IV. Nhập số dư ban đầu
8. Nhập số dư các TK khác
Tài khoản khác là các TK không theo dõi chi tiết theo các yếu tố trên (Ví dụ: TK111, TK112,..).
►Cách thao tác:
1. Vào menu \\Danh mục\Hệ thống tài khoản:
3. Nhập vào số dư Nợ hoặc số dư Có 4. Nhấn chuột vào nút <<Đồng ý>>.
Các khai báo liên quan khi nhập số dư đã được trình bày chi tiết trong phần Khai báo các danh mục liên quan.
Một TK có thể đồng thời theo dõi chi tiết theo nhiều yếu tố khác nhau khi đó phải thực hiện tất cả các khai báo trước sau đó mới nhập số dư TK.
CHƯƠNG 03: QUY TRÌNH HẠCH TOÁN
Với phần mềm kế toán SmartBooks công việc hạch toán chỉ còn là việc cập nhật số liệu kế toán phát sinh còn toàn bộ các sổ sách kế toán sẽ được hệ thống tự động xử lý và in ra các báo cáo từ chi tiết đến tổng hợp.
Khi có nghiệp vụ kế toán phát sinh NSD phải nhập đúng, đủ và chi tiết các thông tin của nghiệp vụ đó vào chương trình, hệ thống sẽ tự động tổng hợp số liệu lên các báo cáo kế toán liên quan. Vấn đề đặt ra là NSD phải biết nhập những thông tin gì? nhập ở đâu? và nhập như thế nào?
Chương này sẽ hướng dẫn NSD nắm được trình tự hạch toán nghiệp vụ kế toán bằng phần mềm SmartBooks các phần hành kế toán sau:
- Kế toán ngân sách - Kế toán Tiền mặt tại quỹ - Kế toán Tiền gửi
- Kế toán Vật tư hàng hoá, Công cụ dụng cụ - Kế toán Tài sản cố định
- Kế toán Mua/Bán hàng - Kế toán Thuế GTGT - Kế toán Tiền lương
- Kế toán Các nghiệp vụ khác
MỘT SỐ KHÁI NIỆM THỐNG NHẤT CHUNG TRONG CÁC QUY TRÌNH HẠCH TOÁN
Trong mỗi phần hành kế toán các công việc phải thực hiện bao gồm: Khai báo các thông tin có liên quan
Cập nhật số liệu phát sinh
In chứng từ, báo cáo, sổ sách liên quan
Hệ thống đã phân chia các chức năng (hộp hội thoại) trên menu Chứng từ theo nội dung công việc của từng bộ phận kế toán, tuy nhiên trên các hộp hội thoại lại có một số chức năng và thao tác thực hiện giống nhau như sau:
Nút "Tìm": Dùng để tìm kiếm chứng từ. Chương trình cho phép tìm kiếm theo nhiều tiêu thức: Số chứng từ, ngày chứng từ, TK Nợ, TK Có, số tiền, khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên,... Nút "Xem": Dùng để xem và in chứng từ, xuất khẩu dữ liệu.
Nút "Kê": Dùng để liệt kê chứng từ theo loại chứng từ
Nút "Nạp": Nạp dữ liệu (làm tươi thông tin) khi làm việc trên mạng. Nút "Trước": Nhảy lùi về trước 01 bản ghi
Nút "Sau": Nhảy về sau 01 bản ghi Nút “Thêm”: Thêm một chứng từ Nút “Sửa”: Sửa chứng từ đã cất giữ
Nút “Lưu”: Cất giữ thông tin khi nhập chứng từ Nút “Xóa”: Xóa chứng từ
Nút “Đóng”: Đóng hộp hội thoại đang mở - Số: Số của chứng từ
- Ngày: Ngày chứng từ - Ngày HT: Ngày hạch toán
- Số tiền: Tổng số tiền trên chứng từ
- Tiền tệ: Chọn loại tiền của nghiệp vụ phát sinh là VNĐ hay ngoại tệ - Tỷ giá: Nhập vào tỷ giá nếu nghiệp vụ phát sinh có loại tiền là ngoại tệ - Quy đổi: Số tiền quy đổi từ ngoại tệ sang tiền hạch toán (VNĐ)
- CT kèm theo: Chứng từ gốc kèm theo của nghiệp vụ phát sinh
- TK Nợ/TK Có: Nhập số hiệu tài khoản chi tiết nhất của bút toán định khoản. Nếu nghiệp vụ kế toán có định khoản 1 Nợ nhiều Có hoặc 1 Có nhiều Nợ phải tách làm nhiều dòng có cùng TK Nợ khác TK Có hoặc có cùng TK Có khác TK Nợ.
