3. Kế toỏn bỏn hàng húạ
3.3. Phương phỏp kế toỏn bỏn hàng
3.3.1. Chứng từ kế toỏn.
Để hạch toỏn nghiệp vụ bỏn hàng, kế toỏn sử dụng cỏc chứng từ kế toỏn sau:
- Hoỏ đơn GTGT (doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phƣơng phỏp khấu trừ) - Hoỏ đơn bỏn hàng (doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phƣơng phỏp trực tiếp), hoặc kinh doanh những mặt hàng khụng thuộc đối tƣợng chịu thuế GTGT). - Phiếu xuất kho hay phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ.
- Phiếu xuất kho hàng gửi bỏn đại lý.
- Bỏo cỏo bỏn hàng; bảng kờ bỏn lẻ hàng hoỏ, dịch vụ; - Bảng thanh toỏn hàng đại lý.
- Thẻ quầy hàng; Giấy nộp tiền; Bảng kờ nhận hàngvà thanh toỏn hàng ngàỵ - Cỏc biờn bản thừa thiếu hàng, biờn bản giảm giỏ hàng bỏn, biờn bản hàng bỏn bị trả lạị
- Phiếu thu, giấy bỏo Cú...
- Cỏc chứng từ khỏc cú liờn quan.
3.3.2. Hạch toỏn nghiệp vụ bỏn hàng theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn.
3.3.2.1. Tài khoản sử dụng.
Cụng dụng: Tài khoản này dựng để phản ỏnh tổng doanh thu bỏn hàng thực tế,
cỏc khoản giảm trừ doanh thu và xỏc định doanh thu thuần trong kỳ của doanh nghiệp.
Bờn Nợ:
- Tập hợp cỏc khoản giảm giỏ hàng bỏn, chiết khấu thƣơng mại, doanh thu hàng bỏn bị trả lại phỏt sinh trong kỳ.
- Số thuế tiờu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế GTGT tớnh theo phƣơng phỏp trực tiếp phải nộp của hàng bỏn.
- Kết chuyển doanh thu thuần về tiờu thụ trong kỳ.
Bờn Cú: Phản ỏnh tổng số doanh thu tiờu thụ trong kỳ.
Tài khoản 511 cuối kỳ khụng cú số dƣ và gồm 4 tài khoản cấp 2 nhƣ sau: - Tài khoản 5111 "Doanh thu bỏn hàng hoỏ"
- Tài khoản 5112 "Doanh thu bỏn thành phẩm" - Tài khoản 5113 "Doanh thu cung cấp dịch vụ" - Tài khoản 5114 "Doanh thu trợ cấp, trợ giỏ" - Tài khoản 5117 "Doanh thu bất động sản"
+ Tài khoản 512 "Doanh thu nội bộ"
Cụng dụng: Tài khoản này dựng để phản ỏnh doanh thu do bỏn hàng hoỏ, dịch vụ trong nội bộ doanh nghiệp hoặc giữa cỏc đơn vị trực thuộc trong cựng một cụng ty hoặc tổng cụng tỵ..
Nội dung phản ỏnh của tài khoản 512 tƣơng tự nhƣ tài khoản 511 đó đƣợc đề cập đến ở trờn. Tài khoản 512 cuối kỳ khụng cú số dƣ và gồm 3 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 5121 "Doanh thu bỏn hàng hoỏ"
- Tài khoản 5122 "Doanh thu bỏn thành phẩm" - Tài khoản 5123 "Doanh thu cung cấp dịch vụ"
+Tài khoản 521 "Chiết khấu thương mại"
Tài khoản này dựng để phản ỏnh khoản chiết khấu thƣơng mại mà doanh nghiệp đó giảm trừ hoặc đó thanh toỏn cho ngƣời mua hàng do đó mua hàng hoỏ, dịch vụ với khối lƣợng lớn, theo thoả thuận về chiết khấu thƣơng mại đó ghi trờn hợp đồng kinh tế mua, bỏn hàng hoỏ hoặc cỏc cam kết mua, bỏn hàng hoỏ.
