2.2.1.1. Mô hình cơ cấu công ty
Mô hình tổ chức: Bao gồm 01 Giám đốc; 01 Phó Giám đốc và 04 Phòng chuyên môn: Phòng Tài Chính - Kế Toán; Phòng kinh doanh; Phòng Tổ Chức – -Hành Chính – Nhân Sự ; Phòng Kỹ Thuật.
Hình 4: sơ đồ tổ chức công ty
2.2.1.2. Nhiệm Vụ Chức Năng Của Từng Bộ Phận
- Ban Giám Đốc gồm Giám Đốc và 1 Phó Giám Đốc giúp việc cho Giám Đốc
Giám đốc:
+ Là người chỉ huy cao nhất của công ty, chịu trách nhiệm toàn diện các vấn đề của công ty. Đồng thời, chịu trách nhiệm trước Tổng công ty Grab và Nhà nước về các đề án thí điểm, kết quả kinh doanh của công ty,
+ Xây dựng các chiến lược phát triển, kế hoạch dài hạn và kế hoạch hàng năm, các dự án đầu tư và hợp tác của công ty.
+ Tổ chức bộ máy quản lý về điều hành công ty, bổ nhiệm, bãi nhiệm, miễn nhiêm…các chức danh, khen thưởng, kỷ luật tùy theo mức độ.
Phó giám đốc:
+ Là người giúp Giám đốc trong việc quản lý công ty, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật trước quyết định của mình.
+ Được ủy quyền đàm phán, ký kết một số hợp đồng kinh tế với các khách hàng trong và ngoài nước.
Ban Giám Đốc
Phòng Tài Chính
+ Trực tiếp tham gia điều hành cùng Giám đốc các bộ phận, phòng ban trong công ty.
- Phòng Ban Chức Năng:
Phòng Tài Chính - Kế Toán:
+ Chức năng : Tham mưu phương hướng, biện pháp, quy chế quản lý tài chính, thực hiện các quyết định tài chính của Giám đốc và tổ chức thực hiện công tác kế toán sao cho hiệu quả, tiết kiệm, tránh lãng phí, đúng qui chế, chế độ theo quy định hiện hành.
+ Các nhiệm vụ cụ thể :
- Thu nhập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được cấp, được tài trợ, được hình thành và tình hình sử dụng các khoản kinh phí, sử dụng các khoản thu phát sinh ở đơn vị.
- Đề xuất phương hướng, biện pháp cải tiến quản lý tài chính hàng năm. - Đề xuất thay đổi, bổ sung, hoàn thiện chế độ tiêu chuẩn, định mức thu, chi.
- Đề xuất dự toán chi thường xuyên hàng năm trên cơ sở nhiệm vụ cấp trên giao.
- Đề xuất phân bổ tài chính thường xuyên hàng năm.
- Hướng dẫn các phòng ban trực thuộc lập dự toán chi hàng năm.
- Tham mưu xét duyệt các dự toán thu, chi hàng năm của đơn vị được Giám đốc phân công.
- Trình báo cáo Bộ chủ quản dự toán thu, chi tài chính của Công ty hàng quý, năm và các báo cáo cần thiết khác cho Kho bạc nhà nước nơi giao dịch.
- Tổ chức thực hiện dự toán thu nhận hàng năm đã duyệt và các khoản thu nhận khác theo chỉ đạo, phê duyệt của Giám đốc công ty .
- Thực hiện chi xuất tài chính cho các khoản chi theo chế độ qui định, các khoản chi theo dự toán, chi công việc được duyệt và các khoản chi ngoài dự toán chi được Giám đốc phê duyệt.
- Trình Giám đốc phê duyệt các hồ sơ thanh quyết toán của các cá nhân và các phòng ban trực thuộc.
- Thực hiện việc thu nộp thuế thu nhập cá nhân có thu nhập cao theo quy định.
- Kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện các qui định quản lý tài chính và chế độ tài chính. Thực hiện dự toán thu, chi hàng năm, chế độ chi trả cho người lao động, chế độ quản lý tài sản, các qui định về công nợ, xử lý mất mát, hư hỏng, thiếu hụt tài sản.
- Thu nhận, xuất cấp bảo quản tiền mặt và các chứng chỉ, hiện vật có giá trị như tiền. Thực hiện các thủ tục giao dịch tài chính với các Ngân hàng thương mại có mở tài khoản. Phát hành và luân chuyển các chứng từ kế toán theo qui định.
- Thực hiện đầy đủ công tác kế toán tài chính theo qui định của Nhà nước .
- Lưu trữ chứng từ, sổ sách, tài liệu kế toán theo qui định của Nhà nước.
- Lập và nộp đúng thời hạn các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính, cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định hiện hành của nhà nước phục vụ cho việc quản lý, điều hành của Giám đốc , của cấp trên.
- Thực hiện tự kiểm tra tài chính và công khai tài chính theo chế độ quy định.
Phòng Tổ chức - Hành chính – Nhân sự:
- Triển khai thực hiện các nhiệm vụ về cải cách hành chính.
- Tổ chức tiếp nhận công văn, giấy tờ và phát hành công văn đi, đến, quản lý con dấu, lưu trữ công văn và hồ sơ công chức viên chức, tổ chức phục vụ khai thác tài liệu và lưu trữ theo chế độ quy định của Nhà nước. - Quản lý tài sản, tổ chức, kế toán, quản lý kho, thủ quỹ , đánh máy cơ quan, sắp xếp phương tiện nơi làm việc và tổ chức hội họp của công ty.
