Nâng cao chất lượng nội dung dự án
Lập dự án cần mang tính thực tiễn. Tính thực tiễn của dự án thể hiện ở khả năng ứng dụng và triển khai trong thực tế. Các nội dung, khía cạnh phận tích của dự án đầu tư không thể chung chung mà dựa trên những căn cứ thực tế, phải được xây dựng trong điều kiện và hoàn cảnh cụ thể về mặt bằng, thị trường, vốn… không được suy đoán chủ quan theo ý của cán bộ lập dự án, đảm bảo tính khả thi cao hơn. Một nội dung phân tích không chính xác sẽ có kết quả sai, và kéo theo các nội dung khác cũng sai kết quả là dự án không hiệu quả, lãng phí thời gian và công sức. Vì vậy, sự tập trung làm việc phải hết sức cao độ, thu thập các thông tin và tính toán phải chính xác. Để công tác lập dự án tố, cần phải có sự nghiên cứu chi tiết, khoa học, thống nhất giữa các nội dung với nhau. Một dự án tốt là một dự án có khả thi. Những người làm công tác tư vân cho chủ đầu tư thực hiện công tác tư vấn tốt trong tất cả các lĩnh vực:
+ Nghiên cứu sự cần thiết phải đầu tư và các căn cứ lập dự án: Dự án cần có cơ sở pháp lý vững chắc, tức là phù hợp với chính sách và luật pháp của nhà nước. Điều này đòi hỏi người soạn thảo dự án phải nghiên cứu kỹ chủ trương, chính sách của Nhà nước và các văn bản luật pháp có lien quan đến hoạt động đầu tư đó. Sự cần thiết phải đầu tư dự an xuất phát từ nhu cầu thực tế, từ các điều kiện vĩ mô như kinh tê, chính trị, môi trường, xã hội, văn hóa… thu thập đầy đủ các thông tin cần thiết cho việc nghiên cứu, thông tin phải đảm bảo độ chính xác và tin cậy. tuyệt đối không xem nhẹ công việc nghiên cứu thị trường vì thị trường quyết định mục tiêu, phương hướng kinh doanh của chủ đầu tư, tạo chõ đứng cho thị trường sản phẩm dự án trong hiện tại và tương lai. Dự án “ Xây dựng trụ sở làm việc của UBND Huyện Huậy Quảng” nghiên cứu thị trường khá chi tiết, ngoài các thồn tin về dân số, văn hóa – lịch sử - xã hội, trình độ học vấn… cảnh quan thiên nhiên còn được đề cập
đến. Tuy nhiên, các dự án nghiên cứu khía cạnh thị trường không được phân tích theo một trình tự cụ thể nào, nội dung nghiên cứu đưa ra còn chưa nhiều. Vì vậy, công ty cần tăng thêm chi phí cho công tác nghiên cứu thị trường và bổ sung cán bộ làm việc công tác nghiên cứu thị trường, công tác nghiên cứu thị trường phải mang tính khách quan không được theo ý muốn chủ quan của cán bộ lập dự án, vì như thế dự án không chuyên nghiệp và không mang lại tính khả thi cao, đồng thời thu thập thông tin bằng hiện đại hóa máy móc thết bị. Các thông tin có thể thu thập từ hệ thống internet, sách báo, các tài liệu, văn bản của công ty, thông tin có được từ các nguồn khác như Bộ Xây Dựng, Bộ Kế Hoạch & Đầu Tư, các viện nghiên cứu… Ngoài ra cán bộ lập dự án cần chủ động đi tìm hiểu tình hình thực tế tại địa bàn xây dựng, tiến hành những cuộc điều tra, thăm dò để công tác nghiên cứu thị trường thêm phần phong phú và chính xác.
+ Nghiên cứu về khía cạnh kỹ thuật của dự án: Nghiên cứu kỹ thuật cho biết dự án nên được đầu tư như thế nào là có hiêu quả nhất mang lại nhiều lợ nhuận nhất. Nó là bước phân tích sau nghiên cứu thị trường và là tiền đề cho việc tiến hành nghiên cứu mặt kinh tế tài chính của dự án đầu tư. Chính vì vây, nhiên cứu phải đảm bảo tính khoa học tính thực tiễn và tính thống nhất quá trình nghiên cứu phải xem xét tỉ mỉ, chính xác từng nội dung kỹ thuật của dự án, công nghệ và trang thiết bị phải hiện đại đảm bảo cho quá trình thi công hoàn thành tốt nhất, cung cấp đủ nhiên, nguyên liệu đầu vào của sản xuất. Đối với các đồ thị, bản vẽ kỹ thuật phải đảm bảo rõ ràng, chính xác về kích thước, tỷ lệ.
