Phân tích công việc là quá trình thu thập các t liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc.
Phân tích công việc có ý nghĩa quan trọng bởi vì nhờ có nó mà ngời quản lý xác định đợc các kỳ vọng của mình đối với ngời lao động và làm cho họ hiểu đợc các kỳ vọng đó; và nhờ đó, ngời lao động hiểu đợc các nhiệm vụ, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình trong công việc. Đồng thời, phân tích công việc là điều kiện để có thể thực hiện đợc các hoạt động quản lý nhân lực đúng đắn và có hiệu quả thông qua việc giúp cho ngời quản lý có thể đa ra đợc các quyết định nhân sự nh tuyển dụng, bố trí... dựa trên các tiêu thức có liên quan đến công việc chứ không phải dựa trên những tiêu chuẩn mơ hồ và mang tính chủ quan.
Các t liệu và thông tin thu thập đợc sẽ đợc xử lý phù hợp với mục đích bố trí lao động. Chúng đợc hệ thống hoá và trình bày dới dạng các bản mô tả công việc, bản yêu cầu thực hiện công việc vầ bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Đó là một trong các căn cứ khoa học để bố trí lao động hợp lý.
b.Đánh giá thực hiện công việc
Đánh giá thực hiện công việc đợc hiểu là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của ngời lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã đợc xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó với ngời lao động.
Trong tổ chức, đánh giá thực hiện công việc có ý nghĩa quan trọng, nó vừa giúp ngời lao động cải tiến sự thực hiện công việc vừa giúp các nhà quản lý có thể đa ra những quyết định đúng đắn nh đào tạo, thăng tiến, phát triển...
c.Đào tạo và phát triển nhân lực
Mục tiêu chung của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là giúp các tổ chức sử dụng hiệu quả các tiềm năng của nguồn nhân lực thông qua việc trang bị cho ngời lao động các kiến thức về chuyên môn cũng nh nâng cao ý thức làm việc của ngời lao động nhằm giúp họ thực hiện tốt công việc của mình và nâng cao khả năng thích ứng với công việc trong tơng lai của họ.
Qua quá trình đào tạo, ngời lao động sẽ có cách nhìn mới về công việc của họ và đây là cơ sở để phát huy khả năng sáng tạo trong công việc của ngời lao động. Đào tạo và phát triển tạo ra sự gắn bó giữa ngòi lao động với doanh nghiệp và đáp ứng nhu cầu và nguyện vọng phát triển của lao động.
Ngoài ra, chúng ta cũng cần căn cứ vào kết quả tuyển dụng của doanh nghiệp để lựa chọn ngời lao động vào vị trí công việc thích hợp.
II.6. ý nghĩa của việc bố trí lao động hợp lý đối với công tác tạo động lực lao động trong doanh nghiệp
Trong các phần trên, không ít lần ta đã đề cập đến lợi ích của việc bố trí lao động hợp lý tới việc tạo động lực lao động nên ở phần này chỉ nêu ra một số ý chính:
- Khi công việc hợp với thể chất và tài năng của ngời lao động thì ngời lao động sẽ cảm thấy yêu thích công việc và muốn mình càng thực hiện tốt hơn công việc của mình, từ đó nâng cao khả năng sáng tạo trong công việc cũng nh nâng cao tay nghề của mình.
- Giảm đáng kể tình trạng thôi việc, bỏ việc do không muốn làm công việc đợc giao.
- Năng suất lao động đợc cải thiện do ngời lao động chú ý tới công việc của mình hơn, giảm bớt tai nạn lao động và hiệu quả công việc cao hơn.
Chơng IIΙ. một số vấn đề trong bố trí lao động đối với công tác tạo động lực lao động
ở các doanh nghiệp việt nam hiện nay
Lựa chọn các ứng cử viên phù hợp vào từng vị trí của công việc một mặt thoả mãn tâm lý, mong muốn của ngời lao động một mặt đáp ứng đợc yêu cầu của công việc sẽ tạo ra cơ hội cho ngời lao động sử dụng hết khả năng của họ, việc bố trí đúng chuyên môn, vị trí có ý nghĩa rất lớn nó giúp cho ngời lao động phát huy hết tính sáng tạo sở trờng khả năng của họ để hoàn thành nhiệm vụ. Họ thấy rằng tổ chức đã biết đến và công nhận năng lực của họ và họ sẽ cố gắng nhiều hơn. Đây là một điều mà không phải một và rất nhiều các doanh nghiệp, tổ chứa hành chính, đơn vị kinh tế khác ở Việt Nam đang thực hiện không đúng hoặc có thì rất sơ sài cho qua, những cử nhân, kỹ s, cán bộ sau khi ra nghề là làm không đúng chuyên môn mà tỷ lệ này rất lớn, và đây là vấn đề thuộc về những nhà quản lý, nhà tổ chức.