Bờn Nợ: Tập hợp cỏc khoản chiết khấu thƣơng mại đó chấp nhận cho ngƣời muạ
Bờn Cú: Kết chuyển toàn bộ số chiết khấu thƣơng mại sang tài khoản cú liờn quan để xỏc định doanh thu thuần.
+Tài khoản 531 "Hàng bỏn bị trả lại"
Tài khoản này dựng để phản ỏnh doanh thu của số hàng hoỏ, dịch vụ đó xỏc định tiờu thụ, bị khỏch hàng trả lại do khụng đỳng quy cỏch, phẩm chất hoặc do vi phạm hợp đồng kinh tế...
Bờn Nợ: Tập hợp doanh thu của hàng bỏn bị trả lại đó chấp nhận cho ngƣời mua trong kỳ (đó trả tiền cho ngƣời mua hoặc tớnh trừ vào nợ phải thu).
Bờn Cú: Kết chuyển số doanh thu của hàng bị trả lại sang tài khoản liờn quan để
xỏc định doanh thu thuần.
Tài khoản 531 cuối kỳ khụng cú số dƣ.
+Tài khoản 532 "Giảm giỏ hàng bỏn"
Tài khoản này dựng để phản ỏnh khoản giảm giỏ cho khỏch hàng tớnh trờn giỏ bỏn thoả thuận.
Bờn Nợ: Khoản giảm giỏ đó chấp nhận với ngƣời muạ
Bờn Cú: Kết chuyển khoản giảm giỏ sang tài khoản cú liờn quan để xỏc định doanh thu thuần.
Tài khoản 532 cuối kỳ khụng cú số dƣ.
+Tài khoản 632 " Giỏ vốn hàng bỏn"
Tài khoản này dựng để phản ỏnh trị giỏ vốn của hàng hoỏ, dịch vụ đó tiờu thụ trong kỳ. Tài khoản 632 khụng cú số dƣ và cú thể đƣợc mở chi tiết theo từng mặt hàng, từng dịch vụ....
Bờn Nợ:
- Tập hợp trị giỏ mua của hàng hoỏ, giỏ thành thực tế của dịch vụ đó đƣợc xỏc định là tiờu thụ.
- Phớ thu mua phõn bổ cho hàng tiờu thụ trong kỳ.
Bờn Cú:
- Trị giỏ mua của hàng hoỏ đó bỏn bị ngƣời mua trả lạị - Kết chuyển trị giỏ vốn của hàng đó tiờu thụ trong kỳ.
Ngoài cỏc tài khoản trờn, trong quỏ trỡnh hạch toỏn nghiệp vụ bỏn hàng trong nƣớc, kế toỏn cũn sử dụng một số tài khoản khỏc cú liờn quan nhƣ: 131, 157, 111, 112, 156, 333, 338 (3387)...
