Do Nhà Thông Minh Acis Bình Dương là doanh nghiệp mới thành lập và có quy mô nhỏ nên công tác tuyển dụng chủ yếu từ nguồn tuyển dụng bên ngoài được tiến hành thực hiện tương đối đơn giản, với quy mô vừa. Công tác tuyển dụng do trực tiếp trưởng phòng nhân sự của công ty đảm nhiệm.
Quyết định tuyển dụng của công ty sẽ do ban giám đốc ra quyết định. Công tác tuyển dụng nhân lực được phân thành hai cấp: ban giám đốc tuyển dụng những lao động do chính mình trực tiếp quản lý (các trưởng và phó phòng ban,.), phòng nhân sự tuyển dụng các đối tượng còn lại, trưởng các phòng ban kết hợp phòng nhân sự tuyển dụng nhân viên cho các bộ phận của mình.
• Các bước tuyển dụng của Nhà Thông Minh Acis Bình Dương: Bước 1: Đề xuất nhu cầu tuyển dụng
Hiện tại do phòng nhân sự Nhà Thông Minh Acis Bình Dương chưa được bổ sung nhân lực đầy đủ nên toàn bộ quy trình tuyển dụng nhân sự trong công ty sẽ do Trưởng phòng Nhân Sự chịu trách nhiệm và thực hiện. Khi những bộ phận khác có
nhu cầu họ sẽ đề xuất và cho trưởng phòng nhân sự tổng hợp để lập kế hoạch tuyển
dụng cho Tổng giám đốc phê duyệt.
> Các vị trí cần tuyển dụng trong công ty:
• Trưởng phòng Kinh Doanh (Phòng kinh doanh): 1 nam/nữ • Nhân viên Kinh Doanh (Phòng kinh doanh): 8 nam/nữ • Nhân viên TeleSale (Phòng kinh doanh): 1 nữ
• Nhân viên Kỹ Thuật công trình (Phòng kỹ thuật): 2 nam • Nhân viên Hành Chính - Nhân Sự (Phòng nhân sự): 1 nữ Tổng cộng, công ty cần tuyển 13 ứng viên cho tất cả 5 vị trí.
> Thời gian tuyển dụng: từ 16/04/2018 đến 12/05/2018. > Hình thức tuyển dụng:
• Gửi hồ sơ cá nhân qua email: acisbinhduong@gmail .com
• Nộp hồ sơ trực tiếp tại: 313 Phạm Ngọc Thạch, phường Hiệp Thành, thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương
• Liên hệ trực tiếp: (0274) 38 999 86 hoặc 094 624 6592 (Mr.Kha). > Dự trù kinh phí tổ chức: khoảng 15 triệu đồng.
ũ Nhận xét:
Ưu điểm: Cách thức đề xuất tổ chức tuyển dụng ban đầu của công ty là khá ổn; Trưởng phòng kinh doanh dày đặn kinh nghiệm nên kế hoạch tuyển dụng của công ty được xây dựng tốt; Kinh phí dự trù cao so với một cuộc tuyển dụng quy mô vừa, thực hiện công tác sẽ dễ dàng hơn; Đề xuất số lượng ứng viên cho các vị trí theo sát nhu cầu của công ty; Thực hiện hình thức tuyển dụng đa dạng ứng viên dễ dàng lựa chọn hình thức tiện lợi và phù hợp nhất.
Hạn chế: Còn thiếu một vài vị trí khác nhưng vẫn chưa được lên kế hoạch tuyển dụng; Thời gian tuyển dụng chỉ có 1 tháng, nên nếu có vấn đề xảy ra ở một trong các bước thì công tác tuyển dụng sẽ bị gián đoạn ngay; Chưa có kế hoạch tuyển dụng dự trù nếu kế hoạch chính gặp sự cố; Công ty mới thành lập nên tạm thời Phòng nhân sự chỉ có Trưởng phòng nhân sự đảm nhiệm tất cả công việc thực hiện tuyển dụng là hạn chế lớn nhất đối với công ty trong đợt tuyển dụng đầu tiên này.
