán quản trị
Một là, hoàn thiện công tác kế toán doanh thu:
Phòng kế toán cần xây dựng và hoàn thiện lại hệ thống báo cáo quản trị về doanh thu. Các báo cáo này không nên chỉ dừng ở mức liệt kê, tổng hợp tình hình doanh thu thành bảng biểu mà các số liệu cần đƣợc phân tích giữa kế hoạch với thực hiện, so sánh giữa các kỳ với nhau. Trong đó:
- Dự toán doanh thu phải đƣợc thể hiện rõ số lƣợng, đơn giá bán, doanh thu dự kiến của từng mặt hàng, phần trăm tăng giảm dự kiến so với thực tế kỳ trƣớc. Ngoài ra, kế toán có thể xây dựng thêm mẫu dự toán doanh thu cho từng cửa hàng, nhân viên kinh doanh trong kỳ để phản ánh rõ chỉ tiêu kinh doanh và sự tăng trƣởng doanh số của từng địa điểm cụ thể. Căn cứ số liệu trên các sổ kế toán TK 511 (phụ lục 2.5, 2.6), dự toán doanh thu quý 2/2019 (phụ lục 2.34), tác giả đề xuất mẫu dự toán doanh thu nhƣ sau:
Bảng 3.1: Mẫu dự toán doanh thu
Đơn vị tính: 1000đ TT Chỉ tiêu DT thực tế Quý 1/2019 DT dự kiến Quý 2/2019 Chênh lệch (%) I Phân bón 1 Đạm Gap 0 150.000 100% 2 Phân bón NPK Komori 0 2.457.692 100% … II Thuốc bảo vệ thực vật
1 Thuốc chuột Ranparrt
2%D 252.129 25.213 -90%
- Báo cáo doanh thu cần thể hiện chi tiết doanh thu tiêu thụ từng mặt hàng thay vì chỉ phản ánh doanh thu theo nhóm hàng hóa, dịch vụ nhƣ hiện nay. Báo cáo nên bao gồm các chỉ tiêu nhƣ doanh thu trong kỳ, doanh thu kỳ trƣớc, doanh thu dự kiến kỳ này, tăng giảm so với kỳ trƣớc và kế hoạch đề ra... Căn cứ số liệu trên các sổ kế toán TK 511 (phụ lục 2.5, 2.6), báo cáo doanh thu tiêu thụ quý 2/2019 (phụ lục 2.35), tác giả đề xuất mẫu báo cáo thực hiện doanh thu nhƣ sau:
Bảng 3.2: Mẫu báo cáo thực hiện doanh thu
Đơn vị tính: 1000đ TT Chỉ tiêu DT thực tế Quý 1/2019 DT dự kiến Quý 2/2019 DT thực tế Quý 2/2019 Chênh lệch quý 2/2019 so với quý 1/2019 (%) Chênh lệch thực tế với dự kiến quý 2/2019 (%) I Phân bón 1 Đạm Gap 0 150.000 74.300 100% -50% 2 Phân bón NPK Komori 0 2.457.692 2.799.780 100% 14% … II Thuốc bảo vệ thực vật 1 Thuốc chuột Ranparrt 2%D 252.129 25.213 10.112 -96% -60% 2 … Tổng
- Tƣơng ứng dự toán doanh thu áp dụng cho từng cửa hàng, nhân viên kinh doanh, kế toán có thể xây dựng thêm mẫu báo cáo kiểm soát doanh thu
để tổng hợp, báo cáo tình hình tiêu thụ của từng nhân viên, cửa hàng trong kỳ. Báo cáo kiểm soát doanh thu có thể bao gồm các chỉ tiêu sau: đối tƣợng khách hàng, phân loại tiêu thụ, doanh số tiêu thụ…
Ngoài các báo cáo quản trị Công ty đã thực hiện, để hoàn thiện hơn hệ thống báo cáo quản trị doanh thu, kế toán cần xây dựng thêm các báo cáo nhƣ:
- Báo cáo tình hình thu hồi công nợ khách hàng: báo cáo này có ý nghĩa trong việc theo dõi các khoản nợ phải thu, số lần nhắc nợ, tình hình hẹn trả nợ và lịch sử trả nợ của các khách hàng mua chịu. Căn cứ các thông tin trên báo cáo này, nhà quản trị có thể đƣa ra các quyết định về việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi phù hợp, xử lý số nợ còn phải thu hay việc thực hiện các hợp đồng mới trong tƣơng lai.
