4.2.1. Định dạng font chữ mặc định
Nhấn trái chuột vào Office Button góc trái trên cùng của cửa sổ màn hình/ Chọn Excel Options. Xuất hiện hộp thoại Excel Options.
Hình 4.1. Định dạng font chữ mặc định
Chọn mục Popular/ Mục When creating new workbooks có lựa chọn: + Use this font: Chọn Font chữ
+ Font size: Chọn cỡ chữ + Sau khi chọn nhấn OK
4.2.2. Định dạng vị trí lưu trữ
Nhấn trái chuột vào Office Button góc trái trên cùng của cửa sổ màn hình/ Chọn Excel Options. Xuất hiện hộp thoại Excel Options.
Hình 4.2. Định dạng vị trí lưu trữ
Chọn mục Save/ Mục Save workbooks chọn mục Default file location. Mặc định đường dẫn đang là ổ C. Xố đường dẫn đó và gõ vào đường dẫn mới tuỳ theo lựa chọn người sử dụng. Ở đây tơi chọn đường dẫn là ổ D. Sau đó nhấn OK
4.2.3. Thời gian tự động lưu trữ
Nhấn trái chuột vào Office Button góc trái trên cùng của cửa sổ màn hình/ Chọn Excel Options. Xuất hiện hộp thoại Excel Options
Chọn mục Save/ Mục Save workbooks chọn mục Save AutoRecover information every. Hiện tại mục này đang để là 10 phút. Ta chuyển số phút nhỏ
đi và tối thiểu là 1 phút. Sau đó nhấn OK
Hình 4.4. Thời gian tự động lưu trữ
4.2.4. Làm việc với Sheet
4.2.4.1. Thêm, xóa sheet
* Thêm một sheet mới:
Khi làm việc với Excel thông thường 1 file chúng ta thường dùng nhiều sheet thay vì dùng nhiều file excel khó quản lý và cũng khó để liên kết truy vấn dữ liệu.
Đối với các phiên bản Excel 2007, 2010, 2013, 2016 chúng ta chỉ việc click vào biểu tượng dấu “*” hoặc biểu tượng “new” để thêm sheet ở bên dưới phía trái của file excel.
Mỗi lần Click ta sẽ thêm được 1 sheet mới với tên sheet lần lượt là Sheet và số thứ tự tiếp theo.
* Xóa Sheet:
- Để xóa 1 Sheet nào đó ta thực hiện nhấn phải chuột vào Sheet cần xóa, sau đó chọn chức năng Delete.
Hình.4.6.Chức năng xóa Sheet
4.2.4.2. Đổi tên Sheet
- Để đổi tên 1 Sheet nào đó ta thực hiện nhấn phải chuột vào Sheet cần đổi tên, sau đó chọn chức năng Rename, tiếp theo nhập tên mới và nhấn Enter.
Hình.4.7.Chức năng đổi tên Sheet
4.2.4.3. Dịch chuyển Sheet
Kích chuột tại Sheet cần dịch chuyển, sau đó nhấn trái chuột và kéo đến vị trí mới.
BÀI TẬP THỰC HÀNH
Bài 1: Cho bảng tính mẫu:
KẾT QUẢ THI HỌC KỲ Lớp TMT1K6 CĐN VIỆT – HÀN HÀ NỘI ST T Họ và tên Các môn thi Tổng điểm Điểm T.Bình Tốn Văn N.ngữ 1 Nguyễn Thị Thanh 6 7 4 17 5.67 2 Hoàng Thị Thảo 8 8 5 21 7 3 Nguyễn Vinh Chính 9 9 6 24 8 4 Nguyễn Ngọc Thảo 7 7 7 21 7
5 Hoàng Lan Anh 8 8 8 24 8
6 Đỗ Thị Hạnh 8 9 7 24 8
Yêu cầu:
1. Mở một Workbook mới.
2. Định dạng font chữ mặc định là Times New Roman, cỡ 14. 3. Định dạng vị trí lưu trữ là ổ đĩa D:/BAI4
4. Thực hiện định thời gian tự động lưu trữ là 05 phút. 5. Nhập bảng tính trên vào sheet1
6. Lưu lại tệp với đường dẫn D:/BAI4/Bai1
Bài 5
Hàm và truy vấn dữ liệu 5.1. Các khái niệm
Nếu mới sử dụng Excel, chúng ta sẽ sớm phát hiện ra rằng ứng dụng này không chỉ là một lưới để chúng ta nhập số vào các cột hay hàng. Chắc chắn chúng ta có thể sử dụng Excel để tìm tổng một cột hoặc một hàng số, nhưng chúng ta cũng có thể tính tốn khoản thanh tốn thế chấp, giải quyết các vấn đề về tốn học hay kỹ thuật, tìm kiếm kịch bản tình huống tốt nhất dựa trên số biến mà mình đưa vào.