- Diễn giải: Nội dung của nghiệp vụ kế toán phát sinh.
- Nguyên tệ: Nhập số nguyên tệ nếu nghiệp vụ phát sinh là ngoại tệ.
hồi, Nộp trả, Quyết toán, Kết chuyển, Duyệt bỏ, Bảo hành, Không chọn. Tuỳ theo từng nghiệp vụ phát sinh phải chọn thông tin liên quan để số liệu hiển thị lên các sổ và báo cáo kế toán cần thiết:
o Chọn là "Tạm ứng" đối với những chứng từ chuyển tạm ứng cho nhà thầu hoặc rút bằng tạm ứng ngân sách về chi ban quản lý dự án (Ghi Nợ TK112, 3311/Có TK441).
o Chọn là "Thanh toán tạm ứng" đối với những chứng từ chi Ban từ khoản tạm ứng ngân sách chi ban quưn lý dự án, khi hạch toán định khoản Nợ TK642/Có TKLQ (trừ TK441)
o Chọn là "Thực chi" đối với những chứng từ phát sinh thanh toán số tiền thi công cho nhà thầu hoặc số tiền chi ban quản lý dự án bằng hình thức thực chi, khi hạch toán định khoản Nợ TK3312/Có TK 441, Nợ TK642/ Có TK 441, 111, 112
o Chọn là “Thu hồi” đối với những chứng từ thu hồi số tiền đã tạm ứng cho nhà thầu, khi hạch toán định khoản Nợ TK 3312/Có TK 3311
o Chọn là “Nộp trả” đối với những chứng từ nộp trả ngân sách, khi hạch toán định khoản Nợ TK 441/ Có TK 111, 112
o Chọn là "Quyết toán" khi quyết toán dự án công trình hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng tiến hành quyết toán công trình, hạch toán Nợ 441/Có 2412.
o Chọn là "Kết chuyển" đối với các bút toán kết chuyển vào thời điểm cuối kỳ hoặc cuối năm khi kết chuyển chi phí ban quản lý dự án, kết chuyển hoạt động thu khác chi khác, hạch toán Nợ 2411/Có 642; Nợ721/Có 821; Nợ 421/Có 721...
o Chọn là “Duyệt bỏ” đối với những chứng từ bị duyệt bỏ khi duyệt quyết toán
o Chọn là “Bảo hành” đối với các bút toán giữ lại tiền bảo hành công trình, khi hạch toán định khoản Nợ TK1121/Có các TK liên quan.
o Chọn là "Không chọn" đối với nghiệp vụ kế toán phát sinh được nhập không thuộc một trong các nghiệp vụ trên.
Nguồn vốn: Nghiệp vụ hạch toán liên quan tới kinh phí thuộc Ngân sách TW, Địa phương, Viện trợ, Vốn chủ sở hữu hay Nguồn khác. Thông tin này nhằm mục đích tổng hợp số liệu vào các báo cáo liên quan tách riêng theo từng loại nguồn vốn. Đối với những TK được đánh dấu Chi tiết theo nguồn vốn khi nhập liệu bắt buộc phải có thông tin về nguồn vốn.
Khoản chi: Lựa chọn khoản chi của nghiệp vụ phát sinh là: Chi xây lắp, Chi thiết bị hay Chi khác. Nếu TK hạch toán được đánh dấu là chi tiết theo khoản chi khi nhập liệu bắt buộc phải có thông tin về khoản chi.
