IV. Các thao tác chung khi sử dụng SmartBooks PFS 2011
1. Khai báo Dự án, công trình
Cập nhật danh sách các dự án, công trình, hạng mục công trình mà đơn vị quản lý và thực hiện. Mục đích của việc khai báo này nhằm in được các báo cáo theo dự án, công trình, hạng mục công trình. Một dự án thông thường được phân cấp chi tiết theo cấu trúc như sau: Dự án
→ Tiểu dự án → Công trình → Hạng mục công trình → Loại chi phí. Việc xác định Dự án chi tiết đến cấp độ nào tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của Ban quản lý dự án.
► Cách thêm Dự án
1. Vào Danh mục\Dự án
2. Nhấn nút chuột vào nút <<Thêm>> xuất hiện hộp hội thoại
Giải thích một số thông tin chính trên hộp hội thoại
Mã dự án Mã số của dự án
Là mục con của
Xác định cấu trúc hình cây của dự án, tiểu dự án, công trình, HMCT (Ví dụ khi khai báo tiểu dự án thì phải xác định tiểu dự án đó thuộc dự án nào hoặc khi khai báo một HMCT phải xác định HMCT đó thuộc công trình nào?). Nếu thành phần đang khai báo là Dự án thì không cần đánh dấu vào tùy chọn này.
Thành phần Xác định loại thành phần dự án là: Dự án, Tiểu dự án, Công trình, Hạng
mục công trình hay khác?
Mã số NS cấp Mã dự án được ngân sách NN cấp vốn
Ngày bắt đầu Ngày bắt đầu khởi công dự án
Dự toán Tổng dự toán được duyệt
Giá trị trúng thầu Giá trị trúng thầu của nhà thầu được trúng thầu.
Địa điểm Địa điểm xây dựng dự án.
Công suất Công suất của dự án
Đơn vị nhận thầu Đơn vị nhận thầu thực hiện dự án.
Mã CTMT Mã chương trình mục tiêu đối với các DA thuộc chương trình mục tiêu.
Tên CTMT Tên chương trình mục tiêu đối với các DA thuộc chương trình mục tiêu.
Đồng ý Cất giữ các thông tin đã khai báo
Huỷ bỏ Không cất giữ các thông tin đã khai báo
3.Khai báo khối lượng hoàn thành, khối lượng giải ngân, khối lượng quyết toán của dự án. - Qua màn hình <<Khối lượng lũy kế>> tiến hành khai báo nguồn vốn, khoản chi, hợp đồng, TK chi phí, tiền tệ, tỷ giá, KL hoàn thành, KL giải ngân, KL quyết toán của dự án
- Lưu ý: thao tác này chỉ thực hiện sau khi đã khai báo hợp đồng của dự án trong Danh mục\Hợp đồng. Đối với những dự án không cần theo dõi theo hợp đồng thì có thể khai báo ngay sau khi đã khai báo các thông tin chung về dự án
4. Khai báo tài khoản của dự án:
- Mỗi dự án có thể có một hoặc nhiều tài khoản cấp theo nguồn vốn. Thông thường, mỗi nguồn vốn được cấp phát theo 2 tài khoản là tài khoản thanh toán và tài khoản tạm ứng. - NSD khai báo các tài khoản của dự án trong màn hình <<Tài khoản ngân hàng>>: chọn nguồn vốn, khai báo TK thanh toán, nơi mở, TK tạm ứng, nơi mở.
5. Nhấn chuột vào nút <<Đồng ý>>.
Các thành phần của dự án được chia nhỏ theo nhiều mức độ tuỳ thuộc vào qui mô và kích thước của dự án, mỗi thành phần chính là các hạng mục được giải ngân của dự án. Đối với BQLDA chuyên nghiệp quản lý nhiều dự án, mỗi dự án là một thành phần giải ngân (không giải ngân đến từng công trình, HMCT) thì chỉ cần khai báo “Thành phần” ở mức “Dự án”, đối với BQLDA chỉ có một dự án thì các thành phần dự án có thể khai báo ở mức “Công trình, HMCT”.
Nếu Dự án có cấu trúc đầy đủ là: Dự án → Tiểu dự án → Công trình → Hạng mục công trình thì khi khai báo phải khai báo đúng tuần tự trên, trường hợp muốn xóa dự án
phải xóa theo trình tự ngược lại: Hạng mục công trình → Công trình → Tiểu dự án → Dự án.