tra thành phố Hà Nội.
Hoạt động văn phòng bao gồm hai chức năng cơ bản: Chức năng tham mu và chức năng hậu cần. Làm tốt chức năng hậu cần sẽ là tiền đề để hoàn thành chức năng tham mu. Công tác hậu cần tại Thanh tra thành phố Hà Nội đã có những nhu cầu về vật chất và tinh thần, phục vụ cho các hoạt động khác nhau của cơ quan. Bên cạnh những u điểm, công tác này còn gặp phải nhều khó khăn, còn tồn tại nhièu bất cập cần tháo gỡ.
Trong việc bố trí trụ sở ; các phòng làm việc có một số phòng liên quan lại cách khá xa nhau , phòng lãnh đạo ở một nơi, phòng cán bộ, nhân viên nghiệp vụ lại ở một nơi. Vấn đề đặt ra là cần có sự nghiên cứu, sắp xếp cho hợp lý hơn để việc phối hợp hoạt động, quản lý đợc thuận lợi. Hiện cơ quan đã có phòng đọc nh- ng đợc đặt trên tầng 4 ở cuối hành lang, sự sắp xếp đó cha hợp lý trong khi đó còn nhiều phòng đang bỏ trống. Nên bố trí lại phòng đọc sao cho mỗi ngời trong cơ quan học tập , làm việc đợc tốt hơn.
Các trang thiết bị văn phòn đợc đầu t khá tốt. Tuy nhiên chúng ta cần sắp đặt để tạo ra sự thoải mái, thuận tiện khi sử dụng. Việc bố trí chỗ đặt máy photocopy cha hợp lý: máy để sát cửa ra vào, là nơi hút gió trong khi máy lại sử dụng loại mực in khá độc, làm ảnh hởng không tốt tới môi trờng và sức khoẻ những ngời trong phòng .
Do điều kiện của cơ quan không có hội trờng lớn nên cơ quan thờng xuyên phải thuê hội trờng phục vụ cho các hội nghị lớn và hàng năm phỉa chi một khoản
tiền chi công tác này. Nhu cầu sử dụng xe ô tô trong cơ quan là rất lớn. Khoản chi phí cho vấn đề này tất nhiên là không nhỏ.Với những địa điểm công tác gần ta có thể tận dụng các phơng tiện khác ít tốn kém hơn. Hiện nay cơ quan đang sử dụng hai xe ô tô 4 chỗ ngồi và một xe 12 chỗ ngồi, nó đảm bảo đợc những lần tổ chức thanh tra diện rộng, thành lập các đoàn thanh tra với số lợng đông.
Nh vậy vấn đề đặt ra cho công tác hậu cần của cơ quan là cần có sự quan tâm nghiên cứu giải quyết những tồn tại để nâng cao hiệu quả hoạt động hậu cần.
Kết luận
Mặc dù đây là thời gian thực tập tổng hợp nhng thông qua đó đã giúp em có một cách nhìn thiết thực hơn về hoạt động của cơ quan quản lý Nhà nớc ở địa bàn Hà Nội mà cụ thể hơn là Thanh tra thành phố Hà Nội. Và để cho cơ quan này thực hiện tốt các chức năng nhiệm vụ điều hành Thanh tra thành phố Hà Nội đóng vai trò quan trọng là khâu nối trực tiếp cụ thể hoá các mệnh lệnh, chỉ thị, quyết định, nghị quyết của cấp có thẩm quyền đến cơ quan, tổ chức, cá nhân nhằm thực hiện tốt chủ trơng, chính sách của Đảng của Nhà nớc để nâng cao đời sống nhân dân gữi vững trật tự an ninh, chính trị, thúc đẩy nền kinh tế phất triển theo hớng “Dân giầu- nớc mạnh- xã hội công bằng- văn minh”.
Nằm trong bộ máy tổ chức Văn phòng cơ quan tuy không thực hiện những nhiệm vụ cụ thể nhng đã có những đóng góp không nhỏ cho sự lớn mạnh của Thanh tra thành phố Hà nội. Cùng với sự lớn mạnh của cơ quan, văn phòng đã ngày càng hoàn thiện về cơ cấu cũng nh sự điều hành hoạt động. Với việc tổ chức tốt văn phòng đã hoàn thành đợc nhiệm vụ của mình trong việc giúp lãnh đạo quản lý công tác hành chính, quản trị phục vụ cho sự điều hành công việc, chăm lo cơ sở vật chất, trang thiết bị cơ quan và quản lý về tài chính. Để hoàn thành tốt khối công việc nh vậy đó không chỉ là do sự quan tâm của lãnh đạo cơ quan đối với văn phòng mà còn do cơ cấu, hoạt động khá hợp lý. Thêm nữa đó là những phấn đấu, nỗ lực vợt qua khó khăn là ý thức trách nhiệm và sự sáng tạo trong công việc của mỗi cán bộ, nhân viên của văn phòng cơ quan.
Thông qua đợt thực tập này em đã học thêm đợc một số bài học kinh nghiệm về hoạt động của văn phòng và giúp em có thêm kiến thức về hoạt đọng thực tiễn để nâng cao, củng cố các kiến thức đã học trên lý thuyết làm cơ sở cho việc nghiên cứu về nghiệp vụ văn phòng.