3.3.2.2. Phương phỏp hạch toỏn.
ạ Trường hợp bỏn buụn qua kho theo hỡnh thức giao hàng trực tiếp
- Khi xuất kho hàng hoỏ giao cho bờn mua, đại diện bờn mua đó ký nhận đủ hàng hoỏ và đó thanh toỏn tiền mua hàng hoặc chấp nhận nợ:
* Đối với doanh nghiệp tớnh thuế GTGT theo phƣơng phỏp khấu trừ, kế toỏn ghi:
Nợ TK 111, 112, 131...: Tổng giỏ thanh toỏn của hàng bỏn
Cú TK 511 (5111): Doanh thu bỏn hàng theo giỏ bỏn chƣa cú thuế GTGT Cú TK 333 (33311): Thuế GTGT đầu ra của hàng bỏn
* Đối với doanh nghiệp tớnh thuế GTGT theo phƣơng phỏp trực tiếp hoặc đối với cỏc đối tƣợng khụng chịu thuế GTGT:
Nợ TK 111, 112, 131...: Tổng giỏ thanh toỏn của hàng bỏn
Cú TK 511 (5111): Doanh thu bỏn hàng theo tổng giỏ thanh toỏn + Phản ỏnh trị giỏ thực tế của hàng xuất bỏn:
Nợ TK 632: Giỏ vốn hàng bỏn
Cú TK 156 (1561): Trị giỏ thực tế của hàng xuất kho bỏn
Nếu xuất kho bao bỡ bỏn kốm theo hàng hoỏ tớnh giỏ riờng, kế toỏn ghi: Nợ TK 111, 112, 131: Tổng giỏ thanh toỏn của bao bỡ
Cú TK 153 (1532): Trị giỏ bao bỡ xuất kho (chƣa gồm thuế GTGT) Cú TK 3331 (33311): Thuế GTGT phải nộp của bao bỡ
- Khi ngƣời mua thanh toỏn tiền hàng, bao bỡ:
Nợ TK 111, 112, 331...: Tổng số tiền hàng đó thu đƣợc. Cú TK 131: Số nợ tiền hàng ngƣời mua đó thanh toỏn
Trƣờng hợp bờn mua đƣợc hƣởng chiết khấu thanh toỏn do thanh toỏn tiền hàng trƣớc hạn, kế toỏn chỉ hạch toỏn khoản chiết khấu thanh toỏn sau khi bờn mua đó thanh toỏn tiền hàng:
+ Nếu sau khi ngƣời mua thanh toỏn toàn bộ tiền hàng mới đƣợc hƣởng chiết khấu thỡ kế toỏn ghi nhận khoản chiết khấu thanh toỏn phải trả cho ngƣời mua nhƣ sau:
Nợ TK 635: Số chiết khấu thanh toỏn ngƣời mua đƣợc hƣởng
Cú TK 111, 112: Số chiết khấu thanh toỏn đó trả cho ngƣời mua bằng tiền Cú TK 338 (3388): Số chiết khấu thanh toỏn đó chấp nhận cho ngƣời mua nhƣng chƣa thanh toỏn.
+ Nếu khi ngƣời mua thanh toỏn tiền hàng đó trừ khoản chiết khấu thanh toỏn đƣợc hƣởng, kế toỏn sẽ ghi nhận nghiệp vụ thanh toỏn nhƣ sau:
Nợ TK 111, 112, 331...: Số tiền hàng thực nhận từ ngƣời mua Nợ TK 635: Số chiết khấu thanh toỏn ngƣời mua đƣợc hƣởng Cú TK 131:Tổng số nợ ngƣời mua đó thanh toỏn
• Đối với doanh nghiệp tớnh thuế GTGT theo phƣơng phỏp khấu trừ, kế toỏn ghi: Nợ TK 521 (5211): Số chiết khấu thƣơng mại ngƣời mua đƣợc hƣởng
Nợ TK 333 (33311): Thuế GTGT đầu ra giảm tƣơng ứng
Cú TK 111, 112, 131...: Tổng số tiền chiết khấu đó trả hoặc đó khấu trừ vào số nợ phải thu ở ngƣời muạ
• Đối với doanh nghiệp tớnh thuế GTGT theo phƣơng phỏp trực tiếp hoặc khụng thuộc đối tƣợng chịu thuế GTGT, kế toỏn ghi:
Nợ TK 521(5211): Số chiết khấu thƣơng mại ngƣời mua hƣởng (gồm cả VAT). Cú TK 111, 112,...: Tổng số tiền chiết khấu đó trả.
