8. Kết cấu của luận văn
2.1.2. Đặc điểm tổ chức kinh doanh và tổ chức quản lý của Công ty TNHH
TNHH Minh Hải.
2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của công ty
* Chức năng của công ty:
Công ty TNHH Minh Hải có chức năng kinh doanh thương mại và dịch vụ, đáp ứng nhu cầu thị trường trong nước, chủ yếu là thị trường Hải Dương, Hưng Yên, Thái Bình, Hà Nội, Hải Phòng… với các mặt hàng trang trí nội ngoại thất, vật liệu xây dựng và một số lĩnh vực khác. Bên cạnh việc phân phối vật liệu xây dựng của các doanh nghiệp trong nước, công ty còn tiến hành nhập khẩu những vật liệu xây dựng, đồ nội thất mà trong nước chưa sản xuất được hoặc sản xuất chưa đủ. Công ty TNHH Minh Hải chuyên mua bán kinh doanh các mặt hàng nội ngoại thất, hàng điện tử gia dụng, vật liệu xây dựng các sản phẩm của Công ty đa dạng về chủng loại mẫu mã phong phú, chất lượng tốt chuẩn về kích thước có độ chịu lực cao đảm bảo yêu cầu thẩm mỹ kiến trúc. Chính vì vậy sản phẩm của Công ty tạo
được uy tín trên thị Trường trong nước, khách hàng của công ty phần lớn là các siêu thị, các đại lý, cửa hàng, các doanh nghiệp xây dựng, các nhà thầu….Công ty áp dụng các hình thức linh hoạt có xe vận chuyển và giao hàng tận nơi nếu khách hàng có yêu cầu với đội ngũ nhân viên phục vụ tận tình chu đáo.
* Nhiệm vụ của công ty:
Công ty TNHH Minh Hải thực hiện nhiệm vụ chính là kinh doanh phân phối vật liệu xây dựng, hàng trang trí nội ngoại thất; kinh doanh bất động sản…. Với chiến lược đúng đắn, các sản phẩm mà công ty cung cấp cho thị trường đã được người tiêu dùng đánh giá rất cao trong nhiều năm qua.
Bên cạnh đó công ty còn đặt cho mình hàng loạt các nhiệm vụ: - Xây dựng chiến lược kinh doanh
- Xây dựng và tổ chức có hiệu quả các kế hoạch kinh doanh và dịch vụ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Nâng cao chất lượng mặt hàng sản xuất, mở rộng thị trường tiêu thụ. - Tạo nguồn phục vụ sản xuất kinh doanh, khai thác và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn của công ty
- Tuân phủ các chính sách, chế độ quản lý kinh tế, quản lý xuất nhập khẩu và giao dịch đối ngoại.
- Thường xuyên tổ chức đào tạo cán bộ công nhân viên của công ty. - Tham gia và hoàn thành tốt công tác xã hội.
*Ngành nghề kinh doanh chính:
- Mua bán vật liệu xây dựng, hàng trang trí nội, ngoại thất phục vụ cung cấp cho các đại lý, các siêu thị, các cửa hàng, văn phòng và cho các công trình lớn.
2.1.2.2. Đặc điểm cơ cấu tổ chức kinh doanh của công ty
Công ty là một trung tâm thương mại lớn kinh doanh với nhiều mặt hàng, ngành nghề lên đòi hỏi nhân viên phải có năng lực, năng động sáng tạo, phản ứng nhanh với sự thay đổi của môi trường làm việc, sức khỏe để đảm nhiệm các khâu trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty.
Công ty TNHH Minh Hải là một trung tâm thương mại lớn với nhiều chủng loại mặt hàng lên khi xuất hàng đi bán cho các siêu thị, đại lý, cửa hàng…thì về
phía Công ty và khách hàng, nhà cung cấp có sự thỏa thuận, ký kết trên hợp đồng nguyên tắc hay hợp đồng kinh tế kèm theo đơn đặt hàng. Khi Công ty nhận được đơn đặt hàng từ các đối tác thì phòng kinh doanh và phòng kế toán phải có trách nhiệm kiểm tra mọi nội dung, điều khoản trong hợp đồng, sau khi kiểm tra xong tính hợp lý về số lượng mặt hàng, đơn giá và điều khoản thanh toán thì phòng kinh doanh có trách nhiệm trình Ban giám đốc công ty xem xét và phê duyệt, khi Ban giám đốc đồng ý với các nội dung trong hợp đồng thì phòng kinh doanh có trách nhiệm tiếp nhận hợp đồng và thông báo cho bên khách hàng, nhà cung cấp.
