Được quy định trong Quyết định số 20/VBHN- NHNN, ngày 22/5/2014 về việc hợp nhất và bổ sung quy trình quản lý các khoản cho vay.
3.1.3.1. Quản lý trước khi cho vay
Theo quy chế cho vay của NHNN:
Theo Điều 15. Thẩm định và quyết định cho vay
1. Tổ chức tín dụng xây dựng quy trình xét duyệt cho vay theo nguyên tắc bảo đảm tính độc lập và phân định rõ ràng trách nhiệm cá nhân, trách nhiệm giữa khâu thẩm định và quyết định cho vay.
2. Tổ chức tín dụng xem xét, đánh giá tính khả thi, hiệu quả của dự án đầu tư, phương án sản xuất, kinh doanh, dịch vụ hoặc dự án đầu tư, phương án phục vụ đời sống và khả năng hoàn trả nợ vay của khách hàng để quyết định cho vay.
3. Tổ chức tín dụng quy định cụ thể và niêm yết công khai thời hạn tối đa phải thông báo quyết định cho vay hoặc không cho vay đối với khách hàng, kể từ khi nhận được đầy đủ hồ sơ vay vốn và thông tin cần thiết của khách hàng. Trường hợp quyết định không cho vay, tổ chức tín dụng phải thông báo cho khách hàng bằng văn bản, trong đó nêu rõ căn cứ từ chối cho vay.
Để cụ thể hóa việc quản lý trước khi cho vay, các NHTM thường đặt ra quy trình phân tích tín dụng.
Đây là bước quan trọng nhất, quyết định đến chất lượng của phân tích tín dụng. Nội dung chủ yếu là thu thập và sử lý thông tin liên quan đến khách hàng bao gồm năng lực sử dụng vốn vay và uy tín, khả năng tạo ra lợi nhuận và nguồn ngân quỹ, quyền sở hữu các tài sản và các điều kiện kinh tế khác có liên quan đến người vay.
Bằng các phương pháp như: phỏng vấn trực tiếp, mua hoặc tìm kiếm thông tin qua các trung gian(qua các cơ quan quản lý, qua các bạn hàng chủ nợ khác của người vay, qua các trung tâm thông tin hoặc tư vấn), thông qua các báo cáo của người vay trình cho ngân hàng. Ngân hàng sẽ có được những thông tin về khách hàng của mình, một điều quan trọng đối với Ngân hàng là phải xử lý được các thông tin đó, làm sao phải xác định được tín trung thực của những thông tin mà ngân hàng có được.
Nội dung phân tích chủ yếu của bước này là phải tập trung vào:
Đánh giá tài sản của khách hàng, việc đánh giá tài sản của khách hàng là điều quan trọng đối với ngân hàng bởi vì tài sản (một phần hoặc tất cả) của khách hàng luôn được coi là vật đảm bảo cho khoản vay, tạo khả năng thu hồi nợ khi khách hàng mất khả năng sinh lời. Khi đánh giá tài sản của khách hàng thì ngân hàng tập trung vào: Ngân quỹ, các chứng khoán có giá, hàng tồn kho, tài sản cố định.
Đánh giá các khoản nợ của khách hàng là một công việc quan trọng mà ngân hàng cần phải làm bởi vì thông qua việc đánh giá các khoản nợ mà ngân hàng biết được tình khả năng tài chính của khách hàng, đồng thời ngân hàng cũng biết được vị trí của mình trong các chủ nợ. Nếu ngân hàng giành được vị trí quan trọng nhất thì nó dễ dàng thu được nợ hơn là các vị trí khác.
Phân tích luồng tiền: Thông qua việc xác định hoặc dự báo dòng tiền thực nhập quỹ (gồm: dòng tiền nhập quỹ từ hoạt động kinh doanh, dòng tiền nhập quỹ từ hoạt động đầu tư, dòng tiền nhập quỹ từ hoạt động bất thường) và dòng tiền thực xuất quỹ ( gồm: dòng tiền xuất quỹ thực hiện sản xuất kinh doanh, dòng tiền xuất quỹ thực hiện đầu tư, dòng tiền xuất quỹ thực hiện hoạt động bất thường) ngân hàng có thể biết được tình trạng ngân quỹ của khách hàng trong tháng, quý, hay năm. Từ đó ngân hàng có thể thiết lập kế hoạch thu nợ, giải ngân hợp lý, nâng cao chất lượng khoản vay.