- Excel làm được điều này thơng qua công thức trong các ô. Công thức sẽ thực hiện tính tốn hoặc các hành động khác trên dữ liệu trong trang tính. Cơng thức ln bắt đầu với dấu bằng (=), tiếp theo có thể là số, tốn tử toán học (như dấu + hoặc - để cộng hoặc trừ) và các hàm Excel tích hợp có thể thực sự mở rộng khả năng của một công thức.
5.1.1. Các kiểu dữ liệu: Number, Date, Text
5.1.1.1. Kiểu Number (Kiểu số)
Kiểu dữ liệu này bao gồm các phím số từ 0 đến 9 và các ký hiệu như +, -, *, /, (), . , = , $, %.
Dữ liệu kiểu số mặc nhiên được canh phải trong ô, nếu độ dài của số lớn hơn độ rộng của ơ thì nó tự động chuyển sang hiển thị kiểu khoa học (số mũ) hoặc hiển thị trên ô các ký tự (###), lúc này ta chỉ cần nới rộng ô.
5.1.1.2. Kiểu Date (Ngày, tháng, năm)
Kiểu dữ liệu ngày tháng được thể hiện ngày tháng năm giờ phút giây hay tháng ngày năm… cách thể hiện ngày tháng tùy theo sự lựa chọn của chúng ta.
- Chọn cách thể hiện ngày tháng:
+ Nhấp chọn ô hiện hành (không cho xuất hiện con trỏ nhấp nháy). + Nhấn phải chuột chọn Format Cell… chọn Tab Number.
+ Trong khung Category chọn chức năng Date
+ Nhấp vào mũi tên ( ) trong khung Locate (Location), để hiện lên danh sách và chọn Vietnamese ở cuối danh sách hay một kiểu khác.
+ Chọn kiểu hiển thị trong khung Type.
+ Nhấp OK để áp dụng. Xem hình minh họa sau:
- Chọn cách thể hiện giờ: nhấp vào chức năng Time trong khung Category và chọn tương tự như chọn ngày tháng.
Hình. 5.1. Dữ liệu kiểu Date (Ngày tháng)
5.1.1.3. Kiểu Text (Kiểu chuỗi)
Kiểu dữ liệu này bao gồm các ký hiệu từ a đến z, từ A đến Z và các phím số trên bàn phím ngồi ra nó cịn có một số các ký hiệu trên bàn phím.
Dữ liệu loại chuỗi thường được dùng để mơ tả, giải thích các thành phần cho rõ ràng nó khơng dùng trong tính tốn.
Nếu các kiểu dữ liệu được nhập vào không hợp lệ thì Excel tự động chuyển các dữ liệu này thành dữ liêu loại chuỗi.
Dữ liệu loại chuỗi khi đứng trong công thức phải được rào trong cặp dấu nháy kép (” “).
Khi muốn thể hiện số dưới dạng ký tự, bạn nhập thêm dấu nháy đơn (‘) trước dữ liệu chuỗi dạng số.
