C. CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP CHƯƠNG 1
2.5.4.Những nguyên tắc sử dụng e-mail trong giao tiếp công việc
Ngày nay, email đã trở thành một cách thức hiệu quả và rất phổ biến trong công việc để gửi những tin nhắn và các loại giao tiếp viết khác một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, email (thư điện tử) nhiều lúc gây khổ sở cho những người sử dụng. Hoặc sự tùy tiện trong viết và gửi email đôi khi đem lại những bức xúc không đáng có cho những người nhận email. Nghệ sĩ tự do Richar Rossiter, người thiết kế bìa sách nói "Lúc nào tôi cũng nhận được email. Tuy nhiên, những lỗi câu, các lỗi chính tả nhiều kinh khủng. Mọi người chẳng chịu giành thời gian để viết tốt bất cứ điều gì."
Cũng như các kiểu giao tiếp viết khác, email cũng phải tuân theo các quy tắc nhất định. Đó là, văn bản phải rõ ràng và súc tích. Thông tin cần được trình bày một cách thuyết phục và không có lỗi ngữ pháp, dấu chấm câu, chính tả. Mục đích của giao tiếp cần được nói rõ, và nó phải được chuyển giao một cách mà hấp dẫn người đọc. Trong cuốn sách The Elements of Email Style: Communicate Effectively via Electronic Mail, Davi Angell và Brent Heslop giải thích rằng thông tin phải được trình bày ngắn gọn, mạch lạc. Họ nói, người đọc " bị tắt điện khi nhận thấy một bức thư dài". Họ cũng mong ta sử dụng ngôn ngữ đơn giản. "Nếu một từ mập mờ, người đọc của bạn phải mất thời gian tra từ điển, điều đó đã phá vỡ sự tập trung của họ" Angell và Heslop giải thích. "Những từ đơn giản và quen thuộc luôn có sức mạnh’.
Trước khi viết một e-mail trong công việc, bạn cần phải nhận thức rõ những lưu ý quan trọng sau:
- Viết tiêu đề cho email
Sử dụng dòng tiêu đề để truyền đạt nội dung chính của lá thư đến người nhận. Ví dụ: nội dung thư của bạn là thông báo đến người nhận thời gian và địa điểm của buổi tập huấn phòng cháy chữa cháy thì dòng tiêu đề của bạn có thể là: “Lịch tập huấn phòng cháy chữa cháy”.
- Viết tiêu đề ngắn gọn
Với tiêu đề ngắn gọn nhưng vẫn truyền đạt thông điệp chính của lá thư, bạn sẽ được đánh giá là người chuyên nghiệp trong việc sử dụng e-mail. Hơn nữa, người nhận thư cũng không muốn đọc một dòng tiêu đề nhiều chữ.
- Viết một chủ đề trong mỗi lá thư
Tự giới hạn mình chỉ viết một chủ đề trong mỗi lá thư cho phép bạn sử dụng tiêu đề hiệu quả hơn, giúp bạn chắc chắn rằng mỗi thông tin của mình sẽ nhận được sự chú ý mà nó xứng đáng được nhận.
- Làm cho lá thư của bạn cuốn hút, súc tích
Truyền đạt hầu hết thông tin quan trọng trong câu mở đầu hay đoạn văn mở đầu. Nếu muốn truyền đạt một văn bản dài thông qua e-mail thì hãy sử dụng chức năng đính kèm. Hãy chắc chắn rằng thư của bạn truyền đạt trực tiếp đến người nhận những phần then chốt của phần đính kèm.
- Sử dụng phần đính kèm cẩn thận
Xác nhận trước người nhận thư có phần mềm cần thiết để truy cập phần đính kèm bạn gửi. Khi có nhiều phần đính kèm khác nhau, hãy cân nhắc gửi chúng riêng biệt. Ngoài ra, hãy chắc chắn rằng bạn đã đính kèm thư, hoàn tất việc đính kèm trước khi viết thư sẽ chắc chắn rằng bạn không phải gửi một lá thư thứ hai chỉ để gửi thêm phần đính kèm.
- Kiềm chế cảm xúc
Tránh hành động không chín chắn là sử dụng e-mail để thể hiện sự nổi nóng (gửi những bức thư ngắn với thái độ gay gắt, giận dữ và đôi khi khiếm nhã) với người khác. Vì vậy, đừng gửi e-mail khi bạn đang nóng giận, hãy kiềm chế cảm xúc.
- Chọn “Trả lời” hay “Trả lời tất cả” phù hợp với từng tình huống cụ thể - Đọc và sửa chữa bức thư trước khi gửi đi
Về phía người nhận, việc trả lời e-mail là cần thiết vì nó thể hiện bạn là người biết quan tâm, trân trọng thông tin của người gửi cũng như bản thân họ. Tuy nhiên, cũng đừng bị chôn vùi bởi việc trả lời tất cả những thư bạn nhận khi chúng không được gửi trực tiếp cho bạn, chẳng hạn như các thông báo chung.
Những điều cần tránh khi sử dụng e-mail trong giao tiếp kinh doanh
Trong việc sử dụng e-mail, bạn cũng cần tránh những điều sau đây:
- Tránh gửi những chuỗi nội dung của các lá thư trước: Trả lời e-mail hoặc
gửi e-mail mà không xóa những đoạn chữ không cần thiết của thư gốc sẽ tạo nên chuỗi nội dung không phù hợp. Những chuỗi dài làm tăng nguy cơ các tài liệu mật hay tài liệu đầy tiềm năng rơi vào tay những người không mong đợi. Mặt khác, nó còn làm tốn thời gian của người đọc.
- Tránh việc gửi thông điệp bừa bãi ảnh hưởng đến người khác
Hạn chế dùng những biểu tượng cảm xúc, những từ ngữ biểu cảm như: nhé, nhỉ, nha… trong e-mail giao dịch kinh doanh trang trọng, những từ ngữ ấy chỉ nên dùng trong những e-mail mang tính cá nhân.