Tạo nhanh một văn bản theo mẫu

Khi người dùng muốn viết một văn bản theo quy định chuẩn nào đó như: viết đơn tìm việc, hay những biểu mẫu: Danh thiếp, thư ngỏ, … Không phải ai cũng có kinh nghiệm trong việc viết đơn tìm việc hay làm các biểu mẫu. Chính vì lý do đó Word đã làm sẵn cho chúng ta các biểu mẫu, các quy chuẩn chung nhất cho một nghành nghề nhất định. Chẳng hạn như mẫu đơn tìm việc, nếu ứng viên nào trình bày chuyên nghiệp và có đầu tư thì đó là lợi thế của ứng viên. Sau đây là một số kiến thức liên quan tới việc thiết lập biểu mẫu.

Template là một tập tin mẫu, cho phép tạo một tập tin mới với mẫu đã được tạo sẵn. Tập tin mẫu có thể bao gồm tiêu đề, logo, những định dạng khác. Tập tin mẫu có phần đuôi là .dotx.

 Trong Word có sẵn các tập tin Template, ta có thể sử dụng bằng cách:

Chọn FileNewSample Templates xuất hiện cửa sổ Template, chứa các mẫu Template, Chọn một mẫu phù hợp với nội dung của tài liệu sau đó chọn tiếp:

- Document chọn Create để sử dụng Template.

- Template chọn Create để sửa Template từ Template có sẵn.

Hình 1.65. Màn hình lựa chọn Template

 Để tạo kiểu mẫu mới:

Người dùng thiết kế một mẫu để sử dụng làm mẫu cho những tài liệu sau  vào tab

Hình 1.66. Hộp thoại tạo template mới

- Trong hộp thoại Save As  Save as type  chọn Word Template (*.dotx).

- Tự động đường dẫn lưu trữ các Template sẽ được trỏ đến, nhưng bạn cũng có thể lưu tại nơi bạn muốn.

- Và khi bạn muốn sử dụng chỉ cần vào  Tab File  New Personal  chọn Template bạn cần.

Ví dụ ta cần tạo template cho danh thiếp dưới đây:

Giả sử ta lưu mẫu trên với tên “Tao_Template_moi.dotx”, như vậy mỗi lần tạo một tài liệu mà ta chọn mẫu là “Tao_Template_moi.dotx” thì ta sẽ có tài liệu giống như mẫu trên.

Hình 1.67. Mẫu Template mới vừa tạo

 Tải kiểu mẫu có sẵn của Microsoft:

Microsoft cung cấp rất nhiều mẫu cho người sử dụng: Mẫu tổ chức sự kiện, thư ngỏ, danh thiếp, đơn tìm việc … (yêu cầu phải kết nối internet). Trên thanh tìm kiếm ở màn hình lựa chọn Template, người dùng chọn vào tên các nhóm mẫu và chọn một mẫu phù hợp với nội dung cần soạn thảo.

Hình 1.68. Chọn mẫu Temple sẵn có