5.9.1. Tạo mới một cơ sở dữ liệu
Excel thường được sử dụng như một kho lưu trữ dữ liệu, có người gọi thơng tin lưu trữ trên Excel là cơ sở dữ liệu (database), lại có người gọi là danh sách (list). Cho dù tên gọi là gì đi nữa, Excel ln là một nơi hữu ích để lưu trữ thông tin. Để tạo mới một cơ sở dữ liệu trong Excel ta cần xác định các yêu cầu sau:
- Excel xác định ranh giới CSDL căn cứ vào sự hiện diện các cột, hàng trống xung quanh CSDL. Do đó, CSDL khơng được chứa bất kỳ cột, hàng trống nào.
- Khơng cho phép có hàng trống giữa tiêu đề và hàng dữ liệu đầu tiên. - Các nhãn cột, tiêu đề nên có kiểu định dạng khác với hàng dữ liệu (thường sử dụng chữ đậm cho dễ quan sát).
5.9.2. Nhập dữ liệu
Để thực hiện nhập dữ liệu vào một bảng ta thực hiện như sau:
- Mở một Worksheet mới sau đó nhập tên các trường (Field) trên cùng một hàng.
- Nhập các mẩu tin đầu tiên ngay dưới hàng tên các trường.
5.9.3. Tìm kiếm, bóc tách cơ sở dữ liệu
5.9.3.1. Tìm kiếm cơ sở dữ liệu
Để tìm một mẩu tin nào đó của một cơ sở dữ liệu ta thực hiện như sau :
Bước 2: Chọn thẻ Home -->Form -> Xuất hiện hộp thoại:
Hình.5.35. Minh họa tìm kiếm
* Chú ý : Nếu nút Form chưa xuất hiện trên thẻ Home ta thực hiện lấy như sau : Bấm nút File --> Excel Options --> Customize Ribbon
Trong mục Choose commands from , ta chọn All Commands. Tìm bên dưới nút Form , sau đó bấm Add
Hình.5.36. Minh họa thêm nút Form
Khi đó trên thẻ Home ta sẽ thấy nút Form
Bước 3 : Kích vào nút Criteria. Sau đó nhập thơng tin cần tìm kiếm vào
hộp thoại chứa trường cần tìm. Ví dụ tìm nhân viên có tên là “Phạm Văn Cơng” sau đó kích vào nút Find Next khi đó tồn bộ thơng tin liên quan tới người có
Hình.5.37. Minh họa tìm theo tên
Sau khi kích vào nút Find Next ta được kết quả sau:
Hình.5.38. Kết quả tìm kiếm
5.9.3.1. Bóc tách cơ sở dữ liệu
Trong hàng ngàn mẩu tin ta thực hiện lọc ra các mẩu tin theo u cầu nào đó, ta thực hiện như sau:
Ví dụ: cho bảng CSDL sau
Bước 1: Đặt con trỏ vào CSDL cần lọc (hoặc bôi đen CSDL).
Bước 2: Chọn thẻ Data-->Filter . Khi đó hàng tiêu đề của CSDL sẽ xuất hiện nút lọc nhỏ:
Hình.5.39. Hình ảnh các nút lọc tại các cột
Bước 3: Kích chuột tại nút lọc của cột chứa điều kiện lọc (Ví dụ trường Hệ
số lương)
Hình.5.40. Hình ảnh minh họa chọn cột lọc
- Chọn các điều kiện lọc ở các tùy chọn. Muốn lọc bằng theo giá trị nào thì kích tùy chọn, khơng muốn lọc giá trị nào thì hủy tùy chọn. Select All là hiển thị toàn bộ các giá trị lọc.