Tình trạng bố trí lao động bất hợp lý trong các doanh nghiệp ở Việt Nam là rất phổ biến. Nó thể hiện ở các chỉ tiêu phản ánh tình hình sử dụng lao động trong các doanh nghiệp nh tỷ trọng những ngời lao động có cấp bậc công nhân phù hợp với cấp bậc công việc không cao, rất nhiều lao động làm những công việc có cấp bậc công việc thấp hơn cấp bậc công nhân của họ. Điều nay sẽ dẫn họ đến với cảm giác nhàm chán trong công việc, dần dần mất đi tính linh hoạt trong lao động và doanh nghiệp dã sử dụng lãng phí tài nguyên con ngời của tổ chức mình. Kết quả điều tra về sự không phù hợp giữa cấp bậc công việc với cấp bậc công nhân đ- ợc thể hiện ở bảng sau:
STT Cấp bậc công nhân Số công nhân so với tổng số công nhân trong (CBCN) thực hiện từng cấp bậc công việc
(CBCV) CBCN<CBCV CBCN=CBCV CBCN>CBCV 1 I –II 33,6 66,4 - 2 III 20,9 60,7 19.4 3 IV 16,1 58,2 21,7 4 V 11,2 53,4 30,4
5 VI – VII --- 37,8 62,2
Nguồn: Giáo trình Xã hội học lao động-Th.s Lơng Văn úc- T.S Phạm Thuý Hơng- 2003
Trên đây chỉ là biểu hiện có thể xác định đựơc của việc bố trí bất hợp lý lao động trong các doanh nghiệp. Nh vậy, có thể nhận thấy mức độ phù hợp của cấp bậc công nhân với cấp bậc công việc tại các tổ chức cha cao, trong đó thể hiện sự lãng phí trong sử dụng lao động theo bậc. Nguyên nhân của tình trạng này là do hàng năm các doanh nghiệp thờng tiến hành đào tạo nâng bậc cho ngời lao động, trong khi đó khi đó tính chất công việc thay đổi không nhiều. Với cấp bậc công nhân viên lớn hơn trong cấp bậc công việc nh vậy, ngời lao động của công ty có thể đảm nhận đợc công việc với mức độ phức tạp cao, dễ dàng tiếp thu khoa học công nghệ, sử dụng máy móc thiết bị mới, lao động với năng suất và chất lợng cao. Tuy nhiên vì công việc không đòi hỏi cấp bậc công nhân cao nh vậy nên điều này gây ra sự lãng phí trong sử dụng lao động, làm tăng quỹ lơng, từ đó làm tăng chi phí sản xuất, tăng giá thành sản phẩm, ảnh hởng tới khả năng cạnh tranh của sản phẩm. Hơn nữa, tình trạng này sẽ dẫn đến việc nhiều lao động sẽ đợc bố trí làm công việc có cấp bậc thấp hơn cấp bậc của họ. Điều đó làm giảm mức thoả mãn với công việc của ngời lao động, gây cảm giác nhàm chán vì họ có thể dễ dàng thực hiện công việc, công việc không thực sự tạo ra độ khó, sự thách thức và sáng tạo cho ngời lao động. Mặt khác nếu ngời lao động đợc bố trí đúng bậc thợ, thì tiền lơng của họ nhận đợc sẽ cao hơn.
Tóm lại, phân công lao động theo trình độ của các doanh nghiệp cha thực sự hợp lý: Tỷ lệ lao động đợc bố trí làm những công việc không phù hợp với trình độ lành nghề tơng đối cao. Mặc dù, các doanh nghiệp đã có các chính sách để làm giảm sự ảnh hởng của sự cha phù hợp đó tới động lực của ngời lao động, nhng có thể nói, mức độ thoả mãn của ngời lao động vẫn không cao. Việc bố trí không hợp lý ngời lao động không chỉ thể hiện thông qua các con số cụ thể mà nó còn thể hiện ở thái độ làm việc của họ, hành vi tổ chức của họ và kết quả thực hiện công việc. Do đó sẽ tồn tại một bộ phận rất lớn ngời lao động không thực sự gắn bó với công việc, từ đó có thể dẫn tới ý thức làm việc và trách nhiệm không cao.
