Khi xét từng trường hợp cụ thể trong các quá trình giao tiếp khác nhau người ta thấy phong cách giao tiếp rất đang dạng, sau đây là ba đặc trưng của phong cách giao tiếp.
2.2.2.1. Tính ổn định của phong cách giao tiếp
Tính ổn định của phong cách giao tiếp của mỗi người, mỗi nhóm người là tương đối như nhau trong những tình huống giao tiếp khác nhau. Ví dụ: Một bạn thường có phong cách nói chuyện với bạn bè, với người thân trong gia đình một cách hay nóng nảy, đỏ mặt tía tai, thì trong quan hệ công việc bạn ấy cũng có phong cách nói chuyện tương tự; chính những hạn chế này có thể làm hỏng việc một cách không đáng có. Những chuyên gia tư vấn khuyên rằng: những người có phong cách giao tiếp dễ có thể gây mất thiện cảm cho đối tác, tốt nhất là trước khi giao tiếp tự bản thân nên dành chút thời gian để tự nhắc nhở mình cần lưu ý để kiểm soát được điểm bất lợi trong phong cách giao tiếp của mình.
Có nhiều yếu tố góp phần tạo nên tính ổn định trong phong cách giao tiếp của bản thân:
- Đặc điểm thể chất và tâm lý của bản thân: đặc điểm về chiều cao, tỷ lệ giữa các phần đầu, mình, chân, tay hay ánh mắt, tính cách, khí chất, xu hướng...
- Đặc thù nghề nghiệp: Trong phạm vi hoạt động nghề nghiệp của một nghề, mục tiêu và nội dung giao tiếp vềcơ bản là có tính ổng định, quan hệ giao tiếp có tính ổn định, điều kiện và hoàn cảnh giao tiếp cũng ít có sựthay đổi, do đó đã hình thành nên nét riêng trong phong cách giao tiếp của những người cùng nghề. Ví dụ: Công an và giáo viên đều là những người có nhiệm vụ giáo dục con người nhưng phong cách giao tiếp của họ không giống nhau. Phong cách giao tiếp của nhà khoa học không giống với doanh nhân...
- Đặc trưng của thời đại: Phong cách giao tiếp của một thầy giáo thời phong kiến không giống với phong cách giao tiếp của thầy giáo trong xã hội hiện nay.
Tóm lại, nhờ có tính ổn định trong phong cách giao tiếp mà mỗi cá nhân hay một nhóm người đều có những nét riêng. Khi sử dụng những đặc trưng trong phong cách giao tiếp của nhóm này để giao tiếp với các thành viên của nhóm khác rất có thể sẽ gây sự hiểu lầm không nên có.
2.2.2.2. Tính chuẩn mực của phong cách giao tiếp
Giao tiếp là một hành vi xã hội phổ biến ở con người, được quy định bởi các chuẩn mực của xã hội như đạo đức, văn hóa, thẩm mỹ, pháp luật, phong tục, tập quán, truyền thống, lễ giáo và các nguyên tắc khác được ấn định trong giao tiếp.
Trong giao tiếp, nếu không tuân thủ các chuẩn mực, các quy tắc, thì chúng ta sẽ dễ bị đánh giá là "thiếu văn hóa", thậm chí là "hỗn láo" hay ít nhất cũng bị phê bình là "không lịch sự".
Mỗi công ty hay mỗi cơ quan thường có quy định chính thức hoặc chưa chính thức về vấn đề giao tiếp trong công ty hay cơ quan. Ngày nay, khi đến các công ty có quy mô lớn hoặc có bề dày lịch sử, những cơ quan nhà nước, chúng ta thường thấy có quy đinh riêng về trang phục hay văn hóa trong hội họp, nền nếp trong giờ làm việc... được chung là nội quy giao tiếp hay quy định vềvăn hóa công sở.
Ông cha ta thường nói "nhập gia tùy tục". Mỗi cộng đồng người, mỗi dân tộc đều có phong tục, tập quán, lễ giáo, truyền thống riêng, thậm chí là trái ngược nhau; do đó để gây được thiện cảm ngay từphút đầu tiên trong giao tiếp chúng ta cần tìm hiểu về văn hóa của họ trước khi giao tiếp với họ.
Trong xu thế mở cửa và hội nhập, có những công việc như hội nghị, hội thảo... liên quan đến nhiều người ở nhiều dân tộc, khu vực, quốc gia khác nhau, sự thiếu hiểu biết vềvăn hóa giao tiếp của các dân tộc có người tham gia trong đó có thể vô tình bạn đã xúc phạm đến họ, hay ít nhất là bị họđánh giá rằng mình chưa chu đáo.
2.2.2.3. Tính linh hoạt của phong cách giao tiếp
Mặc dù phong cách giao tiếp của mỗi cá nhân có tính ổn định, được quy định bởi những chuẩn mực nhất định, nhưng với những người có vị trí công việc mà họ thường xuyên phải giao tiếp với nhiều người ở các dân tộc, vị trí khác nhau thì họ lại có tính linh hoạt. Thực tế cho thấy trong một số trường hợp, tình huống cụ thể những phương pháp, thủ thuật tiếp nhận, phản ứng hành động của chủ thể giao tiếp có thểthay đổi để thích ứng với hoàn cảnh, tình huống cụ thể. Nhờ có phần này mà chủ thể giao tiếp có được sự khéo léo ứng xử trong giao tiếp.
Ví dụ: Thầy Hiệu trưởng khi giao tiếp với các giảng viên sẽ khác so với lúc thầy giao tiếp với sinh viên, hay khi thầy giao tiếp với người thân trong gia đình.
Điều đáng lưu ý là trong giao tiếp là chủ thể cần có phong cách giao tiếp phù hợp với cương vị của mình trong mối quan hệ với đối tượng giao tiếp.