7. Kết cấu của luận án
1.3.1.3. Hoàn thiện hệ thống bằng phương thức tiếp cận hệ thống
Từ nội hàm của phương thức tiếp cận hệ thống, khi tiếp cận khái niệm hoàn thiện hệ thống, ta nhận thấy việc hoàn thiện hệ thống đã và luôn bắt nguồn từ phương thức tiếp cận hệ thống, bởi chỉ với phương thức tiếp cận hệ thống mới có thể cho phép chúng ta xem xét một đối tượng nào đó như là một toàn thể với những tính chất, hành vi thuộc về toàn thể mà nói chung không thể quy về hoặc suy ra từ tính chất của các yếu tố hay thành phần của nó. Những tính chất hợp trội mang đặc trưng toàn thể đó được tạo nên và phát triển từ phức hợp của những sự tương tác bên trong hệ thống cũng như của hệ thống với môi trường bên ngoài.
Hoàn thiện hệ thống công cụ tạo động lực theo cách tiếp cận hệ thống cũng cho chúng ta thấy các hệ thống trong thực tế là luôn luôn tồn tại và phát triển trong một hệ thống lớn hơn, tức là bên trong mỗi hệ thống được cấu thành bởi các phần tử, bản thân mỗi phần tử lại được cấu thành từ các phần tử nhỏ hơn. Cứ như vậy, quá trình trao đổi diễn ra bên trong hệ thống, giữa các phần tử với nhau, giữa các phần tử với môi trường trong và ngoài của hệ thống, đồng thời, tại mỗi phần tử, quá trình tương tác cũng tồn tại bởi tiểu phần tử nhỏ hơn, lặp lại quá trình trao đổi tương tự như chính phần tử lớn tạo thành hệ thống…. Sự tương tác đa chiều của hệ thống giúp cho hệ thống mở
và sự thay đổi cấu trúc của một phần tử nào đó sẽ dẫn đến sự thay đổi của các phần tử khác và dẫn đến thay đổi toàn bộ hệ thống.
Theo đó, hoàn thiện hệ thống xoay quanh các phần tử, mối tương tác giữa các phần tử, môi trường bên trong và bên ngoài của các phần tử trong hệ thống, môi trường bên ngoài hệ thống, thậm chí bao gồm cả môi trường trong chính mỗi tiểu phần tử của hệ thống.
- Hoàn thiện hệ thống trước hết nhằm tối ưu hoá (làm mạnh) hiệu quả hoạt động của từng phần tử riêng biệt trong hệ thống.
Như lý thuyết hệ thống đã khẳng định, hệ thống là tập hợp của các phần tử riêng lẻ. Do đó, việc hoàn thiện hệ thống công cụ tạo động lực trước hết là mạnh hoá hiệu quả của từng phần tử trong hệ thống. Như một tiểu hệ thống –
subsystem, từng phần tử tuy riêng lẻ nhưng có vai trò nhất định trong toàn bộ hệ thống – large system mà sự tác động của tiểu hệ thống này có ảnh hưởng tới không chỉ các phần tử khác mà còn ảnh hưởng tới sự vận hành của toàn bộ hệ thống. Việc tối ưu hoá từng phần tử góp phần tối ưu hoá cho toàn bộ hệ thống. Một hệ thống chỉ vận hành hiệu quả khi có các phần tử trong hệ thống được tối ưu hoá để đạt hiệu quả tốt nhất.
Khi từng phần tử trong hệ thống được cấu trúc, sắp xếp hợp lý từ bên trong sẽ tạo ra sự hài hoà cho chính mỗi phần tử, điều này cũng đồng nghĩa với việc đảm bảo cho bản thân môi trường bên trong của mỗi phần tử một điều kiện tốt nhất để phần tử được hoàn thiện, được vận hành để đạt hiệu quả tối ưu. Một hệ thống mạnh đòi hỏi mỗi phần tử trong nó phải đủ mạnh để đạt hiệu quả tối ưu khi vận hành hệ thống, không thể nói đến hoàn thiện hệ thống khi hệ thống đó được cấu thành bởi các phần tử yếu, rời rạc, thiếu thống nhất từ chính bên trong các phần tử. Do đó hoàn thiện hệ thống bất kỳ trước hết cần tập trung xây dựng các phần tử cấu thành hệ thống đó, làm cho các phần tử hoạt động tối ưu nhất trong môi trường của hệ thống.
Tuy nhiên, việc hoàn thiện từng phần tử trong hệ thống không phải là việc đơn giản, bởi bản thân hệ thống và các phần tử luôn chịu sự tác động của yếu tố môi trường bên trong và bên ngoài hệ thống. Dưới sự tác động của môi trường, không phải trong mọi điều kiện, các phần tử có thể được tối ưu hoặc ngay cả khi được tối ưu một cách tương đối thì hiệu quả mang lại khi vận hành lại có thể bị hạn chế bởi sự tác động tiêu cực từ điều kiện môi trường cho dù chủ thể cấu trúc hệ thống đã nỗ lực để tối ưu hoá phần tử đó. Do đó, cùng với việc hoàn thiện từng phần tử, thiết lập mối quan hệ tương hỗ giữa các phần tử là một nội dung đặc biệt quan trọng của hoàn thiện hệ thống.
- Hoàn thiện hệ thống cũng chính là thiết lập mối liên hệ tương hỗ giữa các phần tử và xác định phần tử hợp trội của hệ thống.