5.1.2. Các phép toán và toán tử so sánh
5.1.2.1. Các phép toán: Cộng, trừ, nhân, chia, phần trăm, luỹ thừa.
Tốn tử Ghi chú Ý nghĩa Ví dụ Kết quả
+ Dấu cộng Cộng 1+1 2
- Dấu trừ Trừ 7-2 5
* Dấu hoa thị Nhân 5*5 25
/ Dấu xuyệt trái Chia 10/5 2
% Dấu phần trăm Phần trăm 20% 0.2
5.1.2.2. Toán tử so sánh
Lớn hơn, nhỏ hơn, bằng, lớn hơn hoặc bằng, nhỏ hơn hoc bằng, khác
Toán tử Ý nghĩa Giá trị A Giá trị B Ví dụ Kết quả
> Lớn hơn 5 10 A>B Sai
< Nhỏ hơn 5 10 A<B Đúng = Bằng 5 A=6 Sai >= Lớn hơn hoặc bằng 9 3 A>=B Đúng <= Nhỏ hơn hoặc bằng 9 3 A<=B Sai <> Khác 9 3 A<>B Đúng
5.1.3 Các loại địa chỉ tương đối, tuyệt đối
5.1.3.1. Địa chỉ tương đối
Là địa chỉ bị thay đổi khi chúng ta thực hiện copy công thức. Đây là địa chỉ mặc định khi chúng ta lập cơng thức
Hình 5.2. Địa chỉ tương đối
Hình bên trên có 2 địa chỉ tương đối là B2 và C2 được sử đụng để tính điểm. Trong đó B2 xác định điểm Văn và C2 xác định điểm toán
Khi thực hiện sao chép cơng thức thì cơng thức tính số ngày ở cho người có STT 2 sẽ là B3 + C3. Như vậy thấy rằng địa chỉ đã bị thay đổi.
5.1.3.2. Địa chỉ tuyệt đối
Nếu như địa chỉ tương đối bị thay đổi khi sao chép cơng thức thì địa chỉ tuyệt đối luôn luôn cố định.
Để tạo địa chỉ tuyệt đối, chúng nhấn phím F4; lúc này sẽ có dấu ($) trước và sau số thứ tự cột. Hình bên dưới cho biết C2 là địa chỉ tuyệt đối $C$2
.
Hình 5.4. Địa chỉ tuyệt đối
Khi thực hiện sao chép cơng thức để tính cột kết quả cho người có STT 2 thì cơng thức lúc này sẽ là B2 + $C$2; nghĩa là B2 thành B3 (địa chỉ tương đối) nhưng $C$2 thì khơng thay đổi (địa chỉ tuyệt đối).
Hình 5.5. Địa chỉ tuyệt đối
5.2. Hàm xử lý dữ liệu dạng số 5.2.1 Cú pháp 5.2.1 Cú pháp
Hàm là một thành phần của dữ liệu loại công thức và được xem là những công thức được xây dựng sẵn nhằm thực hiện các cơng việc tính tốn phức tạp.
Dạng thức tổng quát: = <TÊN HÀM> (Tham số 1, Tham số 2,...)
Trong đó: <TÊN HÀM> là tên qui ước của hàm, không phân biệt chữ hoa hay thường
Các tham số: Đặt cách nhau bởi dấu "," hoặc ";" tuỳ theo khai báo trong ControlPanel.
5Cách sử dụng hàm VALUE, MOD, INT, ROUND
5.2.2.1. Hàm VALUE
- Trong đó: Text là chuỗi ký tự chứa số có thể là định dạng ngày tháng,
thời gian hay hằng số. Text phải được đặt trong cặp dấu ngoặc kép (“ ”) hoặc tham chiếu đến ô chứa văn bản bạn muốn chuyển đổi
- Công dụng: Đổi chuỗi ký tự chứa số thành giá trị số
Hàm VALUE thường được kết hợp với các hàm cắt chuỗi như hàm LEFT cắt chuỗi ký tự bên trái, hàm RIGHT cắt chuỗi ký tự bên phải, hàm MID cắt chuỗi ký tự ở giữa. Khi cắt chuỗi thì định dạng các chuỗi chưa phải là định dạng số nên cần hàm VALUE để chuyển về dạng số.
5.6. Sử dụng hàm Value
5.2.2.2. Hàm MOD
- Cú pháp: =MOD(m,n) - Trong đó:
+ m: Là số bị chia ( số muốn chia để tìm số dư), M là tham số bắt buộc + n: Là số chia, là tham số bắt buộc.
- Công dụng: Hàm MOD trả về số dư sau khi chia một số cho ước số, kết
quả sẽ cùng dấu với ước số (không phụ thuộc vào dấu của số bị chia)
- Một số chú ý khi sử dụng hàm MOD
+ Nếu số chia bằng 0, thì hàm MOD trả về giá trị lỗi #DIV/0!