Các dự án mà công ty lập nội dung này được phân tích khá đầy đủ, cán bộ lập cần phát huy hơn vai trò của mình. Đặc biệt phải đưa ra các giải pháp kỹ thuật dự phòng như giải pháp kết cấu xây dựng (độ chịu lực, trọng tải, chịu lửa…) khi có sự tác động của các yếu tố khách quan và chủ quan đã từng xảy ra với dự án “ khu nhà cao tầng”. Đồng thời cán bộ dự án cần đưa ra nhiều phương án kỹ thuật để lựa chọn phương án tối ưu nhất và cũng để phòng tránh yếu tố rủi ro. Công ty cần phát triển các hướng có tiền năng như nghiên cứu khoa học, ứng dụng công nghệ mới có hiệu quả hơn vào các dự án sau này.
+ Nghiên cứu về khía cạnh tài chính: Nguồn số liều phân tích tài chính phải đầy đủ và đảm bảo độ tin cậy cao đáp ứng mục tiêu phân tích. Thực tế ở nội dung này, cán bộ của dự án đã tính toán thông qua phần mềm excel tổng vốn đầu tư, các chỉ tiêu phản ánh hiệu quả tài chính, khấu hao cơ bản của công trình, chi phí kinh doanh của dự án, doanh thu của dự án khi hoạt động, hạch toán thu chi, kế hoạch trả nợ… Khía cạnh tài chính tập trung giải quyết các vấn đề như tổng mức đầu tư, phân bổ nguồn vốn đầu tư, dòng tiền ra sao… và bao giờ cũng dựa trên nội dung phân tích khía cạnh kỹ thuật. Phân tích tài chính xác định quy mô đầu tư lớn hay nhỏ? Nguồn vốn cho dự án được huy đông bao nhiêu? Tiến độ bỏ vốn như thế nàocho hợp lý đối với từng giai đoạn xây dựng công trình đến khi hoàn thành công trình? Nguồn vốn huy động cho dự án phải được tính toán rất chính xác về cả nguồn vốn và cơ cấu vốn. Tất cả các chỉ tiêu trên đều nói lên hiệu quả về việc sử dụng vốn của chủ đầu tư. Song chác chỉ tiêu tài chính mới chỉ là: NPV, IRR, T, do đó trong các dự án sau này cán bộ lập cần phân tích thêm một số chỉ tiêu quan trọng khác là B/C, RR, điểm hòa vốn… cà các chỉ tiêu phản ánh độ an toàn về mặt tài chính của dự án như khả năng trả nợ: tỷ số khả năng trả nợ của dự án = Nguồn nợ hàng năm của dự án/ Nợ phải trả hành năm (gốc và lãi)… Đồng thời trong việc huy động vốn cần đảm bảo tỷ lệ giữa vốn tự có và vốn đi vay (tỷ lệ này phải đảm bảo >=1). Ngoài ra, cán bộ lập dự án nên thực hiện các biện pháp dự phòng nhằm tránh việc điều chỉnh giá thành dự án quá lớn do sự thay đổi (về giá, thay thế nguyên vật liệu) của các yếu tố khách quan và chủ quan có thể gây ảnh hưởng đến các chỉ tiêu hiệu quả tài chính, giảm tính khả thi của dự án. Xây dựng các phương án dự phòng giúp chủ đầu tư có thể làm chủ được về mặt tài chính mỗi khi có những yếu tố xảy ra và giúp cho quá trình thi công được đảm bảo xuyên suốt.