- Báo cáo phân tích doanh thu theo đối tƣợng: Kế toán có thể áp dụng báo cáo này để phân tích tình hình tiêu thụ từng loại hàng hóa ở mỗi địa bàn, phân tích doanh thu ờ từng xã tại địa phƣơng nơi Công ty hoạt động kinh doanh chủ yếu để so sánh tình hình tiêu thụ, nhu cầu tiêu thụ giữa các địa bàn trong khu vực cũng nhƣ có căn cứ để khai thác thêm các khách hàng tiềm năng…
- …
Hai là, hoàn thiện công tác kế toán chi phí:
Về việc phân loại chi phí trong kế toán quản trị, ngoài việc phân loại chi phí theo các chức năng hoạt động, Công ty nên phân loại chi phí theo các cách phân loại khác để phù hợp và đáp ứng tốt hơn yêu cầu quản trị. Việc phân loại chi phí theo các tiêu thức phù hợp trong kế toán quản trị sẽ giúp có căn cứ đáng tin cậy trong việc lập kế hoạch kinh doanh, chủ động kiểm soát
và điều tiết các khoản chi tiêu hợp lý, tiết kiệm. Có thể kể đến hai cách phân loại chi phí đƣợc đánh giá là khá phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty là:
- Phân loại theo hình thái chi phí: các chi phí sẽ đƣợc phân tích thành định phí và biến phí. Với các khoản chi phí phát sinh tại Công ty, tác giả tiến hành phân loại nhƣ sau:
Bảng 3.3: Phân loại chi phí tại Công ty theo hình thái chi phí
TT Khoản mục chi phí Biến phí Định phí Chi phí hỗn hợp I Chi phí bán hàng
1 Chi phí thuê cửa hàng x
2 Lƣơng nhân viên kinh doanh x
3 BHXH x 4 Thƣởng x 5 Chi phí vận chuyển x 6 Khấu hao TSCĐ x 7 Đồng phục nhân viên x II Chi phí QLDN
1 Chi phí thuê văn phòng x
2 Lƣơng nhân viên x
3 BHXH x
4 Thƣởng x
5 Phí ngân hàng x
6 Phân bổ chi phí trả trƣớc x
7 Hoàn trả lãi vay định kỳ x
8 Đồng phục NV x
III Chi phí mua hàng
1 Trị giá hàng mua x
- Phân loại theo việc ra quyết định: chi phí cơ hội, chi phí chìm, chi phí chênh lệch của mỗi phƣơng án kinh doanh đề xuất. Việc phân loại này phù hợp khi Công ty có kế hoạch mới, giám đốc cần cân nhắc trƣớc khi quyết định phƣơng án kinh doanh.
Công ty cần xây dựng định mức chi phí để phù hợp và có căn cứ cho việc lập dự toán chính xác và sử dụng chi phí hợp lý. Việc xây dựng định mức chi phí sẽ giúp Công ty xác định chi phí tiêu hao để tiêu thụ 1 đơn vị hàng hóa, dịch vụ từ đó kiểm soát và tiết kiệm chi phí, gia tăng lợi nhuận. Hệ thống định mức chi phí phù hợp với đặc điểm hoạt động thƣơng mại của Công ty bao gồm: định mức chi phí bán hàng, chi phí QLDN, chi phí tài chính và các chi phí khác. Có 4 phƣơng pháp thiết lập định mức chi phí, Công ty có thể lựa chọn linh hoạt áp dụng phù hợp với tình hình hoạt động:
- Theo đơn vị sản phẩm hoặc theo khối lƣợng hợp đồng: Nghĩa là để bán 1 gói Thuốc chuột Ranparrt 2%D thì cần phải xác định mức giá tối thiểu để bù đắp các chi phí gồm giá gốc mua của nhà cung cấp, chi phí vận chuyển, chi phí cho nhân viên bán hàng, chi phí vận hành công ty… Cách này xác định định mức chi phí theo lƣợng và giá bán của sản phẩm.