- Number Filter (Text Filter nếu lọc về chuỗi ký tự): Dùng các toán tử so sánh để lọc. Trong phần này gồm có các tốn tử so sánh thể hiện như sau:
+ Equals…: Lọc bằng “=”
+ Do not Equal…: Lọc khác (không bằng) “<>” + Greater Than…: Lọc điều kiện lớn hơn “>”
+ Less Than…: Lọc nhỏ hơn “<”
+ Less Than or Equal to…: Lọc nhỏ hơn hoặc bằng “<=” + BetWeen: Lọc từ đâu đến đâu
- Ví dụ lọc ra những người có Hệ số lương từ 2.67 đến 3.99
Tại điều kiện lọc ta chọn Number Filters, chọn tiếp BetWeen khi đó xuất hiện hộp thoại, sau đó nhập thơng tin như sau:
Hình.5.41. Hộp thoại Custom AutoFilter
Chúng ta nhập giá trị như hình trên sau đó OK ta sẽ được bảng kết quả sẽ gồm có các nhân viên có Hệ số lương từ 2.67 đến 3.99:
Hình.5.42. Kết quả sau khi lọc
Chú ý: Ta có thể sử dụng các ký tự đại diện trong khi xây dựng điều kiện tuỳ biến :
+ Sử dụng ký tự (*) để đại diện cho một tập hợp các ký tự.
+ Sử dụng ký tự (?) để đại diện cho một ký tự tại vị trí xuất hiện. - Huỷ lọc: Chọn thẻ Data -->kích lại nút Filter
BÀI TẬP THỰC HÀNH
Bài 1:
BẢNG LƯƠNG TRƯỜNG TUỆ TĨNH THÁNG 7/2016
STT Họ và tên Đơn vị Hệ số lương Lương chính Thưởng Thành tiền 1 Lê Mỹ Hạnh Văn phòng 2.34
2 Nguyễn Anh Sơn Tự nhiên 1.78 3 Lê Thị Bách Diệp Xã hội 3.33 4 Bùi Thế Tùng Tự nhiên 2.67 5 Trần Bình Minh Văn phịng 4.55 6 Đinh Văn Huỳnh Tự nhiên 2.67
7 Lý Phương Nam Xã hội 3.66
8 Lưu Huyền Đức Xã hội 2.34
9 Nơng Đức Bình Văn phịng 4.15 10 Hoàng Văn Mạnh Tài vụ 2.67 11 Nguyễn Thị Luyện Tài vụ 3.33 12 Hoàng Văn Quyến Tự nhiên 1.77
Yêu cầu:
1. Tạo bảng tính trên vào vị trí Sheet 1, cột STT nhập tự động, đổi tên sheet này thành BT2
2. Thực hiện tính các cột Lương chính, Thưởng, Thành tiền như sau: + Lương chính = Hệ số lương * 1150000
+ Thưởng: Thưởng cho mỗi người là 300000 + Thành tiền = Lương chính + Thưởng
Bài 2:
KẾT QUẢ THI MƠN TIN HỌC VĂN PHỊNG TRÌNH ĐỘ A
Stt Họ và tên Ngày sinh Giới tính Điểm Tổng điểm Điểm trung bình Wo rd Ex ce l P ow er P oi nt 1 Lê Mỹ Hạnh 20/11/1992 Nữ 8 8 9
2 Nguyễn Anh Sơn 11/5/1986 Nam 8 8 7
3 Lê Thị Bách Diệp 5/7/1988 Nữ 9 5.5 5
4 Bùi Thế Tùng 6/8/1977 Nữ 7 6 5
5 Trần Bình Minh 2/10/1983 Nam 5.5 7 5
6 Đinh Văn Huỳnh 6/7/1989 Nam 7 8 6
7 Lý Phương Nam 14/7/1990 Nam 8 6.5 7
8 Lưu Huyền Đức 22/8/1983 Nam 9 6 8
9 Nơng Đức Bình 9/4/1987 Nam 5 8 7
10 Hoàng Văn Mạnh 15/7/1987 Nữ 6 6.5 4
11 Nguyễn Thị Luyện 16/8/1986 Nữ 4.5 7 3
12 Hoàng Văn Quyến 22/4/1986 Nam 8 7 4
13 Lê Thị Trang 15/10/1991 Nữ 8 7.5 8
14 Vũ Mạnh Tiến 18/5/1987 Nam 7 8 6
15 Tạ Văn Thái 16/8/1987 Nam 5 2 7
Điểm lớn nhất Điểm nhỏ nhất
Yêu cầu:
1. Nhập nội dung bảng tính trên vào Sheet 1 2. Thực hiện tính các cột:
- Tổng điểm = Word*2 + Excel + Power Point
- Điểm trung bình: = Tổng điểm/4 (hoặc =(Word*2 + Excel + Power Point)/4)
Chú ý: Điểm trung bình lấy 2 chữ số thập phân.