Hiện nay, hầu hết các sinh viên mới ra trờng đều phải chấp nhận làm những công việc trái với chuyên ngành mình đợc đào tạo thậm chí ngay cả những công việc cho lao động phổ thông. Trên thực tế, có rất nhiều doanh nghiệp vẫn áp dụng hình thức tuyển dụng lấy nguồn từ con, em của cán bộ công nhân viên trong công ty nên việc tuyển dụng thực sự đã tạo động lực rất lớn cho ngời lao động có ngời thân đợc tuyển. Ngời lao động đã đợc yên tâm, đảm bảo về công ăn việc làm của
con em mình, do vậy họ cảm thấy gắn bó hơn với công ty, yên tâm hơn với công việc. Điều đó tạo ra một sự gắn bó và trung thành
của ngời lao động, công nhân viên với công ty. Đối với bản thân ngời lao động đ- ợc tuyển, do có ngời thân làm việc trớc trong công ty nên phần nào họ đã hiểu về lịch sử, truyền thống của công ty, về hoạt động sản xuất kinh doanh cũng nh về con ngời của công ty. Đây là điểm tạo thuận lợi cho việc hoà nhập nhanh chóng của ngời lao động vào tổ chức, tập thể, rút ngắn thời gian hội nhập hoà đồng của ngời lao động vào công ty. Tuy nhiên, hạn chế của việc tuyển dụng trên là dễ bị ảnh hởng của yếu tố chủ quan, nể nang. Hơn nữa, do ngời lao động đợc tuyển từ nguồn này hầu hết là lao động phổ thông nên công ty không thực hiện việc kiểm tra trình độ và phải tiến hành đào tạo từ đầu cho họ. Điều này không những gây tốn kém thời gian, kinh phí mà chất lợng đào tạo cũng không đợc cao vì ngời laođộng đợc đợc đào tạo theo hình thức lớp tại phân xởng. Chất lợng đào tạo lao động thấp sẽ ảnh hởng rất lớn đến khả năng làm việc của ngời lao động, từ đó dễ làm nảy sinh t tởng chán nản, ức chế do không thể thực hiện tốt thành thạo công việc. Đây chính là điểm làm giảm vai trò tạo động lực lao động của tuyển dụng và không tạo thuận lợi cho phân công và hiệp tác lao động.
Việc bất cập trong quá trình bố trí lao động không chỉ là ở khâu tuyển dụng lao động. Mặc dù dó cũng là một nguyên nhân dẫn đến việc bố trí lao động một cách chủ quan. Nguyên nhân sâu xa của việc bố trí lao động bất hợp lý là bắt nguồn từ công tác phân tích công việc. Đây là công tác mà cho đến nay không có mấy doanh nghiệp thực hiện tốt. Nh đã nói ở phần trên, phân tích công việc là một căn cứ khoa học quan trọng và quyết định đến việc bố trí lao động có hợp lý hay không. Từ việc xem nhẹ công tác này, các doanh nghiệp tự đẩy mình vào tình trạng ngời thì không thiếu nhng ngời thực hiện đợc nhiệm vụ lại không có. Cũng chính vì không có đợc các văn bản phân tích công việc chính xác mà ngay từ khâu tìm ngời phù hợp với yêu cầu đòi hỏi của công việc đã có những quyết định sai. Những thông tin thiếu chính xác và sơ sài sẽ làm cho các nhà quản lý có những quyết định nhân sự sai lầm y nh ngời cầm bó đuốc đi trong đêm tối nhng lại không có lửa vậy.