- Trƣờng hợp bỏn hàng, bờn mua đƣợc giảm giỏ:
+ Đối với doanh nghiệp tớnh thuế GTGT theo phƣơng phỏp khấu trừ: Nợ TK 532: Khoản giảm giỏ hàng bỏn thực tế phỏt sinh (khụng gồm thuế) Nợ TK 333 (33311): Thuế GTGT đầu ra giảm tƣơng ứng
Cú TK 111,112,131...: Số tiền đó trả, chấp nhận giảm nợ cho ngƣời mua + Đối với doanh nghiệp tớnh thuế GTGT theo phƣơng phỏp trực tiếp hoặc khụng thuộc đối tƣợng chịu thuế GTGT:
Nợ TK 532: Khoản giảm giỏ hàng bỏn thực tế phỏt sinh (gồm cả thuế GTGT) Cú TK 111, 112, 131..: Số tiền đó trả, chấp nhận giảm nợ cho ngƣời mua - Trƣờng hợp bỏn hàng cú phỏt sinh trả lại hàng:
* Phản ỏnh tổng giỏ thanh toỏn của hàng bỏn bị trả lại:
+ Đối với doanh nghiệp tớnh thuế GTGT theo phƣơng phỏp khấu trừ: Nợ TK 531: Giỏ bỏn của hàng bỏn bị trả lại (chƣa cú thuế GTGT) Nợ TK 333 (33311): Thuế GTGT đầu ra của hàng bỏn bị trả lại
Cú TK 111, 112, 131...: Tổng giỏ thanh toỏn của hàng bỏn bị trả lại
+ Đối với doanh nghiệp tớnh thuế GTGT theo phƣơng phỏp trực tiếp hoặc khụng thuộc đối tƣợng chịu thuế GTGT:
Nợ TK 531: Giỏ bỏn của hàng bỏn bị trả lại (gồm cả thuế GTGT)
Cú TK 111, 112, 131...: Tổng giỏ thanh toỏn của hàng bỏn bị trả lại * Phản ỏnh trị giỏ thực tế của hàng bỏn bị trả lại, đó kiểm nhận:
Nợ TK 156 (1561): Trị giỏ hàng nhập kho
Nợ TK 157: Trị giỏ hàng đang gửi tại kho ngƣời mua Cú TK 632: Trị giỏ thực tế của số hàng bỏn bị trả lại Nếu ngƣời mua trả lại bao bỡ đi kốm tƣơng ứng, kế toỏn ghi: Nợ TK 153 (1532): Trị giỏ bao bỡ nhập kho
Nợ TK 333 (33311): Thuế GTGT của số bao bỡ trả lại Cú TK 111,112,131: Số tiền hoàn lại cho ngƣời muạ
b. Trường hợp bỏn buụn qua kho theo hỡnh thức chuyển hàng
- Khi xuất kho hàng hoỏ chuyển đến cho bờn mua: Nợ TK 157: Trị giỏ thực tế của hàng chuyển đi bỏn Cú TK 156 (1561): Trị giỏ mua của hàng xuất kho
Trƣờng hợp hàng bỏn cú bao bỡ đi kốm, tớnh giỏ riờng, khi xuất kho bao bỡ chuyển đến cho bờn mua, kế toỏn ghi:
Nợ TK 138 (1388): Trị giỏ bao bỡ đi kốm phải thu Cú TK 153 (1532): Trị giỏ bao bỡ đó xuất kho
- Khi hàng hoỏ đƣợc xỏc định là tiờu thụ (bờn mua đó nhận hàng, đó chấp nhận thanh toỏn hoặc đó thanh toỏn):
+ Phản ỏnh doanh thu bỏn hàng: Tƣơng tự trƣờng hợp bỏn buụn qua kho theo hỡnh thức giao hàng trực tiếp.
+ Phản ỏnh trị giỏ thực tế của hàng chuyển đi bỏn đó đƣợc khỏch hàng chấp nhận:
Nợ TK 632: Trị giỏ vốn của hàng đó tiờu thụ
Cú TK 157: Trị giỏ hàng chuyển đi đó đƣợc chấp nhận - Khi ngƣời mua thanh toỏn tiền hàng, kế toỏn ghi:
Nợ TK 111, 112, 331(đối trừ cụng nợ)...: Tổng số tiền hàng đó thu Cú TK 131: Số nợ tiền hàng ngƣời mua đó thanh toỏn
Đối với giỏ trị bao bỡ kốm theo hàng hoỏ, nếu ngƣời mua đó thanh toỏn hoặc chấp nhận thanh toỏn:
Nợ TK 111, 112, 131...: Số tiền bao bỡ đi kốm
Cú TK 138 (1388): Trị giỏ bao bỡ đi kốm đó đƣợc chấp nhận thanh toỏn. - Cỏc trƣờng hợp bỏn hàng cú chiết khấu thanh toỏn, chiết khấu thƣơng mại, giảm giỏ cho bờn mua sẽ đƣợc hạch toỏn tƣơng tự nghiệp vụ bỏn buụn qua kho theo hỡnh thức giao hàng trực tiếp ở trờn.