2 0
Bước 2: Thông báo tuyển dụng
Sau khi có quyết định tuyển dụng, bước tiếp theo trong quy trình tuyển dụng nhân sự của công ty là thông báo tuyển dụng. Hình thức thông báo tuyển dụng:
• Thực hiện hoạt động quảng cáo tuyển dụng. Nhân viên đăng tin tuyển dụng trên các phương tiện truyền thông như: các trang web tuyển dụng (timviecnhanh.com, vieclam24h.vn, vietnamworks.com, viectotnhat.com,...), website chính của công ty hoặc trên facebook của công ty, đăng tin trên các nhóm facebook tìm việc làm ở Bình Dương (Việc Làm Bình Dương, Việc Làm SV Bình Dương, Tìm Việc Làm - Bình Dương, Tuyển dụng việc làm Bình Dương,...) và treo quảng cáo tuyển dụng trước cửa công ty, để thu hút những người đang có mong muốn tìm việc thấy và tìm đến.
• Nhân viên đến các trung tâm giới thiệu việc làm ở Bình Dương, tìm kiếm danh sách thông tin ứng viên phù hợp, sau đó liên hệ với ứng viên qua mail hoặc điện thoại,. giới thiệu công việc, mời ứng viên đến phỏng vấn.
• Thông qua sự giới thiệu của các mối quan hệ xã hội: dựa vào quan hệ của các đồng nghiệp trong công ty với những ứng viên tài năng, tìm ra những người có khả năng phù hợp với doanh nghiệp. Đưa ra chính sách ưu đãi cho những nhân viên đã có công giới thiệu nhân tài cho công ty.
ũ Nhận xét:
Ưu điểm: Công ty thực hiện công tác tuyển dụng công khai, quảng cáo truyền thông rộng rãi nên thu hút được nhiều ứng viên tham gia, giúp nhiều người biết đến công ty, tuyển được nhiều nhân viên có chất lượng. Công tác tuyển dụng diễn ra hiệu quả; Sử dụng hình thức sự giới thiệu của nhân viên để tìm ứng viên, tiết kiệm được thời gian, có độ tin cậy cao hơn do được kiểm chứng kinh nghiệm thật; Tuyển dụng từ trung tâm môi giới - trung tâm giới thiệu việc làm giúp tiết kiệm thời gian, nhà tuyển dụng có được nhiều thông tin ứng viên, thu hút các ứng viên làm việc ở đối thủ cạnh tranh.
Hạn chế: Công tác quảng bá tuyển dụng chưa đa dạng chỉ thực hiện ở ba hình thức trên; Tuyển dụng qua việc quảng cáo trên trang các web, mạng xã hội,... tốn nhiều thời gian để tuyển chọn, dễ hình thành nhóm “ứng viên không thành công”; Tuyển
dụng từ các phương tiện truyền thông tốn kém chi phí và thiếu nhân lực
nhận và
sàng lọc hồ sơ ứng viên; Công tác tuyển dụng qua trực tuyến, xây dựng
thông điệp
tuyển dụng tuy thuyết phục nhưng vẫn chưa đi sâu vào cộng đồng
mạng; Tuyển
dụng từ trung tâm môi giới công ty phải tốn chi phi môi giới và chất
lượng ứng viên
nhận được là không đều.
Bước 3: Nhận hồ sơ ứng tuyển
Khoảng một tuần sau khi thông tin tuyển dụng của công ty được lan truyền rộng rãi, càng nhiều ứng viên khắp nơi có nhu cầu tìm việc trong khu vực và cảm thấy phù hợp với yêu cầu được mô tả trong tin tuyển dụng bắt đầu nộp hồ sơ vào.
Nhà Thông Minh Acis Bình Dương thực hiện thu nhận hồ sơ ứng viên với 2 dạng: dạng truyền thống và dạng hồ sơ trực tuyến.
• Dạng truyền thống là dạng hồ sơ trên giấy bao gồm đơn xin ứng tuyển, sơ yếu lý lịch có chứng thực của Ủy ban Nhân dân, giấy khám sức khỏe có chứng thực do cơ quan Y tế có thẩm quyền cấp, các bằng cấp liên quan,... Thông qua hồ sơ giúp người tuyển dụng tìm hiểu sơ bộ về thông tin cá nhân của ứng viên, tuy nhiên bộ hồ sơ mẫu này không thể bộc lộ đúng hết những năng lực và khả năng của ứng viên nên để chuyên nghiệp hóa quy trình tuyển dụng nhân sự thì công ty đã có thêm một mẫu phiếu thông tin riêng để khi phỏng vấn sẽ thông qua nó hỏi sâu hơn về ứng viên.
