IV. Các thao tác chung khi sử dụng SmartBooks PFS 2011
2. Khai báo Hợp đồng
Khai báo danh sách các hợp đồng giữa đơn vị chủ đầu tư với nhà thầu. Việc khai báo này nhằm mục đích in các chứng từ kho bạc theo hợp đồng và kết xuất một số báo cáo quản trị theo hợp đồng.
2.1. Khai báo Loại hợp đồng
Việc phân chia loại hợp đồng tuỳ thuộc vào tiêu thức mà NSD lựa chọn, thông thường phân chia theo loại hình đơn vị. Ví dụ: Hợp đồng xây lắp, Hợp đồng mua hàng hoá, thiết bị, Hợp đồng đào tạo, Hợp đồng tư vấn, Hợp đồng khác....
► Cách thêm, sửa, xóa tương tự như hướng dẫn ở mục “Các thao tác chung khi sử dụng danh mục”.
2.2. Khai báo Hợp đồng
►Cách thêm mới một hợp đồng
1. Vào menu \\Danh mục\Hợp đồng\Hợp đồng
2. Nhấn chuột vào nút <<Thêm>>, xuất hiện màn hình khai báo các thông tin chi tiết:
Giải thích một số thông tin chính trên hộp hội thoại Mã HĐ
Số HĐ
NSD tự đặt để quản lý Nhập số của hợp đồng
Tên HĐ Nhập tên của hợp đồng
Giá trị hợp đồng Tổng giá trị ghi trên hợp đồng
Bên B Thông tin về nhà thầu như: Tên, địa chỉ, người đại diện
Dự án Chọn dự án
HĐ dạng ảnh, Word, Excel
Chọn các tệp ảnh (.jpg), tệp .doc, tệp .xls của dự án
3. Nhập các thông tin chi tiết trên hộp hội thoại
4. Có thể kiểm tra lại nội dung của một tệp ảnh/word/excel bằng cách nháy đúp vào tên file trong mục HĐ dạng ảnh/Word/Excel
5. Nhấn chuột vào nút <<Đồng ý>>
6. “Nạp lại File” sử dụng trong trường hợp nháy đúp vào một tệp ảnh/word/excel mà file đó không hiển thị.
► Cách sửa, xóa Hợp đồng tương tự như hướng dẫn ở mục “Các thao tác chung khi sử dụng danh mục”
3. Khai báo Hồ sơ
Khai báo danh sách các tệp hồ sơ chứa các thông tin của dự án. Việc khai báo này nhằm mục đích quản lý các file hồ sơ dạng ảnh/word/excel.
►Cách thêm mới một hợp đồng
7. Vào menu \\Danh mục\Hồ sơ
1. Nhấn chuột vào nút <<Thêm>>, xuất hiện
Giải thích một số thông tin chính trên hộp hội thoại Tên HS Nhập tên của hồ sơ
Chi tiết Khai báo chi tiết các thông tin về hồ sơ
HĐ dạng ảnh, Word, Excel Chọn các tệp ảnh (.jpg), tệp .doc, tệp .xls của dự án 2. Nhập các thông tin chi tiết trên hộp hội thoại
3. Có thể kiểm tra lại nội dung của một tệp ảnh/word/excel bằng cách nháy đúp vào tên file trong mục HĐ dạng ảnh/Word/Excel
4. Nhấn chuột vào nút <<Đồng ý>>
5. “Nạp lại hồ sơ” sử dụng trong trường hợp nháy đúp vào một tệp ảnh/word/excel mà file đó không hiển thị.
► Cách sửa, xóa Hồ sơ tương tự như hướng dẫn ở mục “Các thao tác chung khi sử dụng danh mục”