IV. Các thao tác chung khi sử dụng SmartBooks PFS 2011
6. Khai báo Nhân sự
6.1 Khai báo phòng ban
Thiết lập các phòng ban tại đơn vị, nhằm mục đích quản lý TSCĐ và cán bộ theo phòng ban.
► Cách thêm, sửa, xóa tương tự như hướng dẫn ở mục “Các thao tác chung khi sử dụng danh mục”.
6.2 Khai báo các khoản lương
Các khoản lương được thiết lập trong phần này là căn cứ để lập bảng thanh toán tiền lương của đơn vị. Phần mềm đã thiết lập sẵn một số khoản lương thường được sử dụng tại Ban quản lý dự án. Khi khai báo các khoản lương NSD phải kiểm tra toàn bộ các khoản lương của chương trình, nếu thấy thiếu hoặc chưa phù hợp mới thực hiện việc sửa đổi, bổ sung.
► Cách thao tác:
1. Vào menu \\Danh mục\Nhân sự\Các khoản lương
2. Lần lượt các khoản lương đơn vị sử dụng, bấm nút <<Sửa>>
3. Kiểm tra các thông tin trên màn hình <<Các khoản lương>: Công thức, Tài khoản Nợ, Tài khoản Có,... Nếu thông tin chưa chính xác tiến hành sửa lại cho đúng, thông tin thiếu tiến hành khai báo bổ sung
4. Nhấn nút <<Đồng ý>>
5. Trường hợp có thay đổi về công thức tính lương, sau khi nhấn nút <<Đồng ý>> tiến hành nhấn nút <<Cập nhật báo cáo>> ở góc dưới bên trái của màn hình <<Các khoản
lương>> để hệ thống cập nhật lại các thay đổi.
Giải thích thông tin chính trên hộp hội thoại
Mã Mã số của khoản lương
Loại
Xác định loại của khoản lương. Chương trình phân chia thành các loại lương như sau: Lương chính, Phụ cấp, Cá nhân đóng, Cơ quan đóng, Tăng khác, Giảm khác, Thuế thu nhập.
Tính theo hệ số Được thiết lập cho các khoản lương được tính theo hệ số, ví dụ: Lươngcơ bản, phụ cấp chức vụ…
Bảo hiểm XH Được thiết lập cho các khoản lương về bảo hiểm xã hội.
Bảo hiểm YT Được thiết lập cho các khoản lương về bảo hiểm y tế.
Kinh phí CĐ Bảo hiểm TN
Được thiết lập cho các khoản lương về kinh phí công đoàn. Được thiết lập cho các khoản lương về bảo hiểm thất nghiệp.
Công thức tính
Có hai tham số dùng trong công thức tính: 1 – MLTT (mức lương tối thiểu), tham số này được gán giá trị trong chức năng \\Hệ thống\Tuỳ chọn\Tiền lương; 2 – HSXX là tham số về hệ số phụ cấp, trong đó 2 ký tự HS (hệ số) là ký tự cố định, XX là 2 ký do người dùng có thể định nghĩa, ví dụ: XX = NB (ngạch bậc), XX = CV (chức vụ)…
TK Nợ Số hiệu TK Nợ khi hạch toán tính chi phí lương
TK Có Số hiệu TK Có khi hạch toán tính chi phí lương
Ngầm định cho tất cả các đối tượng
Áp dụng đối với các khoản lương được sử dụng cho tất cả các cán bộ trong đơn vị (Ví dụ: các khoản BHXH, BHYT,...)
Nguồn vốn, chương, loại khoản, mục…
Là các thông tin được dùng cho việc hệ thống tự động tính và tạo ra chứng từ tính lương.
► Cách thêm, sửa, xóa tương tự như hướng dẫn ở mục “Các thao tác chung khi sử dụng danh mục”.
6.3. Khai báo Nhân viên
Khai báo danh sách cán bộ nhân viên tại đơn vị nhằm lập bảng thanh toán tiền lương chi tiết theo từng cán bộ và lập chứng từ tạm ứng chi tiết theo từng nhân viên khi cần thiết.
► Cách thực hiện
1. Vào menu \\Danh mục\Nhân sự\Nhân viên
2. Nhấn chuột vào nút <<Thêm>>
lương bằng,... trên trang “Thông tin chung”
4. Nhập thông tin về các khoản lương mà nhân viên đó được hưởng trong trang “Các khoản lương”. Để thêm một khoản lương nhấn chuột phải chọn “Thêm mục” 5. Nhấn chuột vào nút <<Đồng ý>>.