• Hồ sơ trực tuyến - người tìm việc tìm kiếm, chuẩn bị các mẫu CV trên máy tính và gửi qua mail cho nhà tuyển dụng, sau khi xét duyệt ứng viên, công ty sẽ yêu cầu ứng viên nộp thêm bộ hồ sơ truyền thống.
Kết quả thu nhận được 43 bộ hồ sơ.
ũ Nhận xét:
Ưu điểm: Công ty thực hiện hình thức tiếp nhận hồ sơ đa dạng, tiện lợi: nhận hồ sơ trực tuyến và nhận trực tiếp tại đơn vị, nên có được nhiều ứng viên từ mọi khu vực tham gia; Vòng tiếp nhận và nghiên cứu hồ sơ, bộ phận tuyển dụng đã tiến hành một cách nghiêm túc, có trình tự, nên đã loại bỏ được những hồ sơ không đạt yêu cầu, những hồ sơ không đủ kinh nghiệm, những hồ sơ không đúng thủ tục; Thực
2 2
hiện cho ứng viên trả lời thêm phiếu thông tin riêng của công ty sẽ giúp
khai thác
sâu hơn về thông tin ứng viên, năng lực lẫn cá tính của họ.
Hạn chế: Thời gian tiếp nhận hồ sơ chỉ 10 ngày (16-25/04/2018) là thời gian ngắn để thu hút được những hồ sơ ứng viên tài năng; số lượng nhân lực thực hiện tuyển dụng còn rất hạn chế nên công tác thực hiện trả lời hồ sơ điện tử của ứng viên còn khá chậm.
Bước 4: Phỏng vấn
Sau khoảng thời gian 10 ngày tiếp nhận hồ sơ, Nhà Thông Minh Acis Bình Dương tiến hành sàng lọc và chọn ra được 19 ứng viên tiềm năng. Công ty tổ chức thực hiện buổi phỏng vấn vào ngày 28/04/2018, diễn ra từ lúc 8h00 đến 17h30. Nhìn chung cuộc phỏng vấn tuyển dụng ứng viên của công ty gồm các bước sau:
i. Giới thiệu những người phỏng vấn và trình tự làm việc của buổi phỏng vấn; ii. Người phỏng vấn giới thiệu về doanh nghiệp và giải thích về công việc;
iii. Người phỏng vấn đặt các câu hỏi nhằm làm rõ thông tin trong hồ sơ ứng viên;
iv. Người phỏng vấn đặt các câu hỏi (câu hỏi hành vi và câu hỏi tình huống) nhằm đánh giá khả năng và sự phù hợp của ứng viên;
v. Ứng viên có thắc mắc, đặt câu hỏi;
vi. Kết thúc phỏng vấn, người phỏng vấn tóm lại các thông tin, nhận xét ứng viên và hẹn thời gian thông báo kết quả phỏng vấn với ứng viên.
Giai đoạn phỏng vấn là giai đoạn quan trọng nhất trong quy trình tuyển dụng, vì đây là giai đoạn trao đổi tìm hiểu của nhà tuyển dụng và cũng là cơ hội thể hiện cá tính của ứng viên, là giai đoạn quyết định xem ứng viên đó có thành công trong cuộc tuyển dụng này không.
ũ Nhận xét:
Ưu điểm: Công ty đã tiến hành công tác phỏng vấn trực tiếp, Trưởng phòng nhân sự thực hiện việc đánh giá, ra quyết định lựa chọn ứng viên một cách chính xác nhất ; Các bước trong cuộc phỏng vấn diễn ra theo trình tự rõ ràng, đầy đủ; Có các câu
hỏi, tình huống về kiến thức chuyên môn lẫn thực tế giúp công ty đánh
giá khách
quan được năng lực cũng như đạo đức của ứng viên; Cho ứng viên đặt
câu hỏi để
thu nhận được những thắc mắc cũng như ý kiến góp phần hoàn thiện
hơn công tác
nhân sự của công ty.
