Công tác văn th, lu trữ đã phân tích có một vị trí , vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ, cho yêu cầu quản lý, điều hành theo chức năng, nhiệm vụ đợc giao của cơ quan. Hiện nay công tác này vẫn cha đợc quan tâm làm hạn chế rất nhiều vai trò và khả năng của nó.
Để công tác văn th, lu trữ tổ chức , hoạt động đạt dợc hiệu quả phục vụ nhiệm vụ chung của cơ quan theo xu hớng của công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia, chúng ta cần có những quan tâm đúng mức để công tác này phát huy cao nhất khả năng của nó. Để làm đợc điều này, trớc hết cần đổi mới nhận thức về vai trò của công tác văn th-lu trữ đối với hoạt động quản lý trong cơ quan. Thanh tra thành phố Hà Nội cần hớng dẫn cho các cán bộ trong ngành hiểu và thấy đợc tầm quan trọng của tài liệu lu trữ , hớng dẫn các thanh tra viên lập hồ sơ chuyên môn ở giai đoạn hiện hành . Nh vậy , một mặt vừa đảm bảo tính hợp lý trong từng hồ sô vụ việc , vừa tránh đơc tình trạng thất lạc tài liệu một cách đáng tiếc nh đã từng xảy ra tại cơ quan trong những thời kỳ trớc. Quy định trách nhiệm từ lãnh đạo cơ quan đến nhân viên văn th đều thực hiện đúng các quy định của Nhà nớc về công tác văn th.
Thực tế có nhiều văn bản cha đúng về thể thức, việc này có thể không ảnh h- ởng nhiều đến nội dung của văn bản nhng nh vậy là cha tạo đợc sự thống nhất và
việc tiêu chuẩn hoá .Nó sẽ gây khó khăn cho việc quản lý và đặc biệt không đảm bảo đợc tính pháp lý của văn bản . Với việc này lãnh đạo cơ quan có những hớng dẫn, có chế độ bồi dỡng về công tác soạn thảo không chỉ với ngời soạn thảo mà cả bộ phận đánh máy để hạn chế đợc những sai sót nhằm nâng cao đợc hiệu lực quản lý của cơ quan.
Hiện nay tại Thanh tra thành phố Hà Nội công tác văn th, lu trữ chỉ có một ngời đảm nhiệm, các tác nghiệp văn th, lu trữ đều đợc thực hiện một cách thủ công. Thiếu ngời, làm việc với điều kiện nh vậy sẽ khiến cho cán bộ văn th, lu trữ hoạt động rất vất vả mà chắc không thể đạt đợc hiệu quả bởi khối lợng công việc rất lớn. Việc quản lý bằng phơng pháp thủ công sẽ có nhiều hạn chế nh việc tra cứu, tìm kiếm gặp nhiều khó khăn, tốn thời gian do phải rà soát dăng ký trên sổ sách. Do vậy cơ quan cần bổ xung thêm ngời hoặc trang bị các phơng tiện khoa học đa những ứng dụng của công nghệ thông tin vào công tác này. Nhng theo ý kiến chủ quan của tôi thì việc đa CNTT vào công tác văn th, lu trữ là hoàn toàn phù hợp và cần thiết với những chơng trình cài đặt trong máy tính. Ngoài việc có đợc các biểu mẫu và báo cáo tổng hợp, giúp lãnh đạo phòng và lãnh đạo cơ quan theo dõi đợc lợng văn bản lu hành trong cơ quan . Trình tự đơn giản, thuận lợi khi thao tác nhập tin và tìm kiếm nhanh chóng, hạn chế tối đa đợc những sai sót, nhầm lẫn. Ta có thể xây dựng một chơng trình để máy tự động báo khi sắp hết thời gian xử lý của các đơn vị để có thể đôn đốc kịp thời.
Đối với công văn đến thì cơ quan sẽ cập nhật từng công văn đến theo các tiêu trí và nội dung có trên văn bản trong mỗi ngày làm việc còn công văn đi ta phân loại theo hình thức văn bản, tổng hợp lu lợng công văn đi phân theo bộ phận soạn thảo, theo danh mục các đơn vị nhận. Trong công tác lu trữ những số liệu thống kê đợc thu thập có hệ thống liên tục và xác thực sẽ giúp cho phòng lu trữ xây dựng tốt kế hoạch bổ xung, thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị và tổ chức sử dụng tài liệu lu trữ. Phòng lu trữ nằm ở cuối hành lang tầng 2 cách khá xa cầu thang đang là một vị trí cha đợc hợp lý, phòng lại chỉ có 12m2. Vấn đề là cơ quan cần nghiên cứu để bố trí một phòng khác hợp lý, rộng rãi, thuận lợi hơn và nên trang bị các dụng cụ bảo vệ chống lại điều kiện thời tiết, khí hậu khỏi h… hỏng.
Nh vậy trong công tác văn th, lu trữ để nâng cao đợc hiệu quả hoạt động chủ yếu đòi hỏi phải có đợc sự quan tâm của lãnh đạo cơ quan với những đầu t hợp lý tốt hơn và những trang thiết bị hiện đại.