- Trƣờng hợp bỏn hàng cú phỏt sinh trả lại hàng:
+ Nếu hàng chuyển đi bỏn chƣa đƣợc xỏc định là tiờu thụ, căn cứ vào biờn bản và một số chứng từ liờn quan khỏc do bờn mua gửi đến, kế toỏn sẽ ghi nhận trị giỏ hàng bỏn bị trả lại nhƣ sau:
Nợ TK 156 (1561): Trị giỏ hàng nhập kho
Cú TK 157: Trị giỏ hàng chuyển đi bị trả lại đó nhận
Nợ TK 153 (1532): Trị giỏ bao bỡ nhập kho
Cú TK 138 (1388): Số tiền bao bỡ giảm thu tƣơng ứng.
+ Nếu hàng chuyển đi bỏn đó đƣợc xỏc định là tiờu thụ thỡ khi phỏt sinh hàng bỏn bị trả lại, kế toỏn sẽ ghi nhận tƣơng tự nhƣ trƣờng hợp trả lại hàng đối với hỡnh thức bỏn buụn qua kho giao hàng trực tiếp.
- Trƣờng hợp trong quỏ trỡnh bỏn hàng cú phỏt sinh chi phớ: + Nếu chi phớ do doanh nghiệp chịu, kế toỏn ghi nhận nhƣ sau: Nợ TK 641: Chi phớ bỏn hàng thực tế phỏt sinh
Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đƣợc khấu trừ (nếu cú)
Cú TK 111, 112, 331, 334, 338...: Tổng số tiền thanh toỏn tƣơng ứng + Nếu chi phớ do bờn mua chịu nhƣng doanh nghiệp chi hộ:
Nợ TK 138 (1388): Số tiền chi hộ cho ngƣời mua Cú TK 111, 112, 331...: Tổng số tiền đó chi
Khi ngƣời mua thanh toỏn, kế toỏn ghi:
Nợ TK 111, 112, 131: Tổng số tiền đó thu hoặc cũn phải thu của ngƣời mua Cú TK 138 (1388): Số tiền chi hộ đƣợc ngƣời mua chấp nhận thanh toỏn. Số tiền chi hộ khụng thu hồi đƣợc sẽ đƣợc xử lý ghi tăng chi phớ bỏn hàng: Nợ TK 641: Số tiền chi hộ khụng thu hồi đƣợc ghi tăng chi phớ
Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đƣợc khấu trừ (nếu cú)
Cú TK 138(1388):Số tiền chi hộ khụng thu hồi đƣợc đó xử lý
- Trƣờng hợp hàng chuyển đi bỏn cú phỏt sinh tổn thất, thiếu hụt, theo hợp đồng bờn bỏn chịu:
+ Nếu hàng chuyển đi chƣa đƣợc xỏc định là tiờu thụ, kế toỏn ghi nhận trị giỏ hàng thiếu nhƣ sau:
(-) Nếu hàng thiếu xỏc định ngay đƣợc nguyờn nhõn:
• Nếu hàng thiếu đƣợc xỏc định ngay do hao hụt tự nhiờn trong định mức hoặc do nguyờn nhõn khỏch quan, kế toỏn ghi:
Nợ TK 641: Trị giỏ hàng bỏn phỏt sinh thiếu do hao hụt trong định mức. Nợ TK 811: Trị giỏ hàng bỏn phỏt sinh thiếu do nguyờn nhõn khỏch quan. Nợ TK 138 (1388),111: Nếu do lỗi của cỏn bộ nghiệp vụ của doanh nghiệp Nợ TK 156 (1561): Nếu do doanh nghiệp gửi thiếụ