Ngay cả việc đánh giá ngời lao động vốn đã hết sức phức tạp lại vấp phải một trở ngại lớn.Việc đánh giá thờng xuyên này đòi hỏi nhà quản lý phải có hệ thống đánh giá tốt có những phơng pháp và những tiêu chuẩn đánh giá sao cho phù hợp, công việc này rẽ cho ta biết đợc những ngời lao động nào làm tốt công việc và không làm tốt công việc để từ đó có sự khen thởng, phạt chính xác. Nên nhớ rằng việc ghi nhận, công nhận những thành bình của những các nhân xuất xắc, những ngời lao động giỏi đối với tổ chức thì đó có tác dụng rất lớn trong việc khích lệ tinh thần làm việc không chỉ của những cá nhân đó
mà là động lực đối với ngời khác, ngời đồng nghiệp của họ. Họ sẽ làm việc hăng say hơn và đóng góp nhiều hơn cho tổ chức. Thế nhng với vô số sai sót trong việc thực hiện công tác phân tích công việc thì dờng nh việc đánh giá này mất đi tác dụng và trở thành một nguyên nhân làm tăng sự bất mãn của ngời lao động đối với công việc của họ.
Đành rằng, việc bố trí lao động phù hợp với tâm t nguyện vọng của ngời lao động là hết sức khó khăn. Bởi không phải lúc nào doanh nghiệp cũng có thể đáp ứng đợc các nhu cầu chính đáng của ngời lao động. Tuy nhiên, để có thể vừa đạt đợc đợc mục tiêu của tổ chức, vừa không làm mất đi động lực làm việc của ngời lao động, một nhà quản lý giỏi sẽ đa ra các chính sách khác nhằm bù đắp cho công nhân của họ. Nhng không phải doanh nghiệp nào cũng chú ý tới vấn đề này và không phải doanh nghiệp nào cũng có những nhà quản lý giỏi có thể điều hoà các quyết định về nhân lực của mình. Việc bố trí bất hợp lý lao động cũng có thể cho là do các nhà quản lý không có đợc dầy đủ các kỹ năng, kiến thức cần thiết để điều hành nguồn nhân lực của doanh nghiệp mình. Việc đào tạo cán bộ quản lý trong doanh nghiệp cha thực sự đợc quan tâm đúng mức và chính cách quản lý cũ khiến ngời lao động bị gò bó trong công việc, dẫn tới các biểu hiện tiêu cực.
Việc bố trí không hợp lý lao động trong doanh nghiệp còn xuất phát từ công tác đào tạo phát triển còn nhiều khiếm khuyết của các tổ chức. Một lần nữa tác hại của việc đánh giá thấp vai trò của việc phân tích công việc đợc thể hiện rất rõ trong việc xác định sai nhu cầu đào tạo. Đào tạo không đúng ngời, đúng việc ắt sẽ dẫn tới bố trí sai và sự bất hợp lý đợc bộc lộ qua kết quả thực hiện công việc của ngời lao động.
Gần đây có một xu hớng mới thể hiện rất rõ tầm quan trọng của việc tạo động lực lao động thông qua chính công việc mà ngời lao động đang làm. Đó là hiện tợng ngời lao động sẵn sàng rời bỏ công việc mình đang làm để tìm kiếm một công việc khác phù hợp với mình hơn cho dù thù lao của công việc mới có thấp hơn. Cái quan trọng đối với họ chính là ở bản thân công việc. Công việc tạo cho con ngời ta cảm hứng lao động, kích thích sự tìm tòi sáng tạo và hơn cả là họ có thể khẳng định giá trị bản thân qua việc thực hiện công việc. Tuy nhiên xu h- ớng này cũng thể hiện rằng công tác tạo động lực lao động thông qua bố trí lao động trong các doanh nghiệp còn nhiều tồn tại cần khắc phục để có thể thu hút đ- ợc ngời lao động tới làm việc và duy trì đợc nguồn nhân lực đang có của doanh nghiệp mình.
Nói tóm lại, công tác bố trí lao động trong các doanh nghiệp còn bất hợp lý, cha tạo đợc động lực làm việc cho ngời lao động. Và nguyên nhân sâu xa của vấn đề này là việc thực hịên phân tích công việc nói riêng và quản trị nhân lực trong các doanh nghiệp nói chung ch đợc quan tâm và đánh giá đúng mức.
Chơng Iv. một số phơng hớng trong công tác tạo động lực lao động thông qua bố trí lao động
Chúng ta đã đã lần lợt tìm hiểu từ lý thuyết đên một số vấn đề thực tế tồn tại trong công tác tạo dộng lực thông qua bố trí lao động trong doanh nghiệp. Trên