+ Hàm MOD trả về kết quả có cùng dấu với số chia , kết quả không quan tâm tới dấu của số bị chia
5.2.2.3. Hàm ROUND
- Cú pháp: ROUND(m, n) - Trong đó:
+ m: Là số cần làm trịn
+ n: Là đối số có thể âm hoặc dương
- Cơng dụng: Làm trịn số thập phân m đến n chữ số lẻ. Nếu n dương thì
làm trịn phần thập phân. Nếu n âm thì làm trịn phần ngun.
+ Nếu N = 0 thì ta sẽ làm trịn tới số ngun gần nhất. Chẳng hạn làm tròn số ROUND(9.23.0) = 9
+ Nếu N > 0 thì số sẽ được làm trịn tới vị trí thập phân chỉ định. Chẳng hạn ROUND(21.25464,5) = 21.25. Nếu N =1 lấy 1 số lẻ, n=2 lấy 2 số lẻ,…
+ Nếu N < 0 thì số sẽ được làm trịn sang bên trái dấu thập phân. Ví dụ: ROUND(23.23434, -1) = 20. Nếu N = -1 thì làm trịn đến hàng chục, N = -2 làm tròn đến trăm và N = -3 là đến hàng nghìn..
Hình 5.8. Sử dụng hàm Round
5.2.2.4. Hàm INT
- Cú pháp: =INT(n)
- Công dụng: Trả về giá trị là phần nguyên của số thập phân n
5.3. Hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi 5.3.1 Cú pháp 5.3.1 Cú pháp
Hàm là một thành phần của dữ liệu loại công thức và được xem là những công thức được xây dựng sẵn nhằm thực hiện các cơng việc tính tốn phức tạp.
Dạng thức tổng quát: <TÊN HÀM> (Tham số 1, Tham số 2,...)
Trong đó: <TÊN HÀM> là tên qui ước của hàm, không phân biệt chữ hoa hay thường
Các tham số: Đặt cách nhau bởi dấu "," hoặc ";" tuỳ theo khai báo trong ControlPanel.
5.3.2. Cách sử dụng hàm LOWER, UPPER, TRIM, LEFT, RIGHT, MID, LEN,…
5.3.2.1. Hàm LOWER:
- Cú pháp: =LOWER(Text)
- Công dụng: Đổi tất các ký tự trong một chuỗi văn bản sang chữ thường
Hình 5.10. Hàm Lower
5.3.2.2. Hàm UPPER
- Cú pháp: =UPPER(Text)
- Công dụng: Đổi tất các ký tự trong một chuỗi văn bản sang chữ hoa
5.3.2.3. Hàm TRIM
- Cú pháp: =TRIM(Text)
- Công dụng: Loại bỏ hết khoảng trắng trong văn bản và chỉ giữ lại một
khoảng trắng giữa các từ
Hình 5.12. Hàm Trim
5.3.2.4. Hàm LEFT
- Cú pháp: =LEFT(s, n)
- Cơng dụng: Trích ra n ký tự của chuỗi s kể từ bên trái.
Hình 5.13. Hàm Left
5.3.2.5. Hàm RIGHT
- Cú pháp: =RIGHT(s, n)
- Cơng dụng: Trích ra n ký tự của chuỗi s kể từ bên phải.
5.3.2.6. Hàm MID
- Cú pháp: =MID(s, m, n)
- Cơng dụng: Trích ra n ký tự của chuỗi s kể từ vị trí thứ m.
Hình 5.15. HàmMid
5.3.2.7. Hàm LEN
- Cú pháp: LEN(Text)
- Công dụng: Trả về giá trị là độ dài của chuỗi ký tự, kể cả ký tự khoảng
trống
Hình 5.16. Hàm Len
5.4. Hàm xử lý dữ liệu dạng Ngày tháng 5.4.1 Cú pháp 5.4.1 Cú pháp
Hàm là một thành phần của dữ liệu loại công thức và được xem là những công thức được xây dựng sẵn nhằm thực hiện các cơng việc tính tốn phức tạp.
Dạng thức tổng quát: <TÊN HÀM> (Tham số 1, Tham số 2,...)
Trong đó: <TÊN HÀM> là tên qui ước của hàm, không phân biệt chữ hoa hay thường
Các tham số: Đặt cách nhau bởi dấu "," hoặc ";" tuỳ theo khai báo trong ControlPanel.
