8. Kết cấu của luận văn
3.3.2. Nhóm giải pháp dưới góc độ kế toán quản trị
Việc xây dựng dự toán chi phí, doanh thu và kết quả kinh doanh phải được thực hiện đồng bộ và phải có sự tham gia, phối hợp của các bộ phận trong công ty. Cơ sở lập dự toán căn cứ vào tình hình thực hiện các chỉ tiêu của năm trước, kế hoạch, định mức và dự báo của năm sau.
3.3.2.1. Xác định các trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu và trung tâm lợi nhuận
Công ty phải xác định các trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận. Việc xác định được các trung tâm này sẽ giúp công ty quản lý và điều hành một cách có hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Xác định các trung tâm doanh thu, trung tâm chi phí và trung tâm lợi nhuận công ty đều phải phân chia thành các phòng, ban, bộ phận bán hàng, bộ phận giao hàng và thực hiện dịch vụ lắp đặt. Cụ thể trung tâm chi phí sẽ là bộ phận giao hàng va đội xe; Trung tâm doanh thu là bộ phận bán hàng; Trung tâm lợi nhuận là toàn Công ty. Điều này phục vụ cho việc đo lường và kiểm soát kết quả từng bộ phận. Kế toán quản trị vận dụng hệ thống kế toán trách nhiệm để phân loại các bộ phận của công ty thành các trung tâm trách nhiệm, trên cơ sở đó đánh giá kết quả của từng bộ phận dựa trên trách nhiệm được giao cho bộ phận.
3.3.2.2.Lập dự toán doanh thu, chi phí, kết quả
Sau khi đã xác định được các trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu và trung tâm lợi nhuận, kế toán quản trị phải xây dựng hệ thống dự toán chi phí, dự toán doanh thu, dự toán kết quả để đánh giá hiệu quả của các trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu và trung tâm chi phí kết quả.
Kế toán quản trị doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh trong công ty xây dựng dự toán bao gồm:
+ Dự toán doanh thu bán hàng. Dự toán doanh thu bán hàng được lập trên cơ sở doanh thu thực hiện quá khứ và ước tính mức độ tăng trưởng sản lượng hàng bán, sự biến động về giá cả.
+ Dự toán giá vốn hàng bán. Dự toán chi phí giá vốn được lập trên cơ sở chi phí giá vốn hàng bán thực hiện quá khứ và dự toán chi phí mua hàng.
+ Dự toán chi phí bán hàng
+ Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Do đặc thù của công ty, chi phí bán hàng và chi phí quản lý sẽ được chi theo tỷ lệ % trên doanh thu thực hiện. Do vậy, phải căn cứ vào dự toán doanh thu và chi phí thực hiện quá khứ, kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty để lập dự toán cho phù hợp.
+ Dự toán chi phí và doanh thu hoạt động tài chính được lập căn cứ vào chi phí và doanh thu hoạt động tài chính thực hiện quá khứ và kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
+ Dự toán kết quả kinh doanh được lập căn cứ vào các dự toán doanh thu và dự toán chi phí.
3.3.2.3.Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kế toán
Căn cứ vào mô hình tổ chức sản suất kinh doanh của Công ty hiện nay, Công ty nên lựa chọn xây dựng mô hình kế toán kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị. Theo mô hình này công ty sẽ tiết kiệm được chi phí, phòng tài chính kế toán chịu trách nhiệm chung về toàn bộ công tác kế toán trong công ty từ việc tổ chức xây dựng bộ máy kế toán, lưu chuyển chứng từ, vận dụng tài khoản, hệ thống báo cáo… nhằm cung cấp thông tin cho nhà quản trị. Kế toán quản trị đặt trọng tâm vào việc xây dựng kiểm tra, xác định và hoạch định các chi phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Kế toán quản trị không sử dụng chế độ kế toán riêng, tách rời với kế toán tài chính mà sử dụng các tài khoản kế toán chi tiết, hệ thống sổ sách kế toán và báo cáo kế toán quản trị kết hợp chung trong hệ thống kế toán thống nhất với kế
toán tài chính. Kế toán taì chính và kế toán quản trị được tổ chức thành một bộ máy thống nhất trong cùng một bộ máy kế toán. Kế toán taì chính sử dụng các tài khoản kế toán tổng hợp còn Kế toán quản trị sử dụng các tài khoản kế toán chi tiết, công ty cần lựa chọn và thiết kế hệ thống tài khoản chi tiết cấp 2, 3, 4 cho phù hợp với yêu cầu quản trị của công ty như quản trị chi phí theo yêu cầu quản lý theo từng khoản mục chi phí một cách chi tiết cụ thể. Sổ kế toán chi tiết phù hợp, báo cáo kế toán nội bộ và còn sử dụng thêm các phương pháp khác như phương pháp thống kê, phương pháp toán học…để hệ thống hoá và xử lý thông tin.
