6.1. Khái niệm
Quá trình nhận thức từng bƣớc về kiểm soát nội bộ đã dẫn đến các định nghĩa
khác nhau từ giản đơn đến phức tạp về hoạt động này. Đến nay, định nghĩa về hệ
thống kiểm soát nội bộ đƣợc chấp nhận khá rộng rãi là:
“ Kiểm soát nội bộ là một quá trình do Ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị chi phối, đƣợc thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dƣới đây:
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy.
- Các luật lệ và quy định đƣợc tuân thủ. - Hoạt động hữu hiệu và có hiệu quả.”
Trong định nghĩa trên, bốn khái niệm nền tảng đƣợc nhấn mạnh là quá trình,
con ngƣời, đảm bảo hợp lý và các mục tiêu.
6.2.1. Môi trường kiểm soát:
Tạo ra sắc thái chung trong đơn vị - nơi mỗi ngƣời tiến hành các hoạt động và thực hiện nghĩa vụ kiểm soát của mình. Chính môi trƣờng kiểm soát làm nền tảng cho các thành phần khác của HTKSNB. Các nhân tố chính của môi trƣờng kiểm soát là:
Quan điểm, phong cách điều hành và tƣ cách của nhà quản lý: có năng lực không, có tôn trọng đạo đức kinh doanh không, có thận trọng không, có chủ động
và độc lập không, có duy trì mối quan hệ thƣờng xuyên với cấp dƣới?...
Cơ cấu tổ chức: cơ cấu tổ chức có hợp lý không, việc phân công phân nhiệm
nhƣ thế nào, có giúp nhà quản lý thu thập và truyền đạt thông tin một cách chính xác và nhanh chóng không?
Chính sách nhân sự: chính sách tuyển dụng, đào tạo, thƣởng phạt, trình độ,
năng lực và không khí làm việc giữa các nhân viên... Chính sách nhân sự tốt, đội
ngũ nhân viên tốt sẽ làm giảm những yếu kém của kiểm soát nội bộ và ngƣợc lại. Công tác kế hoạch và dự toán: việc lập và thực hiện kế hoạch một cách khoa học và nghiêm túc là một công cụ kiểm soát hữu hiệu, giúp phát hiện và xử lý kịp thời những vấn đề bất thừơng và đánh giá kết quả thực hiện hoạt động.
Kiểm toán nội bộ: bộ phận kiểm toán nội bộ thực hiện việc giám sát thƣờng
xuyên đối với hoạt động của đơn vị, trong đó có cả Hệ thống kiểm soát nội bộ, do
đó, nếu doanh nghiệp có một bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu có thể nâng cao chất lƣợng của kiểm soát nội bộ.
Các nhân tố bên ngoài: trong việc thiết kế và vận hành Hệ thống kiểm soát nội bộ, các nhà quản lý còn chịu ảnh hƣởng bởi các nhân tố bên ngoài nhƣ luật pháp, sự kiểm soát của các cơ quan Nhà nƣớc, ảnh hƣởng củc các chủ nợ...
6.2.2 Đánh giá rủi ro:
Mỗi đơn vị phải ý thức đƣợc và đối phó với rủi ro mà mình gặp phải. Tiền đề
cho việc đánh giá rủi ro là việc đặt ra mục tiêu (bao gồm mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động của doanh nghiệp.
Đánh giá rủi ro là việc nhận dạng và phân tích các rủi ro đe dọa các mục tiêu của mình. Trên cơ sở nhận dạng và phân tích các rủi ro, nhà quản lý sẽ xác định rủi
ro nên đƣợc xử lý nhƣ thế nào.
6.2.3 Hoạt động kiểm soát:
Là những chính sách và thủ tục đểđảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý
đƣợc thực hiện. Hoạt động kiểm soát diễn ra trong toàn đơn vịở mọi cấp độ và mọi hoạt động.
Các hoạt động kiểm soát chủ yếu trong đơn vị:
- Phân chia trách nhiệm đầy đủ: Không cho phép một thành viên nào đƣợc giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từkhi hình thành cho đến khi kết thúc
Mục đích: để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau; nếu có sai sót xảy ra sẽđƣợc phát hiện nhanh chóng,…
- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ:
+ Kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách: chứng từ phải đƣợc đánh số
liên tục; chứng từ cần đƣợc lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc càng sớm càng tốt; thiết kế đơn giản, rõ ràng dễ hiểu,…; tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học, kịp thời; sổ sách phải đóng chắc chắn, đánh sốtrang, quy định nguyên tắc ghi chép, có chữ ký xét duyệt của ngƣời kiểm soát; tổ chức lƣu trữ, bảo quản tài liệu kế
toán khoa học, an toàn,…
+ Phê chuẩn đúng đắn các nghiệp vụ hoặc hoạt động: Phải đảm bảo tất cả các nghiệp vụ hoặc hoạt động phải đƣợc phê chuẩn bởi một nhân viên quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép. Bao gồm phê chuẩn chung, phê chuẩn cụ thể.
- Kiểm soát vật chất: đƣợc thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản. Việc so
sánh đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế phải bắt buộc
đƣợc thực hiện định kỳ.