Như đã trình bày trong phần đặc trưng của hệ thống, các phần tử trong hệ thống cùng tồn tại trong một chỉnh thể thống nhất và có mối liên hệ tương hỗ với nhau. Sự tương hỗ này được hiểu các phần tử, khi đặt bên cạnh nhau, khi cùng tương tác với nhau sẽ bổ sung, tương trợ cho nhau, để các phần tử có phần nếu yếu hơn các phần tử còn lại vẫn duy trì trạng thái tốt nhất trong hệ thống nhằm đảm bảo sự hài hoà chung cho cả hệ thống. Mối quan hệ tương hỗ không đơn giản là phép cộng cơ học của các phần tử trong hệ thống mà đó chính là sự liên kết, phối hợp hiệu quả khi vận hành nhằm đạt mục tiêu tối ưu cho hệ thống.
Trên thực tế, khi hoàn thiện hệ thống, trong nỗ lực tối ưu hoá hoạt động của từng phần tử, không phải phần tử nào cũng được mạnh hoá để mang lại hiệu quả tốt nhất như mong đợi và bản thân một hệ thống dù mạnh đến mấy cũng không phải đã có các phần tử hoàn hảo như nhau trước sự tác động thường xuyên của môi trường bên trong và bên ngoài hệ thống. Trong cấu trúc của hệ thống, cũng không thể khẳng định có các phần tử nào là quan trọng hơn các phần tử nào bởi điều đó hoàn toàn tuỳ thuộc vào từng thời điểm cụ thể mà hệ thống được cấu trúc nhằm đạt được mục tiêu cụ thể nào đó. Ví
dụ, ở thời điểm A, phần tử X được cấu trúc là phần tử cơ bản, có tính trội hơn các phần tử Y, Z do sự tác động của điều kiện môi trường bên trong và bên ngoài hệ thống, khiến hệ thống phải được cấu trúc như vậy khi vận hành thì mới đạt được các mục tiêu như mong muốn, nhưng đến thời điểm B, trong một điều kiện môi trường hoàn toàn thay đổi, có thể phần tử Z lại trở thành phần tử cơ bản, có sự nổi trội hơn thì hệ thống mới vận hành đạt hiệu quả.
Đặc điểm nổi trội nhất trong hoàn thiện hệ thống chính là thiết lập mối liên hệ tương hỗ giữa các phần tử trong hệ thống nhằm tạo ra sự hài hoà khi vận hành. Điều này cũng xuất phát từ cách nhìn toàn thể giống như là một đặc điểm của tư duy hệ thống và hoàn thiện hệ thống, nghĩa là, bởi cách nhìn toàn thể mà chủ thể có thể thấy được những thuộc tính hợp trội của cả hệ thống. Các thuộc tính hợp trội này là của toàn thể mà từng thành phần không thể có.
Hợp trội là sản phẩm của chính quá trình tương tác, qua tương tác mà có cộng hưởng tạo nên những giá trị cao hơn tổng gộp đơn giản các giá trị của thành phần. Để tạo nên những thuộc tính hợp trội có chất lượng cao của hệ thống thì phải can thiệp vào các quan hệ tương tác chứ không phải vào hoạt động của các thành phần, đồng thời cũng qua tương tác mà tạo nên tính chất hợp trội của hệ thống, mặt khác chính những tính chất hợp trội đó của hệ thống càng làm tăng thêm phẩm chất của các thành phần.
- Tạo môi trường, cơ chế hoạt động tích cực cho từng phần tử và cho cả hệ thống.
Như đã phân tích ở trên về đặc trưng của hệ thống; đó là hệ thống luôn luôn tồn tại trong một môi trường nhất định; môi trường này bao gồm môi trường trong và môi trường ngoài của hệ thống, có tính chất mở; ứng với sự thay đổi của môi trường, có thể dẫn đến sự thay đổi của từng phần tử hoặc thậm chí làm thay đổi hoạt động của cả hệ thống.
Trong khi thực hiện mục tiêu hoàn thiện từng phần tử trong hệ thống và thiết lập, duy trì mối quan hệ tương hỗ giữa các phần tử trong toàn hệ thống
thì quá trình hình thành, tạo lập môi trường hoạt động cho hệ thống cũng được hoàn tất để đảm bảo sự hài hoà, để hoạt động của hệ thống nhận được sự hỗ trợ tốt nhất từ môi trường.
Bản thân môi trường và hệ thống có mối quan hệ biện chứng tác động qua lại với nhau. Sự biện chứng thể hiện ở chỗ môi trường tốt, cơ chế vận hành linh hoạt, hiệu quả sẽ tạo điều kiện tốt cho hệ thống phát huy tác dụng, tuy nhiên, không thể có môi trường tốt để vận hành hệ thống hiệu quả nếu thiếu đi mối quan hệ thống nhất, tương tác giữa các phần tử trong hệ thống; thậm chí, trong trường hợp có phần tử nào quá yếu sẽ dẫn tới phá vỡ chỉnh thể chung thống nhất trong hệ thống và phá vỡ môi trường hoạt động của cả hệ thống.
Trên thực tế, luận điểm này rất phù hợp khi xem xét hệ thống quản lý trong tổ chức, không phải tất cả các yếu tố quản lý đều hoàn hảo, mà có một hoặc vài yếu tố, vì môi trường, điều kiện hoàn cảnh không thể tối ưu hoá triệt để, khi ấy, trong điều kiện môi trường nhất định, cùng với mối quan hệ tương hỗ với các yếu tố quản lý kém hơn, các yếu tố ưu thế nổi trội hơn, mạnh hơn sẽ bổ sung, giúp giảm bớt đi hạn chế của các phần tử yếu hơn để nhằm mục tiêu đảm bảo cho hệ thống quản lý hoạt động hài hoà.