5.4.2 Cách sử dụng hàm DATEVALUE, DAY, MONTH, HOUR, MINUTE, YEAR, TIMEVALUE,…
5.4.2.1. Hàm DAY
- Cú pháp: =DAY(Biểu thức ngày_tháng_năm)
- Công dụng: Trả về phần ngày của biểu thức ngày – tháng – năm
Hình 5.17. Hàm Day
5.4.2.2. Hàm MONTH:
- Cú pháp: =MONTH(Biểu thức ngày_tháng_năm)
- Công dụng: Trả về phần tháng của biểu thức ngày – tháng – năm.
Hình 5.18. Hàm Month
5.4.2.3. Hàm YEAR:
- Cú pháp: =YEAR(Biểu thức ngày_tháng_năm)
- Công dụng: Trả về phần năm của biểu thức ngày – tháng – năm
5.4.2.4. Hàm HOUR
- Cú pháp: =HOUR(Biểu thức giờ_phút_giây)
- Công dụng: Trả về giá trị giờ tương ứng của một thời gian
Hình 5.20. Hàm Hour
5.4.2.5. Hàm MINUTE
- Cú pháp: =MINUTE(Biểu thức giờ_phút_giây)
- Công dụng: Trả về giá trị phút tương ứng của một thời gian
Hình 5.21. Hàm Minute
5.4.2.6. DATEVALUE
- Cú pháp: DATEVALUE(Date_text)
- Công dụng: Hàm này trả về số thứ tự (với ngày 1 tháng 1 năm 1900 là số
thứ tự 1, ngày 2/1/1900 số thứ 2…, ngày 1/2/1990 là ngày thứ 32) của chuỗi ngày đã nhập
5.4.2.7. TIMEVALUE
- Cú pháp: TIMEVALUE(Time_text)
- Cơng dụng: Hàm tính tốn trả về số thập phân của thời gian được biểu
thị bằng chuỗi văn bản trong Excel
Hình 5.23. Hàm Timevalue
5.5. Hàm thống kê và thống kê có điều kiện 5.5.1 Cú pháp 5.5.1 Cú pháp
Dạng thức tổng quát: <TÊN HÀM> (Tham số 1, Tham số 2,...)
Trong đó: <TÊN HÀM> là tên qui ước của hàm, không phân biệt chữ hoa hay thường
Các tham số: Đặt cách nhau bởi dấu "," hoặc ";" tuỳ theo khai báo trong ControlPanel.
5.5.2. Cách sử dụng hàm AVERAGE, COUNT, COUNTA, MIN, MAX, RANK,..
5.5.2.1. Hàm COUNT
Cú pháp: =COUNT(Phạm vi)
- Công dụng: Đếm số ơ có chứa dữ liệu số trong phạm vi.
- Ví dụ: Để đếm số số người đỗ trong bảng dưới thì dùng cơng thức:
5.5.2.2. Hàm COUNTA
Cú pháp: =COUNTA(Phạm vi)
- Công dụng: Đếm số ơ có chứa dữ liệu trong danh sách List
- Ví dụ: Để đếm số học sinh trong cột B ở bảng dưới thì dùng cơng thức:
Hình 5.25. Hàm Counta
5.5.2.3. Hàm COUNTIF
- Cú pháp: =COUNTIF(Phạm vi, điều kiện)
- Công dụng: Đếm số ô thỏa mãn điều kiện trong phạm vi.
- Ví dụ: Để đếm số học sinh giới tính nữ ở bảng dưới thì dùng cơng thức:
Hình 5.26. Hàm Countif
5.5.2.4. Hàm MAX
- Cú pháp: =MAX(Phạm vi)
- Công dụng: Trả về giá trị là số lớn nhất trong phạm vi.
- Ví dụ: Để điểm hs nào cao nhất ở bảng dưới thì dùng cơng thức:
5.5.2.5. Hàm MIN
- Cú pháp: = MIN(Phạm vi)
- Công dụng: Trả về giá trị là số nhỏ nhất trong phạm vi.
- Ví dụ: Để biết điểm hs nào thấp nhất (xem hình 4.5d) thì dùng cơng thức:
=Min(D2:D4)
5.5.2.6. Hàm AVERAGE:
- Cú pháp: =AVERAGE(Phạm vi)
- Công dụng: Trả về giá trị là trung bình cộng của các ơ trong phạm vi.