Việc kiểm tra hàng hóa cũng là một khâu vô cùng quan trọng. Bộ phận kỹ thuật phải kiểm tra về số lượng, chủng loại, mẫu mã, quy cách xem hàng hóa có đạt tiêu chuẩn như trong hợp đồng mà các bên đã ký kết hay không. Sau khi bộ phận kỹ thuật đã kiểm tra và đánh giá mặt hàng đó đảm bảo thì sẽ chuyển cho trưởng phòng kinh doanh.
Việc xuất nhập hàng thì thủ kho là người có trách nhiệm kiểm tra hàng hóa về số lượng, chủng loại, mẫu mã, quy cách trong đơn đặt hàng để việc xuất - nhập hàng cho đúng và chính xác tránh xảy ra sai sót.
Sau khi việc xuất – nhập kho đã hoàn thành thì phòng kinh doanh căn cứ vào các phiếu xuất - phiếu nhập kho của thu kho và kế toán kho tiến hành lập biên bản bàn giao. Trong biên bản bàn giao nêu rõ địa điểm giao nhận hàng và số lượng chủng loại trong đơn đặt hàng để hai bên nhận và bên giao xác nhận tính chính xác và giao biên bản này cho người đi giao hay nhận hàng chuyển cho các đối tác, lấy cơ sở làm căn cứ để làm thủ tục thanh toán.
2.1.2.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Giám đốc
Phòng Phòng Phòng Phòng
Hành chính Tài chính
nhân sự Kế toán Kinh doanh Bảo vệ
Đội xe
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy quản lý trong công ty TNHH Minh Hải:
-Giám đốc: là người đứng đầu đại diện cho Công ty trong việc quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh và công tác tài chính của Công ty đồng thời là người
chịu trách nhiệm cao nhất trước pháp luật và cơ quan quản lý cấp trên. - Phó giám đốc: có nhiệm vụ trợ giúp giám đốc trong việc điều hành quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty.
- Phòng hành chính nhân sự: có trách nhiệm quản lý đời sống của công nhân viên trong công ty, thay mặt Giám đốc tuyển dụng lao động cũng như chấm dứt hợp đồng lao
động với công nhân viên.
- Phòng tài chính kế toán: Có nhiệm vụ ghi chép phản ánh với giám đốc về toàn bộ kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty. Quyết toán với nhà nước, cung cấp thông tin trong việc quản lý tài chính và điều hành Công ty, lập và thực hiện tốt các kế hoạch tài chính, tính toán và ghi chép chính xác về nguồn vốn và tình hình tài sản cố định, chứng từ và các loại vốn bằng tiền, lập báo cáo tài chính kịp thời đầy đủ và chính xác.
Phòng kế toán đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Ban Giám đốc, có nhiệm vụ tham mưu trực tiếp cho ban giám đốc những vấn đề có liên quan đến chuyên môn, tổ chức thực hiện và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, thống kê trong toàn doanh nghiệp, hướng dẫn chỉ đạo các bộ phận trong công ty thực hiện đúng theo chính sách chế độ của nhà nước ban hành. Thực hiện ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp một cách chính xác, kịp thời và đầy đủ, cuối tháng tổng hợp lên báo cáo gửi cho các phòng ban và các cơ quan nhà nước có liên quan.
- Phòng kinh doanh: có trách nhiệm tìm hiểu thị trường, nắm bắt được thông tin khách hàng và thị trường, lập kế hoạch và xây dựng các phương án kinh doanh, thực hiện việc kinh doanh theo đúng quy định và sự chỉ đạo của Ban lãnh đạo công ty.
-Phòng bảo vệ: đảm bảo công tác bảo vệ an ninh trật tự và tài sản của công ty. Theo dõi việc chấp hành nội quy, quy chế của cán bộ công nhân viên trong công ty.
-Đội xe: có nhiệm vụ chuẩn bị xe tốt phục vụ quá trình chuyên chở hàng hoá mang ra thị trường tiêu thụ và công tác quản lý của công ty.