- Kiểm tra độc lập việc thực hiện: là việc kiểm tra đƣợc tiến hành bởi các cá nhân (bộ phận) khác với cá nhân (bộ phận) đang thực hiện nghiệp vụ. Thành viên thực hiện kiểm tra phải độc lập với đối tƣợng đƣợc kiểm tra.
- Phân tích soát xét lại việc thực hiện: Xem xét lại những việc đã đƣợc thực hiện bằng cách so sánh số thực tế với số liệu kế hoạch, dự toán, kỳ trƣớc, các dữ
liệu khác có liên quan.
Các thông tin cần thiết phải đƣợc nhận dạng, thu thập và trao đổi trong đơn vị dƣới hình thức và thời gian thích hợp sao cho nó giúp mọi ngƣời trong đơn vị thực hiện đƣợc nhiệm vụ của mình. Thông tin và truyền thông tạo ra báo cáo, chứa
đựng các thông tin cần thiết cho việc quản lý và kiểm soát đơn vị.
Trong hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan trọng. Đầu vào của hệ thống là các sự kiện kinh tế đƣợc biểu hiện dƣới dạng các nghiệp vụ kế toán, đầu ra của hệ thống là các báo cáo kế toán.
Quá trình vận hành là quá trình ghi nhận, phân loại, xử lý và tổng hợp. Ngoài những yêu cầu thông thƣờng của bất kỳ hệ thống thông tin nào (nhƣ tính kịp thời, hiệu quả,…), các mục tiêu chủ yếu mà hệ thống thông tin kế toán tài chính phải đạt
đƣợc:
- Xác định và ghi chép tất cả các nghiệp vụ có thật.
- Diễn giải nghiệp vụ một cách chi tiết, đầy đủ, cho phép phân loại đúng đắn các nghiệp vụ.
- Đo lƣờng giá trị của các nghiệp vụ đểghi chép đúng giá trị.
- Xác định đúng kỳ hạn của các nghiệp vụ kinh tếđã xảy ra để ghi chép đúng
kỳ.
- Trình bày đúng đắn và công bố đầy đủ thông tin cần thiết trên báo cáo tài chính.
6.2.5 Giám sát:
Là quá trình đánh giá chất lƣợng của HTKSNB qua thời gian. Những khiếm khuyết của HTKSNB cần đƣợc báo cáo lên cấp trên và điều chỉnh lại khi cần thiết. Việc giám sát phải xác định đƣợc kiểm soát nội bộ có vận hành đúng nhƣ thiết kế
hay không, có cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị hay không?
+ Giám sát thƣờng xuyên: thực hiện thông qua việc tiếp nhận các ý kiến góp ý của khách hàng, nhà cung cấp,…; xem xét các báo cáo hoạt động và phát hiện các biến động thất thƣờng.
+ Giám sát định kỳ: thực hiện các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên nội bộ, hoặc kiểm toán viên độc lập thực hiện.
Mô tả tóm tắt về các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ Bộ phận Nội dung chủ yếu Các nhân tố Môi trường kiểm soát Tạo ra sắc thái chung của một tổ chức; chi phối đến ý thức kiểm soát của mọi ngƣời trong tổ chức; là nền tảng cho tất cả bộ phận khác của kiểm soát nội bộ. - Tính chính trực và giá trịđạo đức - Đảm bảo về năng lực - Hội đồng quản trị và Uỷ ban kiểm toán.
- Triết lý quản lý và phong cách điều hành.
- Cơ cấu tổ chức.
- Phân định quyền hạn và trách nhiệm - Chính sách về nhân sự Đánh giá rủi ro Đơn vị phải nhận biết và đối phó đƣợc với các rủi ro bằng cách thiết lập mục tiêu của tổ chức và hình thành một cơ chế để nhận dạng, phân tích và
đánh giá rủi ro liên quan.
- Xác định mục tiêu của đơn vị - Nhận dạng rủi ro - Phân tích và đánh giá rủi ro Hoạt động kiểm soát Các chính sách và các thủ tục đểgiúp đảm bảo là những chỉ thị của nhà quản lý đƣợc thực hiện và có các hành động cần thiết đối với các rủi ro nhằm thực hiện các mục tiêu của đơn
vị.
- Phân chia trách nhiệm đầy đủ. - Kiểm soát quá trình xử lý thông tin. - Kiểm soát vật chất.
- Kiểm tra độc lập việc thực hiện - Truyền thông bảo đảm các kênh
thông tin bên trong và bên ngoài đều hoạt động hữu hiệu. Thông tin và truyền thông Hệ thống này đƣợc thiết lập để
mọi thành viên trong đơn vị có khả năng nắm bắt và trao đổi thông tin cần thiết cho việc điều hành, quản trị và kiểm soát các
- Hệ thống thông tin, bao gồm cả hệ
thống thông tin kế toán phải bảo đảm chất lƣợng thông tin.
- Truyền thông bảo đảm các kênh thông tin bên trong và bên ngoài đều
hoạt động. hoạt động hữu hiệu.
Giám sát
Toàn bộ quy trình hoạt động phải đƣợc giám sát và điều chỉnh khi cần thiết. Hệ thống phải có khả năng phản ứng
năng động, thay đổi theo yêu cầu của môi trƣờng bên trong và bên ngoài
- Giám sát thƣờng xuyên. - Giám sát định kỳ.
7. Chuẩn mực kế toán 7.1. Khái niệm