Có nhiều nguyên nhân làm cho kiểm soát chi phí trở thành chức năng tất yếu của quản lý. Trong kinh doanh, kiểm soát chi phí là kiểm chứng xem các khoản chi có đƣợc thực hiện theo đúng kế hoạch hay không, và phải tìm ra những nguyên nhân sai sót để điều chỉnh.
Kiểm soát chi phí là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản lý trong lĩnh vực tài chính. Thẩm định tính đúng sai, hiệu quả của các khoản chi phí. Đồng thời kiểm soát đƣợc những yếu tố ảnh hƣởng đến tính hợp lý và khi kiểm soát chi phí đƣợc mở rộng đối tƣợng tham gia trong toàn doanh nghiệp sẽ tăng khả năng hợp tác hiệu quả giữa các ban ngành, các bộ phận, các cá nhân mở rộng dân chủ, khuyến khích uỷ quyền, một xu hƣớng trong nền kinh tế thị trƣờng. Đó phải là hoạt động liên tục với những sự đổi mới không ngừng.
Suy cho cùng doanh nghiệp nào cũng hƣớng tới mục tiêu lợi nhuận. Mà chúng ta biết rằng lợi nhuận đƣợc xác định bởi công thức đơn giản sau:
Lợi nhuận= Doanh thu- chi phí
Nhƣ vậy để thu đƣợc nhiều lợi nhuận chúng ta chỉ có hai cách:
Một là tăng doanh thu, điều này đồng nghĩa với việc tăng giá bán khi mà số lƣợng hàng hoá sản xuất ra không đổi. Nhƣng thƣờng thì chúng ta nhận đƣợc kết quả lại khi mà trên thị trƣờng đầy những đối thủ cạnh tranh, hàng hoá thay thế và hàng hoá bổ sung. Nhƣ vậy giải pháp này rất thiếu tính khả
Cách thứ hai là giảm chi phí bằng hoạt động kiểm soát của doanh nghiệp. Đó là những khoản chi mà doanh nghiệp có thể chủ động giảm, sử dụng có hiệu quả. Và khi mà doanh nghiệp tính giá bán hàng bằng cách cộng giá thành với lợi nhuận mong muốn thì việc giảm chi phí sẽ làm giảm giá thành, đó là lợi thế cạnh tranh rất lớn trong nền kinh tế thị trƣờng gắn với xu thế hội nhập hiện nay.
Rõ ràng là kiểm soát chi phí có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý doanh nghiệp, một nội dung cần tập trung nghiên cứu, chủ động tiến hành liên tục, triệt để.