Sử dụng các tỷ lệ như: Nhóm tỷ lệ thanh khoản, nhóm tỷ lệ sinh lời để đánh giá khả năng của người vay trong việc đáp ứng trách nhiệm tài chính ngắn hạn và khả năng tạo lợi nhuận của người vay.
Các điều kiện kinh tế: Có thể thấy nghĩa vụ của khách hàng đối với ngân hàng đều xảy ra trong tương lai vì thế khả năng hoạt động kinh doanh của khách hàng trong tương lai được ngân hàng đặc biệt quan tâm phân tích. Thời hạn càng dài, dự đoán càng khó chính xác, đó là do tác động của các điều kiện kinh tế. Thiên tai, các thay đổi bất thường trong đời sống chính trị, khủng hoảng kinh tế vùng, quốc gia, sự sa sút đột ngột của ngành... làm thay đổi các tính toán ban đầu, dẫn đến giảm hoặc mất khả năng trả nợ của khách hàng.
3.1.3.2. Quản lý trong quá trình sử dụng tiền vay
Điều 21. Kiểm tra, giám sát vốn vay
Tổ chức tín dụng xây dựng quy trình và thực hiện kiểm tra, giám sát quá trình vay vốn, sử dụng vốn vay và trả nợ của khách hàng phù hợp với đặc điểm hoạt động của tổ chức tín dụng và tính chất của khoản vay, nhằm đảm bảo hiệu quả và khả năng thu hồi vốn vay.
Dựa trên các quy định của NHNN về việc quản lý trong quá trình sử dụng tiền vay, các NHTM đưa ra quy trình quản lý cụ thể để kiểm soát chặt chẽ quá trình sử dụng nguồn vốn vay của các khách hàng. Nhìn chung việc quản lý này gồm những nội dung sau:
Sau khi hợp đồng tín dụng đã được ký kết, ngân hàng phải có trách nhiệm cấp tiền cho khách hàng như thoả thuận. Kèm theo việc cấp tín dụng, ngân hàng kiểm soát khách hàng sử dụng tiền vay có đúng mục đích, đúng tiến độ không? Quá trình sản xuất kinh doanh có những thay đổi bất lợi gì, có dấu hiệu lừa đảo hoặc làm ăn thua lỗ hay không?... Quá trình này cho phép ngân hàng thu thập thêm thông tin về khách hàng. Nếu các thông tin phản ánh chiều hướng tốt cho thấy chất lượng tín dụng đang được bảo đảm. Ngược lại khi các khoản vay bị đe doạ Ngân hàng có các biện pháp sử lý kịp thời. Ngân hàng được quyền thu hồi nợ trước hạn, ngừng giải ngân nếu bên vay vi phạm hợp đồng tín dụng. Ngân hàng có thể yêu cầu khách hàng bổ xung tài sản thế chấp, giảm số tiền vay... khi thấy cần thiết để đảm bảo an toàn tín dụng. Đây cũng là quá trình ngân hàng thu thập thêm các thông tin bổ sung cho các thông tin ở bước 1 và ra quyết định cụ thể nhằm ngăn chặn kịp thời các khoản tín dụng xấu.
3.1.3.3. Quản lý quá trình thu nợ tiền vay
Thu nợ hoặc đưa ra các phán quyết tín dụng mới.
Quan hệ tín dụng kết thúc khi ngân hàng thu hồi hết gốc và lãi. Ngoài những khoản tín dụng được đảm bảo trả đầy đủ và đúng hạn còn có những khoản nợ quá hạn đòi hỏi Ngân hàng phải tìm ra nguyên nhân để kịp thời đưa ra những quyết định mới liên quan đến tín an toàn của tín dụng.
Trường hợp khách hàng cố tình lừa đảo ngân hàng, cố tình nợ nần dây dưa, hoặc làm ăn yếu kém không còn phương cách cứu vãn, ngân hàng áp dụng phương án thanh lý, tức là sử dụng các biện pháp có thể được để thu hồi được khoản nợ, bao gồm phong toả, bán các tài sản thế chấp, tước đoạt các khoản tiền gửi...
Trường hợp khách hàng có khó khăn về tài chính, song vẫn kiên quyết tìm cách khắc phục để trả nợ, ngân hàng thường áp dụng phương án khai thác, bao gồm gia hạn nợ, giảm lãi hoặc cho vay thêm.