V. Các hoạt động trong văn phòng Thanh tra thành phố
V.2. Công tác tiếp khách và hội nghị
Tiếp khách là một hoạt động mà bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng phải có và nó có thể chiếm tới 20-30% khối lợng thời gian. Việc tiếp khách có vai trò khá quan trọng bởi nó không chỉ đơn thuần là giải quyết công việc mà còn thể hiện uy tín của cơ quan. Với một môi trờng hoạt động cùng các mối quan hệ hết sức rộng lớn Thanh tra thành phố Hà Nội thờng xuyên có khách tới liên hệ công tác.Cơ
quan cũng hàng năm phải tổ chức các hội nghị, tổng kết, báo cáo công tác năm hay tổng kết công tác thanh tra chuyên đề hay diện rộng. Khách mời trong các buổi hội nghị là các đồng chí bên Thành uỷ, trong hệ thống thanh tra và UBND các cấp.
Đối với khách đến công tác cơ quan đã có đón tiếp chu đáo, giải quyết tốt công việc cần làm. Do tính chất hoạt động của cơ quan có mảng xét khiếu tố cơ quan thờng xuyên đón tiếp dân đơn khiếu nại, tố cáo tới. Để đảm bảo tốt hoạt động này cơ quan đã bố trí riêng một phòng để tiếp dân, nhân dân, hớng dẫn và giải quyết đơn từ.
Trong việc tổ chức hội nghị, văn phòng cơ quan có một vai trò rất lớn, từ chuẩn bị nội dung đến chuẩn bị hậu cần. Hội nghị là cuộc gặp mặt của nhiều ngời để trao đổi ý kiến. Có nhiều loại hội nghị theo mục đích công việc ta có:
-Hội nghị triển khai công việc: hội nghị này nhằm mục đích là phổ biến, giao nhiệm vụ, trách nhiệm cho từng ngòi, từng bộ phận để cùng phối hợp hoàn thành nhiệm vụ và đạt đợc mục tiêu chung. Hội nghị thảo luận, bàn bạc về nội dung, yêu cầu của công việc, về những điều kiện cần có để hoàn thành…
-Hội nghị thông tin thông báo: nhằm mục đích để các bộ phận trong cơ quan thông tin, thông báo cho nhau về tình hình thực hiện về những thuận lợi và khó khăn gặp phải trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
-Hội nghị giải quyết vấn đề: hội nghị này nhằm mục đích tìm ra những vấn đề bức xúc cần giải quyết trong quá trình phối hợp công tác.Hội nghị thờng bàn bạc về việc phối hợp giữa các bộ phận những điều kiện cần thiết để hoàn thành.
Văn phòng cơ quan sẽ trực tiếp thực hiện công việc chuẩn bị. Trớc hội nghị một tuần, văn phòng sẽ soạn thảo giấy mời để gửi đi. Thông thờng, việc gửi giấy mời thờng do các phòng tự mời. Điều này là do tính chất hoạt động của các phòng thực hiện, các mảng nghiệp vụ cụ thể, cùng với các mối quan hệ mật thiết khác nhau. Đối với hội nghị nhỏ cơ quan sẽ tổ chức tại hội trờng của mình còn hội nghị lớn với nhiều ngời tham dự văn phòng sẽ thuê hội trờng.
Sau khi hội nghị kết thúc văn phòng có nhiệm vụ cấp giấy đi đờng, đăng ký phơng tiện về đối với khách ở xa. Kiểm tra lại mọi khoản chi và tiến hành thanh toán theo đúng nguyên tắc. Họp rút kinh nghiệm. Kết thúc mỗi cuộc họp văn phòng tiến hành lập hố sơ để đa vào lu trữ.
Nh vậy việc tổ chức hội nghị là việc làm quan trọng và cần thiết nhng lại khá vất vả và tốn kém Vấn đề đặt ra là cơ quan cần có những nghiên cứu để tìm ra ph-
ơng hớng hoạt động tốt hơn nhằm giảm bớt đợc chi phí, cũng nh phiền hà gặp phải.