3. Thực hiện tính cho các hàng Điểm lớn nhất, Điểm nhỏ nhất của các cột: Word, Excel, Power Point, Tổng điểm, Điểm trung bình
Bài 3:
BẢNG LƯƠNG TRƯỜNG TUỆ TĨNH THÁNG 7/2017
STT Họ và tên Đơn vị Hệ số lương Lương chính Tạm ứng Thưởng Thực lĩnh 1 Lê Mỹ Hạnh Văn phòng 2.34
2 Nguyễn Anh Sơn Tự nhiên 1.78 3 Lê Thị Bách Diệp Xã hội 3.33 4 Bùi Thế Tùng Tự nhiên 2.67 5 Trần Bình Minh Văn phòng 4.55 6 Đinh Văn Huỳnh Tự nhiên 2.67
7 Lý Phương Nam Xã hội 3.66
8 Lưu Huyền Đức Xã hội 2.34
9 Nơng Đức Bình Văn phịng 4.15 10 Hồng Văn Mạnh Tài vụ 2.67 11 Nguyễn Thị Luyện Tài vụ 3.33 12 Hoàng Văn Quyến Tự nhiên 1.77
13 Lê Thị Trang Xã Hội 2.34
14 Vũ Mạnh Tiến Văn phòng 3.66
15 Tạ Văn Thái Tự nhiên 2.34
Tổng cộng Trung bình lương
Lương cao nhất Lương thấp nhất Yêu cầu:
1. Khởi động Excel -> Chọn font Time New Roman, cỡ 13
2. Tạo bảng tín trên vào vị trí Sheet 1, cột STT nhập tự động, đổi tên sheet này thành BT2
3. Thực hiện tính các cột Lương chính, Thưởng, Thành tiền như sau: + Lương chính = Hệ số lương * 1150000
+ Tạm ứng cho mỗi người là 500000
+ Thưởng: Thưởng cho mỗi người là 300000 + Thực lĩnh = Lương chính + Thưởng- Tạm ứng
BẢNG TÍNH TIỀN PHỊNG
Khách sạn Metropol
Stt Tên
Khách Loại Ngày đến Ngày đi
Số ngày ở Đơn giá Thành tiền Giảm Phải trả 1 Hương AT1 20/09/2010 13/11/2010 2 Lan BT1 03/10/2010 04/11/2010 3 Uyên AT3 24/09/2010 15/12/2010 4 Nhung BT3 12/10/2010 07/11/2010 5 Duyên AT3 01/09/2010 09/12/2010 6 Thư AT2 02/10/2010 28/12/2010 7 Ngọc BT3 27/09/2010 16/12/2010 8 Minh CT1 25/09/2010 11/11/2010 9 Hải BT1 10/08/2010 19/11/2010 10 Hương AT1 26/09/2010 20/11/2010 11 Hùng CT2 13/08/2010 04/11/2010 12 Tiến BT2 16/08/2010 09/12/2010 13 Vinh AT2 17/08/2010 06/12/2010 14 Huyền CT3 20/09/2010 07/11/2010 15 Bảo AT2 15/08/2010 09/11/2010 16 Thy BT2 15/08/2010 22/11/2010 Loại Giá AT1 600 AT2 550 AT3 500 BT1 450 BT2 400 BT3 350 CT1 300