- Tham mưu cho Lãnh đạo Công ty về công tác tổ chức bộ máy, cán bộ, công chức viên chức của Công ty. Quản lý và xây dựng kế hoạch biên chế, quỹ tiền lương, xây dựng kế hoạch đào tạo công nhân viên chức hàng năm của Công ty.
- Phối hợp và tổ chức đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công nhân kỹ thuật nghiệp vụ phù hợp với quy hoạch và phát triển.
- Thực hiện công tác bảo vệ nội bộ, bảo vệ cơ quan, công tác an ninh quốc phòng, phòng cháy chữa cháy của Công ty, giúp lãnh đạo theo dõi công tác thi đua khen thưởng
- Thực hiện công tác báo cáo thường xuyên theo định kỳ hoặc đột xuất về công tác của phòng.
- Tổng hợp tình hình và lập kế họach của ngành. Tổng hợp kế hoạch báo cáo định kỳ tháng, quý, 6 tháng, 1 năm và đột xuất tình hình thực hiện nhiệm vụ về các lĩnh vực được phân công cho lãnh đạo công ty.
- Tổng hợp nghiên cứu, dự thảo và hướng dẫn các phòng ban và cá nhân thực hiện các chủ trương, chính sách của ngành trên địa bàn tỉnh.
- Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học, công nghệ, bảo vệ môi trường; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ tư liệu về các lĩnh vực quản lý của tổ chức theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện công tác báo cáo thường xuyên theo định kỳ hoặc đột xuất về công tác của phòng.
- Thực hiện 1 số công tác khác trong chức năng của Công ty khi Lãnh đạo công ty giao.
Phòng kỹ thuật
- Quản Lý Ứng Dụng Grab trên nền tảng Android và IOS.
- Hỗ trợ các công việc liên quan đến thiết kế website, mạng nội bộ, domain,hosting, quản lý website nội bộ, email, các vấn đề liên quan đến kỹ thuật.
- Hỗ trợ các phòng ban khác các vấn đề về kỹ thuật chuyên môn
+ Nhiệm vụ chung:
- Nhận thông tin các chuyến xe, dịch vụ của khách hàng chuyển tới tài xế gần nhất đang trống xe, tới các cửa hàng dịch vụ.
- Quản Lý tài xế quả ứng dụng để nắm bắt xe trống, địa điểm xe đang đặt
- Tư vấn chuyên sâu đối với các khách hàng tham gia vào chuối kinh tế chia sẻ của công ty
- Hỗ trợ nhân viên kinh doanh web, giải đáp thắc mắc, giá cả, kỹ thuật, công nghệ liên quan.
- Quản lý hệ thống mạng nội bộ, phần mềm chuyển giao của công ty.
- Quản lý, đăng ký, gia hạn, khắc phục sự cố, sao lưu, phục hồi các vấn đề liên quan đến domain và hosting, email.
- Quản lý về kỹ thuật các website nội bộ của công ty.
- Hỗ trợ hành chánh nhân sự đào tạo nhân viên về: giới thiệu tính năng – thông số kỹ thuật của các công cụ kinh doanh, đào tạo sử dụng phần mềm tin học hóa công ty, hướng dẫn nhân viên mới sử dụng email nếu họ chưa biết.
Phòng Kinh Doanh
- Lập các kế hoạch chiến lược kinh doanh cho công ty theo tháng, quý, năm
- Xây dựng chiến lược marketing phù hợp với thị trường và giai đoạn
- Đệ trình các kế hoạch kinh doanh trước ban giám đốc để thống nhất và quyết định thực hiện
- Triển khai các kế hoạch kinh doanh đã được Ban giám đốc ký duyệt, kiểm tra tiến độ thực hiện các kế hoạch kinh doanh
- Tổ chức quan hệ, tìm kiếm khách hàng là tài xế để Công ty có thể tham gia ký kết các hợp đồng kinh tế và theo dõi việc thực hiện hợp đồng;
- Mở rộng kinh doanh, tìm kiếm thị trường mới, thực hiện các đề án thí điểm của nhà nước
- Thực hiện các yêu cầu khác của ban giám đốc.
Ưu Điểm
+ Công ty đã kết hợp được chuyên môn hóa và tổng hợp hóa một cách linh hoạt.
+Nhờ tổng hợp hóa mà ban giám đốc đã quản lý được tổng thể mọi họa động của công ty.
+ Các nhiệm vụ phức tạp của công ty trở thành những hoạt động đơn giản hơn trong từng chuyên môn, chúng mang tính độc lập tương đối và giao chúng cho các bộ phận của công ty.
+ Mỗi bộ phận chỉ chịu trách nhiệm trong lĩnh vực mình hoạt động, đi sâu vào nghiên cứu chuyên môn do đó tăng chất lượng và hiệu quả hoạt động. + Nhờ chuyên môn hóa mà công ty có rất nhiều các phòng ban chức năng với các chuyên môn khác nhau tạo điều kiện cho nhân viên công ty có thể lựa chọn cho họ những công việc và những vị trí phù hợp với năng lực của họ.
Nhược điểm:
+ Nền kinh tế hiện nay nhiều biến động nên công ty sẽ gặp khó khăn trong việc đưa ra các kế hoạch kinh doanh, cần nhiều nhân lực để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao.
+ Nhân viên chuyên sâu vào một lĩnh vực không có khả năng bao quát toàn bộ.