2.1.2.4. Những thuận lợi và khó khăn của công ty
Thuận lợi:
- Công ty đã xây dựng tốt bộ máy quản lý và tuyển dụng đào tạo, đội ngũ lao động có trình độ, tay nghề, Cán bộ công nhân viên trong công ty rất tận tình và chu đáo đã tạo được sự tin tưởng của khách hàng, điều này đã đem đến cho công ty nhiều hợp đồng có giá trị lên đến hàng tỷ đồng, hứa hẹn một sự phát triển bền vững trong tương lai. Ban lãnh đạo công ty giàu kinh nghiệm, biết khai thác và phát huy năng lực của cán bộ công nhân viên.
- Công ty là một trong những nhà cung cấp chính cho các siêu thị, đại lý về đồ nội thất, đồ đện tử, hàng gia dụng...
- Công ty không những duy trì tốt quan hệ với khách hàng mà còn tăng cường mở rộng hợp tác với bạn hàng khác với mục tiêu mở rộng địa bàn hoạt động kinh doanh của công ty
- Các sản phẩm của công ty rất đa dạng, có thể đáp ứng được mọi yêu cầu về thẩm mỹ cũng như chất lượng của sản phẩm đối với khách hàng.
- Nhu cầu tiêu dùng của người dân về những mặt hàng cao cấp, mẫu mã đẹp ngày càng được năng cao, do đó sản phảm của công ty cũng đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng của khách hàng
- Công ty được xây dựng tại khu Cụm công nghiệp Ngô Quyền - phường Cẩm Thượng - Thành Phố Hải Dương đã tạo điều kiện thuật lợi cho việc vận chuyển hàng.
Nằm trong tam giác kinh tế Hà Nội - Hải Dương - Quảng Ninh, là khu vực kinh tế năng động nên công ty luôn có phương hướng để phát triển, mở rộng thị trường, tìm kiếm cơ hội kinh doanh mới.
- Bên cạnh những thuận lợi trên là tiền đề cho sự phát triển của công ty, nó tác động tích cực cho quá trình hoạt động kinh doanh của công ty thì công ty cũng gặp không ít khó khăn gây trở ngại cho hoạt động của Công ty.
Khó khăn.
Đứng trước sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt trên thương trường trong nền kinh tế thị trường đã gây nên không ít khó khăn cho công ty, hiện tại một trong những khó khăn lớn nhất đối với công ty là vấn đề về vốn, do đó phần nào cũng ảnh hưởng đến việc hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
2.1.1.5. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm gần đây Qua số liệu (phụ lục 2.1) nhận thấy doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của năm 2014 tăng so với năm 2013 là 7.049.469.047 đồng tương đương với tăng 25%, năm 2015 tăng so với năm 2014 là 7.916.502.277 đồng hay 22%. Mức doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ luôn tăng qua các năm cho thấy lượng tiêu thụ hàng hóa tăng, cùng theo đó hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty luôn được duy trì và mở rộng trong các năm qua. Tuy nhiên qua bảng số liệu, nhận thấy rằng các khoản giảm trừ doanh thu của doanh nghiệp cũng tăng theo các năm, cụ thể năm 2014 tăng 7,2% so với năm 2013, năm 2015 tăng 25,6% so với năm 2015. Các khoản giảm trừ doanh thu này hầu hết chủ yếu ở các khoản mục chiết khấu thương mại và hàng bán trả lại.
Lợi nhuận gộp về BH và CCDV là chỉ tiêu có biến động tăng nhanh qua các năm. Cụ thể năm 2014 tăng so với năm 2013 là 3.593.895.818 đồng tương đương với 81% là do doanh thu BH và CCDV tăng, giá vốn hàng bán cũng tăng cụ thể năm 2014 tăng so với năm 2013 là 3.061.763.780 đồng hay 16% và năm 2015 lại tiếp tục tăng 16% tương đương 3.547.185.686 đồng so với năm 2014. Tốc độ tăng doanh thu và giá vốn đều rất cao làm lãi gộp vào năm 2014 tăng một các nhanh chóng, điều này chứng tỏ rằng công ty đã tìm được khách hàng mới do việc mở rộng thị trường tiêu thụ. Sang năm 2015 lợi nhuận gộp lại tăng 40,6 % tương đương với 2.054.918.651 đồng. Điều này cho thấy công ty đang trong quá trình phát triển nhanh chóng, số lượng khách hàng gia tăng, thị trường tiêu thụ được mở rộng do đó số lượng hàng hóa bán ra luôn tăng cao