7. Kết cấu luận văn
1.2.4. Đảm bảo về số lượng, hợp lý về cơ cấu
Cơ cấu nguồn nhân lực của một tổ chức là đề cập đến thành phần, tỷ trọng và vai trò của các bộ phận nguồn nhân lực trong tổ chức đó.
Cơ cấu nguồn nhân lực phải phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ, mục tiêu của tổ chức có nghĩa là thành phần, tỷ trọng, vai trò của các bộ phận nguồn nhân lực đó phải xuất từ nhiệm vụ, mục tiêu của tổ chức. Để xác lập cơ cấu hợp lý thì cơ cấu này phải thường xuyên bám sát nhiệm vụ, mục tiêu phục vụ cho mục tiêu của tổ chức.
Sở dĩ như vậy, bởi vì cơ cấu nguồn nhân lực thực chất là phương tiện để thực hiện mục tiêu của tổ chức và cách thức, cho nên phải xuất phát từ mục tiêu của tổ chức để xác lập cơ cấu nguồn nhân lực. Cách xác lập cơ cấu nguồn nhân lực phải tùy theo quy mô, nhiệm vụ của các nội dung trong mục tiêu của tổ chức và cách thức, điều kiện để thực hiện quy mô các nhiệm vụ đó.
Cơ cấu nguồn nhân lực trong giáo dục đại học
Cơ cấu đội ngũ nguồn nhân lực trong giáo dục đào tạo bao gồm số: Cán bộ quản lý giáo dục, nhân viên, chuyên viên kỹ thuật; số giáo viên, giảng viên các cấp, bậc học trong toàn ngành giáo dục đào tạo. Cơ cấu nguồn nhân lực giáo dục đào tạo được phản ánh qua các chỉ số % như:
- % Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng. - % Trưởng khoa, Phó trưởng khoa.
- % Trường phòng, Phó phòng chức năng. - % Các giảng viên, cán bộ nhân viên khác.
Trong cơ cấu giảng viên còn thể hiện cơ cấu giảng viên ở các môn học, các khoa được đào tạo trong trường Đại học. Cơ cấu nguồn nhân lực cần phù hợp với từng bộ môn, từng khoa trong trường Đại học.
Nhân viên kỹ thuật và nghiệp vụ: nhân viên thư viện, nhân viên phòng thực hành, tin học và nhiều loại hình nhân viên nghiệp vụ khác.
Cán bộ nghiên cứu tại các viện, trung tâm nghiên cứu.
Cơ cấu nguồn nhân lực trong trường đại học còn phản ánh qua tỷ lệ % giữa nam và nữ; tỷ lệ % tuổi đời trong công tác trong nghề nhiều hay ít.
Về cơ cấu trình độ nguồn nhân lực thể hiện ở % trình độ trung cấp, cao đẳng, đại học và sau đại học là bao nhiêu trong tổng số lực lượng lao động trong toàn trường.
Cụ thể cơ cấu bộ máy tổ chức một trường đại học:
Bộ máy quản lý với chức năng, nhiệm vụ và để phù hợp với quy mô của nhà trường, bộ máy thể hiện và quy định trong quy chế tổ chức và hoạt động của nhà trường:
Bộ máy quản lý nhà trường: + Hội đồng trường
+ Ban giám hiệu.
+ Hội đồng khoa học và đào tạo. + Văn phòng và các phòng chức năng.
+ Các khoa, trung tâm và bộ môn trực thuộc trường.
Từ những loại hình cơ cấu đó cho ta thấy tỷ lệ % cơ cấu giữa các loại hình nhân lực cân đối hay không cân đối, phù hợp hay không phù hợp so với quy mô học sinh, sinh viên, sự phát triển của nhà trường.