7. Thực hiện tính cột Phải trả = thành tiền - giảm
8. Thực hiện tìm kiếm cơ sở dữ liệu tương ứng với Tên khách là “Hương” sử dụng loại phòng AT1.
9. Thực hiện lọc tất cả các khách hàng ở có số tuần >0 1. Mở file D:/BAI5/Bai5
2. Nhập bảng tính mẫu trên vào Sheet2 và đổi tên sheet thành Tiền phịng
3. Thực hiện tính cột Thời gian= ngày đi - ngày đến 4. Dựa vào bảng giá phịng để tính cột Đơn giá
5. Thực hiện tính cột Thành tiền = Đơn giá x Số ngày ở
6. Thực hiện tính cột Giảm biết: Nếu khách ở >90 ngày thì được giảm 8% của thành tiền; Nếu Thời gian (giờ) ở từ 60 đến 90 ngày thì được giảm 5% của thành tiền; Cịn lại khơng được giảm
Bài 6 Đồ thị và in ấn 6.1. Đồ thị
Đồ thị là một công cụ mạnh và cũng là một phương thức để có thể phân tích và đánh giá hiệu quả trong việc kinh doanh, sự biến động của thị trường… với nhiều kiểu đồ thị cho phép lựa chọn phù hợp với công việc và dễ dàng cho phân tích dữ liệu.
Đồ thị gắn với dữ liệu, tự cập nhật lại khi dữ liệu thay đổi, Excel cung cấp Chart Wizard hướng dẫn cụ thể từng bước vẽ đồ thị.
6.1.1. Các bước tạo đồ thị
Bước 1: Mở file Excel có số liệu cần vẽ biểu đồ cột lên. Nếu chưa có số
liệu, thực hiện tạo bảng số liệu trước để việc vẽ biểu đồ cột trong Excel được nhanh chóng.
Bước 2: Tiếp đến, chọn (bơi đen) bảng dữ liệu cần vẽ sau đó vào Insert ->
chọn Column (biểu đồ hình cột). Tại đây, bạn tiếp tục được lựa chọn nhiều loại cột để vẽ biểu đồ hình cột trong bảng tính Excel. Các bạn có thể chọn là 2D column, 3D column... và tôi sẽ lựa chọn là 2D column cho phổ biến.
6.1.2. Điều chỉnh, định dạng đồ thị
6.1.2.1. Hiệu chỉnh tiêu đề của đồ thị
- Nhấn chuột trái vào đồ cần hiệu chỉnh trên đồ thị để hiệu chỉnh tiêu đề của đồ thị.
- Chọn Layout –> Chọn Chart Title và lựa chọn bất kỳ kiểu hiển thị nào phù hợp mà mình thích.
- Các thơng số:
+ None: Không hiển thị tiêu đề đồ thị
+ Centered Overlay Title: Thể hiện Tiêu đề của Đồ thị sẽ được hiển thị
bên trên và kích cỡ của đồ thị khơng được phép thay đổi.
+ Above Chart: Thể hiện Tiêu đề của Đồ thị sẽ được hiện ở phía trên
vùng đồ thị và người dùng có thể tuỳ ý thay đổi kích cỡ của đồ thị nếu muốn.
6.1.2.2. Hiệu chỉnh trục của đồ thị
Trên đồ thị, đơn vị chia khoảng cách ở trục tung sẽ là giá trị mặc định. Nếu muốn thay đổi các giá trị này theo tuỳ biến thì ta có thể thực hiện như sau:
- Click chuột phải vào cột giá trị của trục tung sau đó lựa chọn Format Axis.
Hình.6.3. Hiệu chỉnh trục của đồ thị
- Khi cửa sổ Format Axis xuất hiện, ở mục Major Unit lựa chọn giá trị 200.
+ Minimum: Sử dụng để xác định giá trị khởi đầu là giá trị nhỏ nhất trên trục + Maximum: Sử dụng để xác định giá trị kết thúc là giá trị lớn nhất trên trục + Major unit: Sử dụng để xác định giá trị các khoảng chia chính tại trục. + Minor unit: Sử dụng để xác định giá trị các khoảng chia phụ khác trên
trục. Với ví dụ như hình dưới, ta lựa chọn giá trị lớn nhất trên trục là 1000 và khoảng chia chính trên trục là 200 đơn vị.