3.2.2.4.Tổ chức thu thập và cung cấp thông tin
Dựa vào hệ thống chỉ tiêu doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh đã được xây dựng dự toán theo từng trung tâm trách nhiệm, kế toán quản trị tổ chức thu nhận thông tin thực hiện theo các chỉ tiêu đó. Để thu nhận thông tin thực hiện kế toán quản trị cần bổ sung thêm các chỉ tiêu và hệ thống chứng từ đã sử dụng cho kế toán tài chính hoặc thiết kế theo các mẫu chứng từ nhằm thu thập các thông tin về doanh thu, chi phí, kết quả chi tiết theo từng bộ phận, từng trung tâm trách nhiệm.
Các bộ phận kế toán có chức năng thu thập và cung cấp thông tin kế toán vừa tổng hợp vừa chi tiết…đồng thời lập dự toán tổng hợp và chi tiết theo yêu cầu quản lý. Việc ghi chép, phản ánh, xử lý và truyền đạt thông tin được tính đến cả mục đích của Kế toán taì chính và kế toán quản trị nhằm thoả mãn nhu cầu thông tin kế toán cho cả đối tượng bên trong và bên ngoài công ty. Kế toán quản trị chi phí sử dụng báo cáo bộ phận để cung cấp thông tin cho nội bộ công ty.
Ngoài ra, kế toán quản trị cần phải thiết kế thêm hệ thống thu nhận thông tin phục vụ riêng cho kế toán quản trị, phục vụ cho việc phân tích các nhân tố mang tính định tính như hệ thống thu nhận thông tin qua Internet, Email, các phương tiện thông tin đại chúng...
Sau khi thu thập thông tin, kế toán tiến hành phân tích thông tin để cung cấp cho nhà quản trị:
- Đối với thông tin quá khứ: trên cơ sở số liệu về doanh thu, chi phí kế toán tiến hành lập báo cáo phân tích chi phí thành biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp,
sau đó kế toán lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo cách ứng xử của chi phí. Từ đó tiến hành phân tích điểm hoà vốn, xây dựng công thức dự toán chi phí. Qua đó, Công ty có thể xây dựng kế hoạch linh hoạt nhằm dự đoán chi phí cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Đối với thông tin tương lai: Từ các thông tin do các bộ phận có liên quan cung cấp, kế toán quản trị đưa ra các phương án kinh doanh cho kỳ tới và tiến hành phân tích, lập kết quả phân tích, tư vấn cho nhà quản trị doanh nghiệp ra quyết định kinh doanh.
Nhà quản trị cần cung cấp nhiều thông tin tương lai, nhưng quan trọng và chủ yếu nhất là những thông tin liên quan về doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh mà qua đó quá trình hoạt động của công ty phải được kiểm soát và đánh giá được sự biến động.
3.2.2.5. Phân tích báo cáo kế toán quản trị
- Kế toán quản trị sau khi thu nhận, xử lý được thông tin về chi phí, doanh thu và kết quả sẽ phân tích, cung cấp báo cáo cho nhà quản trị, giúp nhà quản trị ra quyết định.
- Việc đánh giá trách nhiệm đối với từng bộ phận (được xác định là trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu hay trung tâm lợi nhuận) để lựa chọn phương pháp phân tích cho phù hợp.
+ Đối với trung tâm chi phí dự toán, kế toán quản trị phải đánh giá xem trung tâm đó có hoàn thành nhiệm vụ được giao qua khối lượng công việc thực hiện hay không? Chi phí thực tế phát sinh có vượt quá dự toán được giao hay không?
+ Đối với trung tâm doanh thu, kế toán quản trị cần phân tích, đánh giá xem trung tâm có đạt được dự toán tiêu thụ về sản lượng, cơ cấu hàng bán …
+ Đối với trung tâm lợi nhuận, ngoài việc phân tích, đánh giá việc thực hiện dự toán chi phí, doanh thu, nhà quản trị cần đánh giá mức độ thực hiện kế hoạch lợi nhuận cả về số tuyệt đối và số tương đối.
- Các thông tin đã được thu thập, phân tích được chuyển cho nhà quản trị thông qua các báo cáo kế toán quản trị bao gồm: Báo cáo doanh thu, chi phí, kết quả
theo dự toán; Báo cáo tình hình thực hiện doanh thu, chi phí và kết quả chi tiết theo từng hoạt động, bộ phận; Báo cáo phân tích doanh thu, chi phí và kết quả…