+ Phân tích khía cạnh kinh tế xã hội: Mục tiêu của phân tích kinh tế - xã hội dự án đầu tư là đánh giá những đóng góp thực sự của dự án cho nền kinh tế. Vì các dự án chủ yếu là dự án xây dựng nên khía cạnh kinh tế - xã hội mới chỉ đề cập đến các yếu tố chủ yếu mang tính định tính như nhu cầu nhà ở cho người dân, đóng góp vào ngân sách nhà nước giải quyết vấn đề về việc làm cho người lao động đáp ứng các
mục tiêu phát triển kinh tế xã hội, phục vụ việc thực hiện các chủ trương chính sách của Nhà nước… Cán bộ lập dự án cần thêm các chỉ tiêu khác như: giá trị gia tăng thuần (NVA), giá trị gia tăng thuần túy quốc gia (NNVA), tỷ số lợi ích – chi phí kinh tế (B/C), các chỉ tiêu mang tính định lượng như mức tăng thu cho ngân sách, mức gia tăng số người có việc làm, mức tăng thu ngoại tệ… Hiện nay, khi tiến hành nghiên cứu khía cạnh này, cán bộ lập dự án chủ yếu đánh giá mang tính chủ quan hay dựa vào phương pháp so sánh đối chiếu với một số chỉ tiêu đã có sãn về kinh tế xã hội mà địa phương đưa ra, nội dung nghiên cứu chỉ mang tính sơ bộ. Ta cần thấy được tầm quan trọng của khía cạnh kinh tế xã hội, nó là căn cứ chủ yếu để nhà đầu tư thuyết phục các cơ quan có thẩm quyền chấp thuận dự án và thuyết phục các định chế tài chính tài trợ vốn. Một dự án sẽ dễ dàng chấp thuận hơn nếu nó thức sự có đóng góp cho nên kinh tế xã hội cũng như nó đáp ứng được những yêu cầu đòi hỏi của sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước. Vì vậy, cán bộ lập dự án cấn xây dựng một hệ thống các chỉ tiêu hiệu quả kinh tế quan trọng, việc tính toán đo lường các chỉ tiêu lợi ích kinh tế - xã hội phải có phương pháp luận đúng đắn với những thông số được lựa chọn hợp lý, đảm bảo cho công tác lập dự án của công ty được hoàn thiện. Ở phần này, cán bộ lập dự án cần tiến hành so sánh giữa lợi ích mà kinh tế và toàn bộ xã hội với những chi phí xã hội đã bỏ ra hay là sự đóng góp của xã hội khi thực hiện dự án. Chi phí thực hiện dự án là chi phí phải trả cho các yếu tố đầu vào: nguồn nguyên vật liệu; nhân công; chi phí cho công tác xử lý rác thải; chi phí cho công tác bảo vệ mội trường và một số chi phí khác. Một dự án có lợi ích lơn hơn chi phí bỏ ra là một dự án có hiệu quả về mặt kinh tế - xã hội.
2.2.4. Giải pháp về thu thập thông tin
Hoàn thiện khâu thu thập dữ liệu và xử lý thông tin
Trong quá trình lập dự án, chủ nhiêm dự án bắt đầu hình thành tổ chức, tập hợp nhân viên, thu thập và xử lý thông tin theo yêu cầu của dự án. Công ty lập dự án phải thu thập đủ thông tin thị trường (bao gồm: Thông tin các yếu tố đầu vào và đầu ra của dự án) để cung cấp cho cơ quan thẩm định và duyệt dự án; khi tính toán phải đặt dự án trong điều kiện thực, có tính đến yếu tố cạnh tranh và khả năng giảm giá,
nếu dự án bị lỗ trong một vài năm đầu phải được thể hiện rõ, để xác định chính xác thời gian hồi vốn và hiệu quả của dự án.. Những dữ liệu, thông tin để xây dựng dự án phải đảm bảo tính trung thực, chính xác, tức là phải chứng minh được nguồn gốc và xuất xứ của những thông tin và số liệu đã thu thập được (do các cơ quan có trách nhiệm cung cấp, nghiên cứu tìm hiểu thực tế…). Vì vậy khi tiến hành lập dự án cần thống nhất một nguồn thông tin chung cho các phòng ban. Hiện nay, phòng kế hoạch kỹ thuật của công ty là bộ phận có chữc năng thu thập tất cả các thông tin từ tất cả các bên liên quan đến quá trình thực hiện dự án. Bộ phân này có trách nhiệm cung cấp các thông tin quan trọng cho các phòng ban chuyên trách khác làm công tác tư vấn thiết kế, lập dự án. Do đó nhiệm vụ đặt ra đối với các cán bộ của phòng kế hoạch – kỹ thuật là các dữ liệu, thông tin quan trọng cần phải được phân tích đầy đủ như thông tin về thị trường, thông tin về nguồn cung ứng các yếu tố đầu vào, các khu vực địa điểm thực hiện dự án, dự toán chi phí… cần đa dạng hóa các nguồn thông tin cung cấp. Còn phòng tổ chức hành chính làm công tác lưu trữ văn thư hồ sơ , tài liệu, các bản vẽ thiết kế các dự án đã thực hiện. Các dữ liệu, thông tin này có thể làm cơ sở cho cán bộ lập dự án nghiên cứu, áp dụng các dự án tương tự với các dự án mà trước kia công ty đã lập. Các dữ liệu, thông tin thườn chia làm hai loại: Các dữ liệu đã có sẵn và các dữ liệu phải thu thập thêm. Các dữ liệu có sẵn như hệ thống văn bản Quy chuẩn xây dựng, tiêu chuẩn xây dựng, các văn bản quy phạm pháp luật, các bộ luật, các quy định khác có liên quan đến xây dựng, các thông tin kinh tế, tài chính, thị trường, kỹ thuật có thể thu thập từ các cơ quan của Nhà nước hay từ nguồn khác. Các dữ liệu phải thu thập như khi tiến hành lập dự án cho một dự án thì trước tiên phải làm tốt công tác chuẩn bị, đó là thu thập các thông tin cần thiết cho dự án, ngoài các dữ liệu đã có sẵn, cán bộ lập dự án câng đi khảo sát thực nghiệm cụ thể tại công trình xây dựng, điều động cán bộ đi khảo sát điều tra, tập hợp các ý kiến của chuyên gia để có thông tin thống nhất và chính xác nhất.
Do vai trò quan trọng của thông tin, là nguyên liệu đầu vào cho quá trình lập dự án, đảm bảo cho việc soạn thảo dự án tốt nhất. Ngoài các cơ sở vật chất mà công ty đã đầu tư như máy vi tính cùng với một hệ thống cơ sở dữ liệu, các tài liệu tham
khảo có liên quan đến xây dựng như luật đất đai, đầu tư và xây dựng, các phương pháp tính chi phí của bộ xây dựng… phục vụ cho quá trình lập dự án, sự tiện lợi của internet đã nâng cao chất lượng thông tin của dự án. Tuy nhiên, công ty cần hoàn thiện việc thu thập các thông tin như liên tục cập nhật những thông tin mới nhất sửa đổi, bổ sung các hệ thống văn bản quy chuẩn xây dựng và các tiêu chuẩn xây dựng, thông tư hướng dẫn… cho cán bộ xây dựng. Đồng thời, công ty cần kiến nghị chủ đầu tư dự án đưa ra những thông tin đầy đủ , chính xác về dự án như tình hình kinh tế xã hội từng vùng, từng ngành nghề, các định hướng chung và cụ thể của từng vùng và từng ngành khác nhau tại địa bàn xây dựng dự án mà không phải chỉ dựa vào internet, các nguồn thông tin khác và sự hiểu biết, phóng đoán của cán bộ lập là thông tin dự án chính xác.
Hoàn thiện công tác quản lý, kiển tra công tác lập dự án
Quản lý công tác lập dự án là một quá trình phức tạp và luôn có những biến đổi trong suốt quá trình thực hiện vì vậy nó cũng đòi hỏi phải có một ban quản lý tốt và phải thường xuyên được kiểm tra trong các khâu của công tác lập dự án. Một dự án có được thực hiện thành công, có đạt được những tiêu chí đề ra hay không thì một trong các yếu tố mang tính quyết định là dự án có được quản lý điều hành bởi một tổ chức quản lý, điều hành có đủ năng lực và có được triển khai một cách khoa học theo một kế hoạch cụ thể cùng với đội ngũ những người làm công tác quản lý dự án có chuyên nghiệp hay không. Một thực tế hiện nay là phương thức quản lý cúng với kinh nghiệm, năng lực quản lý công tác lập dự án của công ty nhing chung còn có những hạn chế nhất định như: Sự thiếu hụt lực lượng chuyên gia tư vấn quản lý công tác lập dự án trong nhiều lĩnh vực; kỹ năng làm việc theo nhóm còn chưa chuyên nghiệp và kỹ năng còn thiếu; hiện tượng chảy máu chất xám do tác động của nềm kinh tế thị trường… đang là một thách thức với bản than công ty.
Hiên nay, công tác công tác lập dự án tại công ty đang ngày càng được chú trọng và mang tính chuyên nghiệp hơn, nó tỷ lệ thuận với quy mô, chất lượng công