- Theo kỳ: Cách này xác định định mức chi phí theo tổng chi phí định kỳ, không lấy khối lƣợng hàng hóa bán ra trong kỳ là cơ sở để xác định định mức. Nghĩa là để vận hành doanh nghiệp thì 1 tháng cần chi trả bao nhiêu chi phí. Ví dụ nhƣ tiền thuê nhà, tiền điện nƣớc, nhân công,…
- Theo tỷ lệ: Có những khoản chi phí không phải lúc nào cũng xác định đƣợc con số cụ thể nên cần sử dụng tỷ lệ phù hợp sử dụng chi phí phù hợp. Ví dụ, tỷ lệ chi phí bán hàng/doanh thu, tỷ lệ chi phí QLDN/doanh thu,…
- Theo tỷ trọng chi phí: Xác định tỷ trọng từng khoản mục chi phí trong tổng số chi phí để chi tiêu phù hợp. Ví dụ, cứ 10 đồng chi phí thì có bao nhiêu đồng là chi phí bán hàng, bao nhiêu đồng là chi phí quản lý…
Phòng Kế toán cần chú trọng xây dựng và sử dụng linh hoạt các mẫu dự toán và báo cáo quản trị về chi phí. Các thông tin trong các báo cáo này cần phải đƣợc thể hiện đầy đủ và cụ thể nội dung từng khoản chi phí trong kỳ. Căn cứ số liệu trên sổ kế toán TK 156, 641, 642, 635, tác giả đề xuất mẫu báo cáo chi phí theo quý. Do Công ty chƣa lập dự toán chi phí trong kỳ nên thông tin cột Dự chi tạm lấy số liệu chi phí quý 1/2019 để có sự so sánh giữa dự chi với thực chi trong kỳ. Đây là mẫu báo cáo tƣơng đối đơn giản, phù hợp với quy mô công ty cũng nhƣ tình hình phát sinh chi phí không quá nhiều và phù hợp với tiêu thức phân loại chi phí mà Công ty đang áp dụng.
Bảng 3.4: Mẫu báo cáo chi phí quý 2/2019
Đơn vị tính: 1000đ
TT Chỉ tiêu Dự chi Thực chi Chênh lệch I Chi phí bán hàng 154.472 185.673 31.201
1 Chi phí thuê cửa hàng 10.500 10.500 0
2 Lƣơng nhân viên kinh doanh 90.549 95.789 5.240
3 Thƣởng 10.000 20.000 10.000 4 Bảo hiểm 7.693 8.654 961 5 Chi phí vận chuyển hàng 3.600 3.600 0 6 Khấu hao TSCĐ 32.130 32.130 0 7 Đồng phục NV 0 15.000 15.000 II Chi phí QLDN 153.277 184.865 31.588 1 Thuê văn phòng 9.000 9.000 0
2 Lƣơng nhân viên văn phòng 93.000 93.000 0
Ngoài ra, do đặc thù Công ty không chỉ có bộ phận kinh doanh tại văn phòng mà còn có cửa hàng bán lẻ nên kế toán có thể lập các báo cáo quản trị chi phí đối với cửa hàng bán lẻ, từng bộ phận và tổng hợp chi phí toàn công ty, lập báo cáo thể hiện chi phí phân loại theo hình thái, chênh lệch giữa số dự chi với số thực chi, tỷ trọng chi phí bộ phận với chi phí toàn công ty,... Ngoài ra, kế toán có thể xây dựng thêm các báo cáo để phục vụ quản trị chi phí nhƣ:
- Báo cáo thực hiện các khoản phải trả: Báo cáo này thể hiện các khoản