Chương: Chọn Chương ngân sách liên quan tới nghiệp vụ kế toán phát sinh. Hệ thống cho phép hạch toán nhiều Chương, những Chương nào đã thiết lập "Được sử dụng” trong Danh mục\Mục lục ngân sách\Chương... sẽ hiển thị trong cột này. Khi nhập số liệu chọn thông tin về Chương nhằm mục đích có các sổ và báo cáo kế toán theo từng Chương ngân sách. Đối với những TK được đánh dấu là Chi tiết theo Chương khi nhập số liệu bắt buộc phải có thông tin về Chương.
Loại khoản: Chọn loại khoản liên quan tới nghiệp vụ kế toán phát sinh. Những loại khoản nào đã thiết lập "Được sử dụng" trong Danh mục\Mục lục ngân sách\Loại khoản... sẽ hiển thị trong cột này. Khi nhập số liệu chọn thông tin về loại khoản kết hợp với thông tin về Nguồn vốn,
Chương nhằm mục đích có các sổ liệu và báo cáo kế toán theo từng loại khoản của từng Chương hoặc tổng hợp số liệu cho một loại khoản của tất cả các Chương. Đối với những TK được đánh dấu là Chi tiết theo loại khoản khi nhập số liệu bắt buộc phải có thông tin về Loại khoản.
Mục\TM: Nhập thông tin về Mục/Tiểu Mục liên quan tới nghiệp vụ kế toán phát sinh. Đối với các tài khoản được đánh dấu "Chi tiết theo Mục/Tiểu mục" khi định khoản bắt buộc phải có thông tin về Mục hoặc Tiểu mục.
Dự án: Nhập mã của Dự án liên quan tới nghiệp vụ kế toán phát sinh. Các Dự án đã được khai báo trong phần Danh mục\Dự án công trình sẽ hiển thị trong cột này. Những TK được đánh dấu “Chi tiết theo dự án” khi định khoản bắt buộc phải có thông tin về Dự án công trình.
Hợp đồng: Nhập mã của Hợp đồng liên quan tới nghiệp vụ kế toán phát sinh. Những Hợp đồng hiển thị trong cột này là những Hợp đồng đã được khai báo trong Danh mục\Hợp đồng. Đối với TK đánh dấu “Chi tiết theo hợp đồng” khi định khoản bắt buộc phải có thông tin về Hợp đồng.
Công việc: Nhập mã công việc liên quan tới nghiệp vụ kế toán phát sinh. Các công việc đã được khai báo trong phần Danh mục\Công việc sẽ hiển thị trong cột này. Đối với những TK đánh dấu “Chi tiết theo công việc” khi nhập liệu bắt buộc phải có thông tin về công việc.
Số văn bản: Số văn bản khi quyết toán và bàn giao công trình
Thuế: Khi nhấn chuột vào nút này sẽ xuất hiện bảng Nhập chứng từ thuế để nhập các thông tin liên quan đến thuế, bao gồm:
oLoại thuế: Chọn loại thuế của nghiệp vụ phát sinh
oLoại thuế phát sinh: chọn loại phát sinh thuế của nghiệp vụ kế toán
oThuế suất: Thuế suất thuế GTGT ghi trên hóa đơn VAT
oTiền thuế: Tiền thuế = Thuế suất*Tiền hàng
oSố hóa đơn:Số hóa đơn GTGT của nghiệp vụ phát sinh
oNgày hóa đơn: Ngày hóa đơn GTGT của nghiệp vụ phát sinh
oLoại hóa đơn: Chọn loại hóa đơn của nghiệp vụ phát sinh là Hóa đơn GTGT hay Hóa đơn bán hàng.
o…
Đối với các hộp hội thoại liên quan tới Vật tư, Công cụ dụng cụ, TSCĐ trên menu Chứng từ còn có thêm một số cột về Mã VT, Mã kho, Mã TSCĐ, Đơn vị sử dụng...ý nghĩa của cột này xem trong các phần hành kế toán liên quan.
Thao tác trên các hộp hội thoại trong menu Chứng từ tương tự như nhau, do vậy trong phần này chỉ trình bày chi tiết đối với hộp hội thoại Kế toán thu chi tiền mặt các hộp hội thoại còn lại thao tác tương tự.