Hình.6.4. Hiệu chỉnh trục của đồ thị
6.1.2.3. Thay đổi kiểu của đồ thị
Excel hỗ trợ rất nhiều các kiểu đồ thị khác nhau cho người dùng tuỳ biến lựa chọn theo nhu cầu:
- Column: Kiểu đồ thị hình cột - Line: Kiểu đồ thị dạng đường - Pie: Biểu đồ hình trịn
- Bar: Biểu đồ thanh
- Area: Biểu đồ vùng miền
- XY (Scatter): Biểu đồ XY (Phân tán) - Stock: Biểu đồ chứng khoán
- Bubble: Biểu đồ bong bóng - Radar: Biểu đồ radar
Khi ta muốn thay đổi để biểu diễn bằng một loại đồ thị khác, có thể chọn trên thanh Chart Tools, lựa chọn Design –> Change Chart Type –> lựa chọn
kiểu đồ thị mong muốn cần thay đổi
Hình.6.6. Thay đổi kiểu đồ thị
6.2. In ấn
6.2.1. Định dạng khổ giấy
Trong thao tác định dạng trang in gồm có: Định dạng khổ giấy, định dạng lề, định dạng tiều đề đầu trang và chân trang, chọn vùng in...
Chọn Page Layout/ Page Setup
Hình. 6.7. Định dạng trang in
* Tab Page: Chọn hướng in và khổ giấy
- Mục Orientation: Thay đổi kiểu in
+ Portrait: Định dạng kiểu in đứng + Landscape: Định dạng kiểu in ngang
- Mục Paper size: Chọn khổ giấy in
* Tab Margins: Canh lề giấy in
- Top: Lề trên của trang in - Left: Lề trái của trang in - Right: Lề phải của trang in - Bottom: Lề dưới của trang in - Header: Lề tiêu đề đầu trang in - Footer: Lề tiêu đề dưới trang in
Hình.6.8. Canh lề giấy in
6.2.2. Xác định vùng in
Để xác định vùng in ta thực hiện chọn thẻ Page Layout/Margins/Custom
Margins chọn tab Sheet như (hình 5.8)
+ Print Area: Địa chỉ vùng cần in trong bảng tính
+ Row to Repeat at top: Dịng cần lặp lại ở đầu mỗi trang
+ Column to repeat at left: Cột cần lặp lại bên trái ở mỗi trang in + Gridlines: In nội dung bảng tính có đường lưới
+ Row and column header: In cả tiêu đề cột và số thứ tự dòng + Black and white: Chỉ in trắng đen
+ Draft quality: Chế độ in lợt
+ Comments: In chú thích (None: Khơng in; At end of sheet: In chú thích ở cuối trang; As displayed on sheet: In như đang hiển thị trên sheet)
+ Cell errors as: Chỉ định in các ô bị lỗi (Displayed: In như hiển thị lỗi; Blank: Để trống; -- Thay các ô lỗi bằng dấu gạch; #N/A: Các ơ bị lỗi thì in chữ #N/A)
+ Page order: Chỉ định thứ tự in các trang
- Down, then over: Từ trên xuống và từ trái qua phải - Over, then down: Từ trái qua phải và từ trên xuống
6.2.3. Xem trước khi in
- Để xem tổng thể trước khi in nhấn Ctrl+P/ Preview - Để in văn bản nhấn Ctrl+P
+ Selection: Chỉ in vùng đang chọn trước nhấn thẻ File → Print.
+ Active sheet(s): Chỉ in sheet hiện hành hay các sheet đang chọn. + Entire workbook: In toàn bộ workbook.
+ Table: Chỉ có tác dụng khi ơ hiện hành đang trong một bảng, nếu chọn thì chỉ in bảng này.
+ Ignore print areas: Khi chọn, Excel sẽ bỏ qua tất cả các thiết lập vùng in đã thực hiện
BÀI TẬP THỰC HÀNH
Bài 1:
Cửa Hàng Sách Báo Tổng Hợp
STT Mã hàng Tên hàng Ngày giao Đơn giá Số lượng Thành tiền
1 TNNS01 05/01/98 2 TNNB05 07/01/98 3 CANB03 07/01/98 4 TNNB04 08/01/98