C. BÀI TẬP THỰC HÀNH CHƯƠNG 3
4.2.3.3.Phản hồi bằng sự từ chối
Chân thành trong giao tiếp, luôn quan tâm giúp đỡ người khác là những hành vi đẹp được khuyến khích. Tuy nhiên, không phải lúc nào chúng ta cũng có thể làm tất cả những điều người khác yêu cầu, mong muốn. Chính vì vậy, từ chối là một hình thức phản hồi nhiều khi không thể tránh khỏi trong giao tiếp, đặc biệt là trong những tình huống giao tiếp mà khi nhận được sự đề nghị, nhờ vả từ đối tác nhưng chúng ta không có khả năng đáp ứng.
Thật khó để nói ra lời từ chối vì khi đưa ra lời đề nghị, yêu cầu là đối tác đã đặt niềm tin ở chúng ta, mong muốn chúng ta thỏa mãn. Lời từ chối có thể ảnh hưởng tiêu cực đến suy nghĩ và tình cảm của người khác đối với chúng ta. Để từ chối người khác mà không làm cho họ buồn, giận, phiền lòng, chúng ta cần lưu ý những vấn đề sau:
Hãy cân nhắc thật kĩ trước khi từ chối
Cần xác định rõ lí do tại sao phải từ chối. Xác định rõ khả năng, thời gian,… những điều kiện cần thiết để có thể thỏa mãn yêu cầu của họ. Cần lưu ý mức độ thân thiết của mối quan hệ và cách từ chối nào là tốt nhất bởi ít nhiều việc từ chối sẽ ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa chúng ta và đối tác.
Nhận thức về tình huống phải từ chối, thậm chí, có thể đưa ra những giả định như nếu tôi từ chối thì người kia sẽ thế nào
Nói lên cảm nhận của bản thân và đưa ra những lí do từ chối một các thuyết phục và trung thực
Trình bày cảm nhận của bản thân trước hoàn cảnh này “Tôi đã từng …”, Nếu tôi là bạn,..”, Tôi cảm thấy…” để đối phương cảm nhận họ được chia sẻ.
Nếu không đáp ứng được những yêu cầu đề nghị của đối tác, sau khi cân nhắc kĩ chúng ta nên từ chối ngay để đối tác chủ động giải quyết vấn đề của họ vì sự do dự có thể gây thêm khó khăn cho người khác.
Khi đã xác định được các lí do tại sao phải từ chối, hãy chọn ra lí do thuyết phục nhất để từ chối. Tốt nhất lý do đó là lý do thực với hoàn cảnh dẫn đến từ chối. Đừng bao giờ để cho đối tác nhận ra rằng lí do từ chối chỉ là giả tạo. Ví dụ: chúng ta nói có việc bận nhưng đối tác bắt gặp chúng ta đang đi chơi.
Không nên đưa ra lời từ chối một cách quá vội vàng
Từ chối quá vội vàng hay từ chối "thẳng thừng" thường kém tế nhị. Hãy "hoãn binh" một lúc để "chọn" từ ngữ, giọng nói và thể ngữ (ngôn ngữ cơ thể) cho hợp lý để tránh căng thẳng cho cả hai.
Khi từ chối nên dùng cách từ chối khéo, sử dụng những từ ngữ nhẹ nhàng, dễ nghe, hạn chế dùng từ “không”, “không thể” khi từ chối. Ví dụ: Thay vì nói: “Em không thể giúp anh được vì em đang rất bận”, chúng ta nói: “Em rất muốn giúp anh nhưng hiện tại em đang rất bận, mong anh thông cảm”
Đưa ra các gợi ý, đề xuất giải pháp
Có những yêu cầu chúng ta không thể trực tiếp thực hiện nhưng nếu chúng ta biết ai là người có thể làm thay hãy chia sẻ với người bị từ chối, điều này rất cần thiết. Trong một số trường hợp, trước khi giới thiệu, chúng ta nên xin phép người chúng ta sẽ giới thiệu. Biết rằng không dễ từ chối, nhưng trước khi từ chối, hãy đặt mình vào hoàn cảnh của họ và hiểu sự ảnh hưởng đối với họ khi bị từ chối. Khi nhận thấy sự quan tâm và cảm thông, họ sẽ dễ chấp nhận lời từ chối hơn.