Cú TK 157: Trị giỏ hàng chuyển đi bỏn phỏt sinh thiếụ Và khi doanh nghiệp gửi bổ sung hàng cho bờn mua, kế toỏn ghi: Nợ TK 157: Trị giỏ hàng gửi bổ sung
(-) Nếu hàng thiếu chƣa xỏc định rừ nguyờn nhõn, đang chờ xử lý, kế toỏn ghi: Nợ TK 138 (1381): Trị giỏ hàng thiếu chờ xử lý
Cú TK 157: Trị giỏ hàng chuyển đi bỏn phỏt sinh thiếu
Khi cú quyết định xử lý, tuỳ từng tỡnh huống cụ thể, kế toỏn sẽ phản ỏnh nhƣ sau:
• Nếu hàng thiếu do hao hụt tự nhiờn (trong định mức) hoặc do nguyờn nhõn khỏch quan:
Nợ TK 641: Trị giỏ hàng thiếu do hao hụt trong định mức Nợ TK 811: Trị giỏ hàng thiếu do nguyờn nhõn khỏch quan Cú TK 138 (1381): Trị giỏ hàng thiếu đó xử lý
• Nếu hàng thiếu do lỗi của cỏn bộ nghiệp vụ của doanh nghiệp: Nợ TK 138(1388), 111: Khoản cỏ nhõn phải bồi thƣờng
Cú TK 138(1381): Trị giỏ hàng thiếu đó xử lý
Cú TK 133(1331): Thuế GTGT đầu vào tƣơng ứng với số hàng thiếu • Nếu hàng thiếu do doanh nghiệp gửi thiếu:
Nợ TK 156 (1561): Trị giỏ hàng đƣợc xỏc nhận chƣa xuất kho Cú TK 138(1381): Trị giỏ hàng thiếu đó xử lý
Và khi doanh nghiệp gửi bổ sung hàng cho bờn mua, kế toỏn cũng sẽ ghi: Nợ TK 157: Trị giỏ hàng gửi bổ sung
Cú TK 156 (1561):Trị giỏ hàng xuất kho
• Nếu hàng thiếu khụng xỏc định đƣợc nguyờn nhõn:
Nợ TK 811: Trị giỏ hàng thiếu khụng xỏc định đƣợc nguyờn nhõn Cú TK 138 (1381): Trị giỏ hàng thiếu đó xử lý
Cú TK 133(1331): Thuế GTGT tƣơng ứng với số hàng thiếu (nếu cú)
+ Nếu hàng chuyển đi đó đƣợc xỏc định là tiờu thụ, khi phỏt sinh trƣờng hợp thiếu, tổn thất, kế toỏn phản ỏnh nhƣ sau:
• Điều chỉnh giảm doanh thu tƣơng ứng với giỏ bỏn của hàng thiếu:
Đối với doanh nghiệp tớnh thuế GTGT theo phƣơng phỏp khấu trừ, kế toỏn ghi: Nợ TK 531: Giỏ bỏn chƣa thuế của số hàng thiếu
Nợ TK 531: Giỏ bỏn chƣa thuế của số hàng thiếu
Nợ TK 333 (33311): Thuế GTGT đầu ra của số hàng thiếu
Cú TK 111, 112, 131...:Tổng giỏ thanh toỏn của số hàng thiếu
Đối với doanh nghiệp tớnh thuế GTGT theo phƣơng phỏp trực tiếp hoặc khụng thuộc đối tƣợng chịu thuế GTGT, kế toỏn ghi:
Cú TK 111, 112, 131...: Tổng giỏ thanh toỏn của số hàng thiếu
• Điều chỉnh giảm giỏ vốn hàng bỏn theo trị giỏ hàng thiếu: Tuỳ từng trƣờng hợp