Hạn chế: Thời gian phỏng vấn ngắn - chỉ diễn ra 1 ngày nên cuộc phỏng vấn chưa đi được sâu, dễ bỏ lỡ những ứng viên tiềm năng; Các ứng viên đến trễ gây mất trật tự buổi tuyển dụng, làm kéo dài thời gian của nhà tuyển dụng; Chi phí tổ chức buổi phỏng vấn còn cao.
Tỷ lệ chuyển đổi ứng viên từ nộp đơn sang vòng phỏng vấn: Trong giai đoạn tuyển dụng Nhà Thông Minh Acis Bình Dương thu nhận được 43 bộ hồ sơ xin việc, sau khi sàng lọc có 19 ứng viên lọt vào vòng phỏng vấn, như vậy tỷ lệ này là 44.2%. Qua tỷ lệ này, nhận thấy “phễu tuyển dụng” của công ty có số lượng ứng viên đạt chất lượng ở mức trung bình. Kiểm tra được nguồn cung cấp ứng viên lớn nhất - phù hợp nhất cho công ty là ở hoạt động quảng cáo tuyển dụng bằng việc treo quảng cáo trước công ty và đăng tuyển trên các phương tiện truyền thông. Từ đó, cắt giảm chi phí thực hiện qua việc tìm kiếm ở trung tâm môi giới và thông qua sự giới thiệu của các mối quan hệ xã hội. Dựa vào tỷ lệ ứng viên từ nộp đơn sang vòng phỏng vấn, bộ phận nhận sự sẽ dễ dàng tìm ra được các giải định về các vấn đề cần giải khuyết trong khâu chuyển đổi này, sau đó đưa ra chiến lược thích hợp giúp qua trình tuyển dụng diễn ra “trôi chảy”, thành công hơn.
Bước 5: Thực tập hoặc thử việc
Đây là bước cuối cùng trong quy trình tuyển dụng nhân sự của công ty. Sau buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng đã tìm 14 ứng viên cảm thấy hài lòng, mời ứng viên đó đến công ty làm việc với vai trò thử việc nhằm quan sát khả năng làm việc của họ. Thời gian thử việc gần 2 tuần kể từ ngày 03-12/05/2018.
Trong giai đoạn này các trưởng phòng phụ trách nhân viên theo các phòng ban của họ sẽ quan sát, thử thách, tiến hành chấm điểm và tạo cơ hội cho nhân viên làm quen với công việc và công ty, nếu người đó không thể thích nghi thì không được giữ lại, quy trình tuyển dụng nhân sự sẽ quay trở lại từ đầu nếu không còn ứng viên
2 4
phù hợp được chọn. Nhưng vẫn có thể đốt cháy một vài giai đoạn
như có thể trực
tiếp mời những ứng viên chưa được lựa chọn trong lần tuyển dụng trước
tiến hành
phỏng vấn lần 2 và thực tập lần 2 cho đến khi tìm thấy người phù hợp
cho tất cả vị
trí đang thiếu.
Hình 4: Đúng người, đúng việc
ũ Nhận xét:
Ưu điểm: Công ty tiến hành chấm điểm cho mỗi ứng viên để xác định khả năng các ứng viên theo thang điểm từ cao xuống thấp, từ các số điểm có được công ty sẽ đưa ra quyết định chính xác hơn trong việc lựa chọn ứng viên làm nhân viên chính thức; Trưởng phòng các phòng ban phân chia trực tiếp quan sát, hỗ trợ cho ứng viên của mình, giúp ứng viên học hỏi nhanh chóng, có động lực và hứng thú hơn với công việc và nhà tuyển dụng đánh giá được ứng viên một cách đúng nhất.
Hạn chế: Chưa xác định được cụ thể tỷ lệ ứng viên sau khi thử việc sẽ được giữ lại, vì vậy nếu số nhân viên được tuyển không đạt nhu cầu công ty phải tiến hành tổ chức tuyển dụng lại lần 2, mất nhiều thời gian va chi phí; Thời gian thử việc ngắn, chỉ hai tuần, chưa đủ để các ứng viên nắm vững kiến thức công việc và thể hiện năng lực bản thân; Còn tốn kém chi phí trong việc đào tạo ứng viên về sản phẩm - lĩnh vực của công ty; Một số ứng viên đáp ứng đầy đủ các bước trong quy trình được công ty nhận vào nhưng không phản hồi công việc.