Do đó, việc nghiên cứu cơ cấu nguồn nhân lực để xem xét % cơ cấu nguồn nhân lực phù hợp hay không phù hợp là phải căn cứ vào quy mô đào tạo, sự phát triển của ngành giáo dục và đào tạo, của nhà trường trong mỗi thời kỳ nhất định. Sự PTNNL của nhà trường đòi hỏi vừa đủ về số lượng, đảm bảo chất lượng và sự phù hợp về cơ cấu nhân lực, có như vậy mới thúc đẩy sự nghiệp đào tạo của nhà trường, đáp ứng những yêu cầu đặt ra của sự phát triển kinh tế đất nước.
Cơ cấu hợp lý nguồn nhân lực
Thứ nhất, tổ chức bộ máy quản lý gắn với phương hướng, mục đích của hệ thống. Phương hướng, mục đích của hệ thống quy định cách thức tổ chức bộ máy quản lý của hệ thống. Chính nó quy định các bộ phận hợp thành trong tổ chức cảu hệ thống. Chính vì thế tổ chức bộ máy quản lý phải gắn với mục tiêu và phương hướng hoạt động của hệ thống. Có gắn với mục tiêu và phương hướng thì bộ máy quản lý hoạt động mới hiệu quả .
Thứ hai, chuyên môn hoá và cân đối : Theo nguyên tắc này thì tổ chức bộ máy quản lý phải xác định rõ phạm vi, chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận trong hệ thống và phải đảm bảo sự cân đối, loại trừ những chức năng, nhiệm vụ chồng chéo, trùng lặp, thiếu người chịu trách nhiệm rõ ràng. Mặt khác số lượng các cấp quản lý phải hợp lý để phù hợp với thực tế.
Thứ ba, cơ cấu linh hoạt và thích nghi với môi trường: Theo nguyên tắc này thì tổ chức bộ máy quản lý không được bảo thủ, trì trệ, quan liêu mà luôn phải linh hoạt, thích ứng với những thay đổi hay biến động của các yếu tố tác động. Tuy nhiên cần phải hiểu đúng sự thay đổi ở đây không phải là thay đổi toàn bộ mà đó chỉ là những biến đổi nhỏ trong cơ cấu để thích nghi với môi trường mới, để không bị môi trường đào thải. Sự linh hoạt được thể hiện trong việc thíêt kế các bộ phận phù hợp với ít đầu mối trung gian, số lượng cấp quản lý phù hợp và đảm bảo cho mỗi bộ phận một mức độ tự do sáng tạo để đạt được hiệu quả cao nhất và phát triển được tài năng của cán bộ, công nhân viên chức trong từng bộ phận.
Nói như vậy không có nghĩa là cơ cấu tổ chức chịu sự chi phối của môi trường mà trong một chừng mực của sự thay đổi nó tác động vào môi trường theo những hướng nhất định phù hợp với mục đích của mình.
Thứ tư là phải bảo đảm tính hiệu quả quản lý: Hiệu quả và hiệu lực luôn là mục đích và mục tiêu tiến tới của bất kỳ tổ chức nào. Mỗi tổ chức luôn đặt ra cho mình những mục tiêu nhất định để đạt tới.
Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức hợp lý:
Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức phải bảo đảm những yêu cầu sau:
- Tính mục tiêu: một cấu tổ chức được coi là có kết quả nếu thực sự trở thành công cụ hữu hiệu để thực hiện các mục tiêu của tổ chức.
- Tính tối ưu: Trong cơ cấu tổ chức có đầy đủ các phân hệ, bộ phận và con người (không thừa mà cũng không thiếu) để thực hiện các hoạt động cần thiết. Giữa các bộ phận và cấp tổ chức đều thiết lập được những mối quan hệ hợp lý với số cấp nhỏ nhất.
- Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính chính xác, kịp thời, đày đủ của tất cả thông tin được sử dụng trong tổ chức, nhờ đó đảm bảo phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận trong tổ chức.
- Tính linh hoạt: Được coi là một hệ tĩnh cơ cấu tổ chức phải có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong tổ chức cũng như ngoài môi trường.
- Tính hiệu quả: Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo thực hiện những mục tiêu của tổ chức với chi phí thấp nhất