Trong hoạt động sản xuất kinh doanh các khoản phải thu phát sinh nhƣ là một nghiệp vụ bắt buộc giữa các thành phần kinh tế trong việc trao đổi hàng hóa, dịch vụ. Một trong các nhân tố ảnh hƣởng đến các khoản phải thu thì chính sách tín dụng thƣơng mại có tác động lớn nhất, nó không những ảnh hƣởng trực tiếp đến quy mô của các khoản phải thu mà còn làm tăng doanh thu, giảm chi phí hàng tồn kho. Tín dụng thƣơng mại đem đến cho công ty nhiều lợi thế nhƣng cũng gặp không ít rủi ro do bán chịu hàng hoá. Do đó, để nâng cao hiệu quả sử dụng các khoản phải thu, Công ty có thể tham khảo một số giải pháp sau:
- Thực hiện phân tích và cho điểm tín dụng đối với từng khách hàng, từ đó đƣa ra chính sách bán hàng phù hợp nhƣ: thời hạn nợ, mức dƣ nợ, chính sách giá để nhằm rút ngắn tối đa tuổi nợ của các khoản phải thu. Xây dựng hạn mức bán chịu tối ƣu cho toàn công ty và cho từng đối tƣợng khách hàng. Đƣa ra chính sách kiểm soát nợ để nắm bắt kịp thời các thông tin về con nợ, chính sách thu hồi nợ, phạt tiền, đƣa ra toà án nếu nhƣ khách hàng cố tình không trả nợ.
- Tổ chức quản lý chặt chẽ các khoản phải thu, phân công trách nhiệm và
quyền hạn của từng cấp trong việc đƣa ra quyết định bán chịu, đồng thời có chế độ báo cáo giám sát để tránh rủi ro trong quá trình theo dõi và quản lý thu hồi nợ
- Công ty nên có chính sách chiết khấu thƣơng mại thích hợp để kích thích khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc thanh toán đúng hạn khi mua hàng nhằm thu hồi vốn nhanh và góp phần làm tăng doanh thu, tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh và hàng hoá đƣợc tiêu thụ nhiều hơn.
- Công ty nên sắp xếp các khoản phải thu theo tuổi nợ để theo dõi và có biện pháp thu hồi nợ kịp thời, đồng thời phải xác định số dƣ các khoản phải thu theo đối tƣợng khách hàng để xem khách hàng đó có số dƣ vƣợt quá mức dƣ nợ cho phép thì thu hồi ngay.
- Thƣờng xuyên cử cán bộ độc lập với kế toán công nợ xác minh đối chiếu nợ nhằm cảnh giác trƣờng hợp cán bộ thu nợ thông đồng với khách hàng để kéo dài thời gian trả nợ hoặc chiếm dụng các khoản nợ đã thu tiền rồi. - Trƣờng hợp phát sinh nợ quá hạn xảy ra công ty nên áp dụng các biện pháp mềm dẻo để yêu cầu khách hàng trả nợ nhƣ: Cử cán bộ đến trực tiếp làm việc, điện thoại, fax hay gửi thƣ điện tử yêu cầu trả nợ với nội dung tế nhị và thân thiện.
- Một số biện pháp hạn chế và thu hồi đối với các khoản nợ khó đòi: + Theo dõi, liên lạc thƣờng xuyên với khách hàng để nắm bắt đƣợc tình hình tài chính cũng nhƣ kế hoạch kinh doanh của khách hàng, trên cơ sở đó có những ứng xử phù hợp trong việc hợp tác của công ty đối với khách hàng trong ngắn hạn và dài hạn nhằm tránh đƣợc những rủi ro dẫn đến các khoản nợ quá hạn.
+ Ngừng ngay việc bán hàng, chủ động cử cán bộ thu nợ đến trực tiếp làm việc hoặc gửi thƣ yêu cầu trả nợ, yêu cầu khách hàng xác nhận thời hạn thanh toán và số tiền có thể thanh toán từng lần để làm cơ sở pháp lý sau này.
+ Nếu các biện pháp trên đƣợc áp dụng vài lần mà khách hàng không thanh toán nợ thì công ty nên đƣa đơn nhờ toà án can thiệp căn cứ vào điều kiện quy định trong hợp đồng.
Ƣu điểm của việc này là thu hồi đƣợc nợ quá hạn, rút ngắn chu kỳ nợ của khách hàng, hạn chế bị chiếm dụng vốn, tránh để xảy ra các khoản nợ phải thu khó đòi, giúp tăng tính luân chuyển của vốn lƣu động. Nhƣng cũng có những hạn chế nhất định là nếu biện pháp thu nợ của công ty không hợp lý sẽ dẫn đến mất khách hàng, tăng chi phí thu hồi nợ từ đó làm giảm doanh thu bán hang. Cũng nhƣ đối với hàng tồn kho, các khoản phải thu chiếm tỷ trọng rất lớn trong tài sản ngắn hạn. Các khoản phải thu lớn không phải là thể hiện sự kém hiệu quả mà cái quan trọng là thời gian thu hồi của nó. Do vậy muốn nâng cao hiệu quả, công ty cần thực hiện các biện pháp đẩy nhanh thời gian thu tiền nhƣ sau:
+ Trong các hợp đồng tiêu thụ sản phẩm phải quy định rõ thời hạn thanh toán, phƣơng thức thanh toán,… và yêu cầu các bên phải chịu trách nhiệm một cách đầy đủ và nghiêm túc các điều khoản đã quy định trong hợp đồng. Ví dụ: nếu thanh toán chậm so với thời gian quy định sẽ phải chịu phạt vi phạm hợp đồng. Công ty có thể từ chối ký hợp đồng với các khách hàng nợ nần dây dƣa hoặc không có khả năng thanh toán.
+ Công ty nên áp dụng các khoản chính sách chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng hoá bằng khuyến khích khách hàng mua với số lƣợng lớn, thanh toán nhanh, hạn chế việc thanh toán chậm, đẩy nhanh tốc độ luân chuyển các khoản phải thu.
+ Đôn đốc các nhân viên bán hàng tiến hành thu nợ kịp thời không để tình trạng dây dƣa trong thanh toán.