Bảng chữ cái viết tắt
UBHC : Uỷ ban hành chính
UBTT : Uỷ ban thanh tra
UBND : Uỷ ban nhân dân
XHCN : Xã hội chủ nghĩa
CBCNV : Cán bộ công nhân viên XKT : Xét khiếu tố
KTSX : Kinh tế sản xuất KTLT : Kinh tế lu thông KTXH : Kinh tế xã hội NC-VX : Nội chính - Văn xã TTV : Thanh tra viên
TTVC : Thanh tra viên chính TW : Trung ơng
Tài liệu tham khảo
1. Hiến pháp Việt Nam ( năm 1946, 1959, 1980, 1992) – Nhà xuất bản Chính trị quốc gia- Hà Nội 1995
2. Tạ Hữu ánh : “Soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản quản lý Nhà nớc”
-Nhà xuất bản Chính trị quốc gia – Hà Nội 2001
3. “Công tác hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nớc” –Tác giả Tạ Hữu
ánh – NXBCTQG – Hà Nội 2002
4. Vơng Hoàng Tuấn: “Kỹ năng và nghiệp văn phòng” – Nhà Xuất Bản Trẻ 5. Văn phòng Chính phủ: “Các quy trình lễ tân Nhà nớc” NXBCTQG, Hà
Nội2002
6. Báo cáo tổng kết của Thanh tra thành phố Hà Nội năm 1997, 1998, 2002 7. Một số văn bản về hoạt động của các phòng trong Thanh tra thành phố Hà Nội. 8. Cục lu trữ Nhà nớc- Công tác lu trữ Việt Nam – Nhà xuất bản khoa học xã
hội- Hà Nội 1987
9. Văn bản pháp luật về Thanh tra và khiếu nại, tố cáo.Tập 1 -Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội 2000
Mục lục
Lời nói đầu ... 1
Phần I 3
Khái quát chung về quá trình hoạt động của Thanh tra thành phố Hà Nội...3
I. Sự hình thành và tổ chức hoạt động củaThanh tra thành phố Hà Nội. ... 3
I.1. Hoàn cảnh ra đời của Thanh tra thành phố Hà Nội ... 3
I.2. Vị trí địa lý và cơ sở vật chất ... 4
I.3. Ngành Thanh tra thành phố Hà Nội giai đoạn năm 1990 đến nay .... 4
II. Tổ chức hoạt động của Thanh tra thành phố Hà Nội ... 7
II.1. Chức năng- nhiệm vụ của Thanh tra thành phố Hà Nội ... 7
II.2. Cơ cấu tổ chức ... 7
III. Kết quả hoạt động của Thanh tra thành phố Hà Nội .... 11
III.1. Những thành tựu đạt đ ợc từ năm 1999 đến năm 2002 ... 11
III.2. Ph ơng h ớng, nhiệm vụ công tác Thanh tra năm 2003 ... 13
III.3. Một số tồn tại mà Thanh tra thành phố Hà Nội cần tiếp tục tập trung giải quyết. ... 15
Phần II 17
văn phòng Thanh tra thành phố Hà Nội và những vấn đề đặt ra hiện nay...17
I. Nhận thức chung về văn phòng ... 17
I.1. Khái niệm về văn phòng. ... 17
I.2. Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng ... 18
II. chức năng-nhiệm vụ của văn phòng Thanh tra thành phố Hà Nội ... 19
II.1. Chức năng của văn phòng Thanh tra thành phố Hà Nội ... 19
III. Môi tr ờng hoạt động và các mối quan hệ của văn
phòng Thanh tra thành phố Hà Nội. ... 20
III.1. Môi tr ờng bên ngoài ... 20
III.2. Môi tr ờng bên ngoài. ... 22
IV. Bộ máy văn phòng và các nghiệp vụ chủ yếu của văn phòng Thanh tra thành phố Hà Nội ... 23
1. Chánh văn phòng ... 24
2. Phó văn phòng ... 25
3. Bộ phận văn th - l u trữ ... 25
4. Bộ phận đánh máy ... 25
5. Bộ phận kế toán. ... 26
6. Nhân viên thủ quỹ ... 26
7. Bộ phận lái xe ... 26
8. Bộ phận bảo vệ ... 27
9. Nhân viên tạp vụ ... 27
V. Các hoạt động trong văn phòng Thanh tra thành phố Hà Nội ... 27
V.1. Công tác văn th - l u trữ: ... 27
V.2. Công tác tiếp khách và hội nghị. ... 32
V.3. Công tác hậu cần. ... 34
V.4. Công nghệ thông tin ... 35
V.5. Bố trí và trang thiết bị văn phòng. ... 36
Phần III 37
nhận xét đánh giá và một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng trong Thanh tra thành phố Hà Nội...37
I. Về tổ chức nhân sự và điều hành hoạt động. ... 37
II. Về công tác văn th - l u trữ. ... 39
III. Về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng ... 41
IV. Về công tác hậu cần phục vụ cho hoạt động của Thanh tra thành phố Hà Nội. ... 42
Kết luận 44
Bảng chữ cái viết tắt ... 45 